Що таке система управління документами (DMS)?

Організації сьогодні створюють величезну кількість документів та даних, як вони працюють та зв'язувалися з клієнтами, партнерами та іншими зацікавленими сторонами. Навіть стільки жПодумайте про безпаперові, вони продовжують створювати, отримувати та ділитися документами з багатьох робочих процесів та систем.

Створення та складання документів порівняно легко. Організація та зберігання їх так, щоб вони доступні та безпечні, де більшість команд уникнуть проблем. Ця стаття поділяє все, що потрібно знати до надійного управління документами у вашій організації. Ми пройдемо, як реалізувати систему керування документами, виклики, які ви можете зіткнутися, а також основні функції, щоб переглянути систему управління документацією.

Що таке управління документами?

Управління документами полягає в тому, як організація використовує, керує та зберігає документи у бізнесі. Ці документи можуть надходити в різні формати, такі як PDF-файли, зображення, відео, аудіо, таблиці, кодові пакети тощо.

Більшість систем управління документами зосереджуються на цифрових файлах, а інші зберігають фізичні елементи або обидва. Системи управління документами служать єдиним джерелом істини для всіх та архівів вашої компанії. Коли хтось з правильним доступом потрібно щось, вони знають, де шукати.

Використання програмного забезпечення для керування документами допомагає спростити процес управління життєвим циклом документа в значній мірі. Ви можете налаштувати автоматичні робочі процеси та обробляти, щоб керувати, оновлювати та зберігати, розділені та використані в компанії. Управління документами також допомагає підтримувати:

Яка мета плану дій?

При реалізації нової системи управління документами або оновлення існуючого, ви повинні планувати, як процес повинен протікати. Ви хочете бути чітким, як додається інформація, організована, зберігається та витягується.

Поділіться своїмплан дійЗ вашими командами, щоб забезпечити, щоб усі наступні рекомендації, що рухаються вперед. Ваш план дій повинен облік керування існуючими та новими документами та цифровими та фізичними копіями. Переконайтеся, що ви перевіряєте нову систему за невеликим масштабом, перш ніж прокрутити його до всієї організації.

Як працює система управління документами

Система управління документами організовує ваші документи багатьма способами, наприклад, тип файлу, тип даних, безпека або рівень пріоритету. Коли нові документи отримуються або створюються, вони захоплені та переміщені в систему.

Система управління документами може автоматично додавати додаткову інформацію до файлу на даний момент, наприклад, внутрішні теги, етикетки та метадані, такі як, хто створив або завантажив документ та коли.

Системи управління документами потім сортувати та зберігайте новий документ або дані, засновані на попередньо встановлених правилах. Ви можете обмежувати дозвіл та інформацію про редагувати в чутливих документах, тому лише затверджені користувачі можуть їх переглядати або вносити зміни.

Що таке сховище документів?

Репозиторій документа - це рука зберігання системи управління документами. Хоча його основна функція зберігає документи, це більше, ніж простий посібник кабінету. Репозиторії документів захищають та обмежують доступ до документів внутрішньої компанії, надаючи рівні багаторівневих дозволів на основі критеріїв кожного з них.

Коли команди працюють з сховищем документів, вони мінімізують суперечливі дані, зв'язок з комунікацією та дезінформацію в організації. Це особливо корисно при роботі з зовнішніми сторонами та співавторами, як сторонні постачальники. Сучасний репозиторії документів автоматично чистять та оновлюють свою базу даних, видалення дублікатів записів та надходжень.

Чому компанії потребують програмного забезпечення для управління документацією?

У сучасному діловому ландшафті, з продовженим наслідком Covid-19 і переходівгібрид або дистанційна робота, Власники та менеджери інноваційних підприємств тривають довго, використовуючи AD-HOC-системи для управління, зберігання та обміну документами.

Компанії реалізують системи управління документами, щоб отримати контроль та розуміння документів та передачі даних та виходу з організації. Чипрацювати віддаленоАбо в офісі, ви хочете забезпечити, щоб усі працівники використовувати найновіші та сучасні версії документів, які вони працюють без надто багато лицевих або назад і назад.

Члени команди можуть легко додати коментарі, пропозиції та анотації у програмному забезпеченні системи управління документами, що полегшує співпрацю, спілкуватися, переглядати та затверджувати роботу.

Програмне забезпечення системи управління документами також вирішує питання безпеки та аудиту даних шляхом створення стежок життєвого циклу документів від створення до модифікації та розподілу. Це корисно для внутрішньої підзвітності або підказки для зовнішнього аудиту з промислової влади.

Які переваги систем управління документами?

Переваги впровадження систем управління документами є значними та швидкими посиленням - ринкова вартість індустрії управління документомЗбільшення до $ 6,78 млрд до 2023 року. Основні переваги впровадження системи управління документами включають:

Які виклики управління документом?

З усіма перевагами управління документами є ще деякі виклики для перегляду. До них відносяться:

Як реалізувати систему управління документами

Впровадження системи управління документами є прямий процес. Виконайте нижче дії.

1. Перегляньте поточний процес управління документами

Перший крок - переглянути те, що ваша організація не вистачає у поточній системі управління документами. Розглянемо кожен крок у життєвому циклі документа: які члени команди створюють або отримують ці документи? Як вони поділяються і використовуються? Хто має доступ і може внести зміни? Який тип змін вони можуть зробити?

Уточнення того, як кожен член команди може використовувати, керувати та співпрацювати з документами компанії, допомагає визначити, як буде працювати ваша система управління документами.

2. Тестування та виберіть систему керування документацією на основі ваших потреб

Прочитайте відгуки клієнтів та системи тестування документів у невеликій масштабі до запуску по всій організації. Цей підхід гарантує, що ви не інвестуєте в систему, яка не відповідає вашим потребам. Питання, щоб просити оцінити, чи є система управління документами, то вам включає:

Коли ви знайдете систему, яка працює для вас, приносять його команду, щоб переглянути його, перш ніж встановити його.

3. Налаштуйте правила управління документами

Наступним кроком є ​​створення процедур для кожної дії, яка може бути прийнята в системі управління документами. Це включає в себе все від завантаження та додавання метаданих до внесення змін, завантаження та отримання архівованої інформації. Після того, як ваші процедури та політики, завантаження та сортування існуючих документів у системі та дозволяють вашим командам почати користуватися системою.

Продовжуйте перевірити нову систему на перші пару тижнів або місяців. Налаштування сесій з огляду з керівниками команди та членів команди для збору зворотного зв'язку та забезпечення роботи системи, як очікується. Перегляньте весь робочий процес управління документами, включаючи автоматичні аспекти та точки введення даних людини.

Особливості для пошуку в службах управління документами

Права система управління документами для вас сильно залежить від ваших організаційних потреб. Прогали, які ви помічаєте у поточній системі, повинні диктувати найважливіші функції для вашої нової системи. Фундаментальні функції для пошуку в системах управління документами включають:

Скільки коштує вартість системи управління документами?

Як і з будь-яким типом програмної системи, ціни на управління документами змінюються. Ви можете використовувати послуги підписки або купити вічну ліцензію. Ціни залежать від функціональності, обсягу та розміру документів, кількості членів команди, а також, як / де розміщено програмне забезпечення.

Послуги з підписки з управління документом варіюються від $ 15 / місяць за користувача до приблизно 200 доларів. Деякі системи мають безкоштовний або Freemium плану, але це часто недостатньо для задоволення довгострокових бізнес-потреб. Більшість програмного забезпечення системи управління документами - це хмарно, але деякі пропонують опцію встановлення в приміщенні.

Хто несе відповідальність за системи управління документами?

Більші компанії можуть мати особу, відповідальну за контроль за діяльністю у системі управління документами. Ця особа може бути менеджером записів або адміністратором управління документами. У менших підприємствах, керівник Офіс або власник бізнесу можуть бути відповідальними.

Багато компаній опускаються десь посередині, з призначеною командою, яка керує системою, зазвичай є менеджером відділу HR. Співробітники в цих ролях є додатковими використанням програмного забезпечення для керування, щоб виконувати свої робочі місця та мати сильну оцінку для забезпечення безпеки даних та відповідності регулювання.

Хто б виграє від системи управління документами?

Використовуючи потужну систему управління документами, користуються великими та малими. Це ідеальне рішення для компаній, де отримано документи, файли та дані, створюються, і постійно ділиться.

Користувачі системи управління документом - співробітники можуть легко виконувати свою роботу незалежно від того, звідки вони працюють, і всі знають, коли документ змінився.

Як користуватисьДиспетчер завдань UDNЯк система управління документами

Має сенс об'єднати систему управління документами тапроектУправління програмним забезпеченням в одній синхронізованій платформі, щоб полегшити роботу для команд, незалежно від того, де вони є.

Диспетчер завдань UDN у Розв'язання спільного управління проектамиПолегшать, щоб працівники легко та надійно обмінюватися файлами, пов'язаними з проектами, посилюючи співпрацю та спілкування, оскільки кожен член команди знаходиться в петлі стосовно будь-яких змін проекту.

На додаток до обміну та управління документами,Диспетчер завдань UDNІнтегрується з іншими бізнес-критичними програмами, як Google Leets та Gmail, що дозволяє легко створювати нові автоматизовані процеси, щоб прискорити робочі робочі процеси та усунення низькоякісних завдань.Диспетчер завдань UDNSoftware Software виходить за межі управління проектами, з дуже безпечними спільними функціями, що створюють цінний цифровий робочий простір для команд будь-якого розміру.

Ви готові отримати процес управління документами в порядку? Починати збезкоштовна випробуванняДиспетчер завдань UDN сьогодні.