Snabbt samarbete visar sig vara nödvändigt för leverans i världsklass

När värmen är på är Katie Breen inte rädd för att stanna i köket. "Marknadsföring Projektledning"Är inte en munvattenfras för de flesta, men ämnet är svårt att motstå för Katie.

Det beror på att hon arbetar på grön kock, den enda foodie-driven matleverantörsleverantören. Med ett team av kockar i världsklass som matar upp nya produkter varje vecka, är Katie en marknadsföring sous-kock, monterar viktiga ingredienser och ger vackra kreativa tillgångar till livet.

Det tar mycket lagarbete för att få en av gröna kockens måltidssatser till din tröskel. Det är därför Katie är vår chef-X-prisvinnare för cross-team samarbete: Hon jonglesar arbetar över flera lag för att se till att allt är klart att skicka.

Hon gör det med en humor och arbetsetik som hennes team beskriver som "undercover typ-a", osynligt jobbar bakom kulisserna för att få allt gjort. Vi talade nyligen med Katie om hur hon lyckas trivas i denna högpersonliga, on-demand-industrin.

Hur kände du dig när du fick reda på att du är enUDN Task ManagerManager-X Prisvinnare?

Jag kände mig upphetsad! Det gav mig de varma och fuzzies som skulle nomineras av mitt team och erkände för mitt hårda arbete. Jag har varit här sedan augusti, och precis utanför fladdermusen lägger jag in mycket arbete för att bli annorlundaProjektledningsprocesserfrån marken. Jag tror att jag har gjort en skillnad här, så det är trevligt att ha det bekräftat.

Du har vunnit priset för cross-team samarbete. Berätta om hur du närmar dig cross-team samarbete och hur du ser till att lag fungerar smidigt tillsammans?

Empati är allt iprojektledning. Jag tror att den bästa metoden för att underlätta cross-team-samarbetet har blivit involverat i de olika lagen jag samordnar och får en djup förståelse för vad de arbetar med, varför de prioriterar det och hur de känner för det .

Det hjälper mig att kommunicera över lag, för jag kan säga, "designteamet kan inte möta den tidslinje du begärde", till exempel, och jag kan föreslå en mer realistisk tidslinje och ge sammanhang för det. Kommunicera med varje lag är verkligen nyckeln till att förstå kapacitet och prioriteringar. Om du inte har den känslomässiga intelligensen att verkligen förstå dina lag, din skicklighet som enprojektChef kommer att vara begränsad.

Vad är lagstrukturen som på grön kock, och hur arbetar lag tillsammans för att uppnå framgång?

Vi är i två olika tidszoner, med ett kontor i Sunnyvale, CA och en annan i Boulder, CO. Våra design- och tillväxtlag är i Sunnyvale, och i Boulder har vi varumärkeslaget, kulinariska laget och foto / videogelaget .

Många saker måste flytta mellan dessa kontor: Kulinariska laget behöver designa recept, fotograferna tar bilder av måltiderna, och designteamet behöver de här bilderna för att skapa tillgångar för marknadsföring.

Eftersom vi är i olika kontor, är mycket av det arbete jag gör konsolidera teamprioriteringar, översätta dem till lättillgängliga handlingsalternativ och se till att alla tidslinjer är uppfyllda. Jag ser till att alla detaljer är strykade så att vi inte saknar några kritiska kommunikationsstycken.

Vem kommer upp med idéerna för måltiderna?

Det är kulinariskt team. Vi är ett matdrivet företag, och våra kockar är fantastiska. Vi har många specialmålningar och fantastiska veganskockar och fantastiska ketokockar. Lyckligtvis är maten väldigt vacker, så vi kan ta vad det kulinariska laget har gjort och ha en bra tid med det.

Hur använder duUDN Task ManagerFör att se till att alla dessa lag är synkroniserade?

Arbetet initieras i stor utsträckning viaUDN Task ManagerS begäran formulär. Jag har gjort anpassade förfrågningsformulär så att om du begär en bild till exempel den person som tar emot begäran har all information de behöver för att slutföra den.

Om jag gick till en av våra fotografer och sa, "Hej, jag behöver ett foto av denna maträtt," hon skulle ställa frågorna, "Vilka dimensioner behöver du? Vilken vinkel behöver du? Vilken typ av belysning? "I grund och botten arbetade jag med de personer som faktiskt får dessa önskemål om att skapa anpassade förfrågningsformulär så att alla svar de behöver är redan den minut som de får begäran.

Från den punkt som begäran lämnas in har vi ett system där förfrågan automatiskt omvandlas till lämplig projektmall för den begärda typen av arbete. Det är tilldelat en viss mapp och till vissa lagmedlemmar som hjälper till att bestämma om och när projektet kan gå vidare.

När arbetet går, har jag allt som definieras iUDN Task Manager in i de olika stegen och tidsfristerna för varje typ av projekt. Jag kan chime in och fråga, "Hej, vad är statusen för detta?" Vi använder statusetiketter mycket, och vi har också speciella mappar som är inställda för sprints för att göra chunking och prioritera sitt arbete riktigt enkelt.

Jag får veta att du tar mycket humor till projektledning. Tror du det är viktigt för lag?

ja! Jag tror att jag alltid har missat av den filosofi som du borde ta ditt arbete på allvar men inte dig själv allvarligt. Och i projektledning frågar du i grunden människor att få saker gjort.

Om du inte går om det med en humor, kommer du inte att vara mycket länge i projektledning eftersom saker ofta inte går till planen. Det är inget fel, men sakerna kommer upp, och saker måste bli reshuffled. Om du inte kan skratta när absurda saker händer eller när saker går fel, kommer du inte att leva ett mycket lyckligt liv i projektledning.

Också, när man frågar människor att anta nya processer, är humor viktigt eftersom du frågar någon att ta tid bort från sitt arbete och deras normala sätt att göra saker för att lära sig ett helt nytt system. Det tar engagemang från dem, och det är inte alltid bekvämt för dem eller högst upp på deras prioriterade lista.

Så jag tror att om du åtminstone gör det roligt, känns det inte så mycket av en smärta och hjälper människor att ha ett öppet sinne om det. Projektledning behöver inte vara tråkigt.

Grön kock är ett bra exempel på ett varumärke som är blomstrande i efterfrågan. Vad är hemligheten till ett varumärke som blomstrar och levererar konsistens i skala?

För mig sätter det processer på plats som tillåter mina kollegor att fokusera påkvalitetav sitt arbete och inte logistik eller planering. Starka processer innebär skillnaden mellan hantering av sanna projekt och hantering av minuts detaljer.

När någon vet var du ska gå för att hämta filen de behöver, eller att be om granskning av sitt arbete, eller att ställa en fråga, gör det hela organisationen effektivare. Det är särskilt sant med kreativa lag som föredrar att sätta sin energi till att vara kreativ. Du vill eliminera så mycket mental börda för alla som möjligt så att de kan använda sin energi för det arbete som behöver bli gjort.

En stor del av att göra detta är framgångsrikt att ta sig tid att verkligen lära sig om hur människor gör sitt bästa arbete. På det här sättet, när du sätter nya processer på plats och ber människor att förändra hur de är vana vid att göra saker, har du hört de personer som den nya processen faktiskt kommer att påverka och utforma det för att säkerställa att det kommer att göra sina liv bättre .

Ingen vill följa en process som kommer att göra sina liv hårdare, så det är faktiskt att lyssna på vad människor behöver är nyckeln till att sätta system på plats som kommer att fungera på lång sikt.

Vad är den mest givande delen av ditt jobb?

Jag älskar när jag kan få saker att komma ihop snabbt, det skulle vara svårt att åstadkomma om jag inte var där för att hantera detaljerna. Till exempel, för några veckor sedan hade vi en mycket brådskande förfrågan kom igenom det som behövs för att involvera designteamet, lageret, copywriters, designers, email.

Eftersom jag är den kugg som arbetar med och förbinder alla dessa människor, och jag vet vem som gör vad och när saker måste hända för olika kanaler, kunde jag säga, "Hej, jag har det här" och tog Baton för att se till att det blev gjort snabbt. Det får mig att känna mig riktigt bra att se effekterna av mitt arbete, och att jag kan göra andra lags jobb enklare och förhoppningsvis roligare, och för att hjälpa företaget att uppfylla sina mål.

Vad är det bästa rådet du kan ge till personer som hanterar komplexa, multi-team arbetsflöden?

Var inte rädd för att gå tillbaka och dyka djupt i hur saker fungerar med ett lag. Du måste kunna fråga, "Vad är de hinder du står inför, och var bryter sakerna?" Då kan du ha en djup förståelse för smärtpunkterna innan du börjar utforma nya processer och genomdriva dem. Empati är den numre en färdighet som någon bra projektledare.