Conseils pour créer le modèle de processus d'admission parfait pour le travail de projet

Josie mène laéquipe de marketinglors d'une entreprise de technologie de taille moyenne. Comme la personne du point pour son département, elle est fréquemment sur la fin de la réception deDemandes de projet entrantes .

Parfois, ils entrent par courrier électronique ou des fils de messages instantanés, tandis que d'autres fois, ils sont mentionnés par hasard lors de réunions. En toute honnêteté, parfois, il n'y a pas de vraie demande du tout, et elle a l'impression de lire les esprits des gens sur ce qui doit être fait.

C'est beaucoup pour elle de s'en jongler et elle sait qu'elle gaspille beaucoup de son temps et de l'époque et de l'énergie de toute son équipe. Alors elle est à la recherche d'un meilleur moyen de gérer leprojetTravailler qui atterrit sur la plaque de son équipe.

L'une des meilleures façons d'elle de le faire est de créer un processus réussi qui peut être répliqué à nouveau et à nouveau. Elle décide donc de créer un modèle de processus d'admission qu'elle peut utiliser pour rationaliser toutes ces demandes de travail et définir son équipe pour réussir.

Pourquoi templatiser? Les avantages de la création d'un modèle de processus d'admission

Normaliser le flux de processus d'admission de travail nécessitera un certain travail à l'avant, mais les nombreux avantages le rendent bien. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des nombreuses raisons que les chefs de projet comme Josie devraient envisager de créer un modèle de processus d'admission de projet.

Il améliore la cohérence.

Sans processus défini en place, ni compréhensionQu'est-ce que la planification des ressourcesPour un projet,C'est beaucoup trop facile pour que les choses se perdent dans le shuffle. Les demandeurs de projet ont peu de compréhension de ce qui est nécessaire d'entre eux lors de la présentation d'un projet, et votre équipe n'a pas de voie établie. Cela provoque une confusion et des retards pour tout le monde.

Un processus d'admission de projet bien défini élimine cette confusion en donnant à chacun un ensemble de mesures normatifs qui doivent être suivis afin de demander au travail de votre équipe.

Qui rationalProcessus de gestion de la demandeIl est facile pour tout le monde de savoir ce qui doit arriver, ainsi que ce qui se passera ensuite.

Cela vous obtient les informations dont vous avez besoin.

Vous êtes tous trop familiers avec la lutte de se sentir prêt à aborder un projet, seulement pour découvrir que vous n'avez pas toutes les informations dont vous avez besoin. Ensuite, vous perdez du temps à suivre ces détails importants.

C'est un obstacle commun. Dans unEnquête sur 300 dirigeants d'agences, 27% des répondants ont trouvé des mémoires créatifs incomplets ou incompatibles.

C'est un autre avantage de templatiquer votre flux de processus d'admission de projet - en particulier avec un questionnaire ou un bref créatif que les demandeurs doivent remplir. Dans cette forme, vous devez définir des champs obligatoires (Gestionnaire de tâches UDNRend cela facile!) Pour que vous soyez assuré que votre équipe a toutes les informations dont ils ont besoin à l'avance, sans un groupe inutile et qui consomment du temps.

Il ouvre la porte à l'automatisation.

Les chances sont, votre actuelgestion de projetLe processus d'admission implique de nombreuses tâches répétitives ou stupides - telles que la mise en place de projets, attribuer des propriétaires et définir des délais. Avec un processus modélisé en place, il est beaucoup plus facile de repérer des morceaux répétitifs ou banals du flux de travail qui peuvent facilement être automatisés.

Rote Responsabilités comme la création de projet dans votreLogiciel de gestion de travailet l'affectation de tâches peut facilement êtreautomatiqueavec le bon outil. De cette façon, vous et votre équipe, vous n'avez pas à perdre du temps sur ces tâches de ménage et peuvent avoir droit au travail qui compte.

Cela vous donne un meilleur gérant sur la charge de travail.

Lorsque les demandes de travail volent dans toutes les directions, il est difficile d'obtenir une poignée sur tout ce que votre équipe travaille à tout moment.

Mais lorsque toutes les demandes sont centralisées et suivent un processus modélisé, vous avez une solide compréhension de tous les projets actuellement sur la plaque de votre équipe afin de pouvoir mieux gérer vos délais et vos ressources et éviter de diffuser votre équipe trop mince.

Ça vous fait gagner du temps.

Regardez en arrière aux avantages précédents que nous avons mentionnés et vous remarquerez un thème commun: ils vous économisent non seulement beaucoup de tracas, mais ils vous sauvent également beaucoup de temps.

C'est l'une des plus grandes avantages de Templatiser votre processus d'admission client ou de votre processus d'admission de projet interne. Avec ça en place,Vous ne réinventez pas la roue pour chaque nouvelle demande de projet, qui vous sauve beaucoup d'heures (sans oublier des tonnes d'énergie).

6 questions Chaque formulaire d'admission de projet devrait demander

Vous êtes vendu sur les avantages de la configuration d'un modèle de processus d'admission de travail. Mais avant de le faire, vous devez déterminer la réponse à cette question: quelles sont les étapes du processus d'admission?

Ceux-ci peuvent varier en fonction de votre équipe unique et de vos projets typiques (tout le monde structure leur processus différemment). Cependant, nous recommandons que le processus d'admission commence par cette première étape importante:le formulaire d'admission de projet .

C'est essentiellement un questionnaire ou un bref créatif que des personnes ou des équipes sont tenues de remplir afin de demander que votre équipe fonctionne sur un projet.

Encore une fois, exactement ce que cette forme ressemblera peut dépendre de divers facteurs. Cependant, ci-dessous sont des noix et des bidons des questions que chaque formulaire devrait demander.

1. Qui est la personne de ce projet?

Oftentimes, quelqu'un demandera un projet de votre équipe, mais cela ne signifie pas nécessairement qu'ils seront ceux qui surveillent les progrès et répondent aux questions de votre équipe.

C'est pourquoi cette question est si importante.Ça vous assure que vous et tout le monde savent qui possède ce projetPour que vous puissiez aborder la bonne personne lorsque vous avez besoin de clarté ou de direction.

Meilleur type de terrain à utiliser:réponse courte

2. Quel type de projet est-ce?

L'une des toutes premières questions que votre formulaire d'admission doit demander est le type de projet demandé. Par exemple, avec l'équipe marketing de Josie, elle doit savoir quel type de travail est demandé.Une campagne médiatique sociale? Blog post? Séminaire en ligne? Campagne de messagerie? Événement?

C'est un détail que vous devez savoir à l'avant afin que vous puissiez obtenir le contexte dont vous avez besoin. Mais ces formes sont encore plus efficaces si vous pouvez utiliser cette question initiale en tant que filtre.

Gestionnaire de tâches UDNFormulaires de demande dynamiqueFacilitez-vous adapter le reste du questionnaire en fonction de cette réponse initiale. Si le demandeur indique qu'elles ont besoin d'un poste de blog, les questions suivantes ne feront que correspond à ce type de projet, et ils n'auront pas besoin de répondre à des questions non pertinentes.

Meilleur type de terrain à utiliser:menu déroulant

3. Quel est l'objectif principal de ce projet?

Vous n'avez pas que besoin de savoirQuelLe projet est - vous devez comprendre pourquoi derrière elle. Quel est l'objectif global?

C'est quelque chose que les demandeurs devraient pouvoir clarifier clairement lorsque vous remplissez votre formulaire d'admission. Ils devraient également indiquer une métrique clé qu'elles surveilleront pour que vous puissiez tous sur la même page de la manière dont le succès sera défini.

Avoir cette information au départ vous permet de compléter le projet avec le fichier endgame.

Meilleur type de terrain à utiliser:paragraphe

4. Qui est le public pour ce projet?

Chaque projet a unPublic spécifiqueet c'est une perspective importante pour vous de garder à l'esprit que vous travaillez sur la mission demandée.

Dans votre formulaire d'admission, les demandeurs doivent indiquer à qui leur audience prévue est. Est-ce pour une équipe interne? Le Conseil d'administration? Clients ou clients? Un sous-ensemble spécifique de ceux-ci?

C'est quelque chose que vous devez savoir avant de prendre un seul pas en avant.

Meilleur type de terrain à utiliser:cases à cocher et réponse courte

5. Quel est le budget de ce projet?

Bien sûr, lorsqu'il s'agit de demandes de projet, l'argent est une préoccupation du monde réel. Vous devez savoir combien vous pouvez investir dans l'achèvement de ce projet avant de commettre une seule ressource.

Lors du remplissage du formulaire d'admission, les demandeurs doivent indiquer leur budget.contraintestout de suite - ou, à tout le moins, une gamme que le projet doit relever.

Meilleur type de terrain à utiliser:menu déroulant

6. Quelle est la date limite idéale pour l'achèvement du projet?

Les chances sont, votre équipe ne traite pas d'un seul projet à la fois. Vous gérez constamment un barrage de demandes de différents départements ou clients. Et, afin de hiérarchiser efficacement ceux-ci, vous devez savoir quand chaque projet doit être terminé.

Les demandeurs doivent indiquer la date d'achèvement souhaitée pour le projet lors de la soumission de la demande initiale. Il est intelligent d'expliquer que la date souhaitée n'est pas une garantie - elle dépend de la quantité de travail déjà dans votre assiette.

De plus, incluez une mise en garde directement sur votre formulaire à propos de la notification de votre choix pour compléter un projet typique (vous ne recevez donc pas de requêtes de dernière minute).

Meilleur type de terrain à utiliser:Rendez-vous

Autres questions potentielles Votre formulaire d'admission de travail peut vous demander ...

Les questions ci-dessus sont importantes pour pratiquement n'importe quel projet et équipe, mais votre formulaire nécessitera probablement une personnalisation supplémentaire et peut-être même des questions supplémentaires. Voici quelques autres que vous pouvez envisager, y compris sur votre modèle de processus d'admission:

Vous voulez encore plus d'inspiration pour faire tourner vos roues?Découvrez ces modèlesPour 10 types de formulaires de demande différents.

Templatiser votre projet de projet: aller au-delà du formulaire d'admission

Un formulaire de demande rempli est la première étape d'un diagramme de processus d'admission de travail standard, mais ce n'est vraiment que la pointe de l'iceberg. Vous voulez faire plus que simplement Templatiser le formulaire d'admission - vous souhaitez templatiser l'ensemble du processus de lancement du projet.

Donc, une fois ce formulaire terminé et soumis, que devraient-ils se passer ensuite dans le diagraphie du projet ou du processus d'admission client? Voici les prochaines étapes que vous et votre équipe devriez prendre.

Automatiser la création de projets et de tâches.

Un projet rencontre souvent un goulot d'étranglement après sa demande, mais avant le début du travail.

Dans le cadre de votre processus d'admission, vous devez prendre des mesures pour automatiser la création de tâches et de projets. De cette façon, ceux-ci sont immédiatement créés dans votre plate-forme de gestion de travail (sans aucun travail supplémentaire de votre part!) Pour que les progrès puissent commencer immédiatement.

Avec Gestionnaire de tâches UDN Il est simple de transformer automatiquement les demandes de projet dans des tâches entièrement construites ou des projets créés à partir de modèles que vous pouvez personnaliser.

Automatiser les tâches.

De même, vous et votre équipe entière doivent être en alignement sur qui est responsable de ce que le projet puisse commencer à bouger. Vous ne pouvez pas attendre que quelqu'un stipule à la plaque.

Pour cette raison, vous devez également automatiser la cession de tâches aux membres de l'équipe. Cela augmente la responsabilité tout en veillant à ce qu'il ne soit pas question de savoir qui est censé commencer à travailler.

En plus de la création automatique de tâches et de projets,Gestionnaire de tâches UDNVous permet d'attribuer automatiquement différents types de travaux en fonction des réponses de champ personnalisées telles que l'emplacement, le type de projet ou d'autres exigences spécifiques.

Quitter le temps pour examen.

Une fois que ces tâches ont été créées et que des missions ont été effectuées, construisons suffisamment de temps dans votre processus d'admission pour les membres de l'équipe pour examiner leurs propres contributions et exigences individuelles.

Cela leur donne une chance de s'assurer qu'ils ont ce dont ils ont besoin pour commencer ainsi que de demander des questions clarifiantes sur cette demande de projet.

N'oubliez pas que ces questions devraient vous être apportées ou quiconque agissant comme une personne de point sur le projet de votre équipe afin que la communication reste centralisée et traverse une seule personne.

Fournir une mise à jour du demandeur.

Après cela, il est temps de remercier le demandeur de projet d'origine pour faire quelques choses:

Il est préférable de faire ces choses comme un commentaire sur le réeltâcheou projet dans votre plate-forme de gestion de travail afin que toutes les communications et mises à jour pertinentes restent à cet endroit.

Pour que ce processus soit encore plus rapide, enregistrez votre texte de commentaire quelque part afin que vous puissiez l'utiliser rapidement comme modèle de commentaire pour toutes les mises à jour futures de demande.

Avoir une réunion de lancement.

En particulier pour des projets complexes ou longs, vous voudrez peut-être aussi planifier unréunion de démarragePour tout le monde qui aura une main dans ce projet.

Cela va au-delà de cette confirmation initiale de la réception et permet à toutes les parties prenantes clés d'aligner leurs attentes pour le projet afin que vous puissiez espérons-y éviter des problèmes de mauvaise communication ou de problèmes majeurs.

Créez votre modèle de processus d'admission et rationalisez votre travail de projet

Comme vous et Josie, vous apprenez rapidement, claplatant tout le processus d'admission - à partir de la demande initiale à la mise en route - offre de nombreux avantages, notamment une cohérence améliorée et beaucoup de temps économisé.

Bien que vous ayez la flexibilité pour créer un processus qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe, une structure de processus d'admission générale à suivre est la suivante:

Faites-le pour chaque projet que votre équipe a besoin de compléter et vous passerez moins de temps à gérer le processus et plus de temps en se concentrant sur ce qui compte: frapper ce projet hors du parc.

Prêt à rationaliser votre processus d'admission encore plus loin? Commencez avec un essai gratuit deGestionnaire de tâches UDN .

Et si vous souhaitez en savoir plus sur la création du modèle de processus d'admission de travail parfait, consultez ces messages de suivi: