6 steg för att skapa en prestationsutvärderingsmall (med exempel)

Sammanfattning

En prestationsutvärdering är en formell incheckningsprocess som används för att utvärdera lagmedlems framsteg. Även om utvärderingar kan vara stressiga kan en prestationsutvärderingsmall hjälpa till att standardisera processen. När din lagmedlem vet exakt vad du ska diskutera, kan de förbereda och ha en mer produktiv konversation. Plus, om du parar utvärderingar med målinställning, kan du fokusera konversationen inte bara på nuvarande påverkan, men också framtida mål. I den här artikeln, lära dig hur en prestationsutvärderingsmall kan förenkla och förbättra återkopplingsprocessen.

Prestationsutvärderingar kan ta upp minnen av när du var en ny lagmedlem i det heta sätet. Förväntningen före varje 1: 1 möte var troligt stressigt om du inte visste vad formatet skulle se ut eller vad du skulle prata om. Men nu när du är chef, kan du se saker ur ett annat perspektiv och skapa en mer positiv upplevelse.

Prestationsutvärderingar är ett värdefullt verktyg eftersom de hjälper till att ge struktur och tydlighet till återkopplingsprocessen. De är också ett bra sätt att återfokusera bedömningsupplevelse på framtidenmål, snarare än tidigare misstag. I det här stycket lär du dig hur du skapar en prestationsutvärderingsmall, som du kan para med målinställningsprogramvara för att stödja ditt lag när de växer.

Vad är en prestationsutvärdering?

En prestationsutvärdering är en formell incheckningsprocess som används för att utvärdera lagmedlemmar baserat på deras tidigare arbete och tillge feedbackför framtida framgång. Ibland kallas prestationsöversikt, prestationsutvärderingar brukar inträffa kvartalsvis, biåriga eller årliga cykler.

Under en prestationsutvärdering, kommer du att granska varje lagmedlems övergripande prestanda och bryta ner de kompetens som de strävar efter att behärska. Du och din anställd kommer att gå igenom specifika exempel på saker som din lagmedlem gjorde det bra och områden där de har utrymme för förbättring. Vissa företag använder virtuell prestationsutvärderingsprogram, men du kan också gå igenom processen utan att använda ett dedikerat HR-hanteringsverktyg.

Prestationsutvärderingar som självbedömningar

Prestationsutvärderingar är en möjlighet till tillväxt. De är en chans att ha en konversation om varje lagmedlems påverkan och hur de kan gå vidare i sin roll.

Ofta kommer prestationsutvärderingsmallarna att ha en självbedömningskomponent. Detta ger din lagmedlem en chans att köra sin egen karriär genom att dela sina framgångar och framtida mål. Du kan sedan starta prestationsutvärderingskonversationen genom att be dem att dela med sig av vad de tycker att de gör det bra och de områden där de tror att de behöver förbättras. Detta kan göra utvärderingen att känna mindre granskning och mer som en dialog.

Hur skriver du en prestationsutvärdering?

En prestationsutvärderingsmall kan hjälpa dig att förbereda dig för utvärderingsprocessen genom att ge dig ett standardiserat format att följa. Även om du ska skräddarsy den här mallen till ditt lags mål, se till att dina lagmedlemmar ser mallen i förväg så att de vet vad konversationen kommer att handla om. Detta gör det möjligt för dem att förbereda och uppmuntra konversation om hur man går framåt. Ett samarbetsmetod kommer att känna sig mindre skrämmande än en traditionell, ensidig prestationsutvärderingsformulär.

1. Identifiera kärnkompetenser

Även om du vill ha din prestationsutvärderingsmall för att tillgodose behoven hos dina lagmedlemmar är det också viktigt att standardisera din mall för att ge en rättvis bedömning över hela linjen. Det innebär att överväga vilka kompetenser som är mest meningsfullt för hela din avdelning.

Kärnkompetenser som kan mäta prestanda för olikalagrolleromfatta:

Kunskap om arbetsförmåga

Kvalitet / kvantitet av arbete

Kundtjänstkunskaper

Närvaro

Initiativ

Inklusiv

Utöver dessa kategorier kan du inkludera ett område i utvärderingsformulär för specifik målformulering och vidare diskussion. Detta gör att du kan få mer personlig med varje gruppmedlem när du träffar dem individuellt.

Dricks:Du kan lägga till under kompetens under varje kategori att göra din utvärdering av prestanda mer detaljerad. Till exempel, under ”kvalitet / mängd arbete” kompetens, lägga till saker som: ser efter sätt att förbättra kvaliteten, utför ett komplett utbud av arbetsuppgifter, uppnår målen, och möter deadlines.

2. Välj en bedömningsskala

När du har valt den kompetens för utvärdering av prestanda mall väljer du hur du vill betygsätta dina gruppmedlemmar. Det finns två huvudsakliga värden på en betygsskala:

Ger ett gemensamt språk för att diskutera framgångar och styrkor kontra områden av möjligheter.

Ger något att se tillbaka till och se teammedlem karriär tillväxt.

Dock undvika en numerisk skala om möjligt. På så sätt, gruppmedlemmarna fokusera mindre på deras ”grade” och mer på sin kompetens. Nyckeln till ditt betyg skala är att se till att det är klart för alla.

Rating Scale exempel:

Överträffar förväntningar

Ofta överträffar förväntningarna

Konsekvent uppfyller förväntningarna

behöver utveckling

Se till att du anpassa ditt team på vad Rating Scale medel. Till exempel kan två personer mentalt definiera "genomgående uppfyller förväntningarna" på olika sätt, så att hålla alla på samma sida kan ställa in scenen för ett hälsosamt och produktivt utvärdering konversation.

3. Ställ en utvärderingscykel

Ställa in utvärderingscykel låter dig och dina gruppmedlemmar vet hur mycket tid du har att förbereda mellan sessioner. Gemensam översyn cykler är kvartalsvis, vartannat år, och årligen, och ditt företag kan i förväg bestämma dessa. Men om du har ett val, kan du välja baserat på vilken typ av din arbetsplats. Till exempel, om din arbetskultur är hands-off, kan du hålla månatliga resultatutvärderingar för att säkerställa gruppmedlemmar får ofta feedback. Om din arbetskultur är mycket samarbete, kan ditt team behöver ofta recensioner.

Vissa omprövningsperioder är bättre förkortsiktiga målmedan andra fokuserar pålångsiktiga mål. Till exempel kvartalsvisa perioder ger tillräckligt med tid mellan utvärderingar för dina gruppmedlemmar att ta tidigare återkoppling hänsyn och arbeta på några mål som du har ställt samman. När du har ställt in utvärderingscykel, är det viktigt att hålla fast vid det så att alla vet vad som väntar framöver.

Dricks:Du kan också dra nytta av den tid du har mellan utvärderingscykler för att observera arbetsprestation i handling och erbjuder möjligheter förprofessionell utveckling. Att hjälpa dina gruppmedlemmar uppfylla sina prestationsmål gynnar hela laget.

4. Förbered en lista med frågor

Nu när du har spikat ner grunderna i din mall utvärdering av prestanda, kan du förbereda sig för enskilda möten du har med dina gruppmedlemmar. I dessa möten, men du vill ha en lista med frågor att ställa som kan flytta samtalet framåt. Några frågor du kan ställa är:

Vad är något från detta kvartal att du är stolt över?

Vilka mål träffades ni? Vilka mål föll kort?

Vad finns två eller tre saker du kan fokusera på nästa kvartal för att hjälpa dig att växa professionellt?

För att lätta på trycket av utvärderingen mötet standardisera dessa frågor för alla gruppmedlemmar.

Dricks:Se till att du väljer frågor som får gruppmedlemmarna att tänka på sitt arbete framsteg och mål. Medan klassificeringssystemet på utvärderingen av prestanda är användbar för långsiktiga jämförelser är samtal där dina gruppmedlemmar kan verbalisera frågor och må bra om deras prestationer.

5. Dela frågor i förväg

Det bästa du kan göra för att förbereda lagmedlemmar för ett prestationsbedömningsmöte är att låta dem veta upp att det händer och exakt vad de kan förvänta sig. Att dela de frågor du har förberett i förväg kan ge alla tid att tänka på dem och bearbeta dem. Detta minskar nerverna och gör det till en mer samarbetande och konstruktiv konversation.

Du kan också dela formatet för granskningen med dem så att de kan få en uppfattning om hur konversationen kommer att gå. Till exempel, kommer du att förvänta dig att dela först eller kommer du att leda?

Dricks:Bortsett från att dela frågorna med dina lagmedlemmar, kan du låta dem veta vad du kan förvänta dig genom att fråga dem om deras prestationer under mellanrum mellan utvärderingscykler.

6. Håll konversationen

Avlägsna dedikerad tid utanför dina traditionella möten för att få dina prestationsutvärderingsmöten. Planera att träffas individuellt med varje lagmedlem i mellan 30 och 45 minuter. Om möjligt, ge dina lagmedlemmar om en veckas meddelande så att de kan planera för dem.

Dricks:Glöm inte att fråga lagmedlemmar för sina åsikter under konversationen. Bortsett från standardfrågorna om tidigare prestanda och framtida mål, be om feedback om dinledarstileller denföretagskultur. Du kan också fråga var eller om de hoppas kunna växa på företaget på lång sikt.

7. Skapa en målsättningsram

De frågor du frågar lagmedlemmar under utvärderingar bör strömma in i målsättningssessioner. När du avslutar Prestationsrevisionsprocessen med ett uppsägande mål, har lagmedlemmarna en klar uppfattning om vad de behöver arbeta mellan utvärderingar. Två målinställningsalternativ inkluderarSmarta målochOckrs :

Smarta mål:

Specifika

Mätbar

Ändå

Relevant

Tidsbunden

OKRS:

Mål 1

Viktigt resultat 1

Nyckelresultat 2

Nyckelresultat 3

När du har lagmedlemmar en ram att följa, låt dem vara visionärerna av sina mål medan du underlättar.

Dricks:När du tar en baksäte i målsättningsprocessen, kommer dina lagmedlemmar att känna sig mer kontroll över sin framtida tillväxt. Det kan också göra utvärderingar roligare eftersom det blir mindre byråkratiskt.

8. Var öppen för återkoppling

Du bör alltid fråga lagmedlemmar om din prestanda som chef så att du kan fortsätta att möta deras behov. Ibland kommer lagmedlemmar inte att känna sig bekväma att ge ärlig feedback i ett möte på 1: 1. Så om du vill ha äkta svar, överväga att be om feedback anonymt. Du kan:

Skicka en anonym undersökning

Ställ in en fysisk eller virtuell kommentarfält

Håll ett teamåterkopplingsmöte

Betona att du är öppen för någon återkoppling som dina lagmedlemmar har för dig, oavsett om det är positivt eller konstruktivt. Du kan använda sin feedback för att bli en bättre chef och förbättra framtida prestationsutvärderingar.

Dricks:Om du har problem med att tänka på sätt att få lagåterkoppling, fråga dina medarbetare vilka metoder de använder. Andra chefer kan ha strategier att dela och idéer för utvärderingsmallar också. Om du ser områden som överlappar dina avdelningar kan du låna idéer för din prestationsgranskningsformulär.

Prestationsutvärderingsmall (och exempel)

Nedan ser du ett fyllt exempel på vad en prestationsutvärderingsmall kan se ut. Du kan erbjuda den här mallen som en självbedömning för lagmedlemmar, som bör gnista meningsfull diskussion om deras arbetsförlopp och framtida mål.

Du kan ladda ner en tom version av denna prestationsutvärderingsmall nedan för att anpassa för ditt företag och avdelningen.

Bygg Team Trust med effektiv 1: 1s

Prestationsutvärderingsmallar kan vara till hjälp för att jottge Notes under ansikte mot ansikte, men med många lag som flyttar tillfjärrarbete, online-programvara är mer användbar än någonsin. Virtuals 1: 1 Mötesagendor klargör att du är här för dina lagmedlemmar och alltid villig att chatta. De är ett bra ställe för avslappnad feedback och att bygga psykologisk säkerhet och förtroende. Genom att utveckla detta förhållande med din direkta rapport kan du ställa upp dig för framgång när du har en större prestationsöversyns konversation.

Även om du arbetar personligen kan du använda 1: 1 mötesagendor för att hålla kontakten med lagmedlemmar under hela året.

Ett 1: 1-projekt ger också lagmedlemmar chansen att välja vad de vill prata om med dig. Tänk på 1: 1 som sin tid. Du har satt 30 minuter åt sidan för dem att använda på vilket sätt som helst är mest fördelaktigt för dem. Ibland kanske de kanske pratar om sin favorit-tv-show eftersom de behöver lite tid att varva ner. Andra gånger kan du komma in i någon seriös brainstorming eller problemlösning tillsammans.

Varför prestationsutvärderingar är viktiga

Prestationsutvärderingar är viktiga för både chefer och lagmedlemmar eftersom när arbetet blir hektiskt,kommunikationkan bli kort. Ett "bra jobb" här och det kan gå långt, men lagmedlemmar behöver schemalagd facetime för individuell feedback för att hålla sig på spår och växa.

Prestationsutvärderingar kan ge följande fördelar:

För chefer:

Informerar anställningspraxis

Erbjuder feedback om ledningsstil

Ger uppdateringar om Team Member Wellbeing

För lagmedlemmar:

Förbättrar kommunikationen med ledarskap

Ger ett säkert utrymme att ta itu med bekymmer

Erbjuder feedback om individuell prestanda

Medan prestationsutvärderingar kan känna nerve-wracking, är de också motiverande och ger lagmedlemmar tydlighet om hur man förbättrar. Över tiden bygger tankeväckande prestanda evals förtroende och visar dina lagmedlemmar som stöder dem och deras karriär.

Förbättra prestationsutvärderingar med målinställningsprogram

MedUDN Task ManagerS målinställningsprogram, ditt lag kan få mer frekventa uppdateringar om hur de gör, vilket minskar trycket på alla när prestationsutvärderingar rullar runt.

Målsättningen ökar prestationsutvärderingsprocessen genom att fokusera mer på framtida framsteg. När ditt lag kan titta på deras framsteg i aktion, kommer de att känna sig mer investerade i att göra sitt bästa arbete.