परियोजना कार्य के लिए सही सेवन प्रक्रिया टेम्पलेट बनाने के लिए युक्तियाँ

जोसी की ओर जाता है मार्केटिंग टीम एक मध्य आकार के तकनीकी कंपनी में। अपने विभाग के लिए बिंदु व्यक्ति के रूप में, वह अक्सर प्राप्त होने पर होती है आने वाली परियोजना अनुरोध ।

कभी-कभी वे ईमेल या तत्काल संदेश धागे के माध्यम से आते हैं, जबकि दूसरी बार वे बैठकों में आकस्मिक रूप से उल्लेख करते हैं। सभी ईमानदारी में, कभी-कभी कोई वास्तविक अनुरोध नहीं होता है, और ऐसा लगता है कि उन्हें लोगों के दिमाग को पढ़ने की जरूरत है कि क्या करने की जरूरत है।

उसके लिए जॉगल करना बहुत कुछ है, और वह जानता है कि वह अपने पूरे समय के साथ-साथ अपनी पूरी टीम के समय और ऊर्जा को बर्बाद कर रही है। इसलिए वह प्रबंधन के लिए एक बेहतर तरीके की तलाश में है परियोजना काम करते हैं कि उसकी टीम की प्लेट पर भूमि।

ऐसा करने के लिए सबसे अच्छे तरीकों में से एक यह एक सफल प्रक्रिया बनाना है जिसे बार-बार दोहराया जा सकता है। इसलिए वह एक सेवन प्रक्रिया टेम्पलेट बनाने का निर्णय लेती है कि वह इन सभी कार्यों के अनुरोधों को व्यवस्थित करने और सफलता के लिए अपनी टीम को सेट करने के लिए उपयोग कर सकती है।

टेम्प्लेटाइज क्यों? एक सेवन प्रक्रिया टेम्पलेट बनाने के लाभ

कार्य सेवन प्रक्रिया प्रवाह को मानकीकृत करने के लिए कुछ काम करने की आवश्यकता होगी, लेकिन कई लाभ इसे इसके लायक बनाते हैं। नीचे दिए गए कई कारण हैं कि जोसी जैसे प्रोजेक्ट नेताओं को एक परियोजना सेवन प्रक्रिया टेम्पलेट बनाने पर विचार करना चाहिए।

यह स्थिरता में सुधार करता है।

जगह, या समझ में एक परिभाषित प्रक्रिया के बिना संसाधन नियोजन क्या है एक परियोजना के लिए, चीजों के लिए फेरबदल में खो जाना बहुत आसान है । प्रोजेक्ट अनुरोधकर्ताओं को एक परियोजना को रेखांकित करते समय उनके लिए क्या आवश्यक है, और आपकी टीम के पास एक स्थापित रास्ता नहीं है। यह सभी के लिए भ्रम और देरी का कारण बनता है।

एक अच्छी तरह से परिभाषित परियोजना सेवन प्रक्रिया हर किसी को उन चरणों का एक निर्धारित सेट देकर उस भ्रम को समाप्त करती है जिन्हें आपकी टीम से काम का अनुरोध करने के लिए पालन किया जाना चाहिए।

उस सुव्यवस्थित मांग प्रबंधन प्रक्रिया हर किसी के लिए यह जानना आसान बनाता है कि क्या होने की आवश्यकता है, साथ ही साथ क्या होगा।

यह आपको वह जानकारी मिलती है जो आपको चाहिए।

आप सभी को एक परियोजना से निपटने के लिए तैयार होने के संघर्ष से परिचित हैं, केवल यह पता लगाने के लिए कि आपके पास आवश्यक सभी जानकारी नहीं है। फिर आप उन महत्वपूर्ण विवरणों को ट्रैक करने में समय बर्बाद करते हैं।

यह एक आम बाधा है। में 300 एजेंसी नेताओं का सर्वेक्षण 27% उत्तरदाताओं ने अधूरा या असंगत होने के लिए रचनात्मक ब्रीफ पाया।

यह आपके प्रोजेक्ट सेवन प्रक्रिया प्रवाह को टेम्पलेट करने का एक और लाभ है - खासकर एक प्रश्नावली या रचनात्मक संक्षिप्त के साथ अनुरोधकर्ताओं को भरने की आवश्यकता है। इस फॉर्म के भीतर, आपको अनिवार्य फ़ील्ड सेट करना चाहिए ( यूडीएन कार्य प्रबंधक यह आसान बनाता है!) ताकि आपको आश्वासन दिया जा सके कि आपकी टीम के पास अनावश्यक और समय लेने वाली बंच के बिना, उन्हें सभी जानकारी की आवश्यकता है।

यह स्वचालन के लिए दरवाजा खोलता है।

संभावना है, आपका वर्तमान परियोजना प्रबंधन सेवन प्रक्रिया में बहुत से दोहराव या दिमागी कार्य शामिल हैं - परियोजनाओं को स्थापित करने, मालिकों को असाइन करने और समय सीमा निर्धारित करने जैसी चीजें। एक टेम्पलेटयुक्त प्रक्रिया के साथ, वर्कफ़्लो के दोहराव या सांसारिक टुकड़ों को स्पॉट करना बहुत आसान है जो आसानी से स्वचालित हो सकता है।

आपके भीतर परियोजना निर्माण जैसे जिम्मेदारियां कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर और कार्यों का असाइनमेंट आसानी से हो सकता है स्वचालित सही उपकरण के साथ। इस तरह, आप और आपकी टीम को उन हाउसकीपिंग कार्यों पर समय बर्बाद नहीं करना है और मायने रखता है कि काम करने के लिए सही हो सकता है।

यह आपको वर्कलोड पर एक बेहतर हैंडल देता है।

जब कार्य अनुरोध हर दिशा से उड़ रहे होते हैं, तो आपकी टीम किसी भी समय पर काम करने वाली हर चीज पर एक हैंडल प्राप्त करना मुश्किल होता है।

लेकिन जब सभी अनुरोधों को केंद्रीकृत किया जाता है और एक टेम्पलेटकृत प्रक्रिया का पालन करते हैं, तो आपके पास अपनी टीम की प्लेट पर मौजूद सभी परियोजनाओं की एक ठोस समझ होती है ताकि आप अपनी समय सीमा और संसाधनों को बेहतर तरीके से प्रबंधित कर सकें और अपनी टीम को बहुत पतला फैलाने से बच सकें।

यह आपको समय बचाता है।

पिछले लाभों पर वापस देखें, और आप एक आम विषय देखेंगे: वे न केवल आपको बहुत परेशानी बचाते हैं, बल्कि वे आपको बहुत समय बचाते हैं।

यह आपके ग्राहक सेवन प्रक्रिया या आपकी आंतरिक परियोजना सेवन प्रक्रिया को टेम्पलेट करने का सबसे बड़ा भत्तों में से एक है। उस जगह के साथ, आप प्रत्येक नए परियोजना अनुरोध के लिए पहिया को फिर से नहीं बना रहे हैं , जो आपको बहुत सारे घंटे बचाता है (ऊर्जा के टन का जिक्र नहीं)।

6 प्रश्न प्रत्येक परियोजना सेवन फॉर्म से पूछना चाहिए

आप एक कार्य सेवन प्रक्रिया टेम्पलेट स्थापित करने के लाभों पर बेचे जाते हैं। लेकिन ऐसा करने से पहले, आपको इस प्रश्न का उत्तर समझने की आवश्यकता है: सेवन प्रक्रिया में क्या कदम हैं?

वे आपकी अनूठी टीम और आपकी विशिष्ट परियोजनाओं के आधार पर भिन्न हो सकते हैं (हर कोई अपनी प्रक्रिया को अलग-अलग बनाता है)। हालांकि, हम अनुशंसा करते हैं कि सेवन प्रक्रिया इस महत्वपूर्ण पहले चरण के साथ शुरू होती है: परियोजना का सेवन फॉर्म ।

यह अनिवार्य रूप से एक प्रश्नावली या रचनात्मक संक्षेप में है कि लोगों या टीमों को यह अनुरोध करने के लिए आवश्यक है कि आपकी टीम एक परियोजना पर काम करे।

दोबारा, वास्तव में यह फॉर्म कैसा दिखता है वे विभिन्न कारकों पर निर्भर हो सकते हैं। हालांकि, नीचे कुछ पागल और बोल्ट प्रश्न हैं जो हर रूप से पूछना चाहिए।

1. इस परियोजना के लिए बिंदु व्यक्ति कौन है?

अक्सर, कोई आपकी टीम से एक परियोजना का अनुरोध करेगा, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि वे वही होंगे जो प्रगति की देखरेख कर रहे हैं और सवालों का जवाब दे रहे हैं क्योंकि आपकी टीम को काम पर ले जाया जाता है।

यही कारण है कि यह सवाल इतना महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करता है कि आप और हर किसी को पता है कि उस परियोजना का मालिक कौन है , इसलिए जब आपको स्पष्टता या दिशा की आवश्यकता होती है तो आप सही व्यक्ति से संपर्क कर सकते हैं।

उपयोग करने के लिए सर्वश्रेष्ठ फ़ील्ड प्रकार: संक्षिप्त जवाब

2. यह किस प्रकार का प्रोजेक्ट है?

आपके पहले प्रश्नों में से एक के पहले प्रश्नों में से एक यह है कि किस प्रकार की परियोजना का अनुरोध किया जा रहा है। उदाहरण के लिए, जोसी की मार्केटिंग टीम के साथ, उसे यह जानने की जरूरत है कि किस प्रकार के काम का अनुरोध किया जा रहा है। एक सोशल मीडिया अभियान ? ब्लॉग भेजा? वेबिनार? ईमेल अभियान? आयोजन?

यह एक विवरण है कि आपको सामने जाना चाहिए ताकि आप उस संदर्भ को प्राप्त कर सकें जो आपको चाहिए। लेकिन यदि आप इस प्रारंभिक प्रश्न को फ़िल्टर के रूप में उपयोग कर सकते हैं तो ये रूप और भी प्रभावी हैं।

यूडीएन कार्य प्रबंधक के गतिशील अनुरोध फॉर्म इस प्रारंभिक प्रतिक्रिया के आधार पर शेष प्रश्नावली को तैयार करना आसान बनाएं। यदि अनुरोधकर्ता इंगित करता है कि उन्हें ब्लॉग पोस्ट की आवश्यकता है, तो बाद के प्रश्न केवल उस प्रकार की प्रोजेक्ट से संबंधित होंगे, और उन्हें किसी भी अप्रासंगिक प्रश्नों का उत्तर देने की आवश्यकता नहीं होगी।

उपयोग करने के लिए सर्वश्रेष्ठ फ़ील्ड प्रकार: ड्रॉप डाउन

3. इस परियोजना का मुख्य लक्ष्य क्या है?