16 biểu đồ dự án hàng đầu để hình dung hiệu quả của dự án

Tóm lược

Biểu đồ quản lý dự án là một đại diện trực quan của các nhiệm vụ và mục tiêu liên quan đến một dự án hoặc quy trình. Từ biểu đồ Gantt đến biểu đồ Bar, xem 16 biểu đồ dự án hàng đầu và tìm hiểu làm thế nào họ có thể giúp bạn trở thành người quản lý dự án tốt hơn.

Có hay không, đó là chức danh công việc của bạn, là người quản lý dự án có nghĩa là tìm cách thực hiện công việc hiệu quả hơn. Đối với các đội, tác vụ trực quan có thể giúp hợp lý hóa giao tiếp và tạo minh bạch.

Biểu đồ dự án Giúp các thành viên trong nhóm trực quan hóa các nhiệm vụ và hiểu cách thức hoạt động đó kết nối với các mục tiêu kinh doanh lớn hơn. Từ Biểu đồ GANTT. Để lưu trữ, có rất nhiều loại biểu đồ khác nhau để lựa chọn. Những thứ này có thể bao gồm các biểu đồ cho Lập kế hoạch và cung cấp lại chẳng hạn như biểu đồ Gantt, WBS và CPM, thi hành. chẳng hạn như Kanban và Timelines, và Báo cáo chẳng hạn như biểu đồ thanh và biểu đồ Burndown.

Chúng tôi đã kết hợp 16 biểu đồ dự án hiệu quả nhất trong mỗi danh mục này và được phác thảo mọi cách có thể mang lại lợi ích cho nhóm của bạn và giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Biểu đồ dự án để lập kế hoạch và cung cấp nguồn lực

Một quan niệm sai lầm phổ biến trong quản lý dự án là biểu đồ dự án chỉ hữu ích để báo cáo. Trên thực tế, một số biểu đồ dự án có giá trị nhất là những biểu đồ giúp bạn đặt dự án và nhóm của bạn để thành công.

Sử dụng biểu đồ dự án để lập kế hoạch và cung cấp lại có thể mang lại lợi ích cho nhóm của bạn ở tất cả các cấp độ:

Người đóng góp cá nhân có một cách rõ ràng để hình dung công việc sắp tới.

Đội dẫn có thể đảm bảo họ có đủ nguồn lực để đạt được mục tiêu của họ đúng giờ.

Các bên liên quan Nhận quan điểm mắt chim về công việc sắp tới, tăng cường tham gia và mua.

Hãy nhìn vào bảy bảng xếp hạng dự án hàng đầu để lập kế hoạch và cung cấp lại:

1. Biểu đồ Gantt.

MỘT biểu đồ Gantt là một biểu đồ thanh ngang được sử dụng để minh họa lịch trình của dự án bằng cách trực quan hóa các nhiệm vụ theo thời gian. Trong biểu đồ này, mỗi thanh thể hiện một tác vụ hoặc sáng kiến, và độ dài của thanh xác định tác vụ hoặc sáng tác sẽ mất bao lâu. Sử dụng biểu đồ GANTT để hình dung các dòng thời gian, nhiệm vụ và mục tiêu trong một dự án nhất định.

Trong khi không phải là nhà phát minh ban đầu, biểu đồ Gantt trở nên phổ biến nhờ Henry Gantt vào những năm 1910. Biểu đồ GANTT đã đi một chặng đường dài kể từ khi sử dụng ban đầu của họ khai thác giờ nhà máy. Ngày nay, họ đã từng theo dõi tiến trình dự án theo thời gian thực, hình dung phụ thuộc nhiệm vụ và đại diện cho các cột mốc quan trọng.

Tốt nhất cho: Các đội đang tìm cách tìm hiểu trực quan kế hoạch dự án của họ để họ có thể phối hợp các nhiệm vụ phụ thuộc và đạt được thời hạn của họ đúng giờ. Biểu đồ Gantt rất hữu ích cho các dự án lập kế hoạch và lập kế hoạch từ đầu đến cuối.

2. Cấu trúc phân tích công việc (WBS)

MỘT Cấu trúc phân chia công việc là một phương thức được sử dụng để phá vỡ trực quan các nhiệm vụ dự án thành các đơn vị nhỏ hơn. Bạn và nhóm dự án của bạn có thể sử dụng WBS để trực quan hóa các phép gửi và phụ thuộc yêu cầu trong khi hợp lý hóa giao tiếp.

Có ba cấp độ trong WBS, bao gồm các nhiệm vụ phụ huynh, phụ thuộc và phụ thuộc phụ. Các cấp độ này phá vỡ các nhiệm vụ thành mẫu đơn giản nhất của họ, cho thấy công việc cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ phụ huynh.

Tốt nhất cho: Các đội làm việc trên các dự án phức tạp tìm cách phá vỡ các nhiệm vụ thành những mảnh nhỏ. Một WBS giúp hình dung phụ thuộc, kết nối các nhiệm vụ với các mục tiêu lớn hơn.

3. Phương pháp đường dẫn quan trọng

Một con đường quan trọng là trình tự các hoạt động dài nhất mà nhóm của bạn cần hoàn thành đúng thời gian để toàn bộ dự án sẽ hoàn tất. Các phương pháp đường dẫn quan trọng là một kỹ thuật được sử dụng để xác định lượng thời gian mỗi hoạt động này yêu cầu.

Vì sự chậm trễ trong các nhiệm vụ quan trọng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án, phương pháp đường dẫn quan trọng giúp tạo điều kiện phân bổ tài nguyên tốt hơn và tránh các tắc nghẽn. Khi bạn xác định đường dẫn quan trọng, bạn có thể lên lịch các nhiệm vụ với đủ thời gian để đảm bảo nhóm của bạn có thể hoàn thành dự án có thể bàn giao đúng tiến độ.

Tốt nhất cho: Các đội đang tìm cách hoàn thành một dự án trong dòng thời gian hiệu quả nhất có thể. Phương pháp đường dẫn quan trọng giúp sắp xếp các giao hàng và ngày dự án.

4. Biểu đồ PET.

PERT là viết tắt của P rogram. Vả định giá và Ở r eview. T. Echnique. MỘT Biểu đồ pert. là một công cụ được sử dụng để lên lịch, tổ chức và ánh xạ các nhiệm vụ trong một dự án. Bạn có thể sử dụng nó để có được một biểu diễn trực quan về dòng thời gian của dự án phá vỡ các nhiệm vụ riêng lẻ.

Mục đích của biểu đồ PERT là để hiểu rõ hơn cách kết nối các nhiệm vụ với nhau, tạo một hình ảnh rõ ràng về các phụ thuộc. Bạn có thể sử dụng biểu đồ PET để đánh giá các tài nguyên cần thiết và ước tính thời gian nhiệm vụ và phân bổ nhóm.

Tốt nhất cho: Các đội làm việc trên một dự án với phụ thuộc phụ phức tạp. Một biểu đồ PERT giúp phân bổ chính xác các nguồn lực, giữ thời hạn theo dõi.

5. Lưu đồ

MỘT sơ đồ là một sơ đồ minh họa các bước, trình tự và quyết định của quy trình làm việc. Bạn có thể sử dụng sơ đồ để lập kế hoạch, trực quan và tài liệu các bước quan trọng trong một quy trình.

Một sơ đồ có thể kết hợp các công cụ trực quan hóa khác nhau như biểu đồ Pert hoặc sơ đồ bơi. Bạn có thể sử dụng sơ đồ cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm cả Đơn giản hóa các quy trình công việc phức tạp , Sắp xếp các nhiệm vụ, và xác định các nút cổ chai.

Tốt nhất cho: Các đội đấu tranh để giải quyết tắc nghẽn và giữ các nhiệm vụ được tổ chức. Một sơ đồ làm cho nó dễ dàng để hình dung các vấn đề và giải pháp của dự án.

6. Sơ đồ mạng

Một sơ đồ mạng bao gồm các hộp và mũi tên để mô tả các nhiệm vụ và hình dung cho dù chúng có quan trọng hay không. Nó là một trong nhiều San lấp nguồn lực Các công cụ được sử dụng để điều chỉnh ngày dự án và đo tài nguyên có sẵn.

Sử dụng sơ đồ mạng để ánh xạ theo thời gian và lịch trình của các nhiệm vụ dự án. Lập kế hoạch thời gian của các dự án và theo dõi tiến độ trên đường đi với sự trợ giúp của sơ đồ mạng.

Tốt nhất cho: Các đội đấu tranh để giữ các dự án theo dõi và ưu tiên giao hàng. Một sơ đồ mạng giúp ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng.

7. Sơ đồ Matrix.

Sơ đồ ma trận giúp bạn hiểu mối quan hệ giữa các tập dữ liệu, chức năng và các phần tử dự án. Bạn có thể sử dụng sơ đồ này để xác định các vấn đề, phân bổ tài nguyên và đánh giá các lĩnh vực cơ hội trong một dự án.

Có nhiều sơ đồ ma trận khác nhau bao gồm hình chữ L, hình chữ chữ chữ chữ chữ chữ chữ chữ L, hình chữ T, hình chữ T và hình x. Phân tích các điểm mục tiêu và dữ liệu của dự án của bạn để xác định sơ đồ phù hợp cho nhóm của bạn.

Tốt nhất cho: Các đội làm việc về các dự án tập trung dữ liệu và cần trợ giúp kết nối các nhiệm vụ với mục tiêu. Sơ đồ Matrix giúp nhóm của bạn hiểu mối quan hệ giữa dữ liệu và mục tiêu.

Biểu đồ dự án để thực thi

Khi bạn đã hoàn thành quy trình lập kế hoạch, hãy sử dụng biểu đồ dự án để thực hiện công việc của bạn. Theo dõi chính xác những người đang làm gì, bởi khi nào, và tại sao. Giữ nhóm của bạn theo dõi với một nguồn thông tin trung tâm và cập nhật chúng về bất kỳ thay đổi nào trong thời gian thực.

Chúng ta hãy xem năm biểu đồ dự án tốt nhất để thực thi công việc:

8. BAN KANBAN

Bảng Kanban là một cách để hình dung công việc cần phải hoàn thành, đặc biệt là khi công việc di chuyển qua các giai đoạn. Bạn có thể đã thấy những thứ này được tạo ra từ các ghi chú dính hoặc trên bảng trắng.

Các công cụ Virtual Kanban Boards năng động hơn - họ cho phép bạn theo dõi tiến trình làm việc trên các giai đoạn khác nhau trong thời gian thực. Trong khi các giai đoạn này thay đổi từ nhóm này sang nhóm khác, của bạn có thể bao gồm mới, sẵn sàng, đang diễn ra, soạn thảo, giữ và hoàn tất.

Tốt nhất cho: Các đội ôm ấp cải tiến liên tục và thích làm việc trong các giai đoạn liên tiếp với việc cung cấp rõ ràng. Bảng Kanban giúp hình dung các giai đoạn trong một dự án.

9. Biểu đồ Pareto

Các Nguyên tắc Pareto Các tiểu bang rằng khoảng 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân. Sử dụng biểu đồ Pareto để trực quan hóa các tác vụ dự án dựa trên quy tắc 80/20 này.

Bạn có thể sử dụng biểu đồ Pareto để xác định các ưu tiên và đưa ra quyết định tốt nhất cho nhóm của bạn. Xem xét những nhiệm vụ nào sẽ có tác động lớn nhất chỉ với 20% thời gian của đội bạn. Điều này sẽ giúp căn chỉnh các nhiệm vụ nhỏ hơn cho các mục tiêu lớn hơn và cung cấp cho nhóm của bạn theo hướng rõ ràng.

Tốt nhất cho: Các đội có khối lượng công việc nặng và cần giúp đỡ ưu tiên các dự án. Biểu đồ Pareto giúp tổ chức các nhiệm vụ theo ưu tiên, vì vậy bạn có thể tạo ra tác động lớn nhất.

10. Dòng thời gian dự án

Một dòng thời gian dự án giúp bạn theo dõi để bạn có thể đạt được thời hạn của mình. Bản đồ tiến trình dự án và kết nối các nhiệm vụ nhỏ hơn cho các mục tiêu kinh doanh lớn hơn với dòng thời gian dự án.

Để bắt đầu, Tạo một dòng thời gian dự án Bằng cách liệt kê các DOS của bạn, ước tính thời gian cho mỗi sáng kiến và lập bản đồ phụ thuộc. Khi dòng thời gian của bạn được đặt tại chỗ, hãy chia sẻ nó với tất cả Các bên liên quan dự án Vì vậy, họ có cái nhìn sâu sắc về thời gian thực vào các sáng kiến của bạn và thời hạn, cũng như bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trên đường đi.

Tốt nhất cho: Các đội đang tìm cách ở lại theo dõi với thời hạn chặt chẽ. Timelin dự án giúp hình dung công việc cần thiết để đạt được mục tiêu.

11. Sơ đồ xương cá.

Sử dụng sơ đồ xương cá (Ishikawa) để thể hiện các vấn đề hoặc tắc nghẽn trong một dự án. Loại sơ đồ này cũng thường được gọi là biểu đồ tác dụng nhân giống. Trong sơ đồ xương cá, đầu cá đại diện cho vấn đề hoặc tắc nghẽn bạn đang cố gắng giải quyết trong khi xương sườn đại diện cho các loại khác nhau và các nhiệm vụ liên quan.

Bạn có thể sử dụng sơ đồ xương cá để giải các giải pháp cho các vấn đề gây ra sự cố sử dụng sự trợ giúp của các thành viên trong nhóm của bạn. Ví dụ về các vấn đề bao gồm thiếu tài nguyên và dữ liệu dự án không chính xác.

Tốt nhất cho: Các đội đấu tranh để giải quyết các vấn đề dự án trong thời gian thực. Sơ đồ xương cá giúp kết nối các vấn đề với các giải pháp tiềm năng để bạn có thể xác định các bước tiếp theo tốt nhất tiếp theo.

12. Biểu đồ điều khiển

Biểu đồ điều khiển là một cách để hình dung các thay đổi dự án. Bạn có thể sử dụng biểu đồ điều khiển để hiểu các nhiệm vụ mất bao lâu để hoàn thành so với các tài nguyên được phân bổ. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một hình ảnh thực sự về sự tiến bộ của dự án theo thời gian.

Để tạo biểu đồ điều khiển, hãy bắt đầu bằng cách xác định giới hạn trên và dưới, chẳng hạn như thời gian nhiệm vụ hoặc số lượng tài nguyên để biểu diễn các cột mốc. Những thay đổi thất thường vượt quá những giới hạn này tượng trưng cho biến động mạnh mẽ. Khi bạn xác định những biến động đó với biểu đồ điều khiển của mình, bạn có thể nhanh chóng giải quyết và giải quyết chúng.

Tốt nhất cho: Các đội đấu tranh với việc giải quyết các vấn đề mà derail hoặc hoãn các dự án. Biểu đồ điều khiển giúp bạn theo dõi các tài nguyên được phân bổ.

Biểu đồ dự án để báo cáo

Một phần quan trọng nhưng đôi khi bị bỏ qua của quản lý dự án đang báo cáo về công việc sau khi nó kết thúc. Thật tuyệt vời nếu bạn có thể đạt được mục tiêu dự án của mình, nhưng không có cách nào để báo cáo về công việc của bạn, nhóm của bạn không thể học được từ những thành công của bạn hoặc sai lầm.

Biểu đồ dự án hiệu quả để báo cáo cho bạn một cơ hội để Học những bài học có giá trị Từ dự án của bạn, và áp dụng những bài học di chuyển về phía trước.

Để bắt đầu, hãy xem bốn loại biểu đồ dự án này để báo cáo:

13. Biểu đồ Bar.

Một bảng xếp hạng là một cách tiếp cận truyền thống để hình dung dữ liệu dự án. Mục đích của biểu đồ thanh là để đo các biến dự án dựa trên các mốc quan trọng. Với định dạng đơn giản và các thành phần đa năng, không có gì lạ khi nhiều đội sử dụng biểu đồ thanh.

Bạn có thể tạo biểu đồ thanh bằng cách vẽ các biến của sự lựa chọn của bạn, chẳng hạn như giờ nhiệm vụ hoặc chi phí dự án, trên trục x và y. Thiết kế này cho phép bạn nhanh chóng tiêu hóa dữ liệu dự án và chia sẻ nó với các bên liên quan chính.

Mặc dù bạn có thể tạo biểu đồ thanh bằng tay, cách tốt nhất để tạo loại biểu đồ này là Tạo nó với một công cụ báo cáo phổ quát . Khi biểu đồ thanh của bạn được kết nối trực tiếp với công việc của nhóm, bạn có thể giảm công việc thủ công và các nhiệm vụ trùng lặp và dành nhiều thời gian hơn cho các sáng kiến tác động cao.

Tốt nhất cho: Các đội tìm kiếm một cách đơn giản để hình dung các thành phần dự án. Biểu đồ thanh giúp phân tích các biến dự án khác nhau với các mục tiêu.

14. Biểu đồ Burndown

MỘT Biểu đồ Burndown là một đại diện trực quan của công việc còn lại so với thời gian cần thiết để hoàn thành nó. Bạn có thể sử dụng biểu đồ bỏng để ước tính thời lượng nhiệm vụ, phân tích các vấn đề và xác định ngày hoàn thành dự án của bạn.

Mục đích của biểu đồ Burndown là lập kế hoạch chính xác cho các tài nguyên trong tương lai dựa trên dữ liệu. Để tạo biểu đồ Burndown, âm mưu ước tính thời gian nhiệm vụ so với thời gian thực tế trên biểu đồ. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một hình ảnh trực quan của thời gian làm việc lý tưởng so với thực tế.

Tốt nhất cho: Các đội tìm cách phân tích thời gian làm việc ước tính so với thực tế. Biểu đồ Burndown giúp xác định ngày dự án.

15. Đốt biểu đồ lên

Biểu đồ Burn Up khác với biểu đồ bỏng ở chỗ nó đại diện cho của công việc còn lại để hoàn thành, thay vì thời gian. Nói tóm lại, nó theo dõi tiến độ dự án trái ngược với thời gian.

Để tạo biểu đồ Burn Up, hãy vẽ các nhiệm vụ lý tưởng còn lại so với số lượng nhiệm vụ thực tế còn lại. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một sự hiểu biết rõ ràng về nơi bạn cần các tài nguyên bổ sung. Bạn có thể sử dụng cả biểu đồ bị bỏng và biểu đồ Burn Up cùng nhau để hiểu toàn bộ hình ảnh hiệu quả của đội.

Tốt nhất cho: Các đội đang tìm cách phân tích so với số lượng công việc thực tế. Biểu đồ Burn Up giúp xác định phân bổ tài nguyên .

16. Biểu đồ bánh.

Biểu đồ Pie là một thiết kế truyền thống tương tự như biểu đồ thanh, mặc dù nó khác nhau trong bố cục trực quan. Một biểu đồ hình tròn phá vỡ các thành phần khác nhau trong một dự án. Ví dụ: nếu bạn dự đoán giai đoạn nghiên cứu chiếm 10% dự án và vượt quá 20%, bạn sẽ biết nơi để bắt đầu phân tích các lĩnh vực cải tiến.

Bạn có thể sử dụng biểu đồ hình tròn để theo dõi các thành phần quan trọng trong một dự án lớn để hiểu phân bổ tài nguyên tốt hơn và các số liệu và hiểu biết quan trọng.

Tốt nhất cho: Các đội tìm hiểu để hiểu về sự phân tích của một dự án nhất định. Biểu đồ hình bánh giúp nhóm của bạn hình dung nhiều thành phần chống lại nhau để xác định nơi bạn đang dành nhiều thời gian hoặc tài nguyên nhất.

Hình dung công việc của bạn để tăng sự rõ ràng

Biểu đồ dự án có thể giúp nhóm của bạn tiêu hóa tốt hơn thông tin dự án thông qua hình ảnh đơn giản. Điều này có thể giúp bạn hợp lý hóa quy hoạch dự án bằng cách thiết lập các kỳ vọng rõ ràng ở phía trước.

Trong khi có nhiều loại biểu đồ dự án khác nhau để lựa chọn, Phần mềm quản lý dự án Làm cho sơ đồ tòa nhà dễ dàng. Từ xáo trộn giữa các dự án và nhiệm vụ để giữ thông tin phản hồi và giao tiếp nhóm ở một nơi, một công cụ quản lý dự án có thể giúp bạn hoàn thành mục tiêu của mình.