Lås upp hela ditt lag "Kan" göra med en kanban mall

Transformationen av en Kanban styrelse till Kanban mall

Under 2001 ändrade mjukvaruutvecklare projektledning för alltidGenom att introducera smidig till världen med manifestet för mjukvaruutveckling. Efter erkännande av Harvard Business Review och McKinsey & Amp; Företaget, Agile sprider sig nu till alla typer av organisationer och industrier.

Agile är ett paraply av metoder som ökar produktiviteten genom att bemyndiga lag att fungera med mer flexibilitet än traditionella hierarkiska stilar avprojektledning. En av de metoder som sitter under detta paraply?Kanban .

År 1940 stördes industrin av Taiichi Ohno. Han skapadeKanban BoardAtt hjälpa sitt lag på Toyota visuellt spårprojektframsteg och förbättra effektiviteten. Japanska för "visuell signal" eller "visuellt kort" är Kaban centrerat på hanteringen av arbetsbelastningskapacitet. Chefer skapar fysiska kort som representerar individuella uppgifter.Kanban kortflyttas längs ett styrelse uppdelat i de olika produktionsstadierna. Detta lägger fokus på ett kontinuerligt flöde av ett litet antal uppgifter, förhindrar lag från överkant eller blir distraherad av mindre prioriteringar.

Tidigare skulle lag bygga enKanban BoardGenom att skriva statuser som "backlog", "pågår", "komplett," etc. på en whiteboard. Därefter skulle de använda klibbiga anteckningar för att spåra uppgifter och placera anteckningarna i lämplig kolumn. När projektet rör sig, skulle de klibbiga noterna också.

Vanliga Kanban styrelse och nackdelar

Fördelar

Nackdelar

Ett av de största hindren för chefer som introducerar någon ny metod eller process får sitt lag att anta det. Medan proffsen avKanban projektledningFjärran uppväger nackdelarna, det betyder ingenting om Kanban Board inte uppdateras konsekvent och utnyttjas av laget.

Lag behöver en mer, vågar vi säga, smidig tillvägagångssätt när det gäller att göra flytten till Kanban. Fråga ditt team att manuellt uppdatera en whiteboard eller excel doc ber om problem. Du kommer att hamna med alla som skapar sina egna kalkylark eller inmatning av data annorlunda, föråldrad information och huvudvärk.

Skapa enKanbanmallbetyder tydligt att du definierar dina arbetsflöden och använder Kanban-kortet för att spåra framsteg visuellt. Din arbetshanteringsplattform är det perfekta verktyget för att bygga din egen flexiblaKanban-projektetmall. Du kan dike dina klibbiga anteckningar och whiteboards och använda en kraftfull digital kartongvisning som är helt anpassningsbar för att möta dina behov och ansluta till de verktyg som ditt team redan använder.

När du börjar bygga en kanban mall på din arbetshanteringsplattform, här är 3 sätt att "Kan" använda den för att lösa din mest pressandeProjektledning Utmaningaroch få ditt lag upphetsat.

Med en Kaban-mall, är du "Kan" hjälpa ditt team att prioritera sitt arbete

I vår eBookStressepidemin, rapporterade nästan en tredjedel av de svarande att deras dagliga arbetsstress är hög för ohållbart högt. Utöver detta letade över hälften ett nytt jobb, och 25% rapporterar att de har avslutat ett jobb på grund av stress. När anställda börjar drabbas av stress, minskar produktiviteten. Nästan hälften av arbetarna säger att stress på jobbet har orsakat dem att "kolla" eller sluta bry sig om någon punkt i sin karriär.Checkade ut medarbetare kostar företag $ 450 till $ 550 miljarder i förlorad produktivitet varje år, enligt Gallup .

