Project Baseline: ภาพรวมจากผู้จัดการโครงการ Agile
โครงการ Baseline เป็นจุดเริ่มต้นของแผนโครงการของคุณ โดยพื้นฐานแล้วพื้นฐานในการจัดการโครงการพูดถึงขอบเขตค่าใช้จ่ายเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์และกำหนดเวลาของโครงการของคุณ
การตั้งค่าโครงการพื้นฐานควรทำในช่วงเริ่มต้นของโครงการมิฉะนั้นผู้จัดการโครงการจะไม่มีกลไกในการทำมาตรการสำคัญพร้อมกับการดำเนินการโครงการ มันทำงานเป็นมาตรการเพื่อให้โครงการจะไม่เบี่ยงเบนจากแผน
ที่โครงการพื้นฐานเอกสารจะเปลี่ยนแปลงทุกครั้งที่เจ้าของโครงการสมาชิกในทีมหรือลูกค้าร้องขอการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการโครงการ การเปลี่ยนเอกสารพื้นฐานจะจัดเตรียมสมาชิกในทีมพร้อมระเบียนที่อัปเดตสำหรับการเปลี่ยนแปลงโครงการ
เอกสารพื้นฐานยังอ้างถึงในระยะปิดของโครงการเพื่อดูว่าโครงการตามข้อกำหนดพื้นฐานหรือหากมีความแตกต่างใด ๆ ที่ทีมโครงการควรอยู่ เอกสารพื้นฐานนี้จะสั้นตรวจสอบว่าจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนในโครงการหรือไม่
หากทีมงานโครงการตัดสินใจทำการเปลี่ยนแปลงโครงการพวกเขาจะต้องพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:
ความสำคัญของโครงการพื้นฐาน
โครงการพื้นฐานมีความสำคัญเนื่องจากใช้เป็นจุดอ้างอิงเพื่อเปรียบเทียบและวัดความคืบหน้าของโครงการกับแผน สิ่งนี้ช่วยในการวัดประสิทธิภาพของโครงการในช่วงระยะเวลาการดำเนินการ
ดูตัวอย่างนี้เพื่อทำความเข้าใจความสำคัญของพื้นฐาน. สมมติว่าโครงการตั้งค่าให้เสร็จสมบูรณ์ในแปดสัปดาห์และตารางพื้นฐานของคุณบอกว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์ในหกสัปดาห์ คุณจะแจ้งให้ทีมของคุณทราบว่ามีปัญหาร้ายแรงเพื่อให้สามารถทำงานได้เร็วขึ้นเพื่อปรับปรุงความคืบหน้า
หากโครงการพื้นฐานไม่ได้ผลและไม่ให้ความสำคัญที่จำเป็นปัญหาต่อไปนี้อาจเกิดขึ้นเช่น:
คุณอาจประมาทจำนวนทรัพยากรที่ต้องการหากกำหนดการของคุณไม่ได้วางแผนที่ดี ปัญหานี้อาจเกิดขึ้นเมื่อผู้จัดการโครงการของคุณล้มเหลวในการประเมินอย่างถูกต้องว่าต้องมีพนักงานกี่คนในการทำงานให้เสร็จ ทีมงานโครงการอาจได้รับการลดระดับไปพร้อมกับขั้นตอนการดำเนินการโครงการเมื่อพวกเขามีภาระมากเกินไปกับงาน
หากคุณยังไม่ได้ตั้งค่าโครงการพื้นฐานกำหนดการโครงการของคุณจะทำให้เกิดความล่าช้าเนื่องจากการขาดทรัพยากรมนุษย์การส่งมอบผลิตภัณฑ์ล่าช้าและเหตุการณ์อื่น ๆ ที่มีผลต่อการดำเนินโครงการของคุณ ความล่าช้าในการกำหนดเวลาโครงการนานขึ้นจะส่งผลให้มีค่าใช้จ่ายในโครงการมากขึ้น
คุณจะวัดความคืบหน้าอย่างไรเมื่อคุณไม่ได้กำหนดพื้นฐานของโครงการอย่างชัดเจน?เครื่องมือการจัดการโครงการชอบ ผู้จัดการงาน UDN จะช่วยให้ติดตามโครงการและทำให้คุณสามารถระบุคอขวดในโครงการของคุณได้อย่างง่ายดาย
ที่สำคัญกว่านั้นเมื่อขอบเขตโครงการของคุณไม่ได้กำหนดไว้อย่างดีนี่จะมีผลกระทบต่อการผกผันต่อคุณภาพของโครงการของคุณที่ส่งมอบได้
ในกรณีที่ไม่มีพื้นฐานมันยากที่จะติดตามและจัดระเบียบเปลี่ยนทุกระดับ. จะไม่มีวิธีการวัดมิฉะนั้นคุณจะประสบปัญหาเมื่อวัดการเปลี่ยนแปลงการเปลี่ยนแปลง
ส่วนประกอบของโครงการพื้นฐาน
โดยปกติโครงการพื้นฐานมีสามองค์ประกอบ:
พื้นฐานทั้งสามโครงการนี้มีการรายงานแยกต่างหากควบคุมและตรวจสอบเพื่อตรวจสอบว่าพวกเขาอยู่ในการติดตามหรือไม่ ปัญหาBaseline การวัดประสิทธิภาพ (PMB)เมื่อรวมอยู่ในตัว พื้นฐานการวัดประสิทธิภาพให้ความสามารถในการจัดการและตรวจสอบวิธีการเปลี่ยนแปลงที่มีผลต่อส่วนประกอบอื่น ๆ
เมื่อโครงการพื้นฐานถูกรวมการเปลี่ยนแปลงในองค์ประกอบเดียวเช่นการเปลี่ยนแปลงในกำหนดการจะเพิ่มค่าใช้จ่ายและขอบเขตโครงการเช่นเดียวกัน องค์กรต้องเผชิญกับสิ่งกีดขวางเพื่อค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมในการติดตามโครงการพื้นฐานและรวมเข้าด้วยกันอย่างเต็มที่
คุณสามารถใช้ได้ ผู้จัดการงาน UDN หนึ่งในเครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีที่สุดด้วยคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ
คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าควรมีการควบคุมพื้นฐานและจัดทำเอกสารอย่างสมบูรณ์ หากคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงในพื้นฐานควรทำโดยทำตามขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมเช่นกรอกแบบฟอร์มการร้องขอการเปลี่ยนแปลงและรับการอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูงหรือลูกค้า
สำคัญ: ดาวน์โหลด เปลี่ยนเอกสารการร้องขอที่นี่ .
อย่างไรก็ตามการเปลี่ยนแปลงไม่ควรทำบ่อยครั้งเนื่องจากจะรบกวนโครงการอย่างเต็มที่และส่งผลให้เกิดความล้มเหลวของโครงการ การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยและเป็นครั้งคราวสามารถนำมาใช้งานได้ง่ายโดยไม่ส่งผลกระทบต่อเป้าหมายของโครงการ เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งที่โครงการพื้นฐานจะไร้ประโยชน์
หากคุณต้องการตั้งค่าพื้นฐานใหม่สำหรับโครงการคุณควรบันทึกพื้นฐานก่อนและสร้างพื้นฐานใหม่หลังจากนั้นเพื่อให้คุณสามารถเก็บบันทึกประวัติ
นอกจากนี้หากโครงการพื้นฐานของคุณไม่ชัดเจนต่อผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมดจะส่งผลให้เกิดความล้มเหลวของโครงการ มันมีความสำคัญอันยิ่งใหญ่ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดควรสนับสนุนพื้นฐานของโครงการ
ประโยชน์ของการตั้งค่าโครงการพื้นฐาน
มีสามประโยชน์หลักของการตั้งค่าโครงการพื้นฐาน:
วิธีการสร้างพื้นฐานสำหรับแผนโครงการของคุณ?
เมื่อคุณได้รับโครงการใหม่ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องวางแผนโครงการและรวมถึงองค์ประกอบหลักสามประการของโครงการพื้นฐาน
ขอบเขตโครงการพื้นฐานเป็นหนึ่งในเอกสารที่สำคัญที่สุดในแผนโครงการของคุณ ในขณะที่สร้างขอบเขตโครงการ Baseline คุณจะตอบคำถามต่อไปนี้:
หลังจากที่คุณตอบคำถามข้างต้นแล้วคุณจะพัฒนาโครงสร้างการสลายการทำงานเพื่อให้เป้าหมายที่ใหญ่กว่านั้นถูกกำหนดด้วยรายการที่มีขนาดเล็กลง
ในค่าใช้จ่ายของโครงการพื้นฐานคุณจะต้องระบุค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเกิดขึ้นกับโครงการของคุณ พยายามประเมินค่าใช้จ่ายของแต่ละงาน มาพร้อมกับจำนวนค่าใช้จ่ายที่นำมาจากซัพพลายเออร์ในระหว่างการสำรวจของคุณและคำนวณอัตราค่าจ้างเฉลี่ยที่จะมอบให้กับบุคลากรของคุณ
โครงงานโครงการพื้นฐานขึ้นอยู่กับสองข้างต้นของคุณต้นทุนและขอบเขตขอบเขต. เนื่องจากงานของคุณและกิจกรรมของคุณถูกระบุไว้ในโครงการของคุณคุณจะสร้างตารางโครงการพื้นฐาน
ก่อนอื่นระบุทรัพยากรสำหรับงานทั้งหมดและสร้างการประมาณการของเวลาที่แต่ละงานจะต้องเสร็จสมบูรณ์ ใช้การประมาณการเหล่านี้เพื่อพัฒนาตารางเวลาสำหรับโครงการและกำหนดสมาชิกในทีมให้กับแต่ละงานโดยการกำหนดกรอบเวลากิจกรรม วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของกิจกรรมมีความสำคัญในตารางตามกำหนดเวลา
การประชุมเริ่มต้นสำหรับโครงการ
หลังจากที่คุณได้รับการตั้งค่าและเตรียมโครงการพื้นฐานอย่างเต็มที่จึงถึงเวลาแล้วสำหรับการประชุมเริ่มต้นของโครงการ คุณจะต้องพบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกโครงการเพื่อซื้อ - ในความยินยอมของพวกเขาสำหรับการอนุมัติพื้นฐาน
ในการประชุมครั้งนี้คุณจะต้องอธิบายแผนของคุณให้กับผู้มีส่วนได้เสียทุกคนรวมถึงผู้จัดการสมาชิกในทีมนักลงทุนและลูกค้าของคุณ อธิบายให้พวกเขาเกี่ยวกับขอบเขตค่าใช้จ่ายและตารางงานพื้นฐานและวิธีการที่จะช่วยในการวัดความคืบหน้าของโครงการของคุณ นอกจากนี้ยังอธิบายให้ผู้บริหารทราบถึงความแปรปรวนพื้นฐานที่จะได้รับการตอบสนองในตัวชี้วัดของคุณ หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใด ๆ ทำให้เกิดความกังวลคุณควรอัปเดตในแผนโครงการในนั้น
ลองดูคู่มือนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมเริ่มต้น:
การประชุม Kickoff: คู่มือที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นโครงการของคุณให้ถูกต้อง
เมื่อปรากฎว่า:
โครงการพื้นฐานเป็นวิธีปฏิบัติที่สามารถช่วยวัดความก้าวหน้าของโครงการและรักษาโครงการในการติดตามโดยทำให้ทีมของคุณมีแรงจูงใจเพื่อให้บรรลุเป้าหมายโครงการของคุณ คุณจะเอาชนะปัญหามากมายและสร้างผลลัพธ์ที่ดีหากคุณใช้ประโยชน์จากโครงการพื้นฐานอย่างมีประสิทธิภาพ
