Cách tạo Dòng thời gian dự án trong 7 bước đơn giản
Quản lý một dự án? Xem làm việc trong một dòng thời gian thay vì bảng tính hoặc danh sách việc cần làm vô tổ chức là một trong những
Lợi ích của quản lý dự án
. Một dòng thời gian có thể cho bạn thấy tất cả các phần của kế hoạch của bạn phù hợp với nhau như thế nào. Vì vậy, tại sao bạn chưa thực hiện một? Không có công nghệ phù hợp, việc tạo ra một dòng thời gian dự án có thể lộn xộn và thủ công.
Cách tạo Dòng thời gian dự án trong 7 bước đơn giản
Quản lý một dự án? Xem làm việc trong một dòng thời gian thay vì bảng tính hoặc danh sách việc cần làm vô tổ chức là một trong những
Lợi ích của quản lý dự án
. Một dòng thời gian có thể cho bạn thấy tất cả các phần của kế hoạch của bạn phù hợp với nhau như thế nào. Vì vậy, tại sao bạn chưa thực hiện một? Không có công nghệ phù hợp, việc tạo ra một dòng thời gian dự án có thể lộn xộn và thủ công.
Băn khoăn không còn nữa. Đây là một ví dụ từng bước để tạo ra một dự án thời gian - bất kể chức danh công việc, ngành hoặc bộ phận của bạn là gì. Thực hiện theo các bước sau và tìm hiểu cách xây dựng các mốc thời gian dự án đưa bạn vào ghế lái và[số 8]Xây dựng mẫu Dòng thời gian dự án của riêng bạn
.
1. Tạo một dự án ngắn gọn
Để giữ cho tất cả các bên liên quan dự án được căn chỉnh trên kế hoạch, mọi dự án sẽ bắt đầu với một
tóm tắt dự án
. Nó phục vụ như một lộ trình và là một cách để giải thích mục đích, mục tiêu, cột mốc và tầm nhìn của dự án tổng thể. Dưới đây là một vài câu hỏi để trả lời trong bản tóm tắt của bạn:
Bạn là gì
bàn thắng
Đối với dự án, cả bên trong và bên ngoài?
Những bên liên quan bên trong và bên ngoài là một phần của dự án? Vai trò của họ là gì?
Khung thời gian cho dự án là gì?
Là những gì
nhưng dâu môc quan trọng
của dự án?
Hãy đặt bước này vào thực tế. Bạn có trách nhiệm lên kế hoạch cho bữa tối đánh giá cao khách hàng năm nay. Mục tiêu cá nhân của bạn cho sự kiện này là như
Tổ chức, năng suất và hiệu quả nhất có thể
. Bạn tự tin rằng bạn có thể làm điều đó, và hiểu tất cả bắt đầu bằng cách kết hợp một bản tóm tắt gắn kết cho sự kiện của bạn. Câu trả lời của bạn cho bốn câu hỏi được liệt kê ở trên là:
Mục tiêu của bạn cho dự án là gì, cả bên trong và bên ngoài?
Mục tiêu nội bộ là lên kế hoạch cho một sự kiện khách hàng tác động cao dưới 15.000 đô la. Mục tiêu bên ngoài là đạt được tỷ lệ RSVP 50% và tỷ lệ tham dự 80%.
Những bên liên quan bên trong và bên ngoài là một phần của dự án?
Các bên liên quan nội bộ là Ủy ban Kế hoạch của sự kiện (John, Sam, Tara, Linda), VP thành công của khách hàng và nhóm tiếp thị. Bên ngoài, các bên liên quan bao gồm tất cả các khách hàng hiện tại và các nhà cung cấp nhất định (công ty dịch vụ ăn uống, địa điểm tổ chức sự kiện, v.v.).
Khung thời gian cho dự án là gì?
Lập kế hoạch dự án khởi động vào ngày 15 tháng 1 và sự kiện sẽ xảy ra vào ngày 30 tháng 8.
Những nhiệm vụ nào cần được coi là cột mốc trong dự án?
Xuất bản trang đăng ký, bảo mật địa điểm và ký các nhà cung cấp nhất định.
Khi bạn có bản tóm tắt dự án và các mục tiêu của bạn được phác thảo, bạn sẽ sẵn sàng làm việc ngược và tìm ra tất cả các bước bạn cần thực hiện để đến đó và bạn có thể bắt đầu tạo dòng thời gian dự án.
2. Liệt kê các DO của bạn
Để có một dòng thời gian dự án thành công, bạn sẽ cần tạo một danh sách mọi thứ sẽ cần xảy ra trong suốt quá trình lập kế hoạch dự án tất cả các cách để giao hàng cuối cùng của bạn, cho dù đó là một báo cáo hoặc một sự kiện. Nghĩ rằng cả lớn và nhỏ về các bước. Bất kỳ nhiệm vụ nào sẽ giúp bạn hoàn thành dự án về thời gian và ngân sách nên vào danh sách này.
Tại thời điểm này, đừng lo lắng quá nhiều về thứ tự của tất cả các bước của bạn hoặc khi bạn cần hoàn thành chúng, chúng tôi sẽ bao gồm điều đó sau này.
Ví dụ, sự phân hủy cho bữa tối đánh giá cao khách hàng của chúng tôi có thể trông như thế này:
Viết một kế hoạch sự kiện
Hoàn thiện ngân sách.
Xác nhận địa điểm tổ chức sự kiện
Chọn dịch vụ ăn uống
Chọn chủ đề sự kiện
Thiết kế khái niệm sáng tạo cho sự kiện
Thiết lập trang RSVP
Gửi những lời mời
Quảng cáo sự kiện
Đặt hàng Swag.
Kiểm tra A / V
Hoàn thiện bài thuyết trình
Chuẩn bị tất cả các tài sản thế chấp và swag sự kiện
Danh sách kiểm tra ngày
Trong các bước dài hơn hoặc phức tạp hơn, hãy chia chúng thành các phụ thuộc nhỏ hơn, dễ tiêu hóa. Nó không chỉ giúp bạn tìm ra phạm vi thực sự của một bước, mà còn đảm bảo bạn không quên bất kỳ chi tiết nhỏ nào và đưa ra nó dễ quản lý hơn.
Ví dụ về sự kiện của chúng tôi, để tạo bước "Chọn phục vụ" ít hơn, chúng tôi sẽ chia phần này của dự án thành các phần có thể tiêu hóa:
Tạo một danh sách các nhà cung cấp thực phẩm có thể
Nhận trích dẫn từ mỗi người phục vụ
So sánh Báo giá và Menu
Gặp gỡ với những lựa chọn hàng đầu
Chọn cung cấp nhà cung cấp
Hoàn thiện hợp đồng.
3. Ước tính mỗi bước sẽ mất bao lâu
Khi bạn có một danh sách toàn diện về mỗi bước trong dự án của mình, sau đó bạn sẽ phân bổ một lượng thời gian mỗi lần sẽ hoàn thành. Khi làm điều này, số dư cho nhóm của bạn đủ thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ và ở trong khung thời gian tổng thể của bạn. Khi bạn biết mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao nhiêu thời gian, bạn sẽ có thể lên kế hoạch và trình tự mỗi nhiệm vụ để tạo ra một lộ trình dự án.
Tiếp tục với ví dụ về sự kiện Đánh giá cao khách hàng của chúng tôi, hãy thực hiện bước "Chọn Phục vụ", cùng với từng nhiệm vụ của nó và ước tính bao nhiêu thời gian các nhiệm vụ riêng lẻ.
Chọn Phục vụ (9 tuần)
Tạo một danh sách các nhà cung cấp thực phẩm có thể (1 tuần)
Nhận báo giá từ mỗi người phục vụ (3 tuần)
So sánh Báo giá và Menu (1 tuần)
Gặp gỡ với những lựa chọn hàng đầu (2 tuần)
Chọn cung cấp thực phẩm (1 tuần)
Hoàn thiện hợp đồng (1 tuần)
Dựa trên các dự báo thời gian của chúng tôi, quá trình lựa chọn một công ty dịch vụ ăn uống sẽ mất tổng cộng chín tuần. Bằng cách làm việc ngược, bạn có thể xác định khi nào bạn cần bắt đầu vào bước cụ thể này và điền vào dòng thời gian dự án của bạn với các ngày thực tế.
4. Bản đồ phụ thuộc
Khi bạn đang chạy một dự án, một số bước có thể hoạt động đồng thời, đặc biệt nếu các đồng đội khác nhau chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ chồng chéo. Tuy nhiên, những người khác không thể được bắt đầu hoặc hoàn thành cho đến khi một bước khác kết thúc. Nói cách khác, một số bước phụ thuộc vào người khác sẽ hoàn thành trước. Chẳng hạn, bạn không thể đặt hàng thực phẩm trước khi bạn chọn trình phục vụ. Đây là một trong nhiều lý do tại sao một
mốc thời gian
rất quan trọng Nhìn trực quan từng bước, cách các bước chồng lên nhau, và lượng thời gian mỗi người mất sẽ giữ cho bạn trong khóa học.
Đây cũng là thời gian để tìm ra ai chịu trách nhiệm cho từng bước. Chỉ định ai chịu trách nhiệm về những gì cho mọi phần của dự án sớm sẽ giúp bạn phát hiện và điều chỉnh thời gian hoặc xung đột tài nguyên, và tránh những bất ngờ và trì hoãn trong tương lai. Trong bước 6, bạn sẽ tìm hiểu cách chia sẻ dòng thời gian dự án của mình với những người liên quan, làm cho trách nhiệm rõ ràng rõ ràng.
Một trong những nhiệm vụ cho sự kiện ví dụ của chúng tôi là gửi lời mời. Mặc dù bước đặc biệt này có vẻ như dễ dàng, có một số thứ khác cần xảy ra trước khi chúng ta thậm chí có thể nghĩ về việc gửi lời mời. Lời mời phải được thiết kế và chúng tôi không thể thiết kế chúng cho đến khi một chủ đề đã được chọn cho sự kiện của chúng tôi. Một nhiệm vụ cần phải xảy ra trước khi bắt đầu khác. Ví dụ:
Chủ đề sự kiện
(Đội ngũ hoạch định sự kiện) →
Khái niệm thiết kế
(Linda) →
Chọn thiết kế
(Đội ngũ hoạch định sự kiện) →
Tạo lời mời.
(Linda) →
Gửi những lời mời
(Tara)
Đó là giá trị thời gian để
bản đồ ra mỗi phụ thuộc
và trình tự (hoặc thứ tự) của mỗi nhiệm vụ. Bạn sẽ nhanh chóng bắt đầu để xem câu đố dự án của bạn đến với nhau. Quyết định ai sẽ làm những gì quan trọng là tốt. Ai sẽ làm việc để hoàn thiện chủ đề sự kiện? Ai sẽ thiết kế những lời mời? Đừng đợi cho đến khi đến lúc một nhiệm vụ bắt đầu trước khi gán nó cho ai đó, hãy lấy mọi thứ được ủi sớm để tránh xung đột hoặc nấc.
Tin tốt là quá trình mời và các lựa chọn phục vụ có thể xảy ra cùng một lúc (sẽ được hiển thị trong dòng thời gian dự án của chúng tôi).
5. Tạo dòng thời gian của bạn
Bạn đang bắt đầu hình dung
Dòng thời gian dự án của bạn có thể trông như thế nào
Trong Mặc dù không thực tế để giữ hình ảnh đó (và tất cả những nhiệm vụ đó và ngày đáo hạn) trong đầu của bạn, nhưng thật thực tế khi đưa chúng xuống giấy (hoặc trên màn hình). Bản năng đầu tiên của bạn có thể là mở một bảng tính Excel hoặc PowerPoint, nhưng chờ. Vì không được thiết kế để lập kế hoạch hoặc quản lý các dự án, bạn sẽ gặp phải một số
Những thách thức bạn có thể tránh bằng cách chọn một công cụ tốt hơn
.
Thay vào đó, hãy chọn một công cụ quản lý dự án được thiết kế để xây dựng và
Quản lý các mốc thời gian dự án.
-như
Quản lý tác vụ UDN
. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian của bạn vẽ dòng thời gian của bạn (vì bạn sẽ không phải cố gắng hack các ô hợp nhất và thêm các công thức để biến bảng tính thành dòng thời gian dự án), nó sẽ cho phép bạn tiếp tục quản lý dòng thời gian của mình sau khi dự án khởi động. Tận tụy
Công cụ quản lý dự án
cho phép bạn
Dễ dàng điều chỉnh dòng thời gian của bạn
Khi bạn làm việc, và cập nhật các bên liên quan của bạn về các thay đổi và tiến trình.
Với công cụ phù hợp, dòng thời gian của bạn sẽ được gắn với công việc cơ bản của bạn và sẽ luôn cập nhật. Nó có thể là sự khác biệt giữa một dự án đang chạy trên đường đua và một người đi haywire.
Nhập tất cả các bước dự án của bạn dưới dạng các nhiệm vụ trong danh sách
Thêm ngày bắt đầu và kết thúc vào mỗi nhiệm vụ
Thêm một chủ sở hữu nhiệm vụ cho mỗi một
Vẽ sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ
Nhấp vào "Dòng thời gian" để xem danh sách của bạn được dịch thành dòng thời gian trực quan.
Mẹo:
Nếu bạn đã tạo gói của mình trong bảng tính, bạn có thể nhanh chóng nhập nó vào
Quản lý tác vụ UDN
sử dụng chúng ta
Tích hợp nhà nhập khẩu CSV.
và bỏ qua bước bốn.
Mẫu dòng thời gian dự án để giúp bạn bắt đầu
Cách dễ nhất để thiết lập một thời gian dự án một cách nhanh chóng là bắt đầu với một
Mẫu dự án
. Dưới đây là một vài mẫu dự án, được tạo bởi
Quản lý tác vụ UDN
, rằng bạn có thể sử dụng bây giờ. Mỗi dự án bắt đầu như một chế độ xem danh sách, nhưng bạn có thể nhấp vào tab "Dòng thời gian" để chuyển đổi nó thành Dòng thời gian:
Mẫu tiếp thị tiếp thị sản phẩm
Mẫu lập kế hoạch sự kiện
Mẫu lộ trình sản phẩm
Mẫu kế hoạch dự án chung
6. Chia sẻ nó với các bên liên quan
Hãy nhớ khi bạn thêm một danh sách tất cả các bên liên quan dự án vào ngắn gọn của bạn ngay từ đầu quá trình này? Bây giờ bạn đã xây dựng dòng thời gian của mình, điều quan trọng là chia sẻ nó với tất cả mọi người tham gia. Chúng ta có thể hứa rằng họ sẽ rất vui mừng khi thấy kế hoạch của bạn rõ ràng như thế nào. Bạn càng dễ dàng thực hiện một phần của dự án, sẽ càng có nhiều Kudos theo cách của bạn trong suốt quá trình.
Khi bạn sử dụng một
Công cụ quản lý dự án
Để xây dựng dòng thời gian của bạn, chia sẻ nó là nhanh chóng và liền mạch. Quên email và nhiều tài liệu không có thời gian, các bên liên quan của bạn sẽ biết ai đang làm gì khi nào.
Đối với sự kiện đánh giá cao khách hàng, chúng tôi sẽ muốn chia sẻ dòng thời gian của chúng tôi với mọi người tham gia vào toàn bộ dự án, không chỉ những người có trách nhiệm ngay lập tức. Bất cứ lúc nào, ai đó sẽ có thể theo dõi phần của dự án và phụ thuộc của nó mà không cần phải tìm kiếm thông tin.
7. Quản lý và thích ứng khi bạn đi
Nếu bạn đã từng làm việc trên bất kỳ dự án nào, bạn biết mọi thứ không phải lúc nào cũng theo kế hoạch. Tuy nhiên, khi bạn chuẩn bị thích ứng, những thay đổi dường như không khó để xử lý. Timelines không chỉ là tuyệt vời để lập kế hoạch; Họ cũng sẽ giúp bạn điều chỉnh là sự chậm trễ hoặc thay đổi chắc chắn xảy ra.
Nhiệm vụ di chuyển xung quanh không cần phải nản chí hoặc phá vỡ toàn bộ dự án. Nếu một phần của dự án chạy vào một sự chậm trễ, với tư cách là chủ dự án, bạn sẽ có sự rõ ràng về tác động của phần còn lại của dự án. Sau đó, bạn sẽ được trao quyền để di chuyển những thứ xung quanh tương ứng để dự án tổng thể vẫn có thể tiến về phía trước một cách hiệu quả.
Bằng
Sự nghiệp cân bằng
Ghi chú, thay đổi dự án có thể được quản lý trong các bước cụ thể của riêng họ, nhưng một khi thay đổi là cuối cùng, đã đến lúc cập nhật dòng thời gian của bạn. Bởi vì các mốc thời gian đã hết hạn một cách nhanh chóng khi các kế hoạch thay đổi, dựa vào một
Công cụ quản lý dự án
, thay vì email hoặc bảng tính, cung cấp một lợi ích lớn. Là chủ dự án, bạn có trách nhiệm giao tiếp với tất cả các bên liên quan Những gì nguồn gốc duy nhất là (dòng thời gian của bạn) và đảm bảo nó luôn được cập nhật.
Thực hiện hành động ngay lập tức.
Ngay sau khi thay đổi được xác nhận, hãy cập nhật dòng thời gian của bạn để phản ánh nó.
Thông báo cho các bên liên quan.
Bất cứ ai bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi đối với dòng thời gian dự án của bạn sẽ hiểu cách nó ảnh hưởng đến chúng và có thể nhìn thấy sự thay đổi trên dòng thời gian dự án.
Xác định tác động.
Khi dòng thời gian của bạn được cập nhật, bạn sẽ có thể xem liệu có các khoảng thời gian có quá đông và các bên liên quan có quá nhiều nhiệm vụ hay không. Bạn có thể di chuyển một nhiệm vụ để đảm bảo nhiều thời gian hơn? Người khác có thể chiếm lấy trách nhiệm đó hoặc cho mượn một bàn tay?
Để kết thúc ví dụ sự kiện của chúng tôi, giả sử bạn quản lý để chọn một người phục vụ cho bữa tối đánh giá cao của khách hàng. Bạn sắp hoàn tất hợp đồng khi một cuộc gọi đến trong đó, công ty phục vụ đã đặt hai lần. Thật không may, bạn phải tìm một công ty dịch vụ ăn uống mới.
Với dòng thời gian, thật dễ dàng để điều chỉnh ngày đáo hạn cho bất kỳ nhiệm vụ hoặc bất kỳ thành viên nào trong nhóm bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi này. Phần tích cực của thử thách này là chúng tôi đã trải qua một số nhiệm vụ ban đầu và có thể thấy phản ánh trên dòng thời gian. Trong khi đây là một vấn đề bực bội, nó cảm thấy dễ quản lý hơn vì dòng thời gian của chúng tôi đã giữ cho chúng tôi tổ chức và theo dõi.
Câu hỏi phổ biến về các mốc thời gian dự án
Biết cách tạo một dòng thời gian dự án được tổ chức tốt là một bước đầu tiên tuyệt vời để hiểu cách sử dụng công cụ mạnh mẽ này, nhưng bạn vẫn có thể có thêm một vài câu hỏi nữa. Bạn không cô đơn. Dưới đây là câu trả lời cho một vài câu hỏi phổ biến Mọi người có về các mốc thời gian dự án:
Sự khác biệt giữa dòng thời gian và biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ GANTT.
tập trung nhiều hơn vào
quy trình làm việc
và phụ thuộc nhiệm vụ. Chúng tuyến tính và không tính toán để thay đổi hoặc nhiều thứ xảy ra cùng một lúc. Các mốc thời gian linh hoạt và dễ dàng thích nghi với những thay đổi trong kế hoạch dự án. Họ cho phép quy trình làm việc được cập nhật dễ dàng. Cả hai đều phục vụ như các công cụ trực quan.
Làm cách nào bạn có thể theo dõi tiến trình dự án, đặc biệt nếu bạn đang quản lý nhiều dự án?
Điều này rất khó để thực hiện trong bảng tính, nhưng dễ dàng hơn trong một công cụ quản lý dự án. Có nhiều chế độ xem để có thể nhìn thấy một dự án tại một thời điểm hoặc bạn có thể
Quản lý nhiều dự án
thông qua A.
Chế độ xem kiểu danh mục đầu tư
.
Nói cách khác, bạn có thể trực quan hóa khi nào bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để làm việc theo các tác vụ cụ thể và khi bạn có dung lượng, thì bạn có thể điều chỉnh khi cần thiết để ngay lập tức
khối lượng công việc của đội
.
Tạo dòng thời gian dự án tiếp theo của bạn một cách tự tin
Nó không đủ để chỉ đưa ra một kế hoạch dự án.
Xác định cách thực thi nó cũng quan trọng
. Phát triển một dòng thời gian về cách thức kế hoạch sẽ phát triển là rất quan trọng đối với giai đoạn lập kế hoạch, và cũng làm cho việc quản lý dự án hiệu quả hơn.
Sử dụng quy trình từng bước này cho mọi dòng thời gian quản lý dự án sẽ giữ cho bạn về nhiệm vụ và ít căng thẳng hơn. Hãy thử nó, điều chỉnh nó với doanh nghiệp của bạn và chia sẻ nó!
Để đưa các thời gian dự án của bạn hơn nữa, hãy tạo dòng thời gian tiếp theo của bạn bằng cách sử dụng
Quản lý tác vụ UDN
.