Desbloquee todo su equipo "Kan" con una plantilla de Kanban

La transformación de un tablero de Kanban en la plantilla de Kanban

En 2001, los desarrolladores de software cambiaron la gestión de proyectos para siempre.[dieciséis]Al introducir ágil al mundo con el manifiesto para el desarrollo de software. Siguiendo el reconocimiento de Harvard Business Review y McKinsey & AMP; La compañía, Agile se está extendiendo ahora a todos los tipos de organizaciones e industrias.

Ágil es un paraguas de metodologías que impulsan la productividad al empoderar a los equipos para operar con más flexibilidad que los estilos jerárquicos tradicionales de gestión de proyectos . ¿Una de las metodologías que se sientan bajo este paraguas? Kanban[dieciséis] .

En 1940, la industria fue interrumpida por Taiichi Ohno.[dieciséis]. Él creó el Tablero de kanban[dieciséis]Para ayudar a su equipo a Toyota a rastrear visualmente proyecto Progreso y mejora la eficiencia. Japonés para "señal visual" o "tarjeta visual", Kaban se centra en la gestión de la capacidad de carga de trabajo. Los gerentes crean tarjetas físicas que representan tareas individuales. Tarjetas de Kanban[dieciséis]Se mueven a lo largo de una tabla dividida en las diferentes etapas de la producción. Esto pone el enfoque en un flujo continuo de un pequeño número de tareas, evitando que los equipos superen la temperatura o se distraen por prioridades menores.

En el pasado, los equipos construirían un Tablero de kanban[dieciséis]Al escribir estados como "Backlog", "En progreso", "Completa", etc. en una pizarra. A continuación, usarían notas adhesivas para rastrear las tareas y realizar las notas en la columna correspondiente. A medida que el proyecto se mueve, las notas adhesivas también lo harían.

Common Kanban Board Pros y Contras

Pros

Contras

Uno de los mayores obstáculos para los gerentes que introducen cualquier nueva metodología o proceso es que su equipo lo adopte. Mientras los profesionales de Gestión de proyectos de Kanban Supera con creces los contras, no significa nada si la Junta de Kanban no se actualiza de manera consistente y apalancada por el equipo.

Los equipos necesitan más, atrevernos, decimos, enfoque ágil cuando se trata de hacer el movimiento a Kanban. Pedirle a su equipo que actualice manualmente una pizarra o Excel Doc está solicitando problemas. Terminarás con todos creando su propia hoja de cálculo o ingresando datos de manera diferente, información obsoleta y dolor de cabeza.

Creando un Plantilla de Kanban[dieciséis]significa definir claramente sus flujos de trabajo y usar la placa de Kanban para rastrear el progreso visualmente. Su plataforma de gestión de trabajo es la herramienta perfecta para construir su propio flexible. Proyecto kanban[dieciséis]plantilla. Puede abandonar sus notas y pizarras pegajosas y hacer uso de una poderosa vista de la placa digital que es completamente personalizable para satisfacer sus necesidades y conectarse a las herramientas que su equipo ya está utilizando.

A medida que comienza a construir una plantilla de Kanban en su plataforma de gestión de trabajo, aquí hay 3 maneras en que "Kan" lo use para resolver su más presionado Desafíos de gestión de proyectos y consigue que su equipo esté emocionado.

Con una plantilla de Kaban, usted "Kan" ayuda a su equipo a priorizar su trabajo.

En nuestro libro electrónico La epidemia del estrés[dieciséis]Casi un tercio de los encuestados informó que su estrés laboral diario es alto para de forma insostenible. Además de esto, más de la mitad buscó un nuevo trabajo, y el 25% informó que han abandonado un trabajo debido al estrés. A medida que los empleados comienzan a sufrir el estrés, disminuye la productividad. Casi la mitad de los trabajadores dicen que el estrés en el trabajo les ha hecho "ver" o dejar de preocuparse en algún momento de su carrera. Los empleados revisados ​​se cuestan a las compañías de $ 450 a $ 550 mil millones en la pérdida de productividad cada año, según Gallup[dieciséis] .

En un blog reciente, usamos. "Me encanta Lucy" en la fábrica de chocolate como un ejemplo de procesos de ingesta de trabajo obsoletos[dieciséis]. Es la visualización perfecta de cuántos de nosotros nos sentimos tratando de administrar nuestros proyectos. Nuestro ritmo de trabajo de ritmo rápido puede afectar negativamente a los empleados y el negocio. David J. Anderson, quien formuló además la metodología y escribió el libro " Kanban[dieciséis]"Publicado estas preguntas:

"¿Cómo puedo proteger a mi equipo de las incesantes demandas del negocio y lograr lo que la comunidad ágil ahora se refiere a un" ritmo sostenible "? Y segundo, ¿cómo podría escalar con éxito la adopción de un enfoque ágil a través de una empresa y superar la inevitable resistencia al cambio? "

Gestor de tareas UDN 's Informe de gestión de trabajo[dieciséis]Reveló que el 89% de los trabajadores administran proyectos a pesar de que no tienen "gerente de proyecto" en su título. Esto significa que su comprensión de las mejores prácticas de gestión del proyecto afecta directamente la productividad. Aunque las prioridades pueden parecerle claras a usted como gerente, debe ayudar a su equipo a priorizar su lista de tareas para hacerlo sin sentirse abrumado. Puede hacerlo estableciendo un embudo de flujo de trabajo claro que hace que la ingesta de trabajo sea simple.

Si está tratando con una solicitud externa, use los formularios de admisión de trabajo para ayudar a filtrar y canalizar el trabajo a los miembros del equipo apropiados. En herramientas como Gestor de tareas UDN , puedes hacer Formularios de solicitud dinámica[dieciséis]que cree automáticamente un proyecto con su plantilla de Kanban dependiendo de cómo el solicitante responda las preguntas. Un proceso de solicitud también ayuda a los gerentes a la puerta de trabajo solicitados a los trabajos que no se alinean con las prioridades del equipo. Los miembros del equipo se asignan automáticamente a los proyectos, entienden el alcance[dieciséis]Consulte visualmente sus cargas de trabajo, y puede priorizar fácilmente la ingesta de trabajo.

Si es una solicitud interna, comience con su plantilla de proyecto Kanban cada vez que tenga un proyecto. Esto facilita que su equipo use constantemente los estados de flujo de trabajo. Cuando alguien cambia un estado de flujo de trabajo en su tarea[dieciséis], la tarea se mueve automáticamente a la columna apropiada en la vista de la placa Kanban de su Panel de gestión de proyectos[dieciséis] .

En una herramienta como Gestor de tareas UDN , su equipo puede cambiar fácilmente entre "Board" ( Gestor de tareas UDN Versión de Kanban), Gráfico de gantt[dieciséis], vista de lista, y más. Una vez que sepas Cómo configurar un panel de administración de proyectos , puede elegir la metodología que mejor se adapte a su equipo, y vaya desde allí para crear su propio tablero. Adoptar técnicas ágiles como Kanban establece una base para desarrollar sus procesos con una mentalidad de crecimiento.[dieciséis]. Las herramientas ágiles, como estas, facilitan que su equipo visualice el progreso del proyecto, las prioridades de cambio y los obstáculos potenciales.

Con una plantilla de Kaban, usted "Kan" trae visibilidad a los cuellos de botella y vea dónde debe limitar el trabajo en progreso

Todos hemos experimentado una variación de esta situación: un proyecto se está moviendo y todo se está ejecutando en el horario. Llegas a un punto en el proyecto donde necesitas colaborar con alguien más antes de poder pasar a los siguientes pasos, pero todo lo que escuchas es crickets o que necesitan más tiempo. Su proyecto llega a un alto que se detiene y usted decide trabajar en otros proyectos mientras tanto. Pero en medio de su nuevo proyecto, la respuesta que ha estado esperando regresa. Ahora necesita correr hacia el primer proyecto e intente volver a encenderlo, dejando el nuevo proyecto para caer a través de las grietas.

De acuerdo a Gestor de tareas UDN El libro electrónico sobre el estrés en el lugar de trabajo, las malas comunicaciones y los miembros del equipo que no alcanzan el peso en los proyectos son las dos razones principales del estrés. Y en nuestro EBook sobre los desafíos de la gestión de proyectos en la industria de servicios profesionales. El mayor desafío del trabajo fue mantener los proyectos en pista y golpear los plazos.

Los cuellos de botella conducen a la frustración y descomponen la comunicación. En un mundo donde debemos colaborar cada vez más todos los días, uno de los mayores beneficios de una plantilla de proyecto de Kanban es que todas las partes interesadas pueden ver visualmente y aliviar los obstáculos para ayudar a los proyectos sin problemas. David J. Anderson, autor de " Kanban[dieciséis]"Elabora:

"Reducir la coordinación y los costos de transacción ... es la eliminación de desechos en su forma más potente. Permite que los lotes más pequeños se vuelvan eficientes. Permite la agilidad empresarial. Reducir la coordinación y los costos de transacción es el cambio de juego ".

Una plantilla de kanban dentro de su Herramienta de gestión de trabajo trae una clara visibilidad a donde están sucediendo los cuellos de botella. Al proporcionar pasos consistentes y claros para que su equipo siga todos los proyectos, puede comenzar a ver patrones donde se forman cuellos de botella. Por ejemplo, el Vista del tablero en Gestor de tareas UDN [dieciséis]Proporciona una visibilidad total al permitir que cada miembro del equipo se realice en la tarea y vea todas las comunicaciones y actualizaciones en contexto.

¿Es un problema de carga de trabajo? ¿Las tareas siempre son un cuello de botella en una determinada parte del flujo de trabajo? Establecer limitaciones en la cantidad de "tarjetas" o tareas puede estar en un estado de flujo de trabajo a la vez.

¿Es un problema laboral? ¿Las tareas siempre tienen un cuello de botella alrededor de un equipo o individuo? En lugar de en los correos electrónicos o IMS, comuníquese sobre el proyecto allí mismo en la tarea. Y si los miembros del equipo se están retrasando en las fechas de vencimiento, simplemente puede @mention, o su gerente, para ayudar a que las tareas se despegan.

Para garantizar que los transportes y la colaboración sean lisos, todos necesitan visibilidad en roles, expectativas y progreso del proyecto en tiempo real. Una plantilla de Kanban facilita que los equipos visualicen ese progreso al tiempo que brindan la consistencia que ayuda a los gerentes a localizar los cuellos de botella y los patrones que impactan la productividad.

Con una plantilla de Kaban, usted "Kan" mejora continuamente los procesos del proyecto.

Las metas son más agresivas que nunca y se espera que los equipos mejoren los resultados del cuarto por cuarto. Para mantenerse al día, debe hacer más que simplemente sostener la producción, debe optimizarlo.

Uno de los mayores beneficios de una plantilla de Kanban es que puede usarlo en la parte superior de los flujos de trabajo existentes. Es flexible y fácil de adoptar, lo que ayuda a su equipo a mantener el impulso. Cayering Kanban sobre sus proyectos trae problemas a la luz para que pueda introducir un cambio positivo con el tiempo. En lugar de llevar a todo su equipo de las herramientas y el ritmo que están acostumbrados, puede detectar fácilmente dónde están ocurriendo los cuellos de botella e implementar correcciones pequeñas.

Como julia wester de Todos los dias kanban [dieciséis]dice,

"El método de Kanban es un enfoque para gestión del cambio[dieciséis]que está diseñado para cumplir con la mínima resistencia. Por lo tanto, fomenta los pequeños cambios incrementales y evolutivos continuos en su sistema actual. Los cambios de barrido se desaniman porque generalmente se encuentran con una mayor resistencia debido al miedo o la incertidumbre. ¡Lo llamo 'Baby Steps to Awesometeness!' "

Una plantilla de Kanban permite las correcciones de cursos pequeños que lo hacen la vida más fácil para usted y su equipo, al tiempo que optimiza la productividad para ayudarlo a cumplir con los objetivos. La bonificación? Cuando su plantilla de Kanban vive en su plataforma de gestión de trabajo, usted proporciona a todos Transparencia, consistencia, visibilidad y una fuente única documentada de verdad en cada paso de un proyecto.

Sí, tú "Kan"! Empezar hoy con Gestor de tareas UDN Plantilla de kanban gratis

Ahora conoces las ventajas y Desventajas de ágil[dieciséis], ¿estás listo para crear un Equipo de kanban[dieciséis] ? Gestor de tareas UDN Te tengo cubierto. Hemos construido una plantilla Kanban flexible para ayudarlo a comenzar de inmediato. Descarga tu plantilla gratuita de Kanban ahora[dieciséis] !

Con Gestor de tareas UDN , su plantilla de proyecto Kanban se almacena en la nube, por lo que incluso equipos remotos[dieciséis]tener una visibilidad completa. Con esta plantilla de proyecto Kanban, puede abandonar sus notas y pizarras pegajosas y hacer uso de una poderosa vista de la placa digital que es completamente personalizable para satisfacer sus necesidades.