I en ny blogg använde vi"Jag älskar Lucy" på chokladfabriken som ett exempel på föråldrade arbetsintagsprocesser. Det är den perfekta visualiseringen av hur många av oss känner att försöka hantera våra projekt. Vårt snabba arbetsrytm kan negativt påverka både anställda och verksamheten. David J. Anderson, som vidare formulerade metoden och skrev boken "Kanban, "Ställde dessa frågor:

"Hur kan jag skydda mitt team från de oupphörliga kraven i verksamheten och uppnå vad det smidiga samhället nu hänvisar till som en" hållbar takt "? Och för det andra, hur kunde jag framgångsrikt skala antagandet av ett smidigt tillvägagångssätt över ett företag och övervinna det oundvikliga motståndet mot förändring? "

UDN Task Manager S Arbetshanteringsrapportavslöjade att 89% av arbetarna hanterar projekt trots att de inte har "projektledare" i sin titel. Det innebär att deras förståelse av de bästa praxis på projektledning påverkar produktiviteten. Även om prioriteringar kan tyckas tydliga för dig som chef, måste du hjälpa ditt team att prioritera deras att göra-lista utan att bli överväldigad. Du kan göra det genom att upprätta en tydlig arbetsflödestratt som gör det enkelt att arbeta.

Om du har att göra med en extern begäran, använd arbetsintagsformulär för att hjälpa till att filtrera och tratt arbeta till lämpliga lagmedlemmar. I verktyg somUDN Task Manager, du kan göraDynamiska begäran formulärDet skapar automatiskt ett projekt med din Kanban-mall beroende på hur förfrågaren svarar på frågorna. En förfrågan behandlar också chefer som begärt arbete som inte anpassar sig till lagets prioriteringar. Lagmedlemmarna tilldelas automatiskt till projekt, förståromfattning, visuellt se deras arbetsbelastning, och kan enkelt prioritera arbetsintaget.

Om det är en intern förfrågan, börja med din Kanban-projektmall varje gång du har ett projekt. Detta gör det enkelt för ditt lag att konsekvent använda arbetsflödesstatus. När någon ändrar en arbetsflödesstatus i derasuppgift, uppgiften flyttar automatiskt till lämplig kolumn på Kanban-styrelsens syn på dinProjekthantering Dashboard .

I ett verktyg somUDN Task Manager, ditt lag kan enkelt byta mellan "bräda" (UDN Task ManagerS version av kanban),Ganttdiagram, Listvy, och mer. När du väl vetSå här ställer du in en projektledning Dashboard, Du kan välja den metod som bäst passar ditt lag och gå därifrån för att skapa din egen instrumentbräda.Antagande av smidiga tekniker som Kanban sätter en grund för att bygga ut dina processer med en tillväxtminskning. Agile Tools som dessa gör det enkelt för ditt team att visualisera projektets framsteg, skiftprioriteringar och spotpotentialvägar.

Med en Kaban-mall, tar du "Kan" synlighet till flaskhalsar och se var du behöver begränsa arbetet pågår

Vi har alla upplevt en variation av denna situation: ett projekt rör sig och allt är igång på schema. Du kommer till en punkt i det projekt där du behöver samarbeta med någon annan innan du kan gå vidare till nästa steg, men allt du hör är crickets eller att de behöver mer tid. Ditt projekt kommer till en skrikande stopp och du bestämmer dig för att arbeta på andra projekt under tiden. Men mitt i ditt nya projekt kommer det svar du har väntat på att komma tillbaka. Nu måste du rusa tillbaka till det första projektet och försöka få det tillbaka på rätt spår - vilket ger det nya projektet att falla genom sprickorna.

EnligtUDN Task Manager'S ebook om stress på arbetsplatsen, dålig kommunikation och lagmedlemmar som inte drar sin vikt på projekt är de två största orsakerna till stress. Och i vårebook om projektledning utmaningar i den professionella servicebranschen, den största arbetsbestickningen behöll projekt på spår och träffade tidsfrister.

Flaskhalsar leder till frustration och bryter ner kommunikation. I en värld där vi måste samarbeta mer och mer varje dag är en av de största fördelarna med en Kanban-projektmall att alla intressenter kan visuellt se och underlätta roadblocks för att hjälpa projekt att springa smidigt. David J. Anderson, författare av "Kanban"Utarbetar:

"Att minska samordningen och transaktionskostnaderna ... är avfallshantering i sin mest potenta form. Det tillåter mindre satser att bli effektiva. Det möjliggör affärsminskning. Att minska samordningen och transaktionskostnaderna är spelbyte. "

En kanban mall inom dinArbetshanteringsverktygBringar tydlig synlighet i var flaskhalsar händer. Genom att tillhandahålla konsekventa, tydliga steg för ditt team att följa för varje projekt, kan du börja se mönster där flaskhalsar bildas. Till exempel,ombord påUDN Task Manager Ger full synlighet genom att tillåta varje lagmedlem att borra in i uppgiften och se all kommunikation och uppdateringar i sammanhang.

Är det en arbetsbelastningsfråga? Uppgifterna alltid flaskhalsar på en viss del av arbetsflödet? Ange begränsningar för hur många "kort" eller uppgifterna kan vara i en arbetsflödesstatus på en gång.

Är det ett arbetsfråga? Uppgifterna är alltid flaskhals runt ett lag eller individ? I stället för i e-post eller IM, kommunicera om projektet där i uppgiften. Och om lagmedlemmar faller bakom på grunddatum, kan du helt enkelt @Mention dem - eller din chef - för att hjälpa till att få uppgifter ostiga.

För att säkerställa handoffs och samarbete är smidiga, behöver alla synlighet i roller, förväntningar och realtidsprojekt. En kanban mall gör det enkelt för lag att visualisera den framstegen samtidigt som det ger konsistensen som hjälper chefer att spota flaskhalsar och mönster som påverkar produktiviteten.

Med en Kaban-mall, förbättrar du "Kan" kontinuerligt projektprocesser

Mål är mer aggressiva än någonsin och lag förväntas förbättra resultatet kvartalet över kvartalet. För att hålla fast, måste du göra mer än bara upprätthålla produktion - du måste optimera den.

En av de största fördelarna med en kanban mall är att du kan använda den ovanpå befintliga arbetsflöden. Det är flexibelt och lätt att anta, vilket hjälper ditt lag att behålla momentum. Layering Kanban över dina projekt ger problem till ljus så att du kan introducera positiv förändring över tiden. Istället för att ta hela ditt team ut ur de verktyg och rytm är de vana vid, kan du enkelt spot där flaskhalsar förekommer och implementera små korrigeringar.

Som Julia Wester från Varje dag kanban säger,

"Kanban-metoden är ett tillvägagångssätt förbyta hanteringsom är utformat för att möta minimal motstånd. Därför uppmuntrar det kontinuerligt små inkrementella och evolutionära förändringar i ditt nuvarande system. Sopa förändringar är avskräckta eftersom de i allmänhet stöter på ökat motstånd på grund av rädsla eller osäkerhet. Jag kallar det "Baby steg till awesomeness!" "

En kanban mall möjliggör små kursskorrigeringar som gör livet enklare för dig och ditt team samtidigt som du optimerar produktiviteten för att hjälpa dig att möta mål. Bonusen?När din Kanban mall lever på din arbetshanteringsplattform, ger du allaGenomskinlighet, konsistens, synlighet och en dokumenterad enskild källa till sanning vid varje steg i ett projekt.

Ja, du "Kan"! Kom igång idag medUDN Task ManagerS gratis kanbanmall

Nu vet du fördelarna ochNackdelar med Agile, är du redo att skapa enKanbanlag ? UDN Task ManagerHar du täckt. Vi har byggt en flexibel kanban mall för att hjälpa dig att komma igång direkt.Ladda ner din gratis Kanban mall nu !

MedUDN Task Manager, din Kanban-projektmall är lagrad i molnet så ävenavlägsna laghar fullständig synlighet. Med denna KANBAN-projektmall kan du dike dina klibbiga anteckningar och whiteboards och använda en kraftfull digital kartongvisning som är helt anpassningsbar för att möta dina behov.