Använd det eller förlora det! De bästa projektledningsprogramvarans antagande tips

Du har investerat en betydande mängd av din värdefulla tid och pengar till forskning, inköp och installerar det bästaprojektledningprogramvara. Tyvärr kommer det att vara för ingenting om ditt lag inte använder det.

Dålig adoption betyder att ditt lag misslyckas med att vinnafördelarna med programvaran, Till exempel:

Dålig användarantagande innebär också att du inte kommer att fånga tillräckligt med data i ditt verktyg. Denna brist på exakt, värdefulla data kommer att resultera i att det inte är möjligt att få värdefulla organisatoriska insikter.

Vi har undersökt de främsta anledningarna att företagen inte antar det bästaProgramhanteringsprogramoch samlade 5 av de bästa tipsen för att säkerställa att det inte händer med dig.

5 skäl till att företag misslyckades med att anta sin projektledningsprogramvara

Orsak # 1: Brist på anställdas inköp

För dina anställdaatt anta någon förändring, de behöver först förstå, komma överens och begå den föreslagna förändringen.

Vid genomförandet av en nyprojektFörvaltningsprogramvara, du kan uppleva brist på inköp av en av två anledningar:

Så här åtgärdar du det här: Hantera förändring på en individuell nivå

Det finns7 olika personlighetstypersom du kan stöta på när du implementerar någon förändring. Förstå dessa personligheter, och anpassar ditt tillvägagångssätt för var och en av dem, kommer att öka nivån på inköp du får.

Till exempel är en skeptisk sannolikt att ogilla någon föreslagen förändring. Denna typ av person vill att saker ska vara så som de är. För att få dem att köpa in, involvera dem i färd med att väljaBästa Enterprise Project Management Software .

En teknofé, å andra sidan, skulle ogillar att vara involverad i urvalsprocessen, eftersom det lätt kunde bli överväldigande för dem. Istället kommer att erbjuda individuella träningssessioner på det slutliga verktyget för val att bidra till att öka inköp. Att tillhandahålla en-mot-ett-stöd, tålamod och positivt stöd är viktigt för denna personlighetstyp.

Orsak # 2: En brist på utbildning och utbildning

Även de bästa apps för projektledning kommer att misslyckas om dina anställda inte kan använda dem säkert och bekvämt. Ditt lag behöver korrekt information och utbildning för att anpassa sig till din nya projekthanteringsprogramvara.

Några av de bästa gratis projektledningsprogramvaranLösningar kommer utan stöd - det betyder ingen träning eller ombord tillhandahålls av mjukvaruförsäljarna. Du är ensam för att säkerställa att dina anställda har tillräcklig kunskap och skicklighet att känna sig bekväma med det nya verktyget. Innan de når den nivån av komfort, kommer de inte att anta din nya programvara helt.

Hur man fixar detta: Investera i ombordstigning

Du kan erbjuda träning och ombord på internt eller du kan be leverantören att ge en erfaren tränare. Hur som helst kommer att kräva en förhandsinvestering för att säkerställa att ditt team framgångsrikt antar det nya verktyget.

Ofta är leverantörsutbildningen effektivare, eftersom de redan har kunskap, erfarenhet och material. Vilken väg du väljer bör du innehålla följande metoder idin träningsplan :

Orsak # 3: Det är bara ett annat verktyg som de måste använda

Dagens digitala marknadsplats erbjuder anställda ett verktyg för allt, från att förkorta webbadresser för att generera e-post signaturer. Det har rapporterats detFacebook erbjuder anställda 175 olika verktyg .

Alla älskar alternativ, men det finns en sådan sak som applikation överbelastning. Att behöva lära sig och byta mellan dussintals verktyg varje dag är mer av ett hinder än en hjälp. För att inte tala om viktig information är isolerad, eller sett, när dessa verktyg inte "pratar" till varandra, vilket kräver att medarbetare slösa bort värdefull tid som navigerar och kopierar / klistrar text över webbläsarflikar eller andra gränssnitt.

Så här åtgärdar du det här: Integrera med befintliga verktyg

De bästa verktygen för projektledning är utformade för att integrera med många andra system. Detta beror på att även den bästa projektledningsprogramvaran inte kommer att användas om det bara är ett fristående verktyg som ditt lag förväntas hantera.

För den största nivån på adoption, se till att du integrerar programvaran med verktyg som ditt lag redan använder dagligen och kan inte leva utan. Att integrera med sina dagliga kommunikationsverktyg, som Gmail och Slack, är en bra metod för att uppmuntra regelbunden användning.

Anslut till VerktygLiksom Adobe Creative Suite tillåter människor att fortsätta arbeta i de verktyg de älskar medan de är anslutna till projektledningsprogramvaran. Detta bidrar till att projektledningsprogramvaran är den nya "Enkel källa till sanning, "Vilka människor kommer att lita på och anta.

Orsak # 4: En storlek passar inte alla

En annan undergång av gratis projekthanteringsprogram är att den ofta är utformad för att passa en typ av projekt eller metodik. Det kan sakna anpassningsförmågan och anpassning som krävs för att vara användbar i hela organisationen.

Olika intressenter kommer att önska att använda verktyget på olika sätt. Olika sponsorer och kunder kan önska att se olika rapporter. Bottenlinjen är att människor är olika, och om det valda verktyget inte stöder dessa skillnader, är sannolikheten för att den antas.

Hur man fixar detta: Håll anpassningen i åtanke

Det är viktigt att väljaett verktyg som är tillräckligt flexibeltAtt stödja olika projektkrav och människors unika arbetsstilar.

Låt oss säga att du för närvarande omfamnarAgile metodikav projektledning, så du har valt det bästaAgile Project Management Software. Vad händer om 6 månader från och med nu, ett nytt projekt föreslås som är mycket bättre lämpat för Prince2-metodiken?

Du kommer att bli tvungen att göra något av följande:

Inget av dessa alternativ är idealiska för framgången för ditt projekt, och de kan skapa frustration och motstånd bland ditt lag.

Tillåter användare att anpassa sina egna erfarenheter inom verktyget hjälper också till att förbättra antagandet. Till exempel, om de kan skapa individuella synpunkter och rapporter som återspeglar sin arbetsstil, blir de mer bekväma med programvaran. Vissa människor som är mer visuella kan föredraatt arbeta med en tidslinje, medan andra kanske föredrar en tabellvy.

Orsak # 5: Det finns brist på advocacy

Forskning visar detmänniskor har en naturlig tendensatt följa förfrågningar när de vet och förstår motiveringen bakom den. Om människor inte ivrigt antar en ny förändring är det en indikation på att de inte förstår orsaken till förändringen.

Detta kan bero på något av följande:

Hur man fixar detta: Fokusera på "Varför"

Som med något projekt är det viktigt att ha en stark sponsor eller förespråkare och att bygga och främja utmärkt kommunikation.

För att se till att människor hör vad de behöver för att förstå och anta verktyget, betona "varför". Det är viktigt att inte fokusera enbart på hur man använder den nya projektledningsprogramvaran eller påVilka enkla men ändå bra funktioner det erbjuder. Du vill inte bara berätta för ditt lag som de måste använda det nya verktyget.

Se till att de förstår varför det är viktigt för företaget och vad som är i det för dem. Kommer det att göra jobbet enklare, eller spara dem? Kommer det att frigöra dem för att göra mer värdefullt arbete? Se till att du markerarde fördelar de kommer att upplevafrån att använda verktygen. När det är möjligt, använd data för att illustrera dessa punkter. Försök att identifiera kriterier med Dessa frågor när du utvärderar den bästa projektledningsprogramvaranför dina behov.

Det här kan varaData från andra företagoch hur de upplevde större effektivitet och effektivitet från att använda samma verktyg. Eller det kan vara dina interna data när du implementerar den nya programvaran och börjar uppleva dina egna.

Här är några anledningar att du kan dela med ditt team varför de borde vilja använda den bästa projektledningsprogramvaran:

Framgångsrik antagande av den bästa projektledningsprogramvaran

Nyckeln till någon framgångsrik förändring är att se till att dina anställda är engagerade. Fokusera på att involvera dem på sätt som matchar sina personligheter och kommunicerar under hela processen. Markera de fördelar de kommer att uppleva och stödja dem som de anpassar sig. Vill du prova nya projekthanteringsprogram? Kolla in våra val förDe bästa projekthanteringsundersökningswebbplatserna .

UDN Task Managerger ombord och träningsstöd för att hjälpa dina lagmedlemmar att känna sig bekväma och övertygade med en av de bästa onlineProjekthanteringsverktyg. Om du letar efter programvara som kan integrera med ditt lags favoriter och är mycket anpassningsbar till sina preferenser, varför inte starta enfri rättegångi dag?