Den vanligaste projektledningsgroparna för att undvika
Varje projektledare vet att saker inte alltid kommer att gå enligt hur du vill, men det finns vissaProjektledning fallgroparden där kunde vara medveten om.
Att veta vad några vanliga projekthanteringsfallar är att hjälpa dig att förutse och se upp för dem i ditt nästa projekt.
Som att identifiera när projekthanteringsfallen uppstår, låter digutveckla din planoch adressera din plan för att säkerställa att hela projektet inte spårar och resulterar inte i aMisslyckat projekt .
Projektledning handlar om komplexa projekt, med varierande element. Inklusive tid, resurser och människor. Hantering av ett framgångsrikt projekt kräver att man införlivar och hanterar dessa element effektivt.
På grund av komplexiteten i arten av projektledning kan projekthanteringsfallen komma upp i något område eller process för utveckling av projektet. Därför har vi lagt fram de gemensamma fallgropar som uppstår och hur du kan gå om att undvika dem.
Vilka är de gemensamma projektledningsgroparna att vara försiktig med?
Här är de vanligaste fallgroparna, och enkla lösningar som ska tillämpas för att kunna ta itu med dem, vilket garanterar att de inte har en bestående negativ effekt på ditt projekt:
Utan tydligt definierade mål kommer det att vara praktiskt taget omöjligt att leda ett framgångsrikt projektledning.
Dessutom, utan definierade mål, eller mer specifikt, definierad detalj av projektets omfattning, är projekten att leda till misslyckande.
Räckvidd krypär väldigt verklig. Det hänvisar till när ett projekts krav ökar över ett projekts livscykel. Detta kan antingen vara genom ett ökat krav på antalet funktioner eller en förändring av kundens behov.
Det är ditt jobb som projektledare att definiera ochhantera omfattningen. Och inte gör det här är en stor fallgrop i ditt projekt och kan leda till misslyckande.
Denna fallgrop kan leda tillprojektförseningar, behovet av ökatbudgetareller övergripande misslyckande av projektet.
Som projektledare måste du se till att du tydligt definierar målen. Utan att ställa in mål är det svårt att producera leveranser.
Tillräcklig kommunikation med dina intressenter och kunder kommer att se till attmålen är överens omoch tydligt definierad. Och dessa mål måste beslutas och signeras på.
Detta sträcker sig också till projektets omfattning. Se till att du pratar med din klient i detalj innan du startar ett projekt och lägger ner vad som är och vad som inte ligger inom räckvidd.
Det kommer också att gynna dig att diskutera vad förfarandet kommer att vara om det finns en ökning av omfattningen och vad som är tillåtet. Se också till att kunderna är medvetna om att om dettahänder tidsfristeroch budgetar måste revideras.
Dessutom är det ditt jobb som projektledare för att se till att alla är på samma sida. Gör detta genom att göra en detaljerad plan som alla är medvetna om. Således kan det inte finnas några avvikelser i mål eller omfattning.
Efter på från oklart definierat projektomfattning är en annan gemensam fallgrop i projektledning en dåligtskapade projektplan .
En projektplan är en översikt över projektet. Det definierar projektets mål,måloch uppgifter. Men bör också inkludera hur dessa mål kommer att uppfyllas, resurserna ochBudget behövs, och också en tidsram.
Projektplanen bör utforma varje detalj av projektet och definiera också ansvaret för de berörda.
Innan du börjar något projekt, gör det till en punkt som skapar en detaljeradprojekt plan.
Planen bör göras i förväg och detalj svar på frågor om hur, varför, vem, och när.
Kontakta dessutom dina lagmedlemmar och projektsponsorer närformulera planen, så att det är en tydlig och realistisk bild av vad som behöver göras, och hur det kommer att bli gjort.
En gång formulerad, se till att planen diskuteras med dina lagmedlemmar utan även kunder och intressenter, för att säkerställa att alla är på samma sida. Detta kommer också att bidra till att undvika räckviddskryp som diskuterats ovan.
Projektledning är inte ett solo venture. Teamsamarbete krävs för att ett projekt ska lyckas, ocheffektiv kommunikationligger i mitten av detta.
Dålig kommunikation är en viktig faktor som kraftigt kan påverka ett projekts framgång, vilket sätter projektets framgång i fara.
Brist på effektiv kommunikation kan leda till förvirring, förseningar och påverka kvaliteten på det arbete och uppgifter som är inblandade i projektet.
Det är upp till dig som projektledare att välja rätt kommunikationsmedium för ditt lag.
Som projektledare bör du erbjuda riktning vid varje steg i utvecklingen av projektet.
Ej effektiv kommunikation hjälper inte bara att slutföra, men det ökar också lagmoralen. Det faktum att lagmedlemmar vet att de har ett uttalande, men också att de har vägar att söka hjälp och vägledning kommer drastiskt att förbättra deras motivation och engagemang.
Som projektledare ställer du in frekvensen och tonen för kommunikationen mellan ditt lag, såväl som kommunikation med kunder och intressenter.
Försök och utforma ett schema för feedback och check-ins. Det kommer att gynna projektet ständigt vara aktuellt för varProjektet är på vägoch om några problem uppstår.
Dessutom, se till att kommunikationsmediet är vettigt för ditt lag och ditt projekt.
Hålla mötenMen har också andra vägar för lagmedlemmar att kommunicera med dig eller med varandra, så att de kan vara öppna om framsteg och söka hjälp när de behöver det.
UtnyttjaProjekthanteringsverktygLåt dina lagmedlemmar uppdatera sina framsteg i realtid, efterfrågningar och observationer, det här gör att du kan minska mängden möte och den frekvens du måste hålla dem.
Dessutom, sätt i tiden och analysera vilket medium som kommer att fungera bäst, om projektet till hands. Du kan behöva byta upp dina kommunikationsmetoder beroende på det projekt du hanterar vid den tiden.
Till exempel, även omE-postmeddelanden är lätta att skrivaoch ta emot, de kanske inte är den bästa passformen. Att använda e-post för att diskutera problem som uppstår i realtid kommer att ge en fördröjning i kommunikation och frågor kan gå vilse i jumble av andra e-postmeddelanden.
Som nämnts, projektledningtar lagarbete. Och det är du och ditt lag som ansvarar för projektets framgång eller misslyckande.
Både öppenhet och kommunikation i projektet mellan dig och ditt team möjliggör ansvarighet.
Har framsteg, och återkoppling och rapportering av projektets status ett krav ger lagmedlemmar mer incitament att följa igenom med ansvar.
Som projektledare måste du se till att ditt team klart förstår sina roller och ansvar i projektet.
Se till att du har regelbundna möten med ditt projektteam. Använd effektiv kommunikation för att granska projektstatus och ta itu med eventuella problem som uppstår.
KonstantFeedback och rapporteringKommer att hjälpa till i framtida projekt, och kommer också att möjliggöra en känsla av ansvarsskyldighet som kommer att se till att projektet går smidigt och på rätt spår.
Efter av ansvarighet måste lagmedlemmarna tydligt förstå sina roller och ansvarsområden för att kunna följa med dem.
För att tillåta lag att bli mer organiserad och varasjälvstyrd, som projektledare, måste du se till att ansvaret klargörs och definieras från början.
Denna punkt går tillbaka till att ha en riktig plan. En otillräcklig projektplan tillåter inte att lagmedlemmar fullt ut förstår var projektet går eller vad som förväntas av dem. Denna förvirring leder ofta till förseningar, färdigställande misslyckanden eller otillräckligt arbete.
När du startar ett projekt och gör en projektplan, se till att alla lagmedlemmar och medlemmar som är direkt involverade i projektet är clued in.
Varje medlem av projektet som har en del att spela bör berättas om vad som förväntas av dem. Deras roller och ansvar ska tydligt beskrivas från början.
Dessutom, om det finns vissa sätt att vara klar eller ett specifikt förfarande som måste följas bör detta också vidarebefordras till lagmedlemmar.
Tillåt för att lagmedlemmarna ska ha tillgång till projektplanen eller projektets uttalande i hela projektet så att de kan hänvisa till det när det behövs.
A Projekt Scope uttalandeskisserar hela projektet. Leveranser, funktioner och intressenter är alla nämnda i det här dokumentet. Såsom är viktiga mål och mål för det projekt som måste uppfyllas för att projektet ska anses vara en framgång.
En stor fallgrop som projektledning lider är när orealistiska mål eller orealistiska tidsfrister är inställda.
Ett projekt är bundet att försenas eller möta misslyckande om du ställer in det för sådant. Att starta ett projekt i slutet av kvartalet är orimligt, det finns flera andra rapporteringsfrister ochLeveranser som ofta beror, att ditt projekt startas så är inte meningsfullt.
Inte bara är orealistiska tidsfrister som skadar ditt projekts framgång, men de dödar också moralen ochFörtroende för dina lagmedlemmar. Detta kommer i sin turKonsekvensproduktivitet .
Se till att du överväger den tid du startar ett projekt men också vad du förväntar dig om ditt lag. Ställ inte upp dem för misslyckande genom att göra deadlines så att de kommer att vara omöjliga för dem att kunna träffas.
Se till i projektets planeringsfas, jämför du dina tidslinjer som beskrivs i din projektplan, med de tidsfrister du föreslår. Om de inte matchar detta ställer du in dig för problem som ska uppstå i ditt projekt från början. Åtgärd detta direkt.
Justera dina resurser, tidsfrister eller minska möjligheterna för att du antingen kan uppfylla din nuvarande tidsfrist eller ändra din tidsfrist för att passa din projektplan. Dessutom ställer du in intressenternas förväntningar korrekt från början.
Kolla in det:
Topp 12 Projekthanteringsverktyg för byråer och Creatives
Risker är del och paket av allt du tar på. OchRisker är någonsin utbrett i projektledningoch är en stor projektledning fallgropar att vara försiktig med.
Att vara oförberedd eller blindsided av risker är dock det verkliga hotet mot ditt projekt. En brist på en beredskapsplan kan leda ditt projekt till misslyckande.
Se till att du arbetar med kontringenskaper i ditt projekt från början för att undvika att hålla upp i ditt projekt eftersom du måste utvärdera potentiella lösningar.
Identifiera de mest sannolika riskernaDet ska uppstå och skapa alternativa alternativ för att undvika dem, om de uppstår.
Förbered dina lagmedlemmar och ansluta dem påRiskberäkningardu har gjort. Detta gör det inte bara möjligt att förbereda sig för om sådana situationer ska uppstå, men också ger dem möjligheter att ta upp möjliga risker som du inte anser.
Ofta kan du hitta att du blir ombedd att slutföra ett projekt som inte är tillräckligt finansierat. Och det här är en viktig faktor som kan få ditt projekt att misslyckas är bland en gemensam projekthanteringsfall.
Du måste se till att du har tillräckliga resurser tillgängliga för att slutföra projektet och göra projektet en framgång.
Se till att du tydligt definierar vad ditt projekt behöver ochfå budgetgodkännandefrån början av projektet.
Läs den här bloggen:
51 Bästa verktyg för småföretag år 2022 (gratis och billigt)
Intressenter är lika viktiga i framgången med ett projekt som du är, somprojektledare, eller ditt lag är.
Se till att intressenterna är engagerade i projektet. Uppmuntra kommunikation och feedback från alla berörda intressenter.
Som vi har upprepat flera gånger,Projektledning är en lagansträngning . En stor fallgrop många projekt ansikte är projektledaredelegeras inte tillräckligtuppgifter till sina lag, eller saknar förtroende i sina lag.
För att ett projekt ska lyckas måste du delegera men delegera effektivt. Du måste också se till att du litar på att ditt lag kan uppfylla de ansvar du ger dem.
Brist på delegation skildrar till dina lagmedlemmar brist på förtroende. Detta leder i sin tur i lägre produktivitet och engagemang från dem som anställda.
Känn ditt lag bra. Har tillräckligt med resurser för att få uppgifterna för ditt projekt gjort effektivt och effektivt.
Att veta dina lagmedlemmar tillåter dig att delegera uppgifter till dem att de kommer att utmärka det, kommer det inte bara att gynna den övergripande kvaliteten på ditt projekt utan också tillåta dem att motiveras och öka deras förtroende.
Dessutom, se till att du inte dikterar. Vara enbra ledareOch lyssna på dina lagmedlemmar, överväga sina åsikter också. Att göra det kommer att gynna dig både och projektet.
Slutsats
Alla projekt du åtar dig kommer att ha problem, och dessa frågor är inte vad som bestämmer framgången för ditt projekt.
Det sätt du kommer före problem och hantera dessa fallgropar är det som direkt kommer att påverka ett projekts framgång.
Håll dessa gemensamma fallgropar i åtanke när du utför ditt nästa projekt och vi försäkrar dig med hjälp av de tips som nämns att du kommer att kunna komma framåt och leverera ditt projekt med framgång.
