Ny till kostnadshantering? Börja här.
Sammanfattning
Effektivt uppskattar, budget och hanterar projektkostnader med kostnadshantering. I den här artikeln tittar vi på de 6 stegen av kostnadshantering, liksom fördelarna och nackdelarna med denna process. Använd kostnadshantering på ditt nästa projekt för att stanna inom din projektbudget varje gång.
Exakt uppskattning och övervakning av dinProjektbudgetär ett av de bästa sätten att ställa in ditt projekt för framgång från början. Denna process är känd som kostnadshantering - sex steg för att hjälpa dig att definiera och stanna kvar på budgetens varaktighet. I den här handboken går vi över kostnadshanteringsprocessen och hur du kan genomföra denna process på ditt nästa projekt.
Vad är kostnadshantering?
Kostnadshantering är beräkningsprocessen, budgetering och kontroll av projektkostnader. Vanligtvis börjar kostnadshanteringsprocessen underProjektinitiering och planeringsfaser. Under projektets livscykel, granskar och övervakar projektets chefer för att det inte går över den godkända budgeten.
När projektet är klart, utvärderar projektledaren de faktiska kostnaderna mot kostnadsberäkningarna för att samla in någonlärdomarfrån projektet. Detta kan hjälpa till med prognoser och benchmarking på framtida projekt.
Varför kostnadshanteringsfrågor
Kostnadshantering är en kritisk del av projektplanering och projektledning. Med effektiv kostnadshantering kan du skapa mer exakta projektplaner, utveckla en bättre förståelse för projektbegränsningar och förhindra att räckvidden kryper längre ner i linjen.
Skapa exakta projektplaner
Kostnadshantering hjälper till med två kritiska delar avProjektplaneringsprocessen: Kostnadsberäkning och kostnadskontroll. Att veta hur man noggrant uppskattar ett projekts budget är en kritiskProjektledningskunskap .
Vanligtvis kommer en projektbudget att vara en av de första sakerna du definierar. Beroende på din organisation kan det till och med vara något du definierar under projektcharteret för att kunna kasta projektet. Det beror på att utan en projektbudget, kan du inte exaktfördela resurserFör att säkert slå dina projektmål.
Förstå projektbegränsningar
Kostnaden är en av de tre elementen iProjektledningstriangel(ibland kallas trippelbegränsningar eller järntriangeln): kostnad, räckvidd och tid. Bara för att kostnaden är en av de tre projektbegränsningarna betyder inte att du inte kan öka kostnaderna - men det är viktigt att vara medveten om att ökande kostnadseffekter omfattande och tid, och vice versa.
Förhindra räckviddskryp
Att bo på budgeten är ett viktigt inslag i huruvida ett projekt är på rätt sätt. Detta förhindrar kostnadsöverskridanden, som kan spåra ett projekt och leda tillräckvidd kryp. När projektet börjar, kan kostnadskontrollprocessen hjälpa dig att hålla reda på projektbudgetar och se till att du inte går över budgeten - eller snabbt korrekt om du gör det.
Som många delar avProjektriskhanteringKostnadshantering är proaktiv istället för reaktiv. Målet är inte att utvärdera projektets prestanda efter det faktum, utan snarare att bedöma kostnadsresultat som projektet är i flygning.
6 steg till kostnadshantering
Det finns sex steg för att bygga din kostnadshanteringsplan:
1. Resourcing
Innan du kan identifiera projektkostnader behöver du först en känsla av de resurser du behöver för projektet. Att förstå dina projektresursbehov hjälper dig att uppskatta hur mycket tid, ansträngning och pengar du spenderar under ditt projekt.
A Är allt som hjälper dig att slutföra ett projekt - inklusive verktyg, pengar, tid, utrustning och till och med lagmedlemmar. Det är okej om du inte vet exakt varje detalj under den här första fasen. Målet med resurssteget i kostnadshantering är att få en ballparkuppskattning av resurserna - och som ett resultat, de kostnader du behöver för ditt projekt. Senare kommer en tydlig resurshanteringsplan att hjälpa dig med resursallokering när projektet faktiskt startar.
Du kommer att behöva:
Klart urskildProjektmål
A Hög nivå projekt färdplaneller aArbetsuppdelningsstruktur (WBS), beroende på projektets komplexitet
En tentativResurshanteringsplan
A Projekt Scope uttalande
2. Uppskattning
Under kostnadsberäkningsfasen kommer du att uppskatta kostnaderna för varje resurs för att komma fram till din eventuella projektbudget. Du kan använda ett tidigare projekt som ett riktmärke om du har en-eller du kan försöka uppskatta kostnaderna baserat på din resurshanteringsplan.
I huvudsak, under den uppskattningsfas som du svarar på en nyckelfråga: Hur mycket kostar det att uppnå dina projektmål? Tänk på att det kan finnas oväntade kostnader, så förvänta dig att bygga i en buffert 5-10% för eventuella uppskattningar.
Du behöver allt från föregående steg, tillsammans med A:
Projekt schema(eller aPERT-diagramFör mer komplexa projekt)
Lista över dinProjektleveranser
Klart urskildFramgångsmått
Liksom den första etappen av kostnadshantering måste du uppskatta kostnaderna innan du har fått godkännande för ditt projekt. Beroende på komplexiteten i ditt projekt kanske du vill skapa mer än en projektbudgetuppskattning med olika resurskostnader eller slutliga leveranser, baserat på vad du tycker dinprojektets sponsoroch verkställande intressenter kommer att godkänna. Tänk alltid på att dessa uppskattningar kan förändras.
När du har beräknat dina kostnader, skapa enprojektcharterelleraffärsfallAtt kasta ditt projekt och få bollen att rulla. Observera att du inte har avslutat kostnadshanteringsprocessen än, men du vill inte göra allt detta för ingenting.
3. Budgetering
Nu när du har allmänna uppskattningar för dina projektbehov och resurskrav, kan du börja arbeta med din projektbudget. Din projektbudget är en detaljerad plan för hur mycket du planerar att spendera under projektet, för vad, och när.
Beroende på projektets komplexitet kan "när" väsentligt påverka din kostnadshanteringsstrategi. För fleråriga projekt kanske du vill klargöra att högst 30% av din budget ska spenderas under det första året etc. Detta kan förhindra kostnadsöverskridanden senare på vägen.
Du behöver allt från de föregående stegen, tillsammans med A:
KlarProjektbudget
Projektets intressentanalys
4. sparkar av
Medan inte direkt en del av kostnadshanteringsprocessen är det här scenen när du startar ditt projekt. Se till att du har slutfört din projektbudget och gå in i så mycket detaljer som du behöver för att bli framgångsrik. Planerar att dela all denna information med dina projekt intressenter under dinProjekt kickoff möte .
Du behöver allt från de föregående stegen, tillsammans med A:
Projekt tidslinje, tillsammans med någonmilstolpar i projektet
5. Kontrollera kostnader
Huvuddelen av kostnadshanteringsprocessen sker under steg fem-thekostnadskontrollfas. När ditt projekt har lanserat är kostnadsredovisning avgörande för att hjälpa dig att undvika att överskrida din budget. Håll reda på hur du spenderar din projektbudget för att du inte behöver ta några korrigerande åtgärder. Det här är den del där du kontrollerar kostnader, om det behövs, genom att justera projektets mittflygning.
Den frekvens som du granskar det här beror på ditt projekt. Ibland vill du granska kostnaderna i realtid. I andra fall kan du checka in månadsvis eller till och med kvartalsvis. Dela kostnadsuppdateringar efter behovProjektstatusrapporterSå hela projektgruppen är på samma sida.
Tänk på att eventuella förändringar i projektets räckvidd kommer att påverka projektbudgeten och kostnaderna, så håll ett ögonblick på räckviddskryp. Om projektkostnaden avviker för mycket från vad du har budgeterat, låt dina intressenter veta så att du proaktivt kan komma med en handlingsplan.
Du behöver allt från de föregående stegen, tillsammans med A:
Universal Reporting Tool
6. Identifiera kostnadsavvikelsen
När projektet är över är det dags att utvärdera hur du gjorde. Vad var projektets totala kostnader? Hur jämförde dina faktiska kostnader med dina beräknade kostnader?
Tänk på - du vill inte vara för långt i båda riktningarna. Ett framgångsrikt projekt slutar nära (men under) den prognostiserade projektbudgeten. Om du spenderade för mycket pengar, underskattade du antingen din projektbudget eller hade för många oförutsedda kostnader. Om det händer, håll enProjekt efter mortemmöteAtt utvärdera varför det hände och förhindrade det att hända i framtiden.
På flipsidan är det inte är idealiskt för lite av din budget. Du uppskattade dessa kostnader av en anledning, och om du kom betydligt under budgeten, var din kostnadsbesökt procesing felaktig. Logga in den här informationen som historiska data och hålla det i åtanke för framtida projekt, så du kan öka din noggrannhet under kostnadsberäkningsfasen.
Fördelarna och utmaningarna med kostnadshantering
När du är klar kan kostnadshantering hjälpa dig att förbättra din projektplaneringsprocess och förhindra projektrisker längre ner på vägen. Det finns några viktiga fördelar med effektiv kostnadshantering - såväl som stora nackdelar att se upp för.
Fördelar med kostnadshantering
Några av fördelarna med kostnadshanteringen inkluderar:
Förhindra kostnadsöverskridande.Den mest uppenbara fördelen med kostnadshantering är att det hjälper dig att hantera projektkostnader. Använd denna process för att du inte spenderar för mycket av din budget. Denna nivå av förberedelse och synlighet ger dig en tydlig känsla av den budget du har tillgång till och hur du spenderar den.
Nivå inställda intressenter förväntningar.Om alla förstår budgeten kan det hjälpa till att förhindra räckviddskryp. Intressenter kommer att vara mindre benägna att be om projektändringar eftersom de kommer att ha en tydligare känsla av hur dessa förändringar påverkar budgeten. Om du behöver göra betydande förändringar kan du integrera din kostnadshanteringsplan iÄndra kontrollprocessenAtt mildra eventuella negativa effekter på projektets övergripande tidslinje.
Förhindra Projektrisk : En del av kostnadshanteringsprocessen är att bygga riskbidrag i din projektbudget. Detta är typiskt 5-10% av din projektbudget, som du kan använda för att hantera eventuella oförutsedda eller oväntade kostnader. Om du är ny på kostnadshantering, sikta på cirka 10% riskbidrag - som du förbättrar din kostnadshanteringspraxis, blir din baslinje mer exakt, så du kan minska till 5% riskbidrag.
Förenkla framtida planering:När du väl går igenom kostnadshanteringsprocessen några gånger på några olika projekt blir du bättre på resursplanering i framtiden. Att få erfarenhet av kostnadshanteringsprocessen ger dig en känsla för hur budgetering och resursoptimering påverkar varandra, vilket gör processen enklare (och mer exakt) över tiden.
Vanliga kostnadshanteringsutmaningar (och hur man övervinna dem)
Kostnadshantering är inte utan dess nackdelar. Ta en titt på de två stora nackdelarna med kostnadshantering - och hur man förhindrar dem.
Att inte ha en tillräckligt stor projektbudget kan göra det svårt att noggrant anpassa projektet och slutföra leveranserna.
Lösning:Se till att din budget är realistisk. Om det behövs, bygga ditt projekt budgetförslag i ditt projektchema eller affärsfodral, och tonhöjd för den budget du behöver. Förklara tydligt varför budgeten är viktig, och vilka resurser är kritiska för projektets framgång.
Att få kostnadsberäkningar fel kan ställa in ditt projekt av spår innan det ens börjar.
Lösning:Se till att du förstår omfattningen av ditt projekt innan du börjar kostnadsberäkningsprocessen. Tänk på att de treProjektbegränsningarär anslutna: tid, räckvidd och kostnad. Om du vill minska kostnaderna kan du behöva öka tidslinjen eller minska räckvidden. Om du inte vill göra det, måste du öka kostnaderna för att säkert uppnå hela projektets räckvidd.
Bo inom din projektbudget med kostnadshantering
Kostnadshantering har många rörliga delar. Som ett resultat behöver ditt lag synlighet för att förhindra kostnadsöverskridande och se till att du avslutar ditt projekt under budget, varje gång. För att hålla reda på allt ditt projekts information, använd en arbetshanteringsplattform som UDN Task Manager . Från projektkostnad och kickoff till post-mortem,UDN Task ManagerHjälper dig att hålla dig i synkronisering med dina projektgruppsmedlemmar och intressenter under hela projektprocessen.
