プロジェクト作業のための完全な吸気プロセステンプレートを作成するためのヒント

josieはマーケティングチーム中型の技術会社で。彼女の部門のためのポイントの人として、彼女は頻繁に受信終了時に着信プロジェクトリクエスト 。

時には彼らは電子メールまたはインスタントメッセージスレッドを介して入ってきたが、他の時間はさまざまな会議で述べられています。すべての誠実さで、時には本当の要求はまったくありません、そして彼女は彼女が行う必要があるものについて人々の心を読む必要があるように感じます。

彼女がジャグリングするのは多くのものです、そして彼女は彼女が彼女の自らの時間だけでなく彼女のチーム全体の時間とエネルギーを無駄にしていることを知っています。だから彼女はを管理するためのより良い方法を探している 事業 彼女のチームのプレートに着陸する働き。

彼女がそうするための最良の方法の1つは、再び複製することができる成功したプロセスを作成することです。だから彼女は、これらの作業要求のすべてを合理化し、そして彼女のチームを成功のために設定するために使用できる摂取プロセステンプレートを作成することにしました。

なぜテンプル化？インテークプロセステンプレートを作成することの利点

作業吸気プロセスフローを標準化するには、前面の作業が必要ですが、数多くの利点はそれを価値があります。以下は、Josieのようなプロジェクトリーダーがプロジェクト摂取プロセステンプレートを作成することを検討する必要がある多くの理由のいくつかの理由です。

一貫性が向上します。

定義されたプロセスが所定のプロセスなし、または理解するリソース計画とはプロジェクトのためにシャッフルで迷子になるのは簡単すぎる。プロジェクト依頼者は、プロジェクトの概要を概説するときにそれらに必要なものを理解しており、あなたのチームには確立された方法がありません。それは皆のために混乱と遅れを引き起こします。

明確に定義されたプロジェクト摂取プロセスでは、チームからの作業を要求するために従う必要がある訴訟の規範的なステップのセットを皆に与えることによる混乱を排除します。

それは合理化されました需要管理プロセス何が起こるのか、そして次に何が起こるのかを知ることを容易にします。

あなたが必要とする情報を取得します。

あなたがプロジェクトに取り組む準備ができている気持ちの闘いに精通しています。それからあなたはそれらの重要な詳細を追跡する時間を無駄にします。

それは一般的なハードルです。 in300代理店リーダーの調査また、回答者の27％が不完全または矛盾することが創造的なブリーフを見つけました。

それはあなたのプロジェクト摂取プロセスフローをテンプル化することのもう1つの利点です - 特に要求者が記入する必要があるというアンケートまたはクリエイティブな簡単な簡単な簡単なものです。このフォーム内では、必須フィールドを設定する必要があります（UDNタスクマネージャーこの簡単に！）

それは自動化のためのドアを開きます。

チャンスはあなたの現在ですプロジェクト管理吸気プロセスには、プロジェクトの設定、所有者の割り当て、および締め切りの設定などが多い、またはマインドレスタスクが多数あります。テンプル化されたプロセスを適所にして、簡単に自動化することができるワークフローの繰り返しまたは平凡な部分を見つけるのがはるかに簡単です。

あなたの中のプロジェクト作成のような責任がありました作業管理ソフトウェアタスクの割り当ては簡単にできます自動化された右の道具を使って。そうすれば、あなたとあなたのチームはそれらのハウスキーピングタスクに時間を無駄にする必要はなく、問題のある仕事への権利を得ることができます。

それはあなたにワークロードのハンドルを与えます。

作業依頼があらゆる方向から飛んでいるとき、あなたのチームが任意の時間に取り組んでいるすべてのものにハンドルを取得するのは難しいです。

しかし、すべての要求が集中化されてテンプル化されたプロセスに従うと、あなたは現在あなたのチームのプレートにあるすべてのプロジェクトを握っているので、あなたがあなたの締め切りとリソースを管理し、あなたのチームを薄すぎることを避けることを避けることができます。

時間を節約します。

私たちが言及した前の利点を振り返って、あなたは共通のテーマに気付くでしょう：彼らはあなたに多くの面倒を節約するだけでなく、彼らはまたあなたに多くの時間を節約します。

これは、クライアント摂取プロセスまたは内部プロジェクト摂取プロセスをテンプル化することの最大の特典の1つです。その場で、新しいプロジェクト要求ごとにホイールを再発明しないそれはあなたに十分な時間を節約します（エネルギーのトンは言うまで）。

6つのプロジェクトの摂取フォームが質問する必要があります

作業吸気プロセステンプレートを設定することの利点で販売されています。しかし、そうする前に、あなたはこの質問に対する答えを理解する必要があります：摂取プロセスの手順は何ですか？

これらはあなたのユニークなチームとあなたの典型的なプロジェクトによって異なります（すべての人は彼らのプロセスを異なるプロセスを構造化されています）。ただし、この重要な最初のステップで吸気プロセスが始まることをお勧めします。プロジェクト摂取用紙 。

これは本質的に、あなたのチームがプロジェクトで働くように要求するために記入する必要があるという人々またはチームが記入する必要があるという基本的にアンケートまたはクリエイティブな簡単です。

繰り返しますが、正確にこのフォームがどのように見えるかはさまざまな要因に依存できます。ただし、以下はいくつかのナットであり、あらゆる形式が尋ねるべき質問があります。

1.このプロジェクトのポイントパーソンは誰ですか？

その他、誰かがあなたのチームからプロジェクトを要求するでしょうが、それは必ずしも彼らが進歩を監督し、あなたのチームが仕事を受けるように質問を監督している人になることを意味しません。

だからこの質問はとても重要です。それはあなたと他の誰もがそのプロジェクトを所有する人を知っていることを保証しますそれで、あなたが明快さや方向性が必要なときあなたは正しい人に近づくことができます。

使用する最良のフィールドタイプ：簡潔な答え

これはどのようなプロジェクトの種類ですか？

あなたの摂取形式の最初の質問の1つは、どのようなプロジェクトが要求されているかということです。たとえば、Josieのマーケティングチームでは、どのような作業が要求されているのかを知る必要があります。ソーシャルメディアキャンペーン？ブログ投稿？ウェビナー？電子メールキャンペーン？イベント？

それがあなたが必要とする文脈を得ることができるように、あなたが正面を知るべき詳細です。しかし、この最初の質問をフィルタとして使用できる場合は、これらのフォームはさらに効果的です。

UDNタスクマネージャー動的リクエストフォームこの最初の回答に基づいて、残りのアンケートを調整することを容易にしてください。要求者がブログ記事を必要とすることを示している場合、その後の質問はそのタイプのプロジェクトにのみ関係しますが、それらは無関係な質問に答える必要はありません。

使用する最良のフィールドタイプ：落ちる

3.このプロジェクトの主な目標は何ですか？

あなたは知っている必要はありません 何 プロジェクトは、その背後にある理由を理解する必要があります。包括的な目標は何ですか？

それがあなたの摂取形式を完了するときに要求者が明確に明確にすることができることです。それらはまた、それらが監視されるようにするキーメトリックを示している必要がありますので、成功がどのように定義されるかについてのすべてのページにあります。

最初にその情報を持つことで、エンドゲームを念頭に置いてプロジェクトを完了することができます。

使用する最良のフィールドタイプ： 段落

4.このプロジェクトの観客は誰ですか？

すべてのプロジェクトにはAがあります具体的な観客そしてそれがあなたが要求された課題に取り組んでいるようにあなたが心に留めておくための重要な観点です。

あなたの摂取形態の中で、リクエスタは彼らの意図されたオーディエンスが誰であるかを示す必要があります。内部チームのためのものですか？取締役会ですか？クライアントや顧客は？それらの特定のサブセット？

それはあなたが一歩前進する前にあなたが知る必要があるものです。

使用する最良のフィールドタイプ：チェックボックスと短い回答

5.このプロジェクトの予算は何ですか？

もちろん、プロジェクトリクエストに関しては、お金は現実の関心事です。単一のリソースをコミットする前に、このプロジェクトの完了にどの程度投資できるかを知る必要があります。

摂取フォームに記入するとき、要求者は彼らの予算内容を示すべきです 制約 すぐに - または少なくとも、プロジェクトが侵入する必要がある範囲。

使用する最良のフィールドタイプ：落ちる

6.プロジェクト完了の理想的な締め切りは何ですか？

チャンスは、あなたのチームは一度に1つのプロジェクトだけを扱っていません。あなたは常にさまざまな部署やクライアントからのリクエストの弾幕を処理しています。そして、それらを効果的に優先させるためには、各プロジェクトを終了する必要があるときに知る必要があります。

リクエスタは、最初の要求を送信するときにプロジェクトの目的の完了日を示す必要があります。彼らの望ましい日付が保証ではないことを説明するのは賢いです - それはすでにあなたのプレートにどれだけの仕事があるかに依存しています。

さらに、典型的なプロジェクトを完成させるために必要な注意事項についてのあなたのフォームに直接注意を払ってください（あなたは最後の要求の束を取得していません）。

使用する最良のフィールドタイプ： 日付

他の潜在的な質問あなたの仕事の摂取形式が尋ねることができます...

上記の質問は、事実上あらゆるプロジェクトとチームにとって重要ですが、あなたのフォームはおそらくさらなるカスタマイズとおそらく追加の質問でさえ必要となるでしょう。あなたの摂取プロセステンプレートを含めることを考えることができるほどいくつかのいくつかのものです。

あなたの車輪を回すためにさらにインスピレーションを与えたいですか？これらのテンプレートをチェックしてください10種類のリクエストフォームの場合。

あなたのプロジェクト作業をテンプル化する：摂取フォームを超えて

完成したリクエストフォームは、標準的な作業吸気プロセス図の最初のステップですが、実際には氷山の先端だけです。インテークフォームをテンプル化するだけでなく、プロジェクトのキックオフプロセス全体をテンプル化したいです。

そのフォームが完了して送信されると、プロジェクトまたはクライアントの吸気プロセスフローチャートの中で次に起こるべきですか？これはあなたとあなたのチームが取る次のステップです。

プロジェクトやタスクの作成を自動化します。

プロジェクトはそれが要求された後、仕事の前に実際に始まる前にボトルネックに遭遇します。

摂取プロセスの一環として、タスクやプロジェクトの作成を自動化するための手順を実行する必要があります。そのように、それらはあなたの作業管理プラットフォーム内で直ちに作成されます（あなたからの追加作業なしではありません！）、進歩がすぐに始まることができるようにします。

と UDNタスクマネージャー それは、カスタマイズできるテンプレートから作成された完全に構築されたタスクまたはプロジェクトのいずれかにプロジェクト要求を自動的に回転させるのは簡単です。

タスクの割り当てを自動化します。

同様に、あなたとあなたのチーム全体が誰が動くことができるようになるかを担当する人の整列にある必要があります。あなたは誰かがプレートにステップアップするのを待つことができません。

そのため、チームメンバーへのタスクの割り当てを自動化する必要があります。これは説明責任を高め、誰が仕事を始めるべきかについての質問がないことを確実にします。

タスクとプロジェクトの自動作成に加えて、UDNタスクマネージャー場所、プロジェクトの種類、またはその他の特定の要件などのカスタムフィールドの応答に基づいて、さまざまな種類の作業を自動的に割り当てることができます。

レビューの時間を残します。

これらのタスクが作成され、割り当てが行われたら、チームメンバーのためにあなたの摂取プロセスに十分な時間を築き、彼ら自身の個々の貢献と要件を確認します。

これは彼らが彼らが始める必要があることと彼らがそのプロジェクト要求について持っていることを明確にするために必要なものを確実に持っていることを彼らに与えるチャンスを与えます。

これらの質問をあなたにもたらされるべきであることを忘れないでください。

リクエスターに更新を入力してください。

その後、元のプロジェクトリクエスターがいくつかのことを実行するのに最後に丸くする時が来ました。

実際のコメントとしてこれらのことをするのが最善ですタスクまたはあなたの作業管理プラットフォーム内のプロジェクトは、関連するすべてのコミュニケーションとアップデートがその場で滞在するようにします。

このプロセスをさらに早く作成するには、コメントテキストをどこかに保存して、すべての将来の要求更新のコメントテンプレートとしてすばやく使用できるようにします。

キックオフ会議があります。

特に複雑なプロジェクトまたは長いプロジェクトのために、あなたはまたスケジュールをスケジュールしたいかもしれませんキックオフ会そのプロジェクトに手を握る人のために。

その初期の領収書の確認を超えて、すべての主要な利害関係者がプロジェクトに対する彼らの期待を整列させることができるようにして、すべての主要な利害関係者が自分の期待を整えることができます。

吸入プロセスのテンプレートを作成し、プロジェクトの仕事を合理化します

あなたとJosieの両方が迅速に学習されているので、摂取プロセス全体をテンプル化する - 初期の要求から実際には始めるまで - 整合性とたくさんの節約時間を含む多くの利点を提供します。

あなたとあなたのチームに最適なプロセスを作成するための柔軟性がありますが、以下の一般的な摂取プロセス構造は次のとおりです。

あなたのチームが完了する必要があるすべてのプロジェクトのためにそれを実行します、そしてあなたはプロセスを管理する時間とより多くの時間を費やします。

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そして完璧な作業吸入プロセステンプレートの作成についてさらに学びたい場合は、次のフォローアップ投稿をチェックしてください。