Hur man skapar den ultimata riskresponsstrategin

Varjeprojektbär ett element avrisk, speciellt som det blir mer komplext och involverartvärfunktionella team, chefer och intressenter. Projektledare måste utveckla effektiva riskresponsstrategier för att ta itu med förväntade risker och förbereda sig för oförutsägbara resultat.

Denna artikel kommer att lära dig hur man skapar en riskresponsplan med positiva och negativa riskresponsstrategier. Vi kommer att bryta ner de fyra huvudsakliga riskresponskategorierna och dela exempel för att hjälpa dig att skapa pålitliga riskresponsplaner för dina nya projekt.

Vad är en riskresponsstrategi?

En strategi för riskrespons är en viktig del av aprojekt plan. Det skisserar hur du kan få kontroll och bibehålla framsteg på ett projekt om en risk uppstår.

För att börja skapa en riskresponsstrategi, identifiera och kvantifiera potentiella risker i varje projekt. Beräkna sannolikheten för deras förekomst och den påverkan de kan ha på projektet. Därigenom beskriver du svårighetsgraden av de potentiella riskerna och bestämmer vad som är hanterbart och vad som måste undvikas.

Din riskresponsplan kan påverka projektet på flera sätt, inklusive:

Med detta i åtanke är det klokt att utveckla projektplanen och riskresponsplanen samtidigt i början avprojekt planering. Behandla riskresponsstrategin som en separatuppgiftkan leda till skapandet av ineffektiva planer eller sista minuten förändringar.

Varför behöver projekt en riskresponsplan?

Det finns två huvudorsaker till att vi behöver riskstrategier iprojektledning. Den första är att identifiera och mildra förutsägbart projektrisker. Med hjälp av riskresponsplaner kan projektledare prognostisera och eliminera förväntade hot och osäkerheter.

Den andra är att identifiera möjligheter inom ditt projektomfattning. Med hjälp av riskresponsplaner kan projektledare hitta nya tillvägagångssätt för att utföra ett projekt genom att skapa alternativa sätt att hantera risker och projektbegränsningar.

Riskresponsplaner hjälper projektledare att identifiera och driva på någotRisker med betydande belöningarDet kan vara värt att ta.

Vilka är de fyra riskresponsskategorierna?

Det finns fyra huvudsakliga riskresponsategorier som din strategi kan falla under. Den kategori du bestämmer för att använda beror på flera faktorer, inklusive de typer av risk du kan möta i ditt projekt ochaptit för riskInom ditt lag och organisation.

Observera att din riskresponsstrategi kan förändras över tiden, särskilt omProjektkrav utvecklaseller nya chefer och projektägareingår. Byt till en ny riskresponskategori om din ursprungliga kategori inte längre är lämplig för ditt projekt.

De fyra huvudsakliga riskresponsskategorierna

Undvika

Med denna strategi strävar du efter att undvika risken helt och hållet. Det kan innebära att du väljer att inte börja ett projekt eftersom det är för riskabelt, eller du bestämmer dig för att ta bort specifika uppgifter från projektet för att undvika de medföljande komplikationerna.

Denna riskresponsstrategi säkerställer att den identifierade risken inte har någon chans att hota projektet. Som sådan är det go-to-strategin för risker som kan få företaget i juridiska problem, vilket resulterar i personskador, eller har liten nytta jämfört med deraskosta .

Att undvika risk anses vara en av de negativa riskresponsstrategierna. Det är inte alltid tillrådligt, särskilt om risken kan leda till betydande belöningar för laget och projektet. Som sådan måste projektledare titta på alla sidor av risken och anser det omtänksamt innan det undviker det helt och hållet. Använda enRiskbedömningsmatrisför att bestämma svårighetsgraden av de potentiella riskerna.

Överföra

Denna riskresponsplan mildrar inte eller eliminerar risken från projektet. Istället överförs ansvaret för risken över till en tredje part.

Inköpsförsäkring är ett utmärkt exempel. Att begå en försäkringsplan negerar inte risken för att något kan gå fel i ditt projekt, företag eller lokaler. Försäkringsbolaget tar emellertid risken att hantera problemet om det uppstår.

Kategorin överföringsrisk svar syftar till att säkerställa att ditt projekt eller ett företag kommer ut relativt oskadd om den identifierade risken inträffar.

Tyvärr kan du bara använda överföringsstrategin för vissa typer av risker. Risker relaterade till ditt företags varumärke, rykte och talang kan inte överföras. Vidare sparkar denna riskresponsstrategi bara in när den identifierade händelsen inträffar.

Mildra

Denna kategori innebär att investera pengar och resurser i en lösning för att minska den inneboende risken i ett projekt. Ett bra exempel kommer från företag som arbetar med internationella projekt.

I sådana fall kan valutakursförändringar leda till att bolaget spenderar mer än avsedd för arbete och material. Verksamheten kan investera i en garanterad växelkurs för att begränsa hur mycket verksamheten påverkas av valutabaserad osäkerhet.

Den mildra riskresponsstrategin omfattar alla åtgärder för att minska inneboende risker i ett projekt. Att kontrahera en tredje parts myndighet för att undersöka tekniska planer eller ett projektförslag är en form av begränsning. Det är också att tilldela högriskuppgifter till leverantörer och experter som har bevisat de kan slutföra dessa uppgifter.

Riskreducering eliminerar inte risken från projektet helt, men det minskar möjligheten att det förekommer.

Acceptera

Av alla riskresponsskategorier kräver detta det minsta ansträngningen. Ibland kommer du att identifiera risker som har en låg sannolikhet att inträffa eller minimal påverkan om de uppstår.

I dessa fall definieras risken som väl inom din tolerans för projektet. Du kan också finna att kostnaden för att göra något om risken är otillbörligt jämfört med riskens svårighetsgrad.

I det här fallet kan du välja att acceptera risken och göra ingenting. Detta måste inte alltid vara ett passivt tillvägagångssätt. Till exempel kan du acceptera risken och söka efter sätt att dela det, kanske genom att samarbeta med ett annat företag.

Positiva riskresponsstrategier mot negativa riskresponsstrategier

Vi kan löst splittrade riskresponsategorier i positiva och negativa riskresponsstrategier.

Negativa riskresponsstrategier är de du anställer så att du inte behöver konfrontera risken direkt. Undvik strategi är till exempel negativ eftersom du inte gör något försök att göra någonting om risken. Det betyder inte att strategin är felaktig. Vissa risker är så allvarliga det är klokt att undvika dem. Att ta undvikande tillvägagångssätt alltid innebär att du kan sakna möjligheter att lära dig, växa och förbättra ett projekt.

Accepteringsmetoden kan också betraktas som negativt, särskilt om det innebär att man helt enkelt slänger upp dina händer och inte stör att göra någonting om risken. Detta är dock sällan fallet. De flesta lag och chefer som accepterar en risk gör det för att de har vägt upp sina alternativ och förstår att riskens svårighetsgrad inte är hög eller påverkad nog att kompromissa med projektet.

Positiva riskresponsstrategier innebär ett mer aktivt fokus på att hantera risken. Den mildra riskresponsplanen är enpositiv riskStrategi Eftersom det syftar till att minska risken att låta projektet fortsätta.

Detsamma gäller för strategin för överföringsrisk, eftersom det tar risken bort från projektet och teamet, vilket skapar fler möjligheter i processen.

Detta fokus på att skapa möjligheter är grundläggande för en positiv riskresponsstrategi. Andra exempel på ett positivt tillvägagångssätt inkluderar:

Även om vi har använt villkoren "positiv" och "negativ" för att beskriva dessa två taktik, finns det inget enda korrekt svar för att skapa en riskresponsstrategi.

Tillvägagångssättet du tar måste bero på det aktuella projektet, din organisations aptit för risk och de faktiska riskerna du har identifierat. I vissa fall kan du hitta dig själv med en blandning av positiva och negativa tillvägagångssätt för att skapa en omfattande riskresponsplan.

Riskresponsplan Exempel

Det finns många riskresponsplan exempel att överväga. Nedan delar vi fyra - en för varje risk svarskategori - för att ge dig en uppfattning om vad en riskresponsstrategi ser ut i aktion.

Riskresponsplan Exempel: Undvik projekt Scope Creep

Tänk dig att du börjar ett projekt med oklart räckvidd. Risker växer som projektkrav stapla upp och omfattningen fortsätter att öka. Du når snart en gräns när det gäller tiden, personalen och budgeten du kan ägna dig till projektet.

Det är bara nu att du bestämmer dig för att logga in en risk att låta projektets ägare eller ledande befattningshavare veta att fler tillägg till projektets räckvidd kan leda till misslyckandet. Genom att göra detta valde du att undvika riskresponsstrategi och inte vidta några åtgärder tills det var nödvändigt. Du svängde bara i aktiv förvaltning för att säkerställa att projektets räckvidd inte översteg organisationens medel, vilket ledde till misslyckande.

Riskresponsplan Exempel: Överföring via outsourcing

Säg att du kör ett Brick-and-Mortar Retail Outlet. En dag bestämmer du dig för att skapa en e-handelswebbplats för att sälja mer av dina produkter. Som du inte har någon aning om hur du bygger eller behåller en webbutik, utför du enIT-baserad riskbedömningOch bestämma att outsourcing ansvaret för ett företag som vet hur man bygger webbplatser är det mest förnuftiga valet. Därigenom överför du risken för att skapa och bibehålla din webbplats till ett erfaret och lämpligt företag.

Riskresponsplan Exempel: Mitigering via utbildning

Det finns alltid risken att dina anställda eller lagmedlemmar kan göra fel i sitt arbete på ett projekt. Medan du inte helt kan eliminera denna risk, kan du mildra det genom kontinuerlig utbildning och utbildning. Din organisation kan skapa anställningshandböcker och genomföra träningssessioner för att minimera mänskligt fel som en riskresponsstrategi.

Riskresponsplan Exempel: Acceptera mekaniskt ansvar

I det här scenariot kan ditt lag ha en bit dyra maskiner som du behöver leverera framgångsrika projekt. På grund av höga kostnader eller otillgänglighet av rätt passform väljer du att inte köpa försäkring för maskinen, som passivt accepterar risken för att det kan misslyckas, och du får inget nytt.

Vanligtvis skulle du bara ta detta tillvägagångssätt om du byter maskinen med manuell arbetskraft är en livskraftig lösning, eller du kan hitta dig själv avflaskhalsOm maskinen bryts ner.

Hur man skapar och genomför riskstrategier i projektledning

Exemplen ovan visar de olika riskstrategierna i projektledning som du kan välja att följa. Men innan du skapar en riskresponsstrategi bör du förstå hur man effektivt genomföra det.

Följande är viktiga steg att följa när man skapar och genomför en riskresponsplan:

Förbättra dina riskresponsplaner medUDN Task Manager

Nyckeln till att skapa den ultimata riskresponsstrategin är att ta ett balanserat tillvägagångssätt för de risker du konfronteras med. Definiera deras svårighetsgrad och bosätta sig på den bästa riskresponsskategorin för frågan till hands.

När du väl vet det bästa svaret på en potentiell risk är nästa steg att kommunicera detta med lagmedlemmar, samarbetspartners och intressenter. Du vill bemyndiga varje person med tillräcklig know-how och auktoritet att övervinna riskerna med deras ansvar när du kör hela projektet framåt inom det planerade schemat.

UDN Task ManagerGer en säker, centraliserad portal som möjliggör öppen kommunikation och projektledning inom lag, vilket skapar en arbetsmiljö som bidrar till att identifiera och ta itu med risker innan de blir förödande problem. Kom igång med a Två veckors gratis provi dag.