Як визначити процеси для вашої команди (і фактично отримувати речі)

"Якщо ви завжди робите те, що ви завжди зробили, ви завжди отримаєте те, що ви завжди отримали". ~ Невідомий

Хоча існує деяка розбіжність того, хто, що впливає на цитату, слід віднести (джерела від Генрі Ford до Tony Robbins), немає заперечення, що повідомлення має певну вагу. Тим не менш, занадто часто лідери та менеджери навчають своїх команд дотримуватися того ж застарілого процесу - все одно, очікуючи різних результатів.

Робочі процеси - це клей, який займає речі разом і гарантує, що завдання завершуються таким чином, що є систематичним, організованим, і передбачає, як можна було б кілька випалених куль.

Але ось річ про ваші процеси: вони не повинні працювати з "набором і забути" мислення. Ви повинні послідовно оцінювати їх, щоб визначити, що не працює, а потім використовуйте цю інформацію для створення більш ідеальних систем для вашої команди. Оскільки зміна єдина константа у вашій команді, і ваші процеси потрібно відобразити це.

Як ви продовжуєте ідентифікувати робочі процеси вашої команди, а потім налаштувати їх відповідно? Ось все, що потрібно знати:

Які робочі процеси?

Глосарій BaldridgeПояснює, що "термін" робочі процеси "відноситься до ваших найважливіших процесів створення внутрішнього значення. Вони є процесами, що включають більшість робочої сили вашої організації та виробляють клієнта,зацікавленістьта вартість акціонерів ".

Якщо ви хочете кип'ятити, що вниз у більш простим визначенням:Ваші робочі процеси є стандартними способами, які важливі речі .

Незалежно від того, чи він вичерпує певний звіт або запускає цілком новий продукт, зазвичай є систематизований потік інформації та стандартний набір завдань, які необхідно заповнити вашою командою.

Чому ці процеси важливі? Вони зберігають вашу команду на тій же сторінці, а також гарантуючи, що всі мають чітке уявлення про те, що потрібно виконати іде їхня частина вписується у всю головоломку .

"Щоб допомогти командам виконувати конкретні завдання, вони потребують оперативного керівництва. Тобто, вони потребують певної речі або деякої людини, яка говорить їм саме те, що робити, і коли, "Вт С. Хамфрі"пояснює у своєму документіДля Інженерного інженерного інженету "Карнегі Меллона", тобто роль операційного процесу. Він забезпечує просте та коротке опис кроків, необхідних для виконання цієї конкретної роботи. "

Однак процеси не розроблені, щоб бути застійними, вони повинні змінюватися як ваша команда, цілі та зміни ресурсів. І, налаштування робочих процесів, починається з ідентифікації ваших поточних.

Як визначити свій поточний процес роботи

Деякі люди вважають, що ідентифікація того, що речі, які зараз отримують, це легкозавдання. Однак, ви можете бути здивовані тим, наскільки це недоречно (і недокументовані), коли у вас є давніх членів команд, які просто знають, щоб отримати певні речі, які піклуються, чи вони доручені чи ні.

Отже, блискучий прожектор на поточних процесах, залучиться трохи роботи. Ось як зробити це зроблено:

1. Завершіть свою команду

Ваша головна мета полягає в тому, щоб отримати поглиблений погляд на те, як потік за завдань та інформаційного потоку через вашу команду - не просто широкий, вид на високий рівень, звідки ви сидите. Це означає, що ви повинні тісно співпрацювати з вашою командою, щоб по-справжньому зрозуміти, як вони працюють. Зрештою, вони ті, що знаходяться в траншеях, і насправді коліно в день у вашому процесі вдень.

"Почніть з відомого бізнес-процесу, таких як", ми збираємо гроші від наших клієнтів, а потім оплачуємо рахунки ", - говорить Бахман, співзасновник РосіїUmbrexі експерт з підготовки операцій Mckinsey. "Тоді попросіть людину, яка збирає гроші," ходити мене через вашу частину процесу, крок за кроком ". Як тільки людина згадує деяку частину інформації, яку вони отримують від когось іншого, запитайте:" Як ви отримуєте цю інформацію? З ким ви отримуєте?

Тоді ви підійдете до людини, яка була згадана і повторіть таку ж допиту. "Продовжуйте відстежувати ланцюг договір назад до продавця, який продав продукт, перш за все," каже Бахман.

Цей підхід здається болісно простим. Але, ви будете здивовані тим, як багато менеджерів не зараховує розуміння своєї команди, перш ніж заряджати вперед з новим процесом. Зробіть час, щоб грати в цю гру тегу - це обов'язково допоможе вам зробити глибокий занурення на поточні процеси.

2. Побудуйте блок-схему

Використовуючи інформацію, яку ви виявляєте в цьому першому кроці, побудуйте візуальне представлення процесу, щоб допомогти вам.

"Почніть з простого блок-схеми", - пояснює Ілен Маркус, засновник та генеральний директорВирівнювання робочого місця. "Як ви організовуєте та концептуалізувати потік, який дозволяє переглядати відключення та встановити рамку для реалізації змін".

Створення блок-схеми (також відомий якКартографування бізнес-процесів) став все більш популярним у діловому світі. "Його мета полягає в тому, щоб отримати детальне розуміння процесу, людей, входів, контролю та виходів, а потім потенційно спростити все це, зробити його більш ефективним та / або покращити результати процесу", "Цей пост для LucidChartкрасномовно пояснює.

Отже, не бійтеся отримати творчий і буквально витягувати свої процеси. Маючи, що візуально допоможе вам значно на наступному кроці.

Не переконаний у силі візуалізації? Дивіться, що відбувається, коли Том Вуєц запитує людей витягнути процес створення тосту:

3. Проблеми точки зору

Пам'ятайте, що мета виявлення вашого процесу полягала не тільки на місці, як течіє речі, але також, як вони можуть бути покращені. Це означає, що окремо від ідентифікації процесу, ви також повинні ідентифікувати, де речі можуть розлучатися.

Використовуючи два етапи вище, це стане набагато легше визначити речі, які пропускаються або якщо є сфери, які не збираються відповідно до плану.

Використовуючи наш "збір грошей", ви швидко зрозумієте, що особа, відповідальна за користування цими коштами, щоб сплатити законопроекти, бореться місяць після місяця, щоб фактично отримати попереду від людини, яка отримує гроші від клієнтів - це дорожній блок що вона справується з послідовно, і це дійсно уповільнює її.

Документуйте ці виклики (і будь-які інші, які виникають!), Тому ви можете обов'язково звертатися до них при побудові нового процесу.

"Документування та знання, де вони існують, допоможуть вам у виникненні проблемних плям та звернення до відповідальності, які є критичними у реалізації нового процесу", додає Маркус.

Створення кращого процесу

Тепер, коли ви маєте зрозуміти, як виглядає ваш поточний робочий процес, і будь-які області, які можуть використовувати вдосконалення, настав час розпочати роботу на наступному кроці: побудувати робочий процес, який буде працювати краще для вашої команди та вирішувати ці операційні проблеми, які уповільнюються речі.

1. Задайте питання

Як ви робили при виявленні поточних процесів, ваш перший крок у проектуванні нового процесу повинен бути спілкування з членами вашої команди.

Майте з ними відверта дискусія. Чому цей дорожній блок, що виникає? Чи є щось, що їм потрібно, щоб добре виконувати свої робочі місця, що вони зараз не отримують? Що зробить їх роботу легше?

Мати розуміння того, що є їхні занепокоєння,чому вони відбуваються, і як вони можуть бути вирішені, допоможуть вам ремесла та реалізувати новий процес, який дійсно вирішує ці питання, а не сприймають їхню допомогу на них.

2. Створіть нову схему потоку

Коли мова йде про розробку нового процесу, вибуття іншого візуального представництва буде корисним у забезпеченні того, щоб ви вирішили всі побоювання, які були висвітлені під час вашого дослідження.

Однак, не обманюйте себе думати, що цей процес повинен бути щось надмірно складним або формальним. Поки ви отримаєте новий процес, наведений на папері таким чином, щоб ви і ваша команда зможете зрозуміти, ви на правильному шляху.

Коли ви думаєте, як ви створите новий робочий процес, "Розробка процесу, як якщо б ви почали нову сутність з великими ресурсами", - каже Даніель Фейман, керуючий директор РосіїПобудувати його назад. Це допоможе вам потрясти будь-які обмежені переконання, які ви маєте, коли відображення вашого блок-схеми. Ви будете виконувати процес, який фактично покращить спосіб вашої команди.

3. Перемістіть назад

Створення абсолютно нового процесу може відчувати себе переважним. Отже, найрозумніший спосіб підходу, це насправді працювати назад.

"Почніть з цілі або виведення процесу та запитуйте", щоб досягти цього результату, що ми повинні робити? ", - каже Майкл Клінган, засновник РосіїГрупа Claymore. "Зробіть те ж саме для кожної наступної відповіді, поки процес не буде визначено. Команда буде розробляти процес від виходу до входів. "

Скажімо, що ви хочете розкрити процес того, як ваша команда контенту створює пост блогу. Замість того, щоб повернутись назад, починаючи з кінцевого результату: публікація публікації. Який крок трапляється прямо перед цим? Це заплановано. До цього? Це SEO-оптимізована. І, до цього? Зображення додаються.

Продовжуйте рухатися назад через кожен маленький шматок головоломки, поки ви не досягнете самого початку, коли вибрано ідею блогу.

Після того, як буде зроблено проект нового процесу, Клінган пропонує переглянути та вдосконалювати його, шукаючи наступні три ситуації:

4. Зменшити обсяг

Навіть з наведеними вище кроками, ви все ще можете закінчити дещо роздутий і надмірно складний процес.

"Більшість процесів можна зробити не більше шести кроків, навіть якщо ми знаємо, що існує безліч рухомих частин та під-кроків, що виникають", - говорить Маркус.

Ось чому важливо спробувати зменшити обсяг вашого процесу, щоб зробити його максимально обрядом. "Це завжди краще поставити свої години роботи на своєму веб-сайті, ніж розробляти дуже ефективний процес для надання своїх годин роботи по телефону", - надає Bachman.

Порада: Подивіться на тих областях, де ви завершальних речі просто тому, що ви завжди робили так, щоб ті могли бути завдання, які можуть бути вирізані повністю.

Порада: Тримайте очі, очищені для розділів, де ви можете мати одну частину процесу, що проходить через занадто багато рук. Часто, тим менше людей, що беруть участь у тому, щоб отримати особливе завдання, тим краще.

Порада: Безперервно запитайте себе, якщо є кращі речі, які можна зробити. Просто тому, що вони закінчуються, не завжди означає, що вони були завершені найбільш ефективними та ефективними способами. Огляд та навчання є єдиним способом покращення процесів для майбутнього.

Полегшення переходу: як реалізувати нові процеси

Навіть якщо цей новий процес розроблений, щоб допомогти вашій функції команди краще при вирішенні проблем, які вони послідовно, з якими стикаються, буде опір змінам. Ви відчуєте деяке небажання або вагання, колиВведення нового та вдосконаленого процесу .

З цієї причини важливо, щоб ви відкрито спілкуватися з членами вашої команди та залучати їх до процесу, як зазначено вище.

Перед тим, як реалізувати цей новий спосіб виконання речей,запланувати зустріч з членами командиХто буде впливати на цей новий процес. Зробіть час, щоб пояснити, чому ця зміна була необхідною, переконавшись, що ви торкаєтеся цих викликів та точок болю, які ви ідентифікуєте, а потім просити будь-які додаткові запитання або пропозиції щодо нового процесу.

Чим більше людей розуміють, чому було зроблено зміну, і як це допомагає їм, тим більше вміщує і займається.

Підведенню

Ваші робочі процеси - це ваша команда. Але вони не повинні просто встановлювати і забути, тому що зміна єдина реальна постійна у вашій команді.

Члени залишають, нові приєднуються. Нові технології та інструменти вводяться в той час як інші пенсії. Цілі та цілі змінюють весь час. Неможливо налаштувати та покращити свої процеси, щоб відповідати тим змінам буде призвести лише до розчарування, дезорганізації та обговорення.

Замість того, щоб сподіватися, що ваші члени команди адаптуються та обробляють якось налаштування, коли вводяться зміни, ви повинні бути активними в управлінні змін, виявляючи поточні процеси, а потім створює нові, які дозволять виконувати свої завдання.

Щоб переконатися, ось те, що виглядає так:

Використовуйте цю інформацію, щоб визначити поточні процеси та зробити необхідні коригування, і ваша команда обов'язково буде ефективною, ефективною та організованою, незалежно від того, що кидається їх шлях!

Автор біо: Kat Boogaard (@kat_boogaard) - письменник на базі Середнього Заходу, що охоплює теми, пов'язані з кар'єрою, саморозвитку та позаштатним життям. Вона - це оглядач для Inc., пише для Muse, - це кар'єрний письменникEverygirl, і вкладник по всій мережі.