De øverste 16 prosjektdiagrammer for å visualisere prosjektets effektivitet
Sammendrag
Et prosjektledelsesdiagram er en visuell representasjon av oppgavene og målene som er involvert i et prosjekt eller en prosess. Fra Gantt-diagrammer til Bar Charts, se de øverste 16 prosjektdiagrammer og finn ut hvordan de kan hjelpe deg med å bli en bedre prosjektleder.
Hvorvidt det er din jobbtittel, betyr at prosjektleder betyr å finne måter å utføre arbeid på mer effektivt. For lag, kan visualiserende oppgaver hjelpe strømlinjeforme kommunikasjon og skape gjennomsiktighet.
Prosjektdiagrammer Hjelp Teammedlemmer visualiserer oppgaver og forstår hvordan det arbeidet kobles til større forretningsmål. Fra Gantt diagrammer For å flytecharts, er det mange forskjellige typer diagrammer å velge mellom. Disse kan inkludere diagrammer for planlegging og resourcing. som Gantt-diagrammer, WBS og CPM, utførelse som banban og tidslinjer, og rapportering for eksempel et bar diagram og Burndown Chart.
Vi har satt sammen 16 av de mest effektive prosjektdiagrammer i hver av disse kategoriene og skissert hvordan hver kan være til nytte for teamet ditt og hjelpe deg med å nå dine mål.
Prosjektdiagrammer for planlegging og resourcing
En vanlig misforståelse i prosjektledelsen er at prosjektdiagrammer bare er nyttige for rapportering. Faktisk er noen av de mest verdifulle prosjektdiagrammer de som hjelper deg med å sette prosjektet ditt og teamet ditt opp for suksess.
Bruke prosjektdiagrammer for planlegging og resourcing kan være til nytte for teamet ditt på alle nivåer:
Individuelle bidragsytere Ha en klar måte å visualisere kommende arbeid på.
Lag leder kan sikre at de har nok ressurser til å treffe sine mål i tide.
Interessenter Få et fugleperspektiv av arbeidet som kommer, noe som øker engasjementet og innkjøpet.
Ta en titt på de øverste syv prosjektdiagrammer for planlegging og resourcing:
1. Gantt Chart.
EN Gantt Chart. Er et horisontalt linjediagram som brukes til å illustrere et prosjekts tidsplan ved å visualisere oppgaver over tid. I dette diagrammet representerer hver linje en oppgave eller initiativ, og lengden på baren bestemmer hvor lenge oppgaven eller initiativet skal ta. Bruk Gantt-diagrammer til å visualisere tidslinjen, oppgavene og målene i et gitt prosjekt.
Mens ikke den opprinnelige oppfinneren, ble Gantt-diagrammer populære takket være Henry Gantt i 1910-tallet. Gantt diagrammer har kommet langt siden deres opprinnelige bruk av logging fabrikk timer. I dag er de vant til å spore sanntids prosjektprosjekt, visualiser oppgavenavhengigheter , og representerer viktige milepæler.
Best for: Lag som ønsker å visuelt kartlegge sin prosjektplan, slik at de kan koordinere avhengige oppgaver og treffe deres tidsfrister i tide. Gantt-diagrammer er nyttige for planlegging og planlegging av prosjekter fra start til slutt.
2. Arbeidsbreddestruktur (WBS)
EN Arbeidsskifting Struktur er en metode som brukes til å visuelt bryte ned prosjektoppgaver i mindre enheter. Du og ditt prosjektgruppe kan bruke en WBS til å visualisere nødvendige leveranser og avhengigheter mens du effektiviserer kommunikasjon.
Det er tre nivåer i en WBS, som inkluderer foreldreoppgaver, avhengigheter og underavhengigheter. Disse nivåene bryter oppgaver ned i deres mest enkle form, som viser arbeidet som kreves for å fullføre foreldrenes oppgaven.
Best for: Lag som jobber med komplekse prosjekter som ønsker å bryte ned oppgavene i små biter. En WBS bidrar til å visualisere avhengigheter, tilkobling av oppgaver til større mål.
3. Kritisk bane metode
En kritisk bane er den lengste sekvensen av aktiviteter laget ditt trenger å fullføre på tide for at hele prosjektet skal være komplett. De Kritisk banemetode er en teknikk som brukes til å identifisere hvor lang tid hver av disse aktivitetene krever.
Siden forsinkelser i kritiske oppgaver kan påvirke hele prosjektet, bidrar den kritiske banen metoden å legge til rette for bedre ressursallokering og unngå flaskehalser. Når du har identifisert den kritiske banen, kan du planlegge oppgaver med nok tid til å sikre at laget ditt kan fullføre Prosjektleveranser på planen.
Best for: Lag som ønsker å fullføre et prosjekt i den mest effektive tidslinjen mulig. Den kritiske banen-metoden bidrar til å planlegge leveranser og prosjektet forfallsdatoer.
4. Pert-diagrammet
Pert står for S rogram E. Verdsettelse og. R. eview. T. echnique. EN Pert Chart. Er et verktøy som brukes til å planlegge, organisere og kartlegge oppgaver i et prosjekt. Du kan bruke den til å få en visuell representasjon av et prosjektets tidslinje som bryter ned individuelle oppgaver.
Formålet med et PERT-diagram er å bedre forstå hvordan du kobler til oppgaver til hverandre, og gir en klar visuell avhengighet. Du kan bruke et PERT-diagram for å evaluere nødvendige ressurser og estimere oppgavevarighet og teamallokering.
Best for: Lag som arbeider med et prosjekt med komplekse underavhengigheter. Et PERT-diagram bidrar til å nøyaktig tildele ressurser, holde tidsfrister på sporet.
5. Flowchart.
EN flytskjema er et diagram som illustrerer trinnene, sekvensene og avgjørelsene til en arbeidsflyt. Du kan bruke et flytskjema til å planlegge, visualisere og dokumentere viktige trinn i en prosess.
Et flytskjema kan inneholde forskjellige visualiseringsverktøy som et PERT-diagram eller svømmediagram. Du kan bruke et flytskjema for en rekke formål, inkludert til Forenkle komplekse arbeidsflyter , Organiser oppgaver og identifiser flaskehalser.
Best for: Lag som sliter med å løse flaskehalser og holde oppgaver organisert. Et flytskjema gjør det enkelt å visualisere prosjektproblemer og løsninger.
6. Nettverksdiagram
Et nettverksdiagram består av bokser og piler for å skildre oppgaver og visualisere om de er kritiske eller ikke. Det er en av mange ressursnivåering Verktøy som brukes til å justere prosjektdatoer og måle tilgjengelige ressurser.
Bruk et nettverksdiagram for å kartlegge kronologien og tidsplanen for prosjektoppgaver. Planlegg varigheten av prosjektene og spore fremskritt underveis ved hjelp av et nettverksdiagram.
Best for: Lag som sliter med å holde prosjekter på sporet og prioritere leveranser. Et nettverksdiagram bidrar til å prioritere kritiske oppgaver.
7. Matrixdiagram
Et matrisediagram hjelper deg med å forstå forholdet mellom datasett, funksjoner og prosjektelementer. Du kan bruke dette diagrammet til å identifisere problemer, tildele ressurser og vurdere muligheter innenfor et prosjekt.
Det finnes en rekke forskjellige matrisediagrammer som inkluderer L-formet, Y-formet, C-formet, T-formet og X-formet. Analyser mål- og datapunkter i prosjektet ditt for å bestemme riktig diagram for teamet ditt.
Best for: Lag som jobber med data-fokuserte prosjekter og trenger hjelp med å koble til oppgaver til mål. Et matrisediagram hjelper teamet ditt til å forstå forholdet mellom data og mål.
Prosjektdiagrammer for utførelse
Når du er ferdig med planleggingsprosessen, bruk prosjektdiagrammer for å utføre arbeidet ditt. Spor nøyaktig hvem som gjør hva, når, og hvorfor. Hold laget ditt på sporet med en sentral kilde til informasjon og oppdater dem på eventuelle endringer i sanntid.
La oss ta en titt på de fem beste prosjektdiagrammer for å utføre arbeid:
8. Kanban bord
Kanban boards er en måte å visualisere arbeidet som trenger å bli ferdig, spesielt ettersom arbeidet beveger seg gjennom stadier. Du har kanskje sett disse laget av klissete notater eller på en tavle.
Virtuelle Kanban boards verktøy er mer dynamiske - de tillater deg å spore fremdriften av arbeid på tvers av forskjellige stadier i sanntid. Mens disse stadiene varierer fra lag til lag, kan du inkludere nye, klare, pågår, utarbeidelse, hold og fullført.
Best for: Lag som omfavner kontinuerlig forbedring og foretrekker å jobbe i suksessive stadier med klare leveranser. Kanban boards bidrar til å visualisere stadiene i et prosjekt.
9. Pareto diagram
De Pareto-prinsippet sier at omtrent 80% av konsekvensene kommer fra 20% av årsakene. Bruk et Pareto-diagram til å visualisere prosjektoppgaver basert på denne 80/20-regelen.
Du kan bruke et pareto diagram for å identifisere prioriteringer og ta de beste beslutninger for teamet ditt. Vurder hvilke oppgaver som har størst innvirkning med bare 20% av lagets tid. Dette vil bidra til å justere mindre oppgaver til større mål og gi teamet klart retning.
Best for: Lag som har en tung arbeidsbelastning og trenger hjelp med å prioritere prosjekter. Et pareto-diagram bidrar til å organisere oppgaver etter prioritet, slik at du kan få den største effekten.
10. Prosjekt tidslinje
Et prosjekt tidslinje hjelper deg å holde deg på sporet, slik at du kan slå dine tidsfrister. Kart ut prosjektutviklingen og koble mindre oppgaver til større forretningsmål med prosjekt tidslinje.
Å komme i gang, Opprett et prosjekt tidslinje Ved å oppgi din til-dos, estimerer du varigheten for hvert initiativ, og kartlegging av avhengigheter. Når din tidslinje er på plass, del den med all din Prosjektets interessenter Så de har sanntids innsikt i initiativene dine, og tidsfrister - så vel som eventuelle endringer du gjør underveis.
Best for: Lag som ønsker å holde seg på sporet med stramme tidsfrister. Prosjekt tidslinjer bidrar til å visualisere arbeidet som trengs for å nå mål.
11. Fishbone Diagram
Bruk en fiskben (Ishikawa) diagram for å representere problemer eller flaskehalser innenfor et prosjekt. Denne typen diagram er også ofte referert til som et årsakseffektskart. I et fiskebendiagram representerer fiskens hode problemet eller flaskehalsen du prøver å løse mens ribbeina representerer forskjellige kategorier og tilhørende oppgaver.
Du kan bruke et fiskebendiagram for å løse løsninger for rotårsakerproblemer ved hjelp av gruppemedlemmene dine. Eksempler på problemer inkluderer mangel på ressurser og feil prosjektdata.
Best for: Lag som sliter med å løse prosjektproblemer i sanntid. Fiskbensdiagrammet bidrar til å koble problemer med potensielle løsninger, slik at du kan identifisere de neste beste neste trinnene.
12. Kontrolldiagram
Et kontrolldiagram er en måte å visualisere prosjektendringer på. Du kan bruke et kontrolldiagram for å forstå hvor lenge oppgaver tar å fullføre i forhold til de tildelte ressursene. Dette vil gi deg et sant bilde av prosjektets fremgang over tid.
For å opprette et kontrollertiagram, start ved å bestemme en øvre og nedre grense, for eksempel oppgavens varighet eller antall ressurser - for å representere sett milepæler. Erratisk endringer som overskrider disse grensene, symboliserer drastiske svingninger. Når du har identifisert disse svingninger med kontrollkortet ditt, kan du raskt adressere og løse dem.
Best for: Lag som sliter med å løse problemer som sperrer eller utsette prosjekter. Et kontrolldiagram hjelper deg med å holde deg på sporet med tildelte ressurser.
Prosjektdiagrammer for rapportering
En kritisk - men noen ganger oversett del av prosjektledelsen rapporterer på jobb når den er ferdig. Det er utrolig hvis du er i stand til å slå prosjektmålene dine, men uten en måte å rapportere på arbeidet ditt, kan teamet ditt ikke lære av dine suksesser - eller feil.
Effektive prosjektdiagrammer for rapportering gir deg en mulighet til å Lær verdifulle leksjoner Fra prosjektet ditt, og bruk disse leksjonene som beveger seg fremover.
For å komme i gang, sjekk ut disse fire typer prosjektdiagrammer for rapportering:
13. Bar Chart.
Et bar diagram er en tradisjonell tilnærming til å visualisere prosjektdata. Formålet med et bar diagram er å måle prosjektvariabler basert på milepæler. Med sitt enkle format og allsidige komponenter er det ikke rart at så mange lag bruker bardiagrammer.
Du kan lage et bar diagram ved å plotte variablene du velger, for eksempel oppgavetid eller prosjektkostnad, på x- og y-aksene. Dette designet lar deg raskt fordøye prosjektdata og dele den med viktige interessenter.
Mens du kan lage bar diagrammer for hånd, er den beste måten å generere denne typen diagram på Opprett det med et universelt rapporteringsverktøy . Når linjediagrammet ditt er direkte koblet til lagets arbeid, kan du redusere manuell arbeid og duplikative oppgaver og dedikere mer tid til høyeffektive initiativer.
Best for: Lag på jakt etter en enkel måte å visualisere prosjektkomponenter på. Et bar diagram bidrar til å analysere ulike prosjektvariabler mot mål.
14. Burndown Chart.
EN Burndown Chart. er en visuell representasjon av det gjenværende arbeidet vs. tiden som kreves for å fullføre den. Du kan bruke et Burndown-diagram for å estimere oppgavevarigheten, analysere problemer, og bestemme prosjektets sluttdato.
Formålet med et Burndown-diagram er å planlegge for fremtidige ressurser basert på data. For å opprette et Burndown-diagram, estimert plottet oppgavevarighet mot den faktiske tiden på et diagram. Dette vil gi deg en visualisering av det ideelle vs. faktisk arbeidsvarighet.
Best for: Lag som ønsker å analysere den estimerte arbeidstiden vs. den faktiske. Et burndown-diagram bidrar til å bestemme prosjektet forfallsdatoer.
15. Burn opp diagram
Et brennende diagram er forskjellig fra et brenndown-diagram i det representerer det av arbeid igjen for å fullføre, i stedet for varigheten. Kort sagt sporer det prosjektet fremgang i motsetning til tiden.
For å lage et brenn-opp diagram, plotte de ideelle oppgavene som gjenstår mot den faktiske mengden av oppgaver som er igjen. Dette vil gi deg en klar forståelse av hvor du trenger ekstra ressurser. Du kan bruke både et brenndown-diagram og et brenn-opp-diagram sammen for å forstå det fulle bildet av teameffektiviteten.
Best for: Lag som ønsker å analysere estimert vs. faktisk mengde arbeid. Et brennoppdiagram bidrar til å bestemme ressurstildeling .
16. Pai diagram
Et kakediagram er en tradisjonell design som ligner på et bar diagram, selv om det varierer i visuell layout. Et kakediagram bryter ned forskjellige komponenter i et prosjekt. Hvis du for eksempel forventer at forskningsfasen skal stå for 10% av prosjektet, og det overstiger 20%, vet du hvor du skal begynne å analysere forbedringsområder.
Du kan bruke et kakediagram for å spore betydelige komponenter i et stort prosjekt for bedre å forstå ressursallokering og viktige beregninger og innsikt.
Best for: Lag som ønsker å forstå nedbrytningen av et gitt prosjekt. Et kakediagram hjelper at teamet visualiserer flere komponenter mot hverandre for å avgjøre hvor du bruker mest tid eller ressurser.
Visualiser arbeidet ditt for å øke klarheten
Et prosjektdiagram kan hjelpe teamet ditt bedre fordøye prosjektinformasjon gjennom enkle visualer. Dette kan hjelpe deg med å effektivisere prosjektplanleggingen ved å sette klare forventninger foran.
Mens det er mange forskjellige typer prosjektdiagrammer å velge mellom, Prosjektstyringsprogramvare gjør bygningsdiagrammer enkelt. Fra shuffling mellom prosjekter og oppgaver for å holde tilbakemelding og lagkommunikasjon på ett sted, kan et prosjektstyringsverktøy hjelpe deg med å oppnå dine mål.
