Consejos para crear la plantilla de proceso de admisión perfecta para el trabajo del proyecto

Josie lleva alequipo de marketingen una empresa de tecnología media. Como persona de punto para su departamento, ella está frecuentemente en el final receptor deSolicitudes de proyecto entrantes .

A veces, entran por correo electrónico o subprocesos de mensajes instantáneos, mientras que otras veces se mencionan casualmente en las reuniones. En toda la honestidad, a veces no hay una solicitud real en absoluto, y ella siente que necesita leer las mentes de las personas sobre lo que se debe hacer.

Es mucho para ella hacer malabares, y ella sabe que está perdiendo mucho su propio tiempo, así como el tiempo y la energía de todo su equipo. Así que ella está buscando una mejor manera de administrar elproyectoTrabajo que aterriza en el plato de su equipo.

Una de las mejores maneras para que lo haga es crear un proceso exitoso que pueda replicarse una y otra vez. Por lo tanto, decide crear una plantilla de proceso de admisión que puede usar para agilizar todas estas solicitudes de trabajo y establecer su equipo para el éxito.

¿Por qué templatizar? Los beneficios de crear una plantilla de proceso de admisión.

Estandarizar el flujo de proceso de admisión de trabajo requerirá que algunos trabajen frente, pero los numerosos beneficios lo hacen valer la pena. A continuación se presentan algunas de las muchas de las muchas razones por las que los líderes de los proyectos como Josie deben considerar la creación de una plantilla de proceso de admisión de proyectos.

Mejora la consistencia.

Sin un proceso definido en su lugar, o comprensión.¿Qué es la planificación de los recursos?Para un proyecto,Es demasiado fácil para las cosas perderse en la baraja. Los solicitantes de proyectos tienen poca comprensión de lo que se requiere de ellos al describir un proyecto, y su equipo no tiene una manera establecida hacia adelante. Causa confusión y retrasos para todos.

Un proceso de admisión de proyectos bien definido elimina esa confusión al brindar a todos un conjunto prescriptivo de pasos que deben seguirse para solicitar el trabajo de su equipo.

Que simplificanProceso de gestión de la demandahace que sea fácil para todos saber lo que debe suceder, así como lo que sucederá a continuación.

Te consigue la información que necesita.

Estás muy familiarizado con la lucha de sentirse listo para abordar un proyecto, solo para descubrir que no tiene toda la información que necesita. Luego pierde el tiempo rastreando los detalles importantes.

Es un obstáculo común. en unEncuesta de 300 líderes de la agencia., El 27% de los encuestados encontraron calificaciones creativas para ser incompletas o inconsistentes.

Ese es otro beneficio de templorar el flujo de proceso de admisión del proyecto, especialmente con un cuestionario o un resumen creativo que los solicitantes deben completar. Dentro de este formulario, debe establecer campos obligatorios (Gestor de tareas UDN¡Fíjate de esto fácil!) Para que le aseguren que su equipo tiene toda la información que necesitan por adelantado, sin un montón de innecesarios y consume mucho tiempo de ida y vuelta.

Abre la puerta para la automatización.

Es probable que sean, su actualgestión de proyectosEl proceso de admisión implica muchas tareas repetitivas o sin sentido, cosas como establecer proyectos, asignar a los propietarios y establecer plazos. Con un proceso templatizado en su lugar, es mucho más fácil detectar piezas repetitivas o mundanas del flujo de trabajo que se puede automatizar fácilmente.

Responsabilidades de memoria como la creación del proyecto dentro de suSoftware de gestión de trabajoy la asignación de tareas puede ser fácilmenteautomatizadocon la herramienta adecuada. De esa manera, usted y su equipo no tienen que perder el tiempo en esas tareas de limpieza y pueden llegar directamente al trabajo que importa.

Te da un mejor manejo en la carga de trabajo.

Cuando las solicitudes de trabajo están volando desde todas las direcciones, es difícil obtener un asa en todo lo que su equipo está trabajando en un momento dado.

Pero cuando todas las solicitudes están centralizadas y siguen un proceso templatizado, tiene una comprensión sólida de todos los proyectos que están actualmente en la placa de su equipo, por lo que puede administrar mejor sus plazos y recursos y evitar difundir su equipo demasiado delgado.

Te ahorra tiempo.

Mire hacia atrás en los beneficios anteriores que mencionamos, y notará un tema común: no solo le ahorran mucha problemas, sino que también le ahorran mucho tiempo.

Esa es una de las ventajas más grandes de templorar su proceso de admisión de clientes o su proceso de admisión de proyectos internos. Con eso en su lugar,no estás reinventando la rueda para cada nueva solicitud de proyecto, que le ahorra muchas horas (sin mencionar toneladas de energía).

6 Preguntas Cada formulario de admisión del proyecto debe preguntarse

Se vende en los beneficios de establecer una plantilla de proceso de admisión de trabajo. Pero antes de hacerlo, debe descubrir la respuesta a esta pregunta: ¿Cuáles son los pasos en el proceso de admisión?

Aquellos pueden variar dependiendo de su equipo único y de sus proyectos típicos (todos estructuren su proceso de manera diferente). Sin embargo, recomendamos que el proceso de admisión comience con este importante primer paso:el formulario de ingesta del proyecto .

Este es esencialmente un cuestionario o un resumen creativo que las personas o los equipos deben completarse para solicitar que su equipo trabaje en un proyecto.

Nuevamente, exactamente lo que se verá este formulario puede depender de una variedad de factores. Sin embargo, a continuación se presentan algunas nueces y pernos cuestionan que todas las formas deben preguntar.

1. ¿Quién es el punto de la persona para este proyecto?

A menudo, alguien solicitará un proyecto de su equipo, pero eso no significa necesariamente que sean el que está supervisando el progreso y respondiendo las preguntas a medida que su equipo llegue al trabajo.

Es por eso que esta pregunta es tan importante.Asegura que usted y todos los demás sepan quién posee ese proyecto.Por lo tanto, puede acercarse a la persona adecuada cuando necesite claridad o dirección.

Mejor tipo de campo para usar:respuesta corta

2. ¿Qué tipo de proyecto es este?

Una de las primeras preguntas que debe solicitar su formulario de admisión es qué tipo de proyecto se está solicitando. Por ejemplo, con el equipo de marketing de Josie, ella necesita saber qué tipo de trabajo se solicita.Una campaña de redes sociales? ¿Entrada en el blog? Webinar? Campaña de correo electrónico? ¿Evento?

Ese es un detalle que debe saber frente para que pueda obtener el contexto que necesita. Pero estas formas son aún más efectivas si puede usar esta pregunta inicial como un filtro.

Gestor de tareas UDNFormularios de solicitud dinámicaHaz que sea fácil adaptar el resto del cuestionario en función de esta respuesta inicial. Si el solicitante indica que necesitan una publicación de blog, las preguntas subsiguientes solo se relacionarán con ese tipo de proyecto, y no deberán responder a ninguna pregunta irrelevante.

Mejor tipo de campo para usar:desplegable

3. ¿Cuál es el objetivo principal de este proyecto?

No solo necesitas saberquéEl proyecto es, necesitas entender el por qué detrás de él. ¿Cuál es el objetivo general?

Eso es algo que los solicitantes deberían poder articular claramente al completar su formulario de admisión. También deben indicar una métrica clave que estarán monitoreando, por lo que se encuentra en la misma página sobre cómo se definirá el éxito.

Tener esa información al principio le permite completar el proyecto con el juego final en mente.

Mejor tipo de campo para usar:párrafo

4. ¿Quién es la audiencia para este proyecto?

Cada proyecto tiene unaudiencia específica, y esa es una perspectiva importante para que tenga en cuenta a medida que está trabajando en la tarea solicitada.

Dentro de su forma de admisión, los solicitantes deben indicar quién es la audiencia prevista. ¿Es para un equipo interno? ¿La Junta Directiva? Clientes o clientes? ¿Un subconjunto específico de los?

Eso es algo que necesitas saber antes de dar un solo paso adelante.

Mejor tipo de campo para usar:Casillas de verificación y respuesta corta

5. ¿Cuál es el presupuesto para este proyecto?

Por supuesto, cuando se trata de solicitudes de proyectos, el dinero es una preocupación del mundo real. Debe saber cuánto puede invertir en la finalización de este proyecto antes de confirmar un solo recurso.

Al completar el formulario de admisión, los solicitantes deben indicar su presupuestorestriccionesDe inmediato, o, al menos, un rango de que el proyecto debe caer dentro.

Mejor tipo de campo para usar:desplegable

6. ¿Cuál es la fecha límite ideal para la finalización del proyecto?

Lo más probable es que su equipo no está tratando con un solo proyecto a la vez. Usted está manejando constantemente un aluvión de solicitudes de varios departamentos o clientes. Y, con el fin de priorizar efectivamente aquellos, debe saber cuándo debe terminarse cada proyecto.

Los solicitantes deben indicar su fecha de finalización deseada para el proyecto al enviar la solicitud inicial. Es inteligente explicar que su fecha deseada no es una garantía, depende de cuánto trabajo ya está en su plato.

Además, incluya una advertencia directamente en su forma sobre la cantidad de aviso que necesita para completar un proyecto típico (por lo que no está recibiendo un montón de solicitudes de última hora).

Mejor tipo de campo para usar:fechas

Otras preguntas potenciales Su formulario de admisión de trabajo puede preguntar ...

Las preguntas anteriores son importantes para prácticamente cualquier proyecto y equipo, pero su forma probablemente requerirá más personalización y tal vez incluso preguntas adicionales. Aquí hay algunos más que puede considerar incluir en su plantilla de proceso de admisión:

¿Quieres aún más inspiración para recuperar tus ruedas?Echa un vistazo a estas plantillasPara 10 tipos diferentes de formularios de solicitud.

Templatizar su trabajo de proyecto: ir más allá del formulario de admisión

Un formulario de solicitud completado es el primer paso en un diagrama de proceso de admisión de trabajo estándar, pero en realidad es solo la punta del iceberg. Quieres hacer más de lo que solo template el formulario de admisión: desea templatizar todo el proceso de inicio del proyecto.

Entonces, una vez que se complete y envíe ese formulario, ¿qué debe suceder a continuación en el proyecto de flujo del proceso de ingreso al cliente o del proyecto? Aquí están los siguientes pasos que usted y su equipo deben tomar.

Automatizar la creación de proyectos y tareas.

Un proyecto a menudo encuentra un cuello de botella después de que se solicite, pero antes de que comience el trabajo.

Como parte de su proceso de admisión, debe tomar medidas para automatizar la creación de tareas y proyectos. De esa manera, los creados dentro de su plataforma de gestión de trabajo de inmediato (¡sin ningún trabajo adicional de usted!) Para que el progreso pueda comenzar de inmediato.

Con Gestor de tareas UDN , es sencillo para convertir automáticamente las solicitudes de proyecto en tareas o proyectos totalmente construidos creados a partir de plantillas que puede personalizar.

Automatizar las asignaciones de tareas.

De manera similar, usted y su equipo completo deben estar alineados en quién es responsable de qué es para que el proyecto pueda comenzar a moverse. No puedes esperar para que alguien se ponga en marcha hacia el plato.

Por esa razón, también debe automatizar la asignación de tareas a los miembros del equipo. Esto aumenta la responsabilidad al tiempo que garantiza que no haya ninguna pregunta sobre quién se supone que debe comenzar a trabajar.

Además de la creación automática de tareas y proyectos,Gestor de tareas UDNLe permite asignar automáticamente los diferentes tipos de trabajo basados ​​en las respuestas de campo personalizadas, como la ubicación, el tipo de proyecto u otros requisitos específicos.

Deja el tiempo para la revisión.

Una vez que se han creado esas tareas y se han realizado asignaciones, cree suficiente tiempo en su proceso de admisión para que los miembros del equipo revisen sus propias contribuciones y requisitos individuales.

Esto les da la oportunidad de asegurarse de que tengan lo que necesitan para comenzar, así como para hacer preguntas clarificantes que tienen sobre esa solicitud del proyecto.

Recuerde que esas preguntas deben ser presentadas a usted o quien sea que actúe como la persona del punto en el proyecto para su equipo, por lo que la comunicación permanezca centralizada y fluye a través de una sola persona.

Proporcionar una actualización al solicitante.

Después de eso, es hora de volver a círculos con el solicitante del proyecto original para hacer algunas cosas:

Es mejor hacer estas cosas como comentario sobre el real.tareao proyecto dentro de su plataforma de gestión de trabajo para que todas las comunicaciones y actualizaciones relevantes permanezcan en ese lugar.

Para hacer que este proceso sea aún más rápido, guarde su texto de comentarios en algún lugar para que pueda usarlo rápidamente como una plantilla de comentarios para todas las actualizaciones de solicitudes futuras.

Tener una reunión de inicio.

Particularmente para proyectos complejos o largos, es posible que también desee programar unreuniónPara todos los que tendrán una mano en ese proyecto.

Hacerlo, va más allá de esa confirmación inicial del recibo y permite a todas las partes interesadas clave para alinear sus expectativas para el proyecto para que pueda evitar cualquier comunicación errónea o problemas importantes.

Crea la plantilla de su proceso de admisión y agiliza el trabajo de su proyecto

Tanto en que usted como Josie están aprendiendo rápidamente, templatizando todo el proceso de admisión, desde la solicitud inicial para comenzar, ofrece numerosos beneficios, incluida la mayor consistencia y un montón de tiempo ahorrado.

Si bien tiene la flexibilidad de crear un proceso que funcione mejor para usted y su equipo, una estructura de proceso de admisión general a seguir es:

Haga eso por cada proyecto que su equipo debe completar, y pasará menos tiempo administrando el proceso y más tiempo enfocándose en lo que importa: golpeando ese proyecto fuera del parque.

¿Listo para agilizar su proceso de admisión aún más? Comience con una prueba gratuita deGestor de tareas UDN .

Y si desea obtener más información sobre la creación de la plantilla de proceso de admisión de trabajo perfecta, consulte estos mensajes de seguimiento: