Χρησιμοποιήστε το ή χάστε το! Οι καλύτερες συμβουλές υιοθεσίας λογισμικού διαχείρισης έργου

Έχετε επενδύσει ένα σημαντικό ποσό του πολύτιμου χρόνου και χρήματός σας σχετικά με την έρευνα, την αγορά και την εγκατάσταση του καλύτερουδιαχείριση έργουλογισμικό. Δυστυχώς, θα είναι όλοι για τίποτα αν η ομάδα σας δεν το χρησιμοποιεί.

Κακή υιοθεσία σημαίνει ότι η ομάδα σας αποτυγχάνει να κερδίσειτα πλεονεκτήματα του λογισμικού, όπως:

Η κακή υιοθέτηση χρηστών σημαίνει επίσης ότι δεν θα καταγράψετε αρκετά δεδομένα μέσα στο εργαλείο σας. Αυτή η έλλειψη ακριβών, πολύτιμων δεδομένων θα έχει ως αποτέλεσμα την αποτυχία να αποκτήσει πολύτιμες οργανωτικές ιδέες.

Έχουμε ερευνήσει τους κορυφαίους λόγους που οι εταιρείες αποτυγχάνουν να υιοθετήσουν ακόμη και τα καλύτεραΛογισμικό διαχείρισης προγραμμάτωνΚαι συγκεντρώθηκαν 5 από τις καλύτερες συμβουλές για να βεβαιωθείτε ότι αυτό δεν συμβαίνει σε εσάς.

5 λόγοι για τους οποίους οι εταιρείες δεν υιοθετήσουν το λογισμικό διαχείρισης έργων τους

Αιτία # 1: Έλλειψη αγοράς εργαζομένων

Για τους υπαλλήλους σαςνα υιοθετήσει οποιαδήποτε αλλαγή, πρέπει πρώτα να καταλάβουν, να συμφωνήσουν και να δεσμευτούν στην προτεινόμενη αλλαγή.

Κατά την εφαρμογή ενός νέουέργοΛογισμικό διαχείρισης, θα μπορούσατε να αντιμετωπίσετε την έλλειψη buy-in για έναν από τους δύο λόγους:

Πώς να διορθώσετε αυτό: Διαχειριστείτε την αλλαγή σε ένα μεμονωμένο επίπεδο

Υπάρχουν7 διαφορετικοί τύποι προσωπικότηταςότι ενδέχεται να αντιμετωπίσετε κατά την εφαρμογή οποιασδήποτε αλλαγής. Η κατανόηση αυτών των προσωπικοτήτων και η προσαρμογή της προσέγγισής σας σε κάθε ένα από αυτά, θα αυξήσει το επίπεδο buy-in που λαμβάνετε.

Για παράδειγμα, ένας σκεπτικιστής είναι πιθανό να μην αρέσει οποιαδήποτε προτεινόμενη αλλαγή. Αυτός ο τύπος ατόμου θέλει τα πράγματα να παραμείνουν όπως είναι. Για να τους αγοράσετε, να τους εμπλέξουν στη διαδικασία επιλογής τουΚαλύτερο λογισμικό διαχείρισης έργου επιχειρήσεων .

Μια τεχνολογία, από την άλλη πλευρά, δεν θα άρεσε να συμμετέχει στη διαδικασία επιλογής, καθώς θα μπορούσε εύκολα να γίνει συντριπτική τους. Αντ 'αυτού, προσφέροντας ατομικές εκπαιδευτικές συνεδρίες στο τελικό εργαλείο επιλογής, θα συμβάλει στην αύξηση του buy-in. Η παροχή υποστήριξης, υπομονή και θετική υποστήριξη είναι σημαντική για αυτόν τον τύπο προσωπικότητας.

Αιτία # 2: έλλειψη εκπαίδευσης και εκπαίδευσης

Ακόμη και οι καλύτερες εφαρμογές για τη διαχείριση έργων θα αποτύχουν εάν οι υπάλληλοί σας δεν είναι σε θέση να τα χρησιμοποιήσουν με αυτοπεποίθηση και άνετα. Η ομάδα σας χρειάζεται κατάλληλες πληροφορίες και εκπαίδευση για να προσαρμοστεί επαρκώς στο νέο λογισμικό διαχείρισης έργου.

Μερικά από το καλύτερο δωρεάν λογισμικό διαχείρισης έργωνΟι λύσεις δεν έρχονται χωρίς υποστήριξη - αυτό σημαίνει ότι δεν παρέχεται εκπαίδευση ή επί του πλανήτη από τους πωλητές λογισμικού. Αφήστε μόνοι σας για να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν επαρκείς γνώσεις και δεξιότητες για να αισθανθούν άνετα χρησιμοποιώντας το νέο εργαλείο. Μέχρι να φτάσουν σε αυτό το επίπεδο άνεσης, δεν θα υιοθετήσουν πλήρως το νέο σας λογισμικό.

Πώς να διορθώσετε αυτό: επενδύστε σε on-boarding

Μπορείτε να παρέχετε την εκπαίδευση και στο επίκεντρο στο σπίτι ή μπορείτε να ζητήσετε από τον πωλητή να παράσχει έναν έμπειρο εκπαιδευτή. Είτε έτσι είτε αλλιώς, η επιβίβαση θα απαιτήσει μια επένδυση εκ των προτέρων για να εξασφαλίσει ότι η ομάδα σας υιοθετεί επιτυχώς το νέο εργαλείο.

Συχνά, η κατάρτιση που παρέχεται στον προμηθευτή είναι πιο αποτελεσματική, καθώς έχουν τη γνώση, την εμπειρία και τα υλικά που βρίσκονται ήδη στο χέρι. Όποια διαδρομή επιλέγετε, θα πρέπει να ενσωματώσετε τις ακόλουθες μεθόδουςτο εκπαιδευτικό σας σχέδιο :

Αιτία # 3: Είναι απλώς ένα άλλο εργαλείο που πρέπει να χρησιμοποιήσουν

Η σημερινή ψηφιακή αγορά προσφέρει στους υπαλλήλους ένα εργαλείο για τα πάντα, από τη συντόμευση URL για τη δημιουργία υπογραφών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έχει αναφερθεί ότιΤο Facebook προσφέρει στους υπαλλήλους 175 διαφορετικά εργαλεία .

Όλοι αγαπούν τις επιλογές, αλλά υπάρχει κάτι τέτοιο όπως η υπερφόρτωση της εφαρμογής. Πρέπει να μάθετε και να αλλάξετε ανάμεσα σε δεκάδες εργαλεία κάθε μέρα είναι περισσότερο εμπόδιο από μια βοήθεια. Για να μην αναφέρουμε σημαντικές πληροφορίες, ή να στερεωθούν, όταν αυτά τα εργαλεία δεν μιλούν ο ένας στον άλλο, απαιτώντας τους υπαλλήλους να σπαταλούν πολύτιμο χρόνο πλοήγησης και αντιγραφή / επικόλληση κειμένου σε όλες τις καρτέλες του προγράμματος περιήγησης ή άλλες διεπαφές.

Πώς να διορθώσετε αυτό: Ενσωματώστε με τα υπάρχοντα εργαλεία

Τα καλύτερα εργαλεία για τη διαχείριση έργων έχουν σχεδιαστεί για να ενσωματώσουν με πολλά άλλα συστήματα. Αυτό συμβαίνει επειδή ακόμη και το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης έργων δεν θα χρησιμοποιηθεί αν είναι μόνο ένα ακόμα αυτόνομο εργαλείο που η ομάδα σας αναμένεται να αντιμετωπίσει.

Για το μεγαλύτερο επίπεδο υιοθεσίας, βεβαιωθείτε ότι έχετε ενσωματώσει το λογισμικό με εργαλεία που η ομάδα σας χρησιμοποιεί ήδη καθημερινά και δεν μπορεί να ζήσει χωρίς. Η ενσωμάτωση με τα καθημερινά εργαλεία επικοινωνίας τους, όπως το Gmail και το χαλαρό, είναι μια μεγάλη μέθοδος για την ενθάρρυνση της τακτικής χρήσης.

Σύνδεση με εργαλείαΌπως και η Adobe Creative Suite θα επιτρέψει στους ανθρώπους να συνεχίζουν να εργάζονται στα εργαλεία που αγαπούν, ενώ διαμένουν συνδεδεμένοι στο λογισμικό διαχείρισης έργων. Αυτό βοηθά στην εξασφάλιση ότι το λογισμικό διαχείρισης έργων είναι το νέο "Ενιαία πηγή αλήθειας, "Ποιοι άνθρωποι θα βασιστούν και θα υιοθετήσουν.

Αιτία # 4: Ένα μέγεθος δεν ταιριάζει σε όλα

Μια άλλη πτώση του δωρεάν λογισμικού διαχείρισης έργων είναι ότι συχνά σχεδιάζεται μόνο για να ταιριάζει με ένα είδος έργου ή μεθοδολογίας. Μπορεί να στερείται η προσαρμοστικότητα και η προσαρμογή που απαιτείται για να είναι χρήσιμη σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Διαφορετικοί ενδιαφερόμενοι θα επιθυμούν να χρησιμοποιήσουν το εργαλείο με διαφορετικούς τρόπους. Διαφορετικοί χορηγοί και πελάτες ενδέχεται να επιθυμούν να δουν διαφορετικές αναφορές. Η κατώτατη γραμμή είναι ότι οι άνθρωποι είναι διαφορετικοί και εάν το επιλεγμένο εργαλείο δεν υποστηρίζει αυτές τις διαφορές, η πιθανότητα να υιοθετηθεί μειώνεται.

Πώς να διορθώσετε αυτό: Κρατήστε κατά νου την προσαρμογή

Είναι σημαντικό να επιλέξετεένα εργαλείο που είναι αρκετά ευέλικτοΓια να υποστηρίξετε διαφορετικές απαιτήσεις έργου και μοναδικά στυλ εργασίας των ανθρώπων.

Ας πούμε ότι αγκαλιάστε τοευκίνητη μεθοδολογίατης διαχείρισης του έργου, έτσι έχετε επιλέξει το καλύτεροΕυέλικτο λογισμικό διαχείρισης έργου. Τι συμβαίνει εάν 6 μήνες από τώρα, προτείνεται ένα νέο έργο που είναι πολύ πιο κατάλληλο για τη μεθοδολογία Prince2;

Θα αναγκαστεί να κάνετε ένα από τα παρακάτω:

Καμία από τις επιλογές αυτές δεν είναι ιδανική για την επιτυχία του έργου σας, και μπορούν να δημιουργήσουν απογοήτευση και αντίσταση μεταξύ της ομάδας σας.

Επιτρέποντας στους χρήστες να προσαρμόσουν τις δικές τους εμπειρίες στο πλαίσιο του εργαλείου συμβάλλουν επίσης στη βελτίωση της υιοθεσίας. Για παράδειγμα, εάν μπορούν να δημιουργήσουν ατομικές προβολές και αναφορές που αντικατοπτρίζουν το στυλ εργασίας τους, θα γίνουν πιο άνετα με το λογισμικό. Μερικοί άνθρωποι που είναι πιο οπτικοί μπορεί να προτιμούννα συνεργαστείτε με ένα χρονοδιάγραμμα, ενώ άλλοι μπορεί να προτιμούν μια προβολή πίνακα.

Αιτία # 5: Υπάρχει έλλειψη υπεράσπισης

Η έρευνα δείχνει ότιοι άνθρωποι έχουν μια φυσική τάσηΝα συμμορφωθούν με τα αιτήματα όταν γνωρίζουν και κατανοούν το σκεπτικό πίσω από αυτό. Εάν οι άνθρωποι δεν υιοθετούν με ανυπομονησία μια νέα αλλαγή, είναι ένδειξη ότι δεν καταλαβαίνουν τον λόγο για την αλλαγή.

Αυτό μπορεί να οφείλεται σε οποιοδήποτε από τα ακόλουθα:

Πώς να διορθώσετε αυτό: Εστίαση στο "Γιατί"

Όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε έργο, είναι σημαντικό να έχουμε έναν ισχυρό χορηγό ή να υποστηρίξετε και να δημιουργήσετε και να προωθήσετε την άριστη επικοινωνία.

Για να εξασφαλιστεί ότι οι άνθρωποι ακούνε τι πρέπει να κατανοήσουν και να υιοθετήσουν το εργαλείο, τονίζουν "τον λόγο". Είναι σημαντικό να μην εστιάσετε αποκλειστικά πώς να χρησιμοποιήσετε το νέο λογισμικό διαχείρισης έργου ήΤι απλά αλλά εξαιρετικά χαρακτηριστικά που προσφέρει. Δεν θέλετε να πείτε μόνο στην ομάδα σας ότι πρέπει να χρησιμοποιήσουν το νέο εργαλείο.

Βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνουν γιατί είναι σημαντικό για την εταιρεία και τι είναι σε αυτό για αυτούς. Θα κάνει τη δουλειά τους ευκολότερη ή να τα σώσει χρόνο; Θα τα απελευθερώσει για να κάνει πιο πολύτιμη δουλειά; Βεβαιωθείτε ότι έχετε επισημάνειτα οφέλη που θα βιώσουναπό τη χρήση των εργαλείων. Όποτε είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε δεδομένα για να απεικονίσετε αυτά τα σημεία. Δοκιμάστε να εντοπίσετε κριτήρια με Αυτές οι ερωτήσεις κατά την αξιολόγηση του καλύτερου λογισμικού διαχείρισης έργουγια τις ανάγκες σας.

Αυτό μπορεί να είναιΔεδομένα από άλλες εταιρείεςκαι πώς βίωσαν μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και αποτελεσματικότητα από τη χρήση του ίδιου εργαλείου. Ή μπορεί να είναι τα εσωτερικά σας δεδομένα καθώς εφαρμόζετε το νέο λογισμικό και αρχίστε να γνωρίσετε τις δικές σας νίκες.

Εδώ είναι μερικοί λόγοι για τους οποίους μπορείτε να μοιραστείτε με την ομάδα σας γιατί πρέπει να θέλουν να χρησιμοποιήσουν το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης έργου:

Επιτυχημένη υιοθέτηση του καλύτερου λογισμικού διαχείρισης έργου

Το κλειδί για οποιαδήποτε επιτυχημένη αλλαγή είναι να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας εμπλέκονται. Εστίαση στην συμμετοχή τους με τρόπους που ταιριάζουν με τις προσωπικότητες τους και επικοινωνούν καθ 'όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Επισημάνετε τα οφέλη που θα βιώσουν και θα τους υποστηρίξουν όπως προσαρμόζονται. Ψάχνετε να δοκιμάσετε το νέο λογισμικό διαχείρισης έργου; Ελέγξτε τις επιλογές μας γιαΟι καλύτεροι ιστότοποι ανασκόπησης λογισμικού διαχείρισης έργων .

UDN Task ManagerΠαρέχει υποστήριξη επί του σκάφους και κατάρτισης για να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας σας να αισθάνονται άνετα και σίγουροι με ένα από τα καλύτερα onlineΕργαλεία διαχείρισης έργων. Εάν ψάχνετε για λογισμικό που μπορεί να ενσωματώσει με τα αγαπημένα της ομάδας σας και είναι εξαιρετικά προσαρμόσιμο στις προτιμήσεις τους, γιατί να μην ξεκινήσετε έναδωρεάν δοκιμήσήμερα?