Tips för att skapa den perfekta inloppsprocessmallen för projektarbete

Josie ledermarknadsföringsteami ett mellanstorleksteknologi. Som punktpersonen för hennes avdelning är hon ofta på mottagningsänden avInkommande projektförfrågningar .

Ibland kommer de in via e-post eller snabbmeddelande trådar, medan andra gånger de nämns i möten. I all ärlighet är det ibland ingen riktig begäran alls, och hon känns som att hon behöver läsa människors sinnen om vad som behöver göras.

Det är mycket för henne att jonglera, och hon vet att hon slösar mycket av sin egen tid såväl som tid och energi i hela sitt lag. Så hon är på utkik efter ett bättre sätt att hanteraprojektArbeta som landar på hennes lags tallrik.

Ett av de bästa sätten att hon ska göra det är att skapa en lyckad process som kan replikeras igen och igen. Så bestämmer hon sig för att skapa en inloppsprocessmall som hon kan använda för att effektivisera alla dessa arbetsförfrågningar och ställa in sitt lag för framgång.

Varför templatisera? Fördelarna med att skapa en inloppsprocessmall

Standardisering av arbetsinloppsprocessflödet kommer att kräva lite arbete fram, men de många fördelarna gör det väl värt det. Nedan är bara några av de många anledningarna att projektledare som Josie bör överväga att skapa en projekteringsprocessmall.

Det förbättrar konsistensen.

Utan en definierad process på plats, eller förståelseVad är resursplaneringFör ett projekt,Det är alldeles för lätt för saker att gå vilse i shuffle. Projektansökare har liten förståelse för vad som krävs av dem när de beskriver ett projekt, och ditt lag har inte ett etablerat sätt framåt. Det orsakar förvirring och förseningar för alla.

En väldefinierad projektintagsprocess eliminerar den förvirringen genom att ge alla en prescriptiv uppsättning steg som måste följas för att begära arbete från ditt lag.

Som strömlinjeformadeEfterfråganhanteringsprocessenGör det enkelt för alla att veta vad som behöver hända, liksom vad som händer nästa.

Det får dig den information du behöver.

Du är alltför bekant med kampen att känna sig redo att ta itu med ett projekt, bara för att upptäcka att du inte har all information du behöver. Sedan slösar du tidspårning av de viktiga detaljerna.

Det är en vanlig hinder. I enUndersökning av 300 byrå ledare, 27% av de svarande fann kreativa briefs för att vara ofullständiga eller inkonsekventa.

Det är en annan fördel att templatisera ditt projektintagsprocessflöde - speciellt med ett frågeformulär eller kreativ kort som begäran behöver fylla i. Inom detta formulär bör du ange obligatoriska fält (UDN Task ManagerGör det här enkelt!) Så att du är säker på att ditt lag har all den information de behöver upp, utan en massa onödiga och tidskrävande fram och tillbaka.

Det öppnar dörren för automatisering.

Chansen är, din nuvarandeprojektledningInloppsprocessen innebär en hel del repetitiva eller tanklösa uppgifter - saker som att skapa projekt, tilldela ägare och fastställa tidsfrister. Med en templatiserad process på plats är det mycket lättare att upptäcka repetitiva eller vardagliga bitar av arbetsflödet som enkelt kan automatiseras.

Rote ansvarsområden som projektskapande inom dinArbetshanteringsprogramvaraoch uppdrag av uppgifter kan lätt varaautomatiseradmed rätt verktyg. På det sättet, du och ditt team behöver inte slösa tid på dessa hushållsuppgifter och kan få rätt till det arbete som betyder något.

Det ger dig ett bättre handtag på arbetsbelastningen.

När arbetsförfrågningar flyger in från alla riktningar är det svårt att ta hand om allt som ditt team arbetar på vid vilken tidpunkt som helst.

Men när alla önskemål är centraliserade och följer en templatiserad process, har du ett solidt grepp om alla de projekt som för närvarande finns på ditt lags tallrik så att du bättre kan hantera dina tidsfrister och resurser och undvika att sprida ditt lag för tunt.

Det sparar dig tid.

Titta tillbaka på de tidigare fördelarna som vi nämnde, och du kommer att märka ett gemensamt tema: de sparar inte bara mycket krångel, men de sparar dig också mycket tid.

Det är en av de största fördelarna med templatisering av din klientintagsprocess eller din interna projektintagsprocess. Med det på plats,Du kommer inte att återuppfinna hjulet för varje ny projektförfrågan, som sparar dig gott om timmar (för att inte tala om massor av energi).

6 frågor Varje projektintag formulär bör fråga

Du säljs på fördelarna med att skapa en arbetsintagsprocessmall. Men innan du gör det måste du ta reda på svaret på den här frågan: Vad är stegen i intagsprocessen?

De kan variera beroende på ditt unika team och dina typiska projekt (alla strukturerar sin process annorlunda). Vi rekommenderar dock att intagsprocessen börjar med detta viktiga första steg:Projektintagsformuläret .

Detta är i huvudsak ett frågeformulär eller kreativ kort att människor eller lag är skyldiga att fylla i för att begära att ditt lag arbetar på ett projekt.

Återigen, exakt vad den här formen kommer att se ut kan bero på en mängd olika faktorer. Nedan är några nötter och bultar frågor som varje form borde fråga.

1. Vem är poängen för detta projekt?

Ofta kommer någon att begära ett projekt från ditt lag, men det betyder inte nödvändigtvis att de kommer att vara den som övervakar framsteg och svarar på frågor när ditt lag får jobba.

Därför är denna fråga så viktig.Det säkerställer att du och alla andra vet vem som äger det projektet, så du kan närma dig rätt person när du behöver tydlighet eller riktning.

Bästa fälttyp att använda:kort svar

2. Vilken typ av projekt är detta?

En av de allra första frågorna som din inloppsform bör fråga är vilken typ av projekt som begärs. Till exempel, med Josies marknadsföringsteam, behöver hon veta vilken typ av arbete som begärs.En social media kampanj? Blogginlägg? Webinar? E-postkampanj? Händelse?

Det är en detalj som du borde veta fram så att du kan få det sammanhang du behöver. Men dessa former är ännu effektivare om du kan använda den här inledande frågan som ett filter.

UDN Task ManagerS dynamiska begäran formulärGör det enkelt att skräddarsy resten av frågeformuläret baserat på det här första svaret. Om begäraren indikerar att de behöver ett blogginlägg, kommer de efterföljande frågorna endast att relatera till den typen av projekt, och de behöver inte svara på några irrelevanta frågor.

Bästa fälttyp att använda:falla ner

3. Vad är det främsta målet med detta projekt?

Du behöver inte bara vetaVadProjektet är - du behöver förstå varför bakom den. Vad är det övergripande målet?

Det är något som begärs bör kunna tydligt artikulera när du fyller i ditt intagform. De bör också ange en nyckelvärden som de kommer att övervaka så att du är på samma sida om hur framgång kommer att definieras.

Med den informationen i början kan du slutföra projektet med slutspelet i åtanke.

Bästa fälttyp att använda:paragraf

4. Vem är publiken för detta projekt?

Varje projekt har enSärskild publik, Och det är ett viktigt perspektiv för dig att komma ihåg när du arbetar med den begärda uppgiften.

Inom din inloppsform måste beställare ange vem deras avsedda publik är. Är det för ett internt team? Styrelsen? Klienter eller kunder? En specifik delmängd av dem?

Det är något du behöver veta innan du tar ett enda steg framåt.

Bästa fälttyp att använda:Kryssrutor och kort svar

5. Vad är budgeten för detta projekt?

Naturligtvis, när det gäller projektförfrågningar, är pengar ett verkligt problem. Du måste veta hur mycket du kan investera i slutförandet av detta projekt innan du begår en enda resurs.

När du fyller i inloppsformuläret bör de begärare ange deras budgethindergenast - eller, åtminstone ett område som projektet behöver falla inom.

Bästa fälttyp att använda:falla ner

6. Vad är den idealiska tidsfristen för projektets slutförande?

Chansen är att ditt lag inte hanterar bara ett projekt i taget. Du hanterar ständigt ett spärr av förfrågningar från olika avdelningar eller kunder. Och för att effektivt prioritera de behöver du veta när varje projekt måste vara klart.

Bevisare bör ange deras önskade slutdatum för projektet när den lämnar in den ursprungliga begäran. Det är smart att förklara att deras önskade datum inte är en garanti - det är beroende av hur mycket arbete som redan finns på din tallrik.

Dessutom, inkludera ett försiktighetsåtgärd direkt på din blankett om hur mycket meddelande du behöver för att slutföra ett typiskt projekt (så du får inte en massa sista minuten-förfrågningar).

Bästa fälttyp att använda:datum

Andra potentiella frågor Din arbetsintagsform kan fråga ...

Ovanstående frågor är viktiga för nästan alla projekt och lag, men din form kommer sannolikt att kräva ytterligare anpassning och kanske till och med ytterligare frågor. Här är några fler som du kan överväga att inkludera på din inloppsprocessmall:

Vill du ha mer inspiration för att få dina hjul att vända?Kolla in dessa mallarför 10 olika typer av förfrågningsformulär.

Templatisering av ditt projektarbete: Går bortom inloppsformuläret

En färdig begäran är det första steget i ett standardprocessdiagram, men det är verkligen bara toppen av isberget. Du vill göra mer än bara templatisera inloppsformuläret - du vill templatisera hela projektet Kickoff-processen.

Så när den blanketten är klar och skickas, vad ska hända nästa i projektet eller klientintagsprocessflödet? Här är de nästa stegen du och ditt lag ska ta.

Automatisera skapandet av projekt och uppgifter.

Ett projekt möter ofta en flaskhals efter det att det begärs, men innan arbetet faktiskt börjar.

Som en del av din inloppsprocess bör du vidta åtgärder för att automatisera skapandet av uppgifter och projekt. På det sättet är de skapade inom din arbetshanteringsplattform direkt (utan ytterligare arbete från dig!) Så att framstegen kan börja omedelbart.

Med UDN Task Manager , det är enkelt att automatiskt vända projektansökningar till antingen fullt inbyggda uppgifter eller projekt som skapats av mallar som du kan anpassa.

Automatisera uppgiftsuppdrag.

På samma sätt måste du och hela ditt lag vara i anpassning på vem som är ansvarig för vad som projektet kan börja flytta. Du kan inte vänta på för någon att gå upp till tallriken.

Av den anledningen bör du också automatisera uppdraget av uppgifter till lagmedlemmar. Detta ökar ansvarsskyldigheten samtidigt som det inte är fråga om vem som ska börja arbeta.

Förutom den automatiska skapandet av uppgifter och projekt,UDN Task ManagerGör det möjligt att automatiskt tilldela olika typer av arbete baserat på anpassade fältsvar som plats, projekttyp eller andra specifika krav.

Lämna tid för granskning.

När dessa uppgifter har skapats och uppdrag har gjorts, bygga tillräckligt med tid i din inloppsprocess för lagmedlemmar för att granska sina egna individuella bidrag och krav.

Detta ger dem en chans att se till att de har vad de behöver för att komma igång såväl som att fråga några klargörande frågor som de har om den här projektförfrågan.

Kom ihåg att dessa frågor ska tas till dig eller den som fungerar som punktpersonen på projektet för ditt lag så att kommunikationen stannar centraliserat och flyter genom en enda person.

Ge en uppdatering till beställaren.

Därefter är det dags att ringa tillbaka med den ursprungliga projektansökaren för att göra några saker:

Det är bäst att göra dessa saker som en kommentar på självauppgifteller projekt inom din arbetshanteringsplattform så att all relevant kommunikation och uppdateringar är på den platsen.

För att göra denna process ännu snabbare, spara din kommentar text någonstans så att du snabbt kan använda den som en kommentarmall för alla framtida begäran uppdateringar.

Ha ett kickoffmöte.

Särskilt för komplexa eller långa projekt, kanske du också vill planera akickoffmöteFör alla som kommer att ha en hand i det projektet.

Att göra det går utöver den inledande bekräftelsen av kvitto och tillåter alla viktiga intressenter att anpassa sina förväntningar på projektet så att du förhoppningsvis kan undvika missförhållanden eller stora problem.

Skapa din inloppsprocessmall och effektivisera ditt projektarbete

Eftersom både du och Josie snabbt lär sig, templatiserar hela intagsprocessen - från första förfrågan till faktiskt att komma igång - erbjuder många fördelar, inklusive förbättrad konsistens och gott om sparad tid.

Medan du har flexibilitet att skapa en process som fungerar bäst för dig och ditt lag är en allmän inloppsprocessstruktur att följa:

Gör det för varje projekt som ditt team behöver slutföra, och du spenderar mindre tid att hantera processen och mer tid med fokus på vad som är viktigt: knackar det projektet ur parken.

Klar för att effektivisera din intagsprocess ytterligare? Kom igång med en gratis provning avUDN Task Manager .

Och om du vill lära dig mer om att skapa den perfekta arbetsintagsprocessmallen, kolla in dessa uppföljningsinlägg: