Dicas para criar o modelo de processo de ingestão perfeito para o trabalho do projeto

Josie leva oequipe de marketingem uma empresa de tecnologia de médio porte. Como a pessoa do ponto de seu departamento, ela é freqüentemente no final de recebimento desolicitações de projeto recebidas .

Às vezes eles entram por e-mail ou threads de mensagens instantâneas, enquanto outras vezes eles são mencionados casualmente nas reuniões. Em toda a honestidade, às vezes não há nenhum pedido real, e ela se sente como precisa ler as mentes das pessoas sobre o que precisa ser feito.

É muito para ela fazer malabarismos, e ela sabe que ela está desperdiçando muito do seu próprio tempo, bem como o tempo e a energia de toda a sua equipe. Então ela está à procura de uma maneira melhor de gerenciar oprojetotrabalho que pousa no prato de sua equipe.

Uma das melhores maneiras para ela fazer isso é criar um processo bem-sucedido que possa ser replicado de novo e de novo. Então ela decide criar um modelo de processo de admissão que ela possa usar para simplificar todas essas solicitações de trabalho e definir sua equipe para o sucesso.

Por que modelizar? Os benefícios de criar um modelo de processo de admissão

Padronização do fluxo do processo de admissão de trabalho exigirá algum trabalho na frente, mas os inúmeros benefícios fazem com que valha a pena. Abaixo estão apenas algumas das muitas razões que os líderes de projetos como Josie devem considerar a criação de um modelo de processo de admissão de projetos.

Melhora a consistência.

Sem um processo definido no lugar, ou compreensãoO que é o planejamento de recursos?Para um projeto,É muito fácil para as coisas se perderem no shuffle. Os solicitantes do projeto têm pouca compreensão do que é exigido deles ao delinear um projeto, e sua equipe não tem um caminho estabelecido. Isso causa confusão e atrasos para todos.

Um processo de ingestão de projeto bem definido elimina essa confusão, dando a todos um conjunto prescritivo de etapas que devem ser seguidas para solicitar o trabalho da sua equipe.

Que simplificouprocesso de gestão de demanda.torna fácil para todos saberem o que precisa acontecer, assim como o que vai acontecer a seguir.

Ele recebe a informação que você precisa.

Você está muito familiarizado com a luta de se sentir pronto para enfrentar um projeto, apenas para descobrir que você não tem todas as informações necessárias. Então você perca tempo de rastreamento desses detalhes importantes.

É um obstáculo comum. Em umPesquisa de 300 líderes da agência, 27% dos entrevistados encontraram resumos criativos para serem incompletos ou inconsistentes.

Esse é outro benefício de modelizar o fluxo do processo de admissão do projeto - especialmente com um questionário ou resumo criativo que os solicitantes precisam preencher. Dentro deste formulário, você deve definir campos obrigatórios (Gerenciador de tarefas UDN.torna isso fácil!) Para que você tenha certeza de que sua equipe tem todas as informações que eles precisam de frente, sem um monte de desnecessário e demorado para frente e para trás.

Abre a porta para a automação.

Chances são, sua atualGerenciamento de ProjetosO processo de admissão envolve muitas tarefas repetitivas ou sem mente - coisas como configurar projetos, atribuir proprietários e definir prazos. Com um processo templatizado no lugar, é muito mais fácil identificar peças repetitivas ou mundanas do fluxo de trabalho que podem ser facilmente automatizadas.

Responsabilidades rotativas como a criação do projeto dentro do seuSoftware de gerenciamento de trabalhoe a atribuição de tarefas pode ser facilmenteautomatizadocom a ferramenta certa. Dessa forma, você e sua equipe não precisam perder tempo nessas tarefas de limpeza e podem ir direto ao trabalho que importa.

Dá uma alça melhor na carga de trabalho.

Quando os pedidos de trabalho estão voando de todas as direções, é difícil conseguir uma alça em tudo que sua equipe está trabalhando a qualquer momento.

Mas quando todas as solicitações são centralizadas e siga um processo modelizado, você tem uma compreensão sólida de todos os projetos que estão atualmente na placa de sua equipe para que você possa gerenciar melhor seus prazos e recursos e evitar a exibição de sua equipe muito fina.

Isso economiza tempo.

Olhe para os benefícios anteriores que mencionamos, e você notará um tema comum: eles não apenas economizam muito desgaste, mas também poupam muito tempo.

Essa é uma das maiores vantagens do Templatizing seu processo de admissão do cliente ou seu processo interno de consumo de projetos. Com isso no lugar,Você não está reinventando a roda para cada novo pedido de projeto, que economiza muitas horas (para não mencionar toneladas de energia).

6 perguntas que cada formulário de admissão de projetos deve perguntar

Você é vendido nos benefícios de configurar um modelo de processo de admissão de trabalho. Mas antes de fazer isso, você precisa descobrir a resposta para esta pergunta: Quais são as etapas no processo de admissão?

Aqueles podem variar dependendo da sua equipe exclusiva e seus projetos típicos (todos estruturam seu processo de forma diferente). No entanto, recomendamos que o processo de admissão seja iniciado com este importante primeiro passo:o formulário de admissão do projeto .

Isso é essencialmente um questionário ou breve resumo que as pessoas ou equipes são obrigadas a preencher para solicitar que sua equipe funcione em um projeto.

Mais uma vez, o que esta forma será parecer pode depender de uma variedade de fatores. No entanto, abaixo estão algumas questões de porcas e parafusos que cada formulário deve perguntar.

1. Quem é a pessoa do ponto para este projeto?

Muitas vezes, alguém solicitará um projeto de sua equipe, mas isso não significa necessariamente que eles sejam aquele que supervisionam o progresso e responder perguntas à medida que sua equipe chega a trabalhar.

É por isso que esta questão é tão importante.Garante que você e todo mundo saibam quem possui esse projeto, para que você possa se aproximar da pessoa certa quando precisar de clareza ou direção.

Melhor tipo de campo para usar:resposta curta

2. Que tipo de projeto é esse?

Uma das primeiras perguntas que seu formulário de admissão deve perguntar é que tipo de projeto está sendo solicitado. Por exemplo, com a equipe de marketing de Josie, ela precisa saber que tipo de trabalho está sendo solicitado.Uma campanha de mídia social? Postagem do blog? Webinar? Campanha de e-mail? Evento?

Isso é um detalhe que você deve saber da frente para que você possa obter o contexto que você precisa. Mas essas formas são ainda mais eficazes se você puder usar essa pergunta inicial como um filtro.

Gerenciador de tarefas UDN.Formulários de solicitação dinâmicaFácil de adaptar o resto do questionário com base nessa resposta inicial. Se o solicitante indicar que eles precisam de um post do blog, as perguntas subseqüentes se referirão apenas a esse tipo de projeto, e não precisarão responder a nenhuma pergunta irrelevante.

Melhor tipo de campo para usar:suspenso

3. Qual é o principal objetivo deste projeto?

Você não precisa saberqueO projeto é - você precisa entender o porquê por trás disso. Qual é o objetivo abrangente?

Isso é algo que os solicitantes devem ser capazes de articular claramente ao completar seu formulário de admissão. Eles também devem indicar uma métrica chave que eles estarão monitorando, então você está toda na mesma página sobre como o sucesso será definido.

Ter essa informação no início permite concluir o projeto com o endgame em mente.

Melhor tipo de campo para usar:parágrafo

4. Quem é o público para este projeto?

Cada projeto tem umaudiência específicae essa é uma perspectiva importante para você ter em mente como você está trabalhando na tarefa solicitada.

Dentro do seu formulário de admissão, os solicitantes devem indicar quem é o público-alvo. É para uma equipe interna? Do Conselho de Administração? Clientes ou clientes? Um subconjunto específico daqueles?

Isso é algo que você precisa saber antes de tomar um único passo em frente.

Melhor tipo de campo para usar:Caixas de seleção e resposta curta

5. Qual é o orçamento para este projeto?

Claro, quando se trata de pedidos de projeto, o dinheiro é uma preocupação do mundo real. Você precisa saber quanto você pode investir na conclusão deste projeto antes de cometer um único recurso.

Ao preencher o formulário de admissão, os solicitantes devem indicar seu orçamentorestriçõesimediatamente - ou, no mínimo, um alcance que o projeto precisa ficar dentro.

Melhor tipo de campo para usar:suspenso

6. Qual é o prazo ideal para a conclusão do projeto?

As chances são, sua equipe não está lidando apenas com um projeto de cada vez. Você está constantemente lidando com uma barragem de pedidos de vários departamentos ou clientes. E, a fim de priorizar efetivamente aqueles, você precisa saber quando cada projeto precisa ser concluído.

Os solicitantes devem indicar sua data de conclusão desejada para o projeto ao enviar a solicitação inicial. É inteligente explicar que sua data desejada não é uma garantia - depende de quanto trabalho já está no seu prato.

Além disso, inclua uma advertência diretamente no seu formulário sobre o quanto você precisa para concluir um projeto típico (então você não está recebendo um monte de pedidos de última hora).

Melhor tipo de campo para usar:datas

Outras questões potenciais Seu formulário de admissão de trabalho pode perguntar ...

As perguntas acima são importantes para praticamente qualquer projeto e equipe, mas seu formulário provavelmente precisará de mais personalização e talvez até mesmo perguntas adicionais. Aqui estão mais alguns que você pode considerar, incluindo no seu modelo de processo de admissão:

Quer ainda mais inspiração para obter suas rodas girando?Confira esses modelospor 10 tipos diferentes de formulários de solicitação.

Templatizing seu trabalho de projeto: indo além do formulário de admissão

Um formulário de solicitação preenchido é o primeiro passo em um diagrama de processo de entrada de trabalho padrão, mas é realmente apenas a ponta do iceberg. Você quer fazer mais do que apenas modelizar o formulário de admissão - você deseja modelar todo o processo de início do projeto.

Então, uma vez que esse formulário seja concluído e enviado, o que deve acontecer em seguida no projeto ou no processo de fluxo de processo de entrada do cliente? Aqui estão os próximos passos que você e sua equipe devem tomar.

Automatize a criação de projetos e tarefas.

Um projeto freqüentemente encontra um gargalo depois que é solicitado, mas antes do trabalho realmente começar.

Como parte do seu processo de admissão, você deve tomar medidas para automatizar a criação de tarefas e projetos. Dessa forma, aqueles são criados em sua plataforma de gerenciamento de trabalho imediatamente (sem qualquer trabalho adicional de você!) Para que o progresso possa começar imediatamente.

Com Gerenciador de tarefas UDN. , é direto de ativar automaticamente solicitações de projeto em tarefas ou projetos totalmente construídos criados a partir de modelos que você pode personalizar.

Automatizar atribuições de tarefas.

Da mesma forma, você e toda a sua equipe precisam estar em alinhamento sobre quem é responsável pelo que o projeto pode começar a se mover. Você não pode esperar alguém para dar um passo para o prato.

Por esse motivo, você também deve automatizar a atribuição de tarefas aos membros da equipe. Isso aumenta a responsabilidade, assegurando que não haja dúvida sobre quem deveria começar a trabalhar.

Além da criação automática de tarefas e projetos,Gerenciador de tarefas UDN.Permite que você atribua automaticamente diferentes tipos de trabalho com base em respostas de campo personalizadas, como local, tipo de projeto ou outros requisitos específicos.

Deixe tempo para revisão.

Uma vez que essas tarefas tenham sido criadas e as tarefas foram feitas, construam tempo suficiente para o seu processo de consumo para os membros da equipe revisar suas próprias contribuições e requisitos individuais.

Isso lhes dá a oportunidade de garantir que eles tenham o que precisam para começar, bem como para fazer qualquer pergunta esclarecida que tenham sobre esse pedido de projeto.

Lembre-se de que essas perguntas devem ser trazidas para você ou quem estiver agindo como pessoa ponto no projeto para sua equipe para que a comunicação permaneça centralizada e flua através de uma única pessoa.

Forneça uma atualização para o solicitante.

Depois disso, é hora de circular de volta com o solicitante do projeto original para fazer algumas coisas:

É melhor fazer essas coisas como um comentário sobre o realtarefaou projeto dentro da sua plataforma de gerenciamento de trabalho para que todas as comunicações e atualizações relevantes permaneçam nesse local.

Para tornar este processo ainda mais rápido, salve seu texto de comentários em algum lugar para que você possa usá-lo rapidamente como um modelo de comentário para todas as atualizações de solicitação futuras.

Tem uma reunião de kickoff.

Particularmente para projetos complexos ou longos, você também pode querer agendar umEncontro de pontapéPara todos que terão uma mão nesse projeto.

Fazer isso vai além da confirmação inicial do recibo e permite que todas as principais partes interessadas alinhem suas expectativas para o projeto para que você possa evitar quaisquer erros de comunicação ou questões importantes.

Crie seu modelo de processo de entrada e simplifique seu trabalho de projeto

Como você e Josie estão aprendendo rapidamente, modelizando todo o processo de consumo - do pedido inicial para realmente começar - oferece numerosos benefícios, incluindo uma melhor consistência e muito tempo economizado.

Enquanto você tem a flexibilidade de criar um processo que funciona melhor para você e sua equipe, uma estrutura geral de processo de admissão a seguir é:

Faça isso para cada projeto que sua equipe precisa completar, e você gastará menos tempo gerenciando o processo e mais tempo se concentrando no que importa: derrubando esse projeto fora do parque.

Pronto para simplificar ainda mais o seu processo de admissão? Comece com uma avaliação gratuita deGerenciador de tarefas UDN. .

E se você quiser aprender mais sobre como criar o modelo de processo de admissão de trabalho perfeito, confira esses posts de acompanhamento: