Gunakan atau kalah! Tips Adopsi Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik

Anda telah menginvestasikan sejumlah besar waktu dan uang Anda yang berharga untuk meneliti, membeli, dan memasang yang terbaikmanajemen proyekperangkat lunak. Sayangnya, itu semua untuk apa-apa jika tim Anda tidak menggunakannya.

Adopsi yang buruk berarti tim Anda gagal mendapatkanKeuntungan dari perangkat lunak, seperti:

Adopsi pengguna yang buruk juga berarti Anda tidak akan menangkap data yang cukup di dalam alat Anda. Kurangnya data yang akurat, berharga ini akan menghasilkan kegagalan untuk mendapatkan wawasan organisasi yang berharga.

Kami telah meneliti alasan utama perusahaan gagal mengadopsi bahkan yang terbaikPerangkat Lunak Manajemen Program.dan mengumpulkan 5 dari tips terbaik untuk memastikan ini tidak terjadi pada Anda.

5 Alasan mengapa perusahaan gagal mengadopsi perangkat lunak manajemen proyek mereka

Alasan # 1: Kurangnya Beli Karyawan

Untuk karyawan AndaUntuk mengadopsi perubahan apa pun, mereka pertama-tama perlu memahami, setuju, dan berkomitmen pada perubahan yang diusulkan.

Saat menerapkan yang baruproyekPerangkat lunak manajemen, Anda dapat mengalami kurangnya pembelian karena satu dari dua alasan:

Cara Memperbaiki Ini: Kelola Perubahan pada Tingkat Individu

Ada7 tipe kepribadian yang berbedayang mungkin Anda temui saat mengimplementasikan perubahan apa pun. Memahami kepribadian ini, dan mengadaptasi pendekatan Anda untuk masing-masing, akan meningkatkan tingkat pembelian yang Anda terima.

Misalnya, skeptis kemungkinan tidak menyukai perubahan yang diusulkan; Jenis orang ini menginginkan sesuatu untuk tetap seperti itu. Untuk membuat mereka membeli, melibatkan mereka dalam proses pemilihanPerangkat Lunak Manajemen Proyek Perusahaan Terbaik .

Teknofobe, di sisi lain, tidak suka terlibat dalam proses seleksi karena dapat dengan mudah menjadi luar biasa bagi mereka. Sebaliknya, menawarkan sesi pelatihan individu pada alat terakhir pilihan akan membantu meningkatkan pembelian mereka. Memberikan dukungan, kesabaran, dan dukungan positif satu lawan satu penting untuk tipe kepribadian ini.

Alasan # 2: kurangnya pelatihan dan pendidikan

Bahkan aplikasi terbaik untuk manajemen proyek akan gagal jika karyawan Anda tidak dapat menggunakannya dengan percaya diri dan nyaman. Tim Anda membutuhkan informasi dan pelatihan yang tepat untuk beradaptasi secara memadai dengan perangkat lunak manajemen proyek baru Anda.

Beberapa perangkat lunak manajemen proyek gratis terbaikSolusi datang tanpa dukungan - ini berarti tidak ada pelatihan atau onboard yang disediakan oleh vendor perangkat lunak. Anda pergi sendiri untuk memastikan bahwa karyawan Anda memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup untuk merasa nyaman menggunakan alat baru. Sampai mereka mencapai tingkat kenyamanan itu, mereka tidak akan sepenuhnya mengadopsi perangkat lunak baru Anda.

Cara Memperbaiki Ini: Investasikan Di Boarding

Anda dapat menyediakan pelatihan dan on-stilling di rumah atau Anda dapat meminta vendor untuk menyediakan pelatih yang berpengalaman. Either way, on-boarding akan membutuhkan investasi di muka untuk memastikan tim Anda berhasil mengadopsi alat baru.

Seringkali, pelatihan yang disediakan vendor lebih efisien, karena mereka memiliki pengetahuan, pengalaman, dan materi yang sudah ada. Jalan mana pun yang Anda pilih, Anda harus memasukkan metode berikut ke dalamnyarencana pelatihan Anda :

Alasan # 3: Ini hanya alat lain yang harus mereka gunakan

Marketplace digital saat ini menawarkan alat karyawan untuk semuanya, dari pemendekan URL untuk menghasilkan tanda tangan email. Sudah dilaporkan ituFacebook menawarkan karyawan 175 alat yang berbeda .

Semua orang suka opsi, tetapi ada yang namanya kelebihan aplikasi. Harus belajar dan beralih di antara puluhan alat setiap hari lebih dari hambatan daripada bantuan. Belum lagi informasi penting diisolasi, atau sutra, ketika alat-alat ini tidak "berbicara" satu sama lain, membutuhkan karyawan untuk menghabiskan waktu berharga menavigasi dan menyalin / menempelkan teks di antarmuka browser atau antarmuka lainnya.

Cara Memperbaiki Ini: Integrasikan dengan Alat yang Ada

Alat terbaik untuk manajemen proyek dirancang untuk berintegrasi dengan banyak sistem lainnya. Ini karena bahkan perangkat lunak manajemen proyek terbaik tidak akan digunakan jika itu hanya satu alat yang lebih berdiri sendiri yang diperkirakan tim Anda.

Untuk tingkat adopsi terbesar, pastikan Anda mengintegrasikan perangkat lunak dengan alat yang sudah digunakan tim Anda setiap hari dan tidak dapat hidup tanpanya. Mengintegrasikan dengan alat komunikasi harian mereka, seperti Gmail dan Slack, adalah metode yang bagus untuk mendorong penggunaan reguler.

Menghubungkan ke AlatSeperti Adobe Creative Suite akan memungkinkan orang untuk terus bekerja di alat yang mereka sukai saat tetap terhubung dengan perangkat lunak manajemen proyek. Ini membantu memastikan bahwa perangkat lunak manajemen proyek adalah yang baru "Sumber kebenaran tunggal, "Orang mana yang akan mengandalkan dan mengadopsi.

Alasan # 4: satu ukuran tidak cocok untuk semua

Kejatuhan lain dari perangkat lunak manajemen proyek gratis adalah bahwa itu sering dirancang hanya agar sesuai dengan satu jenis proyek atau metodologi. Mungkin tidak memiliki kemampuan beradaptasi dan penyesuaian yang diperlukan untuk bermanfaat di seluruh organisasi.

Para pemangku kepentingan yang berbeda ingin menggunakan alat dengan cara yang berbeda. Sponsor dan pelanggan yang berbeda mungkin ingin melihat laporan yang berbeda. Intinya adalah bahwa orang berbeda, dan jika alat yang dipilih tidak mendukung perbedaan ini, kemungkinan diadopsi berkurang.

Cara Memperbaiki Ini: Simpan Kustomisasi dalam Pikiran

Penting untuk memilihalat yang cukup fleksibelUntuk mendukung persyaratan proyek yang berbeda dan gaya kerja orang yang unik.

Katakanlah Anda saat ini merangkulMetodologi Agile.manajemen proyek, jadi Anda telah memilih yang terbaikPerangkat Lunak Manajemen Proyek Agile. Apa yang terjadi jika 6 bulan dari sekarang, sebuah proyek baru diusulkan yang jauh lebih cocok untuk metodologi Prince2?

Anda akan dipaksa untuk melakukan salah satu dari yang berikut:

Tidak satu pun dari opsi tersebut ideal untuk keberhasilan proyek Anda, dan mereka dapat menciptakan frustrasi dan perlawanan di antara tim Anda.

Mengizinkan pengguna untuk menyesuaikan pengalaman mereka sendiri dalam alat ini juga membantu meningkatkan adopsi. Misalnya, jika mereka dapat membuat tampilan individu dan laporan yang mencerminkan gaya kerja mereka, mereka akan menjadi lebih nyaman dengan perangkat lunak. Beberapa orang yang lebih suka visual lebih sukauntuk bekerja dengan timeline, sementara yang lain mungkin lebih suka tampilan tabel.

Alasan # 5: Ada kekurangan advokasi

Penelitian menunjukkan ituOrang-orang memiliki kecenderungan alamiuntuk mematuhi permintaan ketika mereka tahu dan memahami alasan di belakangnya. Jika orang tidak dengan bersemangat mengadopsi perubahan baru, ini merupakan indikasi bahwa mereka tidak mengerti alasan untuk perubahan itu.

Ini mungkin karena salah satu dari yang berikut:

Cara Memperbaiki Ini: Fokus pada "mengapa"

Seperti halnya proyek apa pun, penting untuk memiliki sponsor atau advokat yang kuat dan untuk membangun dan mempromosikan komunikasi yang sangat baik.

Untuk memastikan orang mendengar apa yang perlu mereka pahami dan adopsi alat itu, tekankan "mengapa." Penting untuk tidak fokus pada cara menggunakan perangkat lunak manajemen proyek baru atau padaApa saja fitur sederhana namun hebat yang ditawarkannya. Anda tidak ingin memberi tahu tim Anda bahwa mereka harus menggunakan alat baru.

Pastikan mereka memahami mengapa itu penting bagi perusahaan dan apa yang ada di dalamnya untuk mereka. Apakah itu akan membuat pekerjaan mereka lebih mudah, atau menghemat waktu mereka? Apakah akan membebaskan mereka untuk melakukan pekerjaan yang lebih berharga? Pastikan Anda menyorotimanfaat yang akan mereka alamidari menggunakan alat. Kapan pun memungkinkan, gunakan data untuk mengilustrasikan poin-poin ini. Coba identifikasi kriteria dengan Pertanyaan-pertanyaan ini ketika mengevaluasi perangkat lunak manajemen proyek terbaikuntuk kebutuhan Anda.

Ini bisadata dari perusahaan laindan bagaimana mereka mengalami efisiensi dan efektivitas yang lebih besar dari menggunakan alat yang sama. Atau dapat berupa data internal Anda saat Anda menerapkan perangkat lunak baru dan mulai mengalami kemenangan milik Anda sendiri.

Berikut adalah beberapa alasan yang dapat Anda bagikan dengan tim Anda mengapa mereka ingin menggunakan perangkat lunak manajemen proyek terbaik:

Keberhasilan adopsi perangkat lunak manajemen proyek terbaik

Kunci untuk setiap perubahan yang berhasil adalah memastikan karyawan Anda terlibat. Fokus pada melibatkan mereka dengan cara yang sesuai dengan kepribadian mereka, dan berkomunikasi di seluruh proses. Sorot manfaat yang akan mereka alami, dan dukung mereka saat mereka beradaptasi. Mencari untuk mencoba perangkat lunak manajemen proyek baru? Lihat pilihan kami untukSitus Tinjauan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik .

UDN Task Manager.menyediakan dukungan onboard dan pelatihan untuk membantu anggota tim Anda merasa nyaman dan percaya diri dengan salah satu yang terbaik onlineAlat Manajemen Proyek. Jika Anda mencari perangkat lunak yang dapat berintegrasi dengan favorit tim Anda dan sangat dapat disesuaikan dengan preferensi mereka, mengapa tidak memulaipercobaan gratishari ini?