Cum de a alege software-ul de management de proiect pentru echipa dvs.

Dacă echipa dvs. a avut vreodată dificultăți în a obține un proiect de pe teren sau a obține o actualizare a statutului în timp util sau obținerea de muncă făcută de termenul limită sau toate cele de mai sus, luați inima. Nu esti singur. Proiectele de gestionare este o muncă grea. Cu adevărat greu. Dar este, de asemenea, o muncă critică care poate face sau să spargă capacitatea echipei dvs. de a lovi obiectivele.

Introduceți software-ul de management de proiect. Sigur, orice instrument vă va ajuta probabil, dar luând timp pentru a găsi instrumentul potrivit pentru echipa dvs. vă va permite să vă atingeți în mod consecvent obiectivele și să obțineți un succes mai mare.

Dacă te uiți laSoftware de management de proiectPentru prima dată, alegerea unui instrument se poate simți destul de copleșitoare. De fapt, s-ar putea să vă întrebați de ce aveți nevoie chiar de software de management de proiect, să nu mai înțelegeți ce aveți nevoie. În plus, aveți sute de opțiuni și caracteristici pe care să le luați în considerare, ceea ce face dificilă cunoașterea de unde să începeți. De aceea suntem la Manager de sarcini UDN. a scris acest ghid. Cu ea, veți învăța:

Desenați o imagine mai completă a provocărilor cu care se confruntă echipa dvs. - astfel încât să puteți conturiza mai bine nevoile dvs.

Înțelegeți modul în care software-ul de management al proiectului poate ajuta - deci nu pierdeți timpul încercând unelte care sunt un meci rău

Definiți criteriile pe care ar trebui să vă gândiți când evaluați instrumentele - astfel încât să știți ce caracteristici sunt cele mai critice pentru echipa dvs.

De ce am nevoie de un instrument de management de proiect?

Cum vă asigurați că echipa dvs. știe ce trebuie să se facă munca? Cine este responsabil pentru ao face? Și când se datorează? Planificarea și organizarea tuturor acestor componente și detalii fundamentale este o necesitate pentru lucrările bazate pe proiecte - și critice pentru succesul echipei dvs. Cu toate acestea, este încă una dintre cele mai mari echipe de provocări și se confruntă cu afacerile.

Deci, cum puteți spune dacă ați fiBeneficiați de gestionarea proiectelorsoftware? Iată patru motive pentru care echipa dvs. ar putea avea nevoie de un instrument:

Toți cei din echipa dvs. folosește un sistem diferit pentru a-și gestiona activitatea, astfel încât proiectele, sarcinile, fișierele și comunicarea echipei dvs. sunt împrăștiate între instrumente.

Membrii echipei nu știu ce să lucreze, ce sunt prioritățile lor sau cum să afle, astfel încât ei pierd mult timp (și probabil a ta) cerând și căutarea răspunsurilor.

Procesul dvs. de comunicare a priorităților și solicitareaActualizări de stareimplică în cea mai mare parte deținerea întâlnirilor, trimiterea de e-mailuri sau revizuirea manuală a foi de calcul complicate.

Membrii echipei pierd în mod obișnuit termenele limită. Pentru că toate cele de mai sus.

Bazele managementului de proiect: organizarea de muncă și stabilirea răspunderii

Pentru ca orice proiect să fie un succes, fiecare membru al echipei trebuie să-l susțină. Dar cum pot ei, dacă nu știu ce se așteaptă de la ei, ce termene și repere trebuie să se întâlnească sau de unde să găsească informații de care au nevoie?

Trebuie să vă organizați munca într-un singur loc

Software-ul de management al proiectului este un container pentru toate lucrările echipei dvs. care vă permite să organizați totul într-un singur loc. Gândiți-vă la acest sistem Cubby în care toate informațiile esențiale ale echipei dvs. trebuie să aibă succes - proiectele și sarcinile care trebuie să se facă, cesionarii, date, priorități, fișiere - toate au locul lor.

În acest fel, membrii echipei știu exact unde să găsească ceea ce au nevoie și toată lumea este clară cu privire la responsabilitățile de care trebuie să îndeplinească. Așa cum luați în considerare instrumentele, evaluați următoarele:

Structura proiectului și a sarcinilor. Cum se descompune fiecare instrument proiecte în componentele lor? Nu e vorba de modul în care tuvizualizați munca; Este vorba despre ierarhia informațiilor. De exemplu, puteți să vă rupeți sarcini mari în sarcini mai mici (adică submarci)?

Informații despre sarcină. Ce informații includ fiecare sarcină? Este structura sarcinilor coerente de la proiect la proiect?

Trebuie să stabiliți o proprietate clară și responsabilitate pentru muncă

Soluția de gestionare a proiectului pe care o alegeți ar trebui să vă ajute și echipa dvs. să desemneze cu ușurință asigniții, arată cum este conectată munca și când se întâmplă. Vă recomandăm să căutați aceste capacități:

Ajutorul de sarcini. Puteți atribui cu ușurință un proprietar fiecărei sarcini? Este clar cine este responsabil pentru a face munca? Aceasta este o necesitate dacă doriți să promovați o mai mare responsabilitate în întreaga echipă și asigurați-vă că toată lumea îndeplinește termenele limită.

Dependențe de lucru. Afișarea dependențelor între sarcini permite membrilor echipei să vadă ce lucrează alții trebuie să completeze mai întâi (și unde să o găsească) înainte de a putea începe.

Datele de pornire și datele datorate. Bineînțeles că trebuie să stabiliți date clare, dar nu toate sarcinile sunt create egale - unii iau mai mult timp decât alții. S-ar putea să doriți să indicați și datele de pornire. Acest lucru oferă echipei dvs. mai multă claritate despre momentul în care se întâmplă munca și cât va dura. De asemenea, datele de pornire ajută pe toți să prioritizeze mai ușor munca.

Cu un sistem bun de organizare a informațiilor fundamentale - ce trebuie să se facă munca, cine o face, când se întâmplă și când este datorată, toată lumea va avea mai multă succes de succes pe urmele și termenele de întâlnire. Și apoi puteți începe să vă îmbunătățiți activitatea echipei în alte domenii.

Colaborare: Centralizarea comunicării și informațiilor în echipă

Echipele de astăzi sunt sub presiune enormă de a face mai mult cu mai puțin, se mișcă mai repede decât oricând înainte și pentru a îmbunătăți calitatea muncii lor.Colaborare eficientăeste imperativ, dar lucrul împreună este încă atât de dificil. De ce?

Un motiv este că, de multe ori echipele nu împărtășesc un spațiu de lucru - un loc unde pot planifica, gestiona și comunica despre obiectivele, proiectele, sarcinile, fișierele și multe altele. În schimb, munca lor este răspândită pe numeroase instrumente, care împiedică o colaborare eficientă în mai multe moduri.

Trebuie să centralizați comunicarea echipei

Utilizarea e-mailului sau a altor aplicații pentru a partaja munca duce la fire fără sfârșit care dau doar context destinatarilor - dacă pot găsi chiar și ceea ce au nevoie. Membrii echipei pierd timpul de pierdere pentru comunicații, feedback și alte informații de care au nevoie pentru a înțelege munca lor, adesea doar pentru a descoperi că este ascunsă în căsuța de e-mail a altcuiva.

Indiferent dacă oferiți feedback, partajați actualizările de stare sau punerea la întrebări, instrumentul de gestionare a proiectului ar trebui să vă aducă toate comunicările împreună într-un singur loc și să le legați direct la proiectele și sarcinile pe care le sunt asociate. Unele capabilități de căutat sunt:

Puteți comunica în context - unde este lucrarea?Asigurați-vă că puteți comenta sarcini, @ alți membri ai echipei și integrați cu alte aplicații de comunicare pe care doriți să le utilizați. Aceste caracteristici vă vor ajuta să eficientizați munca și să păstrați comunicarea echipei într-un singur loc, astfel încât toată lumea are contextul de care au nevoie ori de câte ori au nevoie de ea.

Poți să colaborezi asincron?Pe măsură ce multe întreprinderi oferă aranjamente de lucru mai flexibile, este esențial ca membrii echipei și părțile interesate să poată rămâne la curent cu locul de muncă indiferent de locul în care sunt. Utilizați un instrument bazat pe cloud și căutați caracteristici care vă permit să urmați și să obțineți notificări despre proiectele și sarcinile care sunt importante pentru dvs.

Poți să lucrezi la plecare?De asemenea, asigurați-vă că instrumentul pe care îl alegeți are o aplicație mobilă, astfel încât să puteți ține pasul cu munca de pe telefon sau din tabletă.

Aveți nevoie de un spațiu de lucru pentru echipa dvs.

Atunci când planurile, sarcinile, fișierele și comunicarea nu sunt centralizate, acestea cad în silozuri. Echipele nu au o singură sursă de adevăr, deci nu pot căuta conținut, conectați lucrările între echipe și proiecte sauColaborați asincron. Membrii echipei devin izolați și sfârșesc timpul de pierdere duplicându-se reciproc.

Software-ul de management al proiectelor aduce toate proiectele și sarcinile echipei dvs. într-un singur loc, astfel încât să puteți planifica, să gestionați, să gestionați și săComunicați despre munca dvs.. Pe măsură ce evaluați opțiunile, iată câteva întrebări pentru a cere și capabilități pentru a căuta:

Puteți încărca fișiere digitale la proiectele și sarcinile asociate?Ar trebui să fie ușor pentru echipa dvs. să gestioneze active digitale, astfel încât nimeni să deșeze timpul caută sau duplicarea fișierelor. Aceasta este o cheie fundamentală pentru o mai bună colaborare, deci asigurați-vă că soluțiile pe care le considerați vă permit să încărcați fișiere de pe computer, în plus față de oferirea spațiului de stocare nelimitat.

Puteți să vă integrați cu instrumentele pe care le utilizați deja?Echipa dvs. ar trebui, de asemenea, să poatăConectați-vă cu alte instrumenteEi folosesc în fiecare zi, cum ar fi Google Drive, Dropbox, Box și Oneedrive. Aceste integrare sunt esențiale pentru gestionarea cu ușurință a fișierelor partajate și pentru a ajuta echipa dvs. să funcționeze mai productiv.

Puteți să vă împărtășiți cu ușurință, să vă conectați și să căutați o muncă?Pentru a crește transparența, echipa dvs. ar trebui să poată vizualiza proiectele și sarcinile disponibile publicului pentru a găsi cu ușurință ceea ce au nevoie. Acest lucru elimină silozurile de informare și de date, permite echipelor să se alinieze mai ușor în jurul obiectivelor și ajută membrii echipei să evite să se duplică lucrările celuilalt.

Personalizarea și flexibilitatea: adaptarea unui instrument pentru a satisface nevoile echipei dvs.

Multe companii angajează manageri profesioniști de proiect și chiarEnterprise Project Management.Echipe să supravegheze munca. Și adesea folosesc software elaborat conceput special pentru nevoile lor individuale, nu nevoile echipei.

În organizațiile mai mici (și mici), uneori toată lumea trebuie să gestioneze proiectele - fără a beneficia de formare specializată. De fapt, mulți membri ai echipei de astăzi sunt "manageri de proiect accidentali" care se confruntă cu o mulțime de provocări comune:

Echipele lucrează pe diferite tipuri de proiecte pe care le simt necesită instrumente diferite pentru a gestiona.

Planuri de proiectSchimbare. Dar revizuirea acestora provoacă confuzie, o mulțime de incendii și deraile de lucru.

Echipele abordează în mod repetat aceleași tipuri de proiecte (de exemplu, lansarea produsului sau onboardingul angajaților noi), dar nu și-au standardizat procesele pentru a obține o muncă mai rapidă, astfel încât acestea pierd mult timp repetarea acelorași sarcini ROTE.

Membrii echipei au adesea diferite stiluri de lucru și doresc instrumente care își îndeplinesc preferințele individuale.

Aveți nevoie de un instrument pe care îl puteți personaliza la nevoile echipei dvs.

Un instrument bun de gestionare a proiectului vă ajută să vă concentrați echipamunca de mare valoare care crește afacerea. Ar trebui să ofere flexibilitatea de a gestiona toate proiectele echipei dvs., adaptați la modificări rapide și ușor și economisiți timp pe munca de rutină. Iată câteva capabilități de bază pe care ar trebui să le căutați:

Cum vă doriți să vizualizați munca dvs. este un factor important de luat în considerare. Unele instrumente oferă o varietate de opțiuni, iar unele nu. De exemplu, o echipă axată pe proiecte bazate pe termen limită poate dori să vizualizeze munca pe ocronologiesaucalendarPentru a vedea și a înțelege pașii implicați, ce sarcini depind de ceilalți și când se întâmplă munca.

Dar pentru un proiect de a urmări munca în desfășurare, echipa dvs. poate simți aKanban Board., lista sau altă vizualizare este o opțiune mai bună.

Desigur, având mai multe opțiuni de vizualizare a muncii înseamnă că echipa dvs. poate alege ce se potrivește cel mai bine fiecărui proiect și propriilor preferințe individuale.

Cu câmpuri personalizate, puteți urmări tot felul de informații într-un mod care se potrivește cel mai bine echipei și proiectelor individuale. De exemplu, este posibil să doriți să utilizați un câmp pentru a indica prioritatea fiecărei sarcini dintr-un proiect (ridicat, mediu, scăzut) sau desemnați munca de scenă este în (în curs de aprobare etc.). Câmpurile personalizate oferă echipei dvs. opțiuni nesfârșite pentru a gestiona și a raporta mai bine munca.

Multe instrumente oferă oBiblioteca de șabloane de proiectPentru a vă ajuta să începeți, dar asigurați-vă că le puteți personaliza la nevoile dvs. specifice și puteți salva propriul dvs. În acest fel, puteți standardiza și perfecționa procesele pentru proiecte și sarcini pe care echipa dvs. îl abordează în mod obișnuit.

Adoptarea: Asigurarea întregii echipe utilizează instrumentul de gestionare a proiectului

Într-o lume ideală, echipa dvs. va adopta rapid și ușor instrumentul de management al proiectului pe care îl alegeți. Din păcate, implementarea de noi software este adesea complexă și provocatoare, deci ar trebui să luați timp pentru a înțelege ce să implice instrumentul - pentru dvs. și echipa dvs.

Încercare gratuită

Puteți încerca produsul cu echipa dvs. pentru câteva săptămâni sau mai mult, astfel încât toată lumea se poate scufunda și a testa funcționalitatea? Asigurați-vă că puteți lovi anvelopele și chiar gestionați un proiect important de la început pentru a termina ca parte a experienței dvs. de încercare. Odată ce procesul dvs. se termină, veți dori să evaluați dacă aveți know-how-ul de a utiliza produsul cu succes pe termen lung.

Instrumente și sprijin educațional

Evaluați cât de ușor va fi instrumentul de a învăța, astfel încât să puteți determina cât de repede toată lumea poate fi on-line. Compania oferă tutoriale,demo-uri., cursuri și ghiduri pe care coechipii le pot folosi la cerere? Puteți obține sprijin de la o echipă de succes pentru clienți? Asigurați-vă că utilizați unele dintre aceste resurse în timpul procesului dvs. pentru a vă asigura că vă vor ajuta să învățați produsul.

Ușurința de implementare

Cât durează pentru a configura instrumentul? Cât timp să înființeze proiecte? Poti tuImportul de lucru din foi de calculsau docs sau utilizați un șablon pentru a începe imediat? În timp ce aceste caracteristici nu sunt o garanție, echipa dvs. va adopta, ele pot face mult mai ușor să începeți să utilizați rapid și să testați instrumentele rapide.

Experiență prietenoasă

Interfața este simplă și intuitivă? Pot toți membrii echipei dvs. (nu doar managerii de proiect cu pregătire specializată) să o folosească? Designul anticipează ceea ce ar putea să facă utilizatorii și să o facă ușor pentru a lua măsuri? Asigurați-vă că ați observat acțiunile pe care le luați cel mai frecvent și cât de ușor trebuie să găsească, să înțeleagă și să utilizeze.

Șabloane

Software-ul include șabloane pentru fluxurile de lucru și procese comune, astfel încât echipa dvs. să poată crea rapid proiecte noi și să execute sarcini de rutină? Puteți să le personalizați la nevoile specifice ale echipei dvs.? Asigurați-vă că utilizați un șablon sau două pentru a determina dacă vor ajuta echipa dvs. să fie mai productivă și să petreacă mai mult timp în muncă cu valoare ridicată.

Scalarea și stabilirea prețurilor: găsirea unui instrument care crește cu echipa dvs.

Bine, timpul pentru aproape toată lumea cel mai puțin favorit: bani. Ca majoritatea echipelor, probabil că aveți un buget, deci veți dori să înțelegeți costurile. De asemenea, trebuie să vă asigurați că instrumentul pe care îl alegeți poate scala împreună cu echipa dvs., deoarece crește. Nu doriți să alegeți o singură soluție doar pentru a descoperi câțiva ani mai târziu aveți nevoie de ceva diferit, deoarece echipa dvs. sa dublat în dimensiune sau prețul a devenit prea scump.

Prețuri flexibile

O mică echipă doar începerea cu software-ul de management de proiect are nevoi diferite decât o echipă mai mare de utilizatori experimentați. Mulți oferte de furnizoriplanuriPe baza aceluiași sau a unor factori similari, cum ar fi dimensiunea echipei dvs. sau a caracteristicilor disponibile, puteți alege planul care vă va oferi cea mai mare valoare pentru banii dvs. De asemenea, asigurați-vă că vă puteți actualiza cu ușurință când vine timpul.

Planuri previzibile de stabilire a prețurilor

Înțelegi modul în care prețul pentru planul pe care îl alegeți este determinat - este de către SEAT (persoană)? O rată forfetară? Taxă lunară? Altceva? Acest lucru vă va ajuta să vă dați seama ce instrumente ar putea deveni prohibitive costuri pe măsură ce echipa dvs. crește.

Raportarea: Partajarea progreselor și a rezultatelor cu membrii echipei și părțile interesate

O mare parte din gestionarea proiectelor esteRaportarea progresului. Trebuie să știți cum progresează proiectele, astfel încât să vă puteți ajusta planurile și resursele necesare. Leadershipul va dori să știe dacă proiectul dvs. va fi livrat la timp, deoarece probabil că se bazează pe ea pentru a atinge obiectivele specifice. Și odată ce proiectul dvs. este făcut, tu și alții va, desigur, doriți, de asemenea, să știți rezultatele.

Pentru a genera cu ușurință rapoarte utile, puteți utiliza și împărtăși cu conducerea și colegii de echipă, instrumentul pe care îl alegeți trebuie să urmărească informațiile despre proiect pe care le-ați avut grijă. După cum am menționat, veți dori să urmăriți fiecare lucrare, când se datorează și cine este responsabil pentru el. De acolo, este posibil să doriți, de asemenea, să urmăriți informațiile, cum ar fi prioritatea, scena și canalul, astfel încât să puteți crea rapoarte specifice cu privire la aceste criterii.

Iată câteva capabilități de căutare în instrumentul dvs. de management al proiectului dvs .:

Actualizări de stare: Este proiectul dvs. pe pistă, la risc sau blocat? Partajarea actualizărilor regulate de stare asigură colegii de coechipieri să știe unde proiectul se află la un nivel ridicat. Asigurați-vă că instrumentul pe care îl alegeți are un loc dedicat în cadrul fiecărui proiect pentru a partaja actualizările de stare, astfel încât acestea să fie ușor de găsit și de referință.

Urmărirea progresului în timp real: Întrucât munca este finalizată, instrumentul dvs. de management al proiectului ar trebui să urmărească automat acest progres pentru dvs. În acest fel, știți cât de mult a fost finalizat, dacă orice sarcină blochează altul și ce a mai rămas să facă în orice moment.

Rapoarte partajabile: Obțineți cunoștințe de proiect semnificative prin crearea și partajarea rapoartelor cu conducerea și coechipierii pe baza datelor pe care le urmăriți. În plus față de rapoartele standard, asigurați-vă că instrumentul pe care îl alegeți vă permite să construiți rapoarte personalizate din datele pe care le aveți grijă.

Securitate: Protejarea activității echipei dvs.

Din moment ce gestionați proiectele echipei dvs. în acest instrument, trebuie să vă simțiți încrezători cămunca ta este sigură. Indiferent de cerințele companiei dvs., există câteva funcții de administrare, date și securitate pe care le veți dori să căutați într-un instrument de management de proiect.

Controlul admin

Asigurați-vă că instrumentul pe care îl alegeți are controale admin, astfel încât să puteți adăuga, administra și elimina angajații și oaspeții atunci când aveți nevoie. De asemenea, puteți dori să setați cerințele de parolă, cum ar fi orientările de rezistență, autentificarea cu 2 factori, SSO sau SAML pentru a vă păstra datele în siguranță. În cele din urmă, asigurați-vă că capabilitățile instrumentului de gestionare a datelor, cum ar fi exportul și ștergerea datelor după cum este necesar, se potrivește cu nevoile dvs.

Permisiuni de confidențialitate

Unele proiecte conțin o muncă mai sensibilă. Asigurați-vă că instrumentul dvs. de management al proiectului vă permite să stabiliți permisiuni de confidențialitate, cum ar fi public sau privat, pentru proiecte și piese specifice, astfel încât numai persoanele corespunzătoare le pot vedea.

Valori diferite de acces

Gestionarea proiectelor dvs. într-oInstrumentul de colaborareCrește vizibilitatea în lucrarea făcută, dar vă deschide și planurile până la editări accidentale dacă accesul nu este gestionat cu atenție.

Alegeți un instrument care vă permite să acordați diferite niveluri de acces, cum ar fi editarea sau comentariul, membrilor în funcție de rolul și implicarea acestora în proiect. De exemplu, mulți membri trebuie doar să vadă informații despre proiect și să comenteze sarcini, dar nu trebuie să le editeze.

Securitatea generală a produselor

Pentru a asigura proiectul și datele de utilizator sunt sigure și sigure, există unele caracteristici de securitate generale de care aveți nevoie. Asigurați-vă că transmiterea datelor este criptată, se efectuează testele regulate de securitate și scanările de rețea, instrumentul este conform cu cadrele comune de confidențialitate și are certificări de securitate cerute de echipa dvs. IT.

Ce instrument va folosi echipa ta?

Da, procesul de alegere a instrumentului de gestionare a proiectului potrivit pentru echipa dvs. este un mare efort. Și nu este o decizie de a face rapid sau ușor. Sperăm că acest ghid v-a ajutat să înțelegeți mai bine provocările echipei dvs. și să vă prezentați nevoile. Acum puteți restrânge lista de instrumente pentru a încerca cu echipa dvs. de echipăManager de sarcini UDN. .