Phá vỡ các bước trong quy trình quản lý dự án
Một quy trình quản lý dự án là một khung cho bất kỳ dự án nào bạn thực hiện.
Mà cầu xin câu hỏi, những gì thậm chí là một Quá trình quản lý dự án[số 8]Trong
Xem xét tầm quan trọng của các bước trong quy trình quản lý dự án là để phát triển và Giao hàng của một dự án , Chúng tôi đã phác thảo 5 bước thường được theo dõi cho bất kỳ dự án nào.
Vì vậy, hay thực hiện ngay bây giơ!
Chu kỳ cuộc sống dự án, nó là gì?
Khi xem xét quản lý dự án, không còn nghi ngờ gì nữa, bạn đã nghe nói về thuật ngữ LifeCycle.
Nhưng một vòng đời dự án là gì?
Chà, đơn giản là đặt, một vòng đời dự án là một loạt các giai đoạn hoặc các bước bất kỳ dự án cụ thể nào đi qua. Điều này bao gồm bắt đầu từ Bắt đầu dự án tất cả các cách để đóng cửa của nó.
Phong cách và loại vòng đời dự án của bạn và cụ thể hơn về số lượng và trình tự vòng đời dự án của bạn, được xác định bởi một số yếu tố khác nhau.
Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến các giai đoạn của dự án của bạn bao gồm bản chất của dự án bạn đang làm việc, nhu cầu cụ thể của tổ chức làm việc trong dự án, cũng như khu vực của ứng dụng của dự án.
LifeCycle dự án cung cấp một khung cơ bản của các hành động cần được thực hiện trong dự án của bạn.
Phong cách của LifeCycle dự án của bạn cũng có thể khác nhau. Vòng đời dự án có thể bao gồm từ các phương pháp định hướng kế hoạch để nhiều hơn Phương pháp tiếp cận theo định hướng thay đổi .
Nếu LifeCycle dự án của bạn xác định các chi tiết cụ thể khi bắt đầu dự án và quyết định trước cách giải quyết các thay đổi đối với phạm vi, bạn đang làm việc với vòng đời dự đoán.
Mặt khác, trong một vòng đời thích ứng Phạm vi chi tiết được xác định cho một lần lặp cụ thể, và chính sản phẩm được phát triển trên nhiều lần lặp .
LifeCycle dự án của bạn cũng có thể được thích ứng hoặc thay đổi nhiều hơn và nhanh nhẹn.
Thông thường, bất kỳ loại vòng đời dự án nào mà tổ chức của bạn yêu cầu, vòng đời dự án của bạn sẽ bao gồm 5 giai đoạn, các giai đoạn này thường được gọi là 5 nhóm quy trình quản lý dự án.
5 Nhóm quy trình quản lý dự án
Khung tiêu chuẩn cho bất kỳ vòng đời quản lý dự án nào liên quan đến 5 quy trình quản lý dự án, nhóm.
Mặc dù vòng đời dự án của bạn có thể khác nhau và là duy nhất trong cấu trúc và chi tiết của nó, khung tiêu chuẩn bao gồm cùng một cấu trúc vòng đời chung chung.
5 giai đoạn này bao gồm:
Mặc dù chúng ta có thể đi vào chi tiết dài giải thích các yếu tố chi tiết phổ biến trong mỗi giai đoạn, đối với bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận ngắn gọn về một cái nhìn tổng quan về từng giai đoạn, để cho phép bạn có khả năng hiểu cách làm cho các giai đoạn dự án làm việc cho bạn và nhóm của bạn.
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các nhóm quy trình quản lý dự án.
Sự khởi đầu của bất kỳ vòng đời dự án bắt đầu với giai đoạn khởi đầu.
Giai đoạn khởi đầu của bất kỳ mục tiêu dự án để làm nổi bật tầm nhìn của dự án bạn muốn thực hiện, xác định và tài liệu những gì bạn muốn đạt được, cũng như đạt được chấp thuận từ các bên liên quan .
Do đó, giai đoạn khởi đầu của một dự án đòi hỏi các điều lệ dự án cũng như sổ đăng ký cổ đông.
Trước tiên, một điều lệ dự án là gì?
Vâng, một điều lệ của dự án là toàn bộ dự án của bạn được mô tả trên, tài liệu chính thức ngắn.
Các điều lệ dự án sẽ trả lời những câu hỏi như:
Do đó, các thành phần chủ chốt của điều lệ dự án như sau:
16 Kế hoạch dự án tốt nhất Công cụ của 2022[số 8]
Khi một dự án đã nhận được sự chấp thuận, đó là thời gian để bắt đầu dự án.
Tuy nhiên, trước khi bạn có thể bắt tay vào dự án thực tế bản thân, hay nói cách khác các giai đoạn thực hiện, nó là điều cần thiết để lắp ráp một đội để chạy dự án cũng như kế hoạch làm thế nào để chạy dự án để đạt được mục tiêu của mình.
Điều này có nghĩa là bạn cần phải đầu tiên xác định mục tiêu của bạn cho dự án.
Khi đặt mục tiêu cho bất kỳ dự án nào có hai phương pháp phổ biến bạn có thể áp dụng.
Hai phương pháp phổ biến này để thiết lập các mục tiêu là s.m.a.r.t và c.l.e.a.r.
Áp dụng S..m.a.r.t Cách tiếp cận Để thiết lập các mục tiêu cho phép bạn hiểu đúng về các hiệu ứng của quá trình thiết lập mục tiêu.
S.m.a.r.t là viết tắt của cụ thể, có thể đo lường được, đạt được, thực tế, và kịp thời.
Khác với cách tiếp cận s.m.a.r.t để tạo và đặt mục tiêu, có một phương thức mới hơn của c.l.e.a.r.
Với cách tiếp cận mới hơn của c.l.e.a.r, việc tạo mục tiêu tính đến môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh của ngày hôm nay.
C.L.E.A.R là viết tắt của hợp tác, giới hạn, cảm xúc, đáng kể và có thể tinh chỉnh.
Ngoài việc tạo ra và xác định các mục tiêu của dự án trong giai đoạn lập kế hoạch, phạm vi của dự án được xác định và kế hoạch quản lý dự án được phát triển.
Giai đoạn lập kế hoạch cũng là để cho phép các đội hiểu đúng vai trò và trách nhiệm .
Các tài liệu khác cần được tạo cho (các) dự án để theo dõi.
Những tài liệu này có thể bao gồm:
Khi bạn đã nhận được sự chấp thuận của doanh nghiệp và tất cả các kế hoạch được thực hiện và tất cả các nhóm của bạn ở cùng một trang, cuối cùng nó cũng có thời gian để thực hiện kế hoạch của bạn thành hành động.
Giai đoạn này thường được bắt đầu với một Cuộc họp "khởi động" . Một cuộc họp khởi động là cuộc gặp đầu tiên giữa một nhóm dự án và khách hàng.
Lý do cho cuộc họp này là cho phép nhóm được giới thiệu, cũng như để hiểu dự án, cả về nền tảng của nó cũng như những gì Thành công của dự án[số 8]sẽ là.
Ngoài cuộc họp khởi động, một số nhiệm vụ khác đã hoàn thành trong giai đoạn thực hiện.
Những nhiệm vụ này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
Các nhà quản lý dự án thường sẽ tạo ra một Quá trình quản lý dự án sơ đồ , các biểu đồ này giúp các nhóm trực quan hóa các bước và trình tự các nhiệm vụ được tuân theo trong suốt vòng đời quản lý dự án.
Kiểm tra nó:
14 phần mềm quản lý quy trình làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp[số 8]
Thông thường chồng chéo với giai đoạn thực hiện, giám sát và kiểm soát quản lý dự án xảy ra liên tục trong suốt quá trình quản lý dự án, một khi dự án bắt đầu.
Nó rất cần thiết cho bất kỳ thành công nào của dự án rằng một nhóm dự án thực hiện giám sát và kiểm tra liên tục các quy trình dự án.
Nó thường có lợi cho các nhà quản lý dự án sử dụng các công cụ trực quan có thể xác định và làm nổi bật những sản phẩm giao hàng đã được hoàn thành và do đó cung cấp cho bạn một hình ảnh về việc dự án của bạn đang diễn ra hay không.
Một số công cụ hình ảnh như vậy phụ thuộc vào phương pháp quản lý dự án, công ty của bạn sử dụng và có thể bao gồm Biểu đồ GANTT. và Bảng Kanban .
Khác với các công cụ trực quan để theo dõi dự án của bạn, các nhà quản lý dự án thường dựa vào Các chỉ số hiệu suất chính .
Các chỉ số hiệu suất quan trọng này cho phép các nhà quản lý dự án theo dõi xem dự án có đang diễn ra và đi theo kế hoạch hay không.
Các nhà quản lý dự án sẽ thường chọn 2 đến 5 trong số các chỉ số hiệu suất quan trọng sau đây để xác định tiến trình của dự án của họ.
Những chỉ số này bao gồm:
Trong quá trình giám sát và kiểm soát dự án, bạn cần đảm bảo rằng bạn điều chỉnh lịch biểu và tài nguyên nếu cần và đảm bảo rằng dự án đang diễn ra và tiến triển theo yêu cầu được xác định trong Bắt đầu.
Dự án hiện đang ở đoạn cuối cuối cùng, nhưng trước khi bạn có thể thắp sáng pháo hoa và để các lễ kỷ niệm bắt đầu, có những nhiệm vụ nhất định còn lại cho một người quản lý dự án hoàn thành.
Các giao hàng cuối cùng sẽ được cung cấp, tài nguyên dự án sẽ được phát hành và thành công của dự án sẽ được xác định.
Những nhiệm vụ này bao gồm:
Điều quan trