5 etapas para suaves lançar o retorno da sua equipe para o escritório

Sua liderança executiva tomou a decisão de retornar ao escritório. O que agora? Você pode pensar que sua equipe pode virar um interruptor e aparecer para o escritório amanhã como os 16 meses anteriores de trabalho remoto nunca aconteceu. No entanto, você deve a seus funcionários para ter um plano de transição bem pensado.

Voltando ao escritório e uma sensação de normalidade não deve ser apenas sobre dólares e centavos. Você também quer ter certeza de que sua equipe sabe disso não foi uma decisão tomada ao acaso . Você poderia construir um playbook abrangente Como a Dow, uma empresa de ciência de materiais, fez por sua força de trabalho. Mas não se preocupe se o seu plano não tiver o mesmo nível de detalhe.

Nós já escrevemos alguns ótimos posts sobre toda a preparação necessária para Volte para um local de trabalho híbrido e desde A. Lista de retornada de 30 dias para o trabalho . O post de hoje oferece algumas dicas sobre como elaborar um "lançamento suave" para o seu retorno à estratégia de trabalho.

Como suave lançar o retorno da sua equipe para o escritório

Etapa 1: Distribua seu retorno ao plano de escritório

Anunciando seu plano de retorno para o trabalho irá desencadear uma ampla reação e mistura de emoções - alegria, ansiedade e incerteza todos vêm à mente. Você deve receber e incentivar o feedback dos funcionários em todo o processo de lançamento de soft, para que você possa criar um plano justo para todos. Enfatize os aspectos positivos de retornar ao trabalho pessoalmente, como maior colaboração e se conectar com colegas de trabalho.

O anúncio oficial deve ser feito simultaneamente em toda a empresa, idealmente através de uma reunião all-hands. Siga-o fixando o anúncio nos programas de mensagens da empresa (por exemplo, equipes de folga e Microsoft), sua intranet e seu sistema de recursos humanos. Quaisquer atualizações ou alterações ao longo do caminho também devem ser refletidas nesses canais. Certifique-se de que as informações possam chegar a funcionários que podem ter acesso regular a determinados canais, como a intranet da sua empresa. Trabalhe com sua equipe de recursos humanos para determinar o melhor mix de canais para suportar todos os funcionários.

É melhor fornecer aos funcionários os detalhes de retorno para o escritório assim que forem finalizados, idealmente, pelo menos um mês antes da data efetiva de reabertura. Isso dá tempo de equipe para se preparar mentalmente para a transição e coordenar as etapas necessárias para serem criadas.

Em todas as comunicações, você deve ser empatético para o bem-estar dos funcionários. Endereçam preocupações comuns como o potencial aumento nos casos da Covid-19 após retornar ao escritório, juntamente com qualquer preocupação em expor membros da família não vacinados. Jacob Hirsh, professor associado da Universidade de Toronto, afirma:

"[Empregados]precisam ver que há um plano competente e bem pensado ... e esse plano deve considerar suas necessidades. Faça a conexão entre as expectativas para o retorno e as preocupações que eles compartilharam com você, por exemplo, dizendo algo como ", entendemos que alguns de vocês têm reservas e aqueles fazem sentido. Para resolver aqueles, nós temos ... '. Mais uma vez, você quer que as pessoas se sintam ouvidas e consideradas. "

Lembre-se, um retorno ao escritório é um passo positivo para recapturar uma sensação de normalidade, melhorando a dinâmica da equipe e a cultura da empresa, e espero, beneficiar a linha de fundo. Se você ignorar o feedback da equipe, você está convidando a resistência a um plano de outra forma bem-intencionado.

Etapa 2: Colete feedback da equipe

O feedback contínuo é necessário para qualquer plano de retorno para o escritório. Para iniciantes, estabelecer um comitê dedicado e endereço de e-mail para os funcionários para expressar suas sugestões e preocupações.

O Comitê divulgará informações aos funcionários e assumirá o ônus dos líderes locais sobre decisões difíceis ou feedback negativo. Configurar um novo endereço de e-mail a ser gerenciado pela HR ou a equipe de comunicações manterá todos os registros de feedback do funcionário separados de outras perguntas.

Enviar pesquisas on-line Periodicamente usando formulários do Google ou SurveyMonkey - As submissões podem ser anônimas, os formulários são personalizáveis, e as respostas são fáceis de interpretar. Além disso, o Host Office Hours com HR e executivos sobre o vídeo. Essas chamadas podem ser estruturadas como uma reunião da prefeitura, para que toda a empresa possa reunir e obter respostas do topo sobre o plano de retorno para o escritório. Outra opção é culturaamp, diz Jenna Geangerman, diretor, imobiliário e amplificador de Citrix; Estratégia:

"Como nos preparamos para retornar ao escritório, solicitamos feedback do funcionário por meio da ferramenta de pesquisa da culturaamp para entender o local de trabalho e as preferências de freqüência no escritório para a Fase 3 (até 50% de ocupação), especialmente desde que vindo no escritório durante a fase 3 permanece Opcional. Esses dados nos ajudam a determinar a quantidade de espaço para abrir e identificar preocupações e problemas para adotar um trabalho flexível para que possamos abordar os resultados anteriores ao dia 1. Os resultados são comunicados aos gerentes e tecidos em atualizações de funcionários como nos preparamos para a abertura do escritório ".

Finalmente, os líderes de equipe devem realizar reuniões de departamento menores, onde os relatórios diretos podem ser abertos e honestos, depois encaminhar o feedback para o comitê nomeado. Nem todo mundo se sente confortável compartilhando suas preocupações publicamente, então oferecendo maneiras de falar com seu gerente, em vez de executivos de HR ou nível C é importante. Em todos os canais, você quer Estabeleça loops de feedback Então as preocupações dos funcionários são ouvidas e abordadas. Um componente de escuta pode transformar sua comunicação de funcionários em uma conversa de duas vias, em vez de uma palestra unidirecional, e todos os funcionários se tornam parte da solução.

Passo 3: Comunique-se com freqüência e estrategicamente

Pense no seu plano de comunicação de lançamento suave como um novo anúncio de produto. Você inicialmente se reunirá em uma base semanal e aumentará a frequência nas semanas que antecederam a reabertura.

A primeira reunião do comitê deve delinear os principais pontos do lançamento suave, como transmitir informações para os funcionários e a data de retorno esperada. À medida que a data se aproxima, programe os check-ins bi-semanais para atualizar a equipe em qualquer orientação do condado ou do estado e como ela se refere ao plano.

Nos dias que antecederam a sua grande reabertura, segure os stands diariamente com a liderança executiva e todos os envolvidos no planejamento processar. Isso garante que todos estejam cientes de que horas chegarem ao escritório, bem como lembretes de última hora no protocolo de saúde e segurança.

Como parte do seu lançamento suave, distribua um vídeo para esclarecer o que os funcionários podem esperar no escritório, comportamentos desejados do modelo (por exemplo, desgaste de máscara e distanciamento físico), e responder perguntas comuns como ", com que frequência o espaço do escritório será limpo? "", "Como as reuniões da equipe responderão aos protocolos de distanciamento social?", E "onde vou almoçar?" Um vídeo também é uma ótima maneira de fornecer instruções para retornar equipamentos da empresa usados ​​para trabalho a partir de casa , como monitores e cadeiras de mesa.

Treine todos os funcionários no Covid-19 Protocolos de Saúde e Segurança, pois as coisas provavelmente mudarão desde as últimas no escritório. Mantenha um registro das informações de treinamento e segurança fornecidas para que a liderança conheça quem está atualizado sobre os procedimentos e liberado para ser no escritório.

Desenvolver e comunicar uma estratégia de reemitação em caso de funcionários deve retornar a um modelo totalmente remoto durante a noite. Trabalhando com recursos humanos e, prepare mensagens a serem compartilhadas com os funcionários, caso um futuro fechamento no local de trabalho se torne necessário.

Indo remoto no início da pandemia foi um choque para a maioria das pessoas e um ajuste difícil para muitos. Construir uma estratégia de re-exit para o seu plano de lançamento suave minimizará os obstáculos e o estresse de outra mudança drástica. Dito isto, continue a disponibilizar as melhores práticas de trabalho remoto e apoiar os funcionários no local na conexão e colaboração com seus pares de trabalho remoto.

Passo 4: Considere reuniões fora do local

Seu plano de lançamento suave não deve ser limitado ao escritório. Uma maneira fantástica de transição as pessoas de volta de um ambiente exclusivo remoto é coordenar os encontros da equipe antes de reabertos. Almoços de equipe fora do local (como um piquenique ou reservar uma sala privada em um restaurante) são oportunidades maravilhosas para reunir a equipe em um ambiente social.

Se o almoço não estiver em seus planos, considere um grupo atividade como uma sala de escape, caça ao limpador ou voluntariado em um abrigo de alimentos ou limpeza de praia. Essas opções dão a todos a chance de conhecer colegas de trabalho e novos membros da equipe pessoalmente pela primeira vez e facilitar a comunicação face a face.

Passo 5: Bem-vindo pessoas de volta ao escritório

O primeiro dia de volta não deve ser como qualquer outro dia. A liderança executiva e o gerenciamento de nível superior devem estar presentes quando os funcionários retornam ao trabalho pessoalmente para cumprimentar as pessoas enquanto entram no prédio. Abra todas as portas (onde viável) reduzir os pontos de contato. Recurso uma marquise de rolagem com mensagens de boas-vindas e balões na porta da frente.

Lembre-se, esta é a primeira vez que já voltam desde a 2020 - e para os funcionários contratados durante a pandemia, esta é a primeira vez que eles estão pisando no local, então você quer ter uma grande impressão.

Bem-vindo de volta sacos de swag dão a você a oportunidade de compartilhar um pequeno sinal de apreciação. Uma combinação de cartões de presente de café, canecas personalizadas, Notebooks da nuvem do Rocketbook. , desinfetante de mão e uma máscara de pano funcionaria bem. Não só isso incentivam as práticas sanitárias no escritório, mas também inspiram a produtividade no ambiente de trabalho em mudança. Em última análise, os primeiros dias de volta no escritório se sentirão como funcionários a bordo de novo, então seja paciente quanto todos se aclimatem.

Soft lançar seu retorno ao escritório com Gerenciador de tarefas UDN.

Não há "Um tamanho se encaixa toda a abordagem Para voltar ao escritório, mas uma estratégia de lançamento suave documentada fará com que o processo seja mais suave. Um lançamento suave irá ajudá-lo a avaliar o que é mais importante para os membros da equipe e como o retorno ao escritório pode ser bem sucedido para todos. Tenha uma abordagem "People Primeiro, Segurança primeiro" com linhas abertas de comunicação e estejam dispostas a aceitar e implementar seu feedback à medida que avança.

Quando você estiver pronto para colocar seu lançamento suave, coordenar todos os detalhes em Gerenciador de tarefas UDN. . Com fluxos de trabalho personalizados, gráficos de Gantt interativos, painéis compartilháveis ​​e muito mais, nenhuma outra plataforma de gerenciamento de trabalho colaborativa pode comparar.