پراجیکٹ کے کام کے لئے کامل انٹیک عمل سانچے بنانے کے لئے تجاویز
جوسی کی طرف جاتا ہےمارکیٹنگ ٹیمایک درمیانی سائز ٹیک کمپنی میں. اس کے محکمہ کے لئے نقطہ شخص کے طور پر، وہ اکثر موصول ہونے کے آخر میں ہےآنے والے منصوبے کی درخواستیں .
کبھی کبھی وہ ای میل یا فوری پیغام کے موضوعات کے ذریعہ آتے ہیں، جبکہ دیگر بار وہ اجلاسوں میں ذکر کرتے ہیں. تمام ایمانداری میں، کبھی کبھی وہاں کوئی حقیقی درخواست نہیں ہے، اور وہ محسوس کرتا ہے کہ وہ لوگوں کے دماغ کو پڑھنے کی ضرورت ہے جو کچھ کرنے کی ضرورت ہے.
اس کے لئے اس کے لئے بہت کچھ ہے، اور وہ جانتا ہے کہ وہ اس کے اپنے وقت کے ساتھ ساتھ اس کی پوری ٹیم کے وقت اور توانائی کو برباد کر دیتے ہیں. لہذا وہ انتظام کرنے کے لئے ایک بہتر طریقہ کے لئے نظر میں ہےمنصوبےاس کی ٹیم کی پلیٹ پر زمین کام کریں.
ایسا کرنے کے لئے بہترین طریقوں میں سے ایک ایک کامیاب عمل پیدا کرنا ہے جو دوبارہ بار بار نقل کیا جاسکتا ہے. لہذا وہ ایک انٹیک پروسیسنگ ٹیمپلیٹ بنانے کا فیصلہ کرتی ہے کہ وہ ان تمام کام کی درخواستوں کو بہتر بنانے اور کامیابی کے لئے اپنی ٹیم کو قائم کرنے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں.
کیوں templatize؟ ایک انٹیک پروسیسنگ سانچے بنانے کے فوائد
کام کی انٹیک پروسیسنگ کے بہاؤ کو معیاری بنانے کے کچھ کام کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، لیکن بہت سے فوائد اس کے قابل بناتے ہیں. ذیل میں بہت سے وجوہات میں سے کچھ ہیں جو جوسی کی طرح پروجیکٹ کے رہنماؤں کو ایک پروجیکٹ انٹیک عمل سانچے بنانے پر غور کرنا چاہئے.
یہ استحکام کو بہتر بناتا ہے.
جگہ پر، یا سمجھنے کے بغیروسائل کی منصوبہ بندی کیا ہےایک منصوبے کے لئے،چیزوں کے لئے یہ بہت آسان ہے کہ شفل میں کھو جائے. پروجیکٹ کے مطلوب کارکنوں کو اس منصوبے کی وضاحت کرتے وقت ان کی کیا ضرورت ہے، اور آپ کی ٹیم کو قائم نہیں ہے. یہ سب کے لئے الجھن اور تاخیر کا سبب بنتا ہے.
ایک اچھی طرح سے مقرر کردہ پروجیکٹ انٹیک کے عمل کو ختم کرتا ہے کہ آپ کی ٹیم سے کام کی درخواست کرنے کے لۓ ہر ایک کو ایک وضاحتی سیٹ کے اقدامات کی ایک مقررہ سیٹ کی طرف سے الجھن.
یہ سنجیدہ ہےمطالبہ مینجمنٹ کے عملہر کسی کو یہ جاننا آسان ہے کہ کیا ہونے کی ضرورت ہے، اور ساتھ ساتھ اگلے کیا ہوگا.
یہ آپ کو آپ کی ضرورت کی معلومات ملتی ہے.
آپ سب کو ایک منصوبے سے نمٹنے کے لئے تیار احساس کے جدوجہد سے بہت واقف ہیں، صرف آپ کو دریافت کرنے کے لئے آپ کی ضرورت نہیں ہے. اس کے بعد آپ ان اہم تفصیلات کو باخبر رکھنے کا وقت ضائع کرتے ہیں.
یہ ایک عام رکاوٹ ہے. ایک ___ میں300 ایجنسی کے رہنماؤں کا سروے، 27٪ جواب دہندگان نے تخلیقی مختصر نامکمل یا متضاد بننے کے لئے پایا.
یہ آپ کے پروجیکٹ انٹیک عمل کے بہاؤ کو مکمل کرنے کا ایک اور فائدہ ہے - خاص طور پر ایک سوالنامہ یا تخلیقی مختصر کے ساتھ درخواست دہندگان کو بھرنے کی ضرورت ہے. اس فارم کے اندر، آپ کو لازمی شعبوں کو مقرر کرنا چاہئے (UDN ٹاسک مینیجریہ آسان بناتا ہے!) تاکہ آپ کو یقین ہے کہ آپ کی ٹیم ان کی تمام معلومات ہے، ان کے سامنے غیر ضروری اور وقت کے استعمال کے بغیر آگے بڑھنے کے بغیر.
یہ آٹومیشن کے لئے دروازہ کھولتا ہے.
امکانات، آپ کی موجودہکام کی ترتیب لگاناانٹیک کے عمل میں بہت سے بار بار یا ذہنی کاموں میں شامل ہوتا ہے - چیزوں کو قائم کرنے، مالکان کو تفویض، اور آخری تاریخوں کی ترتیبات کی چیزیں شامل ہیں. جگہ پر templatized عمل کے ساتھ، کام کے بہاؤ کے بار بار یا mundane ٹکڑے ٹکڑے کرنے کے لئے بہت آسان ہے جو آسانی سے خود کار طریقے سے ہوسکتا ہے.
آپ کے اندر منصوبے کی تخلیق کی طرح ذمہ داریاں ذمہ داریاںکام مینجمنٹ سافٹ ویئراور کاموں کی تفویض آسانی سے ہوسکتی ہےخودکاردائیں آلے کے ساتھ. اس طرح، آپ اور آپ کی ٹیم کو ان گھریلو کاموں پر وقت ضائع کرنے کی ضرورت نہیں ہے اور اس کام کا حق حاصل کر سکتا ہے.
یہ آپ کو کام کے بوجھ پر بہتر ہینڈل فراہم کرتا ہے.
جب کام کی درخواست ہر سمت سے پرواز کررہے ہیں، تو ہر چیز پر آپ کی ٹیم کسی بھی وقت کام کر رہی ہے ہر چیز پر ہینڈل کرنا مشکل ہے.
لیکن جب تمام درخواستیں مرکزی اور طے شدہ عمل کی پیروی کرتے ہیں تو، آپ کے تمام منصوبوں کی تمام منصوبوں کی ایک ٹھوس سمجھ ہے جو فی الحال آپ کی ٹیم کی پلیٹ پر ہے لہذا آپ اپنی آخری تاریخ اور وسائل کو بہتر بنانے اور اپنی ٹیم کو بہت پتلی پھیلانے سے بچنے سے بچ سکتے ہیں.
یہ آپ کو وقت بچاتا ہے.
پچھلے فوائد پر ہم نے ذکر کیا، اور آپ کو ایک عام موضوع کو نظر انداز کردیں گے: وہ نہ صرف آپ کو بہت پریشانی کو بچانے کے ہیں، لیکن وہ آپ کو بہت وقت بچاتے ہیں.
یہ آپ کے کلائنٹ کی انٹیک عمل یا آپ کے اندرونی پروجیکٹ انٹیک عمل کو مکمل کرنے کے سب سے بڑے حصوں میں سے ایک ہے. اس جگہ کے ساتھ،آپ ہر نئی منصوبے کی درخواست کے لئے وہیل کو دوبارہ تبدیل نہیں کر رہے ہیںجو آپ کو بہت سارے گھنٹے بچاتا ہے (ٹن توانائی کا ذکر نہیں کرنا).
6 سوالات ہر پروجیکٹ انٹیک فارم سے پوچھنا چاہئے
آپ کام کی انٹیک پروسیسنگ ٹیمپلیٹ قائم کرنے کے فوائد پر فروخت کر رہے ہیں. لیکن ایسا کرنے سے پہلے، آپ کو اس سوال کا جواب دینے کی ضرورت ہے: انٹیک عمل میں کیا اقدامات ہیں؟
وہ آپ کی منفرد ٹیم اور آپ کی عام منصوبوں پر منحصر ہے (ہر کسی کو ان کے عمل کو مختلف طریقے سے ڈھانچہ) پر منحصر ہے. تاہم، ہم سفارش کرتے ہیں کہ اس اہم مرحلے کے ساتھ انٹیک عمل شروع ہوتا ہے:پروجیکٹ انٹیک فارم .
یہ لازمی طور پر ایک سوالنامہ یا تخلیقی مختصر ہے کہ آپ کی ٹیم ایک منصوبے پر کام کرتا ہے اس کی درخواست کرنے کے لئے لوگوں یا ٹیموں کو بھرنے کی ضرورت ہے.
پھر، بالکل وہی فارم کی طرح نظر آئے گا جیسے مختلف عوامل پر منحصر ہے. تاہم، ذیل میں کچھ گری دار میوے اور بولٹ کے سوالات ہیں کہ ہر فارم سے پوچھنا چاہئے.
1. اس منصوبے کے لئے کون سا شخص ہے؟
اکثر اوقات، کسی کو آپ کی ٹیم سے ایک منصوبے کی درخواست کی جائے گی، لیکن اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ وہ وہی ہوں گے جو آپ کی ٹیم کو کام کرنے کے لۓ پیش رفت کی نگرانی اور سوالات کا جواب دے گا.
لہذا یہ سوال بہت اہم ہے.یہ یقینی بناتا ہے کہ آپ اور ہر کسی کو معلوم ہے کہ اس منصوبے کا مالک ہےلہذا، جب آپ وضاحت یا سمت کی ضرورت ہوتی ہے تو آپ صحیح شخص سے رابطہ کرسکتے ہیں.
استعمال کرنے کے لئے بہترین فیلڈ کی قسم:مختصر جواب
2. اس قسم کی منصوبے یہ ہے؟
بہت سے سوالات میں سے ایک آپ کے انٹیک فارم سے پوچھنا چاہئے کہ کس قسم کی پروجیکٹ کی درخواست کی جا رہی ہے. مثال کے طور پر، جوسی کی مارکیٹنگ ٹیم کے ساتھ، اسے جاننے کی ضرورت ہے کہ کس قسم کی کام کی درخواست کی جا رہی ہے.ایک سوشل میڈیا مہم؟ بلاگ پوسٹ؟ Webinar؟ ای میل مہم؟ تقریب؟
یہ ایک تفصیل ہے کہ آپ کو سامنے آنا چاہئے تاکہ آپ اس سیاق و سباق کو حاصل کرسکیں. لیکن اگر آپ اس ابتدائی سوال کو فلٹر کے طور پر استعمال کرسکتے ہیں تو یہ فارم بھی زیادہ مؤثر ہیں.
UDN ٹاسک مینیجرکی متحرک درخواست فارماس ابتدائی ردعمل پر مبنی باقی سوالنامے کو درپیش کرنا آسان بنانا. اگر درخواست دہندہ سے پتہ چلتا ہے کہ انہیں بلاگ پوسٹ کی ضرورت ہوتی ہے، بعد میں سوالات صرف اس قسم کے منصوبے سے متعلق ہوں گے، اور انہیں کسی غیر متعلقہ سوالات کا جواب دینے کی ضرورت نہیں ہوگی.
استعمال کرنے کے لئے بہترین فیلڈ کی قسم:نیچے گرنا
3. اس منصوبے کا بنیادی مقصد کیا ہے؟
آپ کو صرف جاننے کی ضرورت نہیں ہےکیامنصوبے یہ ہے کہ آپ کو اس کے پیچھے کیوں سمجھنے کی ضرورت ہے. اتھارٹی کا مقصد کیا ہے؟
یہ کچھ ہے کہ آپ کے انٹیک فارم کو مکمل کرنے پر درخواست دہندگان کو واضح طور پر واضح کرنے کے قابل ہونا چاہئے. انہیں ایک کلیدی میٹرک کی نشاندہی کرنا چاہئے کہ وہ نگرانی کریں گے تاکہ آپ اس صفحے پر اسی صفحے پر آپ کو کس طرح کامیابی کی وضاحت کی جائے گی.
شروع میں اس معلومات کے بعد آپ کو اس منصوبے کو دماغ میں اختتام کے ساتھ مکمل کرنے کی اجازت دیتا ہے.
استعمال کرنے کے لئے بہترین فیلڈ کی قسم:پیراگراف
4. اس منصوبے کے لئے کون سا سامعین کون ہے؟
ہر پروجیکٹ اےمخصوص سامعین، اور یہ آپ کے ذہن میں رکھنے کے لئے ایک اہم نقطہ نظر ہے کیونکہ آپ درخواست کردہ تفویض پر کام کر رہے ہیں.
آپ کی انٹیک فارم کے اندر، درخواست دہندگان کو اس بات کی نشاندہی کی ضرورت ہے کہ ان کے ارادہ والے سامعین کون ہیں. کیا یہ اندرونی ٹیم کے لئے ہے؟ بورڈ آف ڈائریکٹرز؟ کلائنٹ یا گاہکوں؟ ان لوگوں کا ایک مخصوص ذیلی سیٹ؟
یہ آپ کو ایک ہی قدم آگے بڑھانے سے پہلے آپ کو جاننے کی ضرورت ہے.
استعمال کرنے کے لئے بہترین فیلڈ کی قسم:چیک باکس اور مختصر جواب
5. اس منصوبے کے لئے بجٹ کیا ہے؟
یقینا، جب یہ پراجیکٹ کی درخواستوں میں آتا ہے، تو پیسے ایک حقیقی دنیا کی تشویش ہے. آپ کو یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ آپ کسی بھی وسائل سے پہلے اس منصوبے کی تکمیل میں سرمایہ کاری کر سکتے ہیں.
انٹیک فارم بھرنے پر، درخواست دہندگان کو اپنے بجٹ کی نشاندہی کرنا چاہئےرکاوٹوںٹھیک ہے - یا، کم از کم، ایک حد تک اس منصوبے کے اندر اندر گرنے کی ضرورت ہے.
استعمال کرنے کے لئے بہترین فیلڈ کی قسم:نیچے گرنا
6. منصوبے کی تکمیل کے لئے مثالی آخری تاریخ کیا ہے؟
امکانات ہیں، آپ کی ٹیم ایک وقت میں صرف ایک منصوبے سے نمٹنے نہیں کر رہی ہے. آپ مسلسل مختلف محکموں یا گاہکوں سے درخواستوں کے بقا کو سنبھال رہے ہیں. اور، ان لوگوں کو مؤثر طریقے سے ترجیح دینے کے لئے، آپ کو یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ ہر منصوبے کو ختم کرنے کی ضرورت ہے.
درخواست دہندگان کو ابتدائی درخواست جمع کرتے وقت اس منصوبے کے لئے ان کی مطلوبہ تکمیل کی تاریخ کی نشاندہی کرنا چاہئے. یہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے ہوشیار ہے کہ ان کی مطلوبہ تاریخ ایک ضمانت نہیں ہے - یہ انحصار ہے کہ آپ کی پلیٹ پر پہلے سے ہی کام کتنا کام ہے.
اس کے علاوہ، براہ راست آپ کے فارم پر ایک غار شامل کریں جس کے بارے میں آپ کو ایک عام منصوبے کو مکمل کرنے کی ضرورت ہے (لہذا آپ آخری منٹ کی درخواستوں کا ایک گروپ نہیں مل رہا ہے).
استعمال کرنے کے لئے بہترین فیلڈ کی قسم:تاریخوں
دیگر ممکنہ سوالات آپ کے کام کی انٹیک فارم سے پوچھ سکتے ہیں ...
مندرجہ بالا سوالات تقریبا کسی بھی منصوبے اور ٹیم کے لئے اہم ہیں، لیکن آپ کا فارم ممکنہ طور پر مزید حسب ضرورت اور شاید اضافی سوالات کی ضرورت ہوگی. یہاں کچھ اور ہیں کہ آپ اپنے انٹیک پروسیسنگ سانچے پر بھی شامل ہیں.
اپنی پہیوں کو تبدیل کرنے کے لئے بھی زیادہ پریرتا چاہتے ہیں؟ان ٹیمپلیٹس کو چیک کریںدرخواست فارم کے 10 مختلف قسم کے لئے.
آپ کے منصوبے کا کام مکمل کرنا: انٹیک فارم سے باہر جا رہا ہے
ایک مکمل درخواست فارم معیاری کام کی انٹیک پروسیسنگ ڈایاگرام میں پہلا قدم ہے، لیکن یہ واقعی برفباری کا صرف ٹپ ہے. آپ کو صرف انٹیک فارم کو مکمل کرنے سے زیادہ کرنا چاہتے ہیں - آپ پورے منصوبے کو ککسف عمل کو مکمل کرنا چاہتے ہیں.
لہذا ایک بار جب یہ فارم مکمل ہوجائے اور پیش کی جائے تو، اس منصوبے یا کلائنٹ کی انٹیک عمل بہاؤ چارٹ میں کیا ہونا چاہئے؟ یہاں آپ کے اگلے مرحلے ہیں اور آپ کی ٹیم کو لے جانا چاہئے.
منصوبوں اور کاموں کی تخلیق کو خودکار کریں.
ایک منصوبے اکثر اس سے درخواست کی گئی ہے کہ اس سے قبل ایک مشکلات کا سامنا کرنا پڑتا ہے.
آپ کی انٹیک کے عمل کے حصے کے طور پر، آپ کو کاموں اور منصوبوں کی تخلیق کو خودکار کرنے کے لئے اقدامات کرنا چاہئے. اس طرح، وہ آپ کے کام کے انتظام کے پلیٹ فارم کے اندر اندر پیدا ہوتے ہیں (آپ سے کسی بھی اضافی کام کے بغیر!) تاکہ پیش رفت فوری طور پر شروع ہوسکتی ہے.
کے ساتھ UDN ٹاسک مینیجر ، یہ خود کار طریقے سے پروجیکٹ کی درخواستوں کو تبدیل کرنے کے لئے خود کار طریقے سے مکمل طور پر تعمیراتی کاموں یا منصوبوں سے تخلیق کردہ منصوبوں کو تبدیل کرنے کے لئے آپ اپنی مرضی کے مطابق کرسکتے ہیں.
خود کار طریقے سے کام کی تفویض.
اسی طرح، آپ اور آپ کی پوری ٹیم کو سیدھا کرنے کی ضرورت ہے جو اس منصوبے کو آگے بڑھانے کے لۓ ذمہ دار ہے. آپ پلیٹ پر قدم اٹھانے کے لئے کسی کے ارد گرد انتظار نہیں کر سکتے ہیں.
اس وجہ سے، آپ کو ٹیم کے اراکین کو کاموں کے تفویض کو بھی خودکار کرنا چاہئے. اس بات کو یقینی بنانے کے دوران احتساب میں اضافہ ہوتا ہے کہ اس کے بارے میں کوئی سوال نہیں ہے جو کام شروع کرنا ہوگا.
کاموں اور منصوبوں کی خود کار طریقے سے تخلیق کے علاوہ،UDN ٹاسک مینیجرآپ کو اپنی مرضی کے مطابق فیلڈ کے جوابات جیسے مقام، پروجیکٹ کی قسم، یا دیگر مخصوص ضروریات پر مبنی مختلف قسم کے کام کو خود بخود تفویض کرنے کی اجازت دیتا ہے.
جائزہ لینے کے لئے وقت چھوڑ دو
ایک بار جب ان کاموں کو تخلیق کیا گیا ہے اور تفویض کی گئی ہے تو، ٹیم کے ارکان کے لئے آپ کے انفرادی شراکت اور ضروریات کا جائزہ لینے کے لئے آپ کی انٹیک عمل میں کافی وقت بنانا.
یہ انہیں اس بات کا یقین کرنے کا ایک موقع فراہم کرتا ہے کہ وہ اس کے ساتھ ساتھ شروع کرنے کی ضرورت ہے اور اس منصوبے کی درخواست کے بارے میں کسی بھی واضح سوالات سے پوچھیں.
یاد رکھو کہ ان سوالات کو آپ کے پاس لایا جانا چاہئے یا جو بھی آپ کی ٹیم کے منصوبے پر نقطہ نظر کے طور پر کام کررہا ہے لہذا مواصلات مرکزی اور ایک ہی شخص کے ذریعہ بہتی ہے.
درخواست دہندہ کو اپ ڈیٹ فراہم کریں.
اس کے بعد، چند چیزوں کو کرنے کے لئے اصل پراجیکٹ کے درخواست دہندہ کے ساتھ واپس دائرہ کرنے کا وقت ہے:
یہ چیزیں اصل پر ایک تبصرہ کے طور پر کرنا بہتر ہےکامیا آپ کے کام کے انتظام کے پلیٹ فارم کے اندر منصوبے تاکہ تمام متعلقہ مواصلات اور اپ ڈیٹس اس جگہ میں رہیں.
اس عمل کو تیز کرنے کے لۓ، اپنے تبصرے کو کسی جگہ کو محفوظ کریں تاکہ آپ مستقبل میں تمام مستقبل کی درخواست کے اپ ڈیٹس کے لئے ایک تبصرہ ٹیمپلیٹ کے طور پر اسے فوری طور پر استعمال کرسکتے ہیں.
ایک کک آف میٹنگ ہے.
خاص طور پر پیچیدہ یا طویل منصوبوں کے لئے، آپ بھی شیڈول بھی کرنا چاہتے ہیںکک آف اجلاسہر کسی کے لئے جو اس منصوبے میں ہاتھ پڑے گا.
ایسا کرنے سے وصولی کی ابتدائی تصدیق سے باہر نکل کر تمام اہم حصول داروں کو اس منصوبے کے لئے اپنی توقعات کو سیدھا کرنے کی اجازت دیتا ہے تاکہ آپ کسی بھی غلط مواصلات یا بڑے مسائل سے بچنے سے بچیں.
اپنی انٹیک پروسیسنگ سانچہ بنائیں اور اپنے منصوبے کا کام کو سنبھالیں
جیسا کہ آپ اور جیسی تیزی سے سیکھتے ہیں، پوری انٹیک عمل کو مکمل طور پر شروع کر رہے ہیں - ابتدائی درخواست سے اصل میں شروع کرنے کے لئے ابتدائی درخواست سے - بہت سے فوائد پیش کرتے ہیں، بشمول بہتر استحکام اور کافی مقدار میں بچایا وقت بھی شامل ہیں.
جب آپ کو ایک عمل پیدا کرنے کے لئے لچک موجود ہے جو آپ اور آپ کی ٹیم کے لئے بہترین کام کرتا ہے، ایک عام انٹیک عمل کی ساخت کی پیروی کرنا ہے:
کیا یہ ہر ایک پروجیکٹ کے لئے آپ کی ٹیم کو مکمل کرنے کی ضرورت ہے، اور آپ اس عمل کو منظم کرنے کے لئے کم وقت خرچ کرتے ہیں اور اس سے زیادہ وقت پر توجہ مرکوز کرتے ہیں: اس منصوبے کو پارک سے باہر نکالا.
آپ کی انٹیک عمل کو بھی بہتر بنانے کے لئے تیار ہیں؟ مفت آزمائشی کے ساتھ شروع کروUDN ٹاسک مینیجر .
اور اگر آپ کامل کام کی انٹیک عمل ٹیمپلیٹ بنانے کے بارے میں مزید جاننا چاہتے ہیں تو، ان پیروی اپ اشاعتوں کو چیک کریں:
