Mẹo để Tạo Perfect Process Intake Template cho dự án làm việc

Josie dẫn các đội ngũ tiếp thị tại một công ty công nghệ cao cỡ trung. Là người điểm cho bộ phận của mình, cô ấy thường xuyên vào cuối nhận của yêu cầu dự án đến . [số 8]

Đôi khi họ đi vào qua email hoặc tin nhắn ngay lập tức chủ đề, trong khi thời điểm khác họ đang tình cờ đề cập trong các cuộc họp. Trong tất cả sự trung thực, đôi khi không có yêu cầu thực ở tất cả, và cô cảm thấy như cô ấy cần phải đọc được suy nghĩ của người dân về những gì cần phải được thực hiện.[số 8]

Đó là một rất nhiều cho cô ấy để tung hứng, và cô ấy biết cô ấy lãng phí rất nhiều thời gian của chính mình cũng như thời gian và năng lượng của toàn bộ đội ngũ của mình. Vì vậy, cô ấy trên Lookout cho một cách tốt hơn để quản lý dự án làm việc vùng đất mà trên tấm đội mình.[số 8]

Một trong những cách tốt nhất để cô ấy làm như vậy là để tạo ra một quá trình thành công có thể được nhân rộng một lần nữa và một lần nữa. Vì vậy, cô quyết định tạo ra một quá trình tiêu thụ mẫu mà cô có thể sử dụng để sắp xếp tất cả các yêu cầu công việc và thiết lập cô lập nhóm để thành công.[số 8]

Tại sao templatize? Những lợi ích của việc tạo ra một mẫu quá trình tiêu thụ

Chuẩn hoá quy trình lưu lượng công việc sẽ đòi hỏi một số công việc lên phía trước, nhưng rất nhiều những lợi ích làm cho nó cũng có giá trị nó. Dưới đây chỉ là một vài trong số nhiều lý do mà các nhà lãnh đạo dự án như Josie nên xem xét việc tạo ra một quá trình tiêu thụ dự án mẫu.[số 8]

Nó cải thiện tính nhất quán.

Nếu không có một quá trình được xác định tại chỗ, hoặc hiểu biết quy hoạch tài nguyên là gì cho một dự án, đó là quá dễ dàng cho những thứ để bị lạc trong các shuffle . yêu cầu dự án có chút hiểu biết về những gì cần thiết trong số họ khi phác thảo một dự án, và nhóm của bạn không có một cách xây dựng về phía trước. Nó gây ra sự nhầm lẫn và sự chậm trễ cho mọi người.[số 8]

Một dự án cũng xác định quá trình hấp thụ loại bỏ đó là sự nhầm lẫn bằng cách cho tất cả mọi người một bộ quy tắc của bước mà phải tuân theo để yêu cầu công việc từ nhóm của bạn.[số 8]

đó là sắp xếp hợp lý quá trình quản lý nhu cầu làm cho nó dễ dàng cho mọi người biết những gì cần phải xảy ra, cũng như những gì sẽ xảy ra tiếp theo.[số 8]

Nó được cho bạn những thông tin bạn cần.

Em là tất cả quá quen thuộc với cuộc đấu tranh của cảm thấy sẵn sàng để giải quyết một dự án, chỉ để khám phá bạn không có tất cả các thông tin bạn cần. Sau đó, bạn phí thời gian theo dõi xuống những chi tiết quan trọng.[số 8]

Đó là một trở ngại chung. Trong A. khảo sát 300 nhà lãnh đạo cơ quan , 27% số người được hỏi thấy tóm tắt sáng tạo để thể không đầy đủ hoặc không phù hợp.[số 8]

Đó là một lợi ích khác của dự án templatizing quá trình hấp thụ dòng chảy của bạn - đặc biệt là với một câu hỏi hoặc tóm tắt sáng tạo mà người yêu cầu cần phải điền vào. Trong hình thức này, bạn nên thiết lập các lĩnh vực bắt buộc ( Quản lý tác vụ UDN làm! điều này dễ dàng) để bạn yên tâm rằng đội bóng của bạn có tất cả các thông tin mà họ cần lên phía trước, mà không có một bó lại không cần thiết và tốn nhiều thời gian và ra.[số 8]

Nó mở cửa cho tự động hóa.

Rất có thể, hiện tại của bạn quản lý dự án quá trình tiêu thụ bao gồm rất nhiều công việc lặp đi lặp lại hoặc mindless - những thứ như lập dự án, phân công chủ sở hữu, và thiết lập thời hạn. Với một quá trình templatized tại chỗ, nó dễ dàng hơn để phát hiện mảnh lặp đi lặp lại hoặc trần tục của công việc này có thể dễ dàng được tự động.[số 8]

trách nhiệm vẹt như tạo dự án trong phạm vi của bạn Phần mềm quản lý công việc và giao nhiệm vụ có thể dễ dàng được tự động với công cụ phù hợp. Bằng cách đó, bạn và nhóm của bạn không cần phải lãng phí thời gian vào những công việc vệ sinh và có thể nhận được ngay với công việc mà vấn đề này.[số 8]

Nó mang đến cho bạn một tay cầm tốt hơn trên khối lượng công việc.

Khi yêu cầu công việc đang bay từ mọi hướng, thật khó để có được một ngày xử lý tất cả mọi thứ nhóm của bạn đang làm việc trên tại bất kỳ thời điểm nào.[số 8]

Nhưng khi tất cả các yêu cầu được tập trung và thực hiện theo quy trình Templatized, bạn có một nắm bắt rắn của tất cả các dự án hiện đang có trên đĩa của nhóm bạn để bạn có thể quản lý tốt hơn về thời hạn và tài nguyên của mình và tránh lây lan đội của bạn quá gầy. [số 8]

Nó tiết kiệm thời gian của bạn.

Nhìn lại những lợi ích trước đó mà chúng tôi đã đề cập và bạn sẽ nhận thấy một chủ đề chung: họ không chỉ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều rắc rối, mà còn giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.[số 8]

Đó là một trong những đặc quyền lớn nhất của templatizing quá trình lấy hàng khách hàng của bạn hoặc quy trình nạp dự án nội bộ của bạn. Với nó tại chỗ, Bạn không phát minh lại bánh xe cho mỗi yêu cầu dự án mới , giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ (không đề cập đến hàng tấn năng lượng).[số 8]

6 câu hỏi Mỗi mẫu Intake dự án nên hỏi

Bạn đã bán được những lợi ích của việc thiết lập một mẫu quy trình nạp làm việc. Nhưng trước khi làm như vậy, bạn cần tìm ra câu trả lời cho câu hỏi này: các bước trong quy trình nạp là gì?[số 8]

Những người có thể thay đổi tùy thuộc vào đội ngũ độc đáo của bạn và các dự án tiêu biểu của bạn (mọi người cấu trúc quá trình của họ khác nhau). Tuy nhiên, chúng tôi khuyên rằng quá trình nạp bắt đầu với bước đầu tiên quan trọng này: Mẫu Intake dự án . [số 8]

Đây thực chất là một bảng câu hỏi hoặc ngắn gọn rằng người hoặc đội được yêu cầu điền vào để yêu cầu nhóm của bạn hoạt động trên một dự án.[số 8]

Một lần nữa, chính xác những gì hình thức này sẽ trông giống như có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, dưới đây là một số loại hạt và bu lông mà mọi hình thức nên hỏi.[số 8]

1. Ai là người cho dự án này?

Thông thường, ai đó sẽ yêu cầu một dự án từ nhóm của bạn, nhưng điều đó không nhất thiết có nghĩa là họ sẽ là người giám sát tiến trình và trả lời các câu hỏi khi nhóm của bạn đi làm.[số 8]

Đó là lý do tại sao câu hỏi này rất quan trọng. Nó đảm bảo rằng bạn và mọi người khác biết ai sở hữu dự án đó , vì vậy bạn có thể tiếp cận đúng người khi bạn cần rõ ràng hoặc hướng.[số 8]

Loại trường tốt nhất để sử dụng: câu trả lời ngắn[số 8]

2. Đây là loại dự án nào?

Một trong những câu hỏi đầu tiên Mẫu inake của bạn nên hỏi là loại dự án đang được yêu cầu. Ví dụ, với nhóm tiếp thị của Josie, cô cần biết loại công việc đang được yêu cầu. Một chiến dịch truyền thông xã hội Trong Bài viết trên blog? Hội thảo trên web? Chiến dịch email? Biến cố?[số 8]

Đó là một chi tiết mà bạn nên biết trước để bạn có thể nhận được bối cảnh bạn cần. Nhưng các hình thức này thậm chí còn hiệu quả hơn nếu bạn có thể sử dụng câu hỏi ban đầu này dưới dạng bộ lọc.[số 8]

Quản lý tác vụ UDN Biểu mẫu yêu cầu động Làm cho nó dễ dàng để điều chỉnh phần còn lại của bảng câu hỏi dựa trên phản ứng ban đầu này. Nếu người yêu cầu chỉ ra rằng họ cần một bài đăng trên blog, các câu hỏi tiếp theo sẽ chỉ liên quan đến loại dự án đó và họ sẽ không cần phải trả lời bất kỳ câu hỏi không liên quan nào.[số 8]

Loại trường tốt nhất để sử dụng: thả xuống.[số 8]

3. Mục tiêu chính của dự án này là gì?

Bạn không cần biết Cái gì Dự án là - bạn cần hiểu tại sao đằng sau nó. Mục tiêu bao trùm là gì?[số 8]

Đó là điều mà người yêu cầu có thể nói rõ rõ ràng khi hoàn thành mẫu đầu vào của bạn. Họ cũng nên chỉ ra một số liệu chính mà họ sẽ theo dõi để tất cả các bạn trên cùng một trang về cách thành công sẽ được xác định.[số 8]

Có thông tin đó ngay từ đầu cho phép bạn hoàn thành dự án với chi tiết.[số 8]

Loại trường tốt nhất để sử dụng: đoạn văn[số 8]

4. Ai là khán giả cho dự án này?

Mỗi dự án có một đối tượng cụ thể , và đó là một viễn cảnh quan trọng để bạn ghi nhớ khi bạn đang làm việc trong bài tập được yêu cầu.[số 8]

Trong mẫu Intake, người yêu cầu phải cho biết đối tượng dự định của họ là ai. Có phải cho một đội nội bộ? Hội đồng quản trị? Khách hàng hoặc khách hàng? Một tập hợp con cụ thể của những người đó? [số 8]

Đó là thứ bạn cần biết trước khi bạn tiến một bước.[số 8]

Loại trường tốt nhất để sử dụng: hộp kiểm và câu trả lời ngắn[số 8]

5. Ngân sách cho dự án này là bao nhiêu?

Tất nhiên, khi nói đến yêu cầu dự án, tiền là một mối quan tâm trong thế giới thực. Bạn cần biết bạn có thể đầu tư bao nhiêu trong việc hoàn thành dự án này trước khi bạn thực hiện một tài nguyên duy nhất.[số 8]

Khi điền vào mẫu đầu vào, người yêu cầu nên cho biết ngân sách của họ hạn chế Ngay lập tức - hoặc, ít nhất, một phạm vi mà dự án cần phải nằm trong.[số 8]

Loại trường tốt nhất để sử dụng: thả xuống[số 8]

6. Thời hạn lý tưởng để hoàn thành dự án là gì?

Rất có thể, nhóm của bạn không chỉ giao dịch với chỉ một dự án tại một thời điểm. Bạn không ngừng xử lý một loạt các yêu cầu từ các bộ phận hoặc khách hàng khác nhau. Và, để ưu tiên hiệu quả với những người, bạn cần biết khi nào mỗi dự án cần kết thúc.[số 8]

Người yêu cầu nên chỉ ra ngày hoàn thành mong muốn của họ cho dự án khi gửi yêu cầu ban đầu. Thật thông minh để giải thích rằng ngày mong muốn của họ không phải là một sự đảm bảo - nó phụ thuộc vào số lượng công việc đã có trên đĩa của bạn.[số 8]

Ngoài ra, bao gồm một cảnh báo trực tiếp trên biểu mẫu của bạn về số lượng thông báo bạn yêu cầu để hoàn thành một dự án điển hình (do đó bạn không nhận được một loạt các yêu cầu vào phút cuối).[số 8]

Loại trường tốt nhất để sử dụng: ngày[số 8]

Các câu hỏi tiềm năng khác Mẫu đầu vào công việc của bạn có thể hỏi ...

Các câu hỏi trên rất quan trọng đối với hầu như bất kỳ dự án và nhóm nào, nhưng biểu mẫu của bạn có thể sẽ yêu cầu tùy chỉnh thêm và thậm chí là các câu hỏi bổ sung. Dưới đây là một vài nữa mà bạn có thể xem xét bao gồm cả mẫu quy trình nạp của bạn:[số 8]

Bạn muốn nhiều cảm hứng hơn để có được bánh xe của bạn quay? Kiểm tra các mẫu này Đối với 10 loại hình mẫu yêu cầu khác nhau.[số 8]

Templatizing công việc dự án của bạn: vượt quá dạng ăn vào

Mẫu yêu cầu đã hoàn thành là bước đầu tiên trong sơ đồ quy trình nạp tiêu chuẩn, nhưng nó thực sự chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Bạn muốn làm nhiều hơn là chỉ làm templatize Mẫu Intake - bạn muốn tạo lại toàn bộ quá trình khởi động dự án.[số 8]

Vì vậy, một khi hình thức đó được hoàn thành và gửi, những gì sẽ xảy ra tiếp theo trong dự án hoặc biểu đồ quy trình nạp của khách hàng? Dưới đây là các bước tiếp theo mà bạn và nhóm của bạn nên thực hiện.[số 8]

Tự động hóa việc tạo dự án và nhiệm vụ.

Một dự án thường gặp một nút cổ chai sau khi được yêu cầu nhưng trước khi công việc thực sự bắt đầu.[số 8]

Là một phần của quá trình nạp của bạn, bạn nên thực hiện các bước để tự động hóa việc tạo các nhiệm vụ và dự án. Bằng cách đó, những thứ đó được tạo trong nền tảng quản lý công việc của bạn ngay lập tức (không có bất kỳ công việc bổ sung nào từ bạn!) Vì vậy, tiến trình đó có thể bắt đầu ngay lập tức.[số 8]

Với Quản lý tác vụ UDN , Thật đơn giản để tự động biến các yêu cầu của dự án thành các nhiệm vụ hoặc dự án được xây dựng đầy đủ được tạo từ các mẫu bạn có thể tùy chỉnh.[số 8]

Tự động hóa bài tập nhiệm vụ.

Tương tự, bạn và toàn bộ đội của bạn cần phải liên kết với người chịu trách nhiệm về những gì để dự án có thể bắt đầu di chuyển. Bạn không thể đợi ai đó bước lên đĩa.[số 8]

Vì lý do đó, bạn cũng nên tự động hóa việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Điều này làm tăng khả năng trách nhiệm trong khi đảm bảo rằng không có câu hỏi nào về việc bắt đầu làm việc.[số 8]

Ngoài việc tự động tạo ra các nhiệm vụ và dự án, Quản lý tác vụ UDN Cho phép bạn tự động gán các loại công việc khác nhau dựa trên các phản hồi trường tùy chỉnh như vị trí, loại dự án hoặc các yêu cầu cụ thể khác.[số 8]

Nghỉ phép để xem xét.

Khi những nhiệm vụ đó đã được tạo và các nhiệm vụ đã được thực hiện, hãy xây dựng đủ thời gian vào quy trình nạp của bạn cho các thành viên trong nhóm để xem xét các khoản đóng góp và yêu cầu cá nhân của riêng họ.[số 8]

Điều này cho họ cơ hội để đảm bảo họ có những gì họ cần để bắt đầu cũng như để hỏi bất kỳ câu hỏi nào họ có về yêu cầu dự án đó.[số 8]

Hãy nhớ rằng những câu hỏi đó nên được mang đến cho bạn hoặc bất cứ ai đóng vai trò là người trong dự án cho đội của bạn để giao tiếp ở lại tập trung và chảy qua một người duy nhất.[số 8]

Cung cấp một bản cập nhật cho người yêu cầu.

Sau đó, đã đến lúc quay lại với người yêu cầu dự án ban đầu để thực hiện một vài điều:[số 8]

Tốt nhất là làm những việc này như một bình luận về thực tế bài tập hoặc dự án trong nền tảng quản lý công việc của bạn để tất cả các giao tiếp và cập nhật có liên quan ở lại vị trí đó.[số 8]

Để làm cho quá trình này nhanh hơn, hãy lưu văn bản bình luận của bạn ở đâu đó để bạn có thể nhanh chóng sử dụng nó như một mẫu nhận xét cho tất cả các bản cập nhật yêu cầu trong tương lai.[số 8]

Có một cuộc họp kickoff.

Đặc biệt đối với các dự án phức tạp hoặc kéo dài, bạn cũng có thể muốn sắp xếp một Cuộc họp khởi động Đối với tất cả mọi người sẽ có một bàn tay trong dự án đó.[số 8]

Làm như vậy vượt xa xác nhận ban đầu nhận và cho phép tất cả các bên liên quan chính phù hợp với mong đợi của họ cho dự án để bạn có thể hy vọng tránh được bất kỳ thông tin sai lệch hoặc vấn đề lớn nào.[số 8]

Tạo mẫu quy trình đầu vào của bạn và hợp lý hóa công việc dự án của bạn

Vì cả bạn và Josie đều học nhanh, làm templat hóa toàn bộ quá trình nạp - từ yêu cầu ban đầu để thực sự bắt đầu - cung cấp nhiều lợi ích, bao gồm cả sự thống nhất được cải thiện và nhiều thời gian lưu.[số 8]

Mặc dù bạn có tính linh hoạt để tạo ra một quy trình hoạt động tốt nhất cho bạn và nhóm của bạn, cấu trúc quy trình nạp chung để tuân theo là:[số 8]

Làm điều đó cho mỗi dự án, nhóm của bạn cần hoàn thành và bạn sẽ dành ít thời gian hơn để quản lý quá trình và nhiều thời gian hơn tập trung vào những gì quan trọng: gõ cửa dự án đó ra khỏi công viên.[số 8]

Sẵn sàng để hợp lý hóa quá trình nạp của bạn hơn nữa? Bắt đầu với một bản dùng thử miễn phí về Quản lý tác vụ UDN . [số 8]

Và nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách tạo mẫu quy trình nạp công việc hoàn hảo, hãy xem các bài đăng tiếp theo này:[số 8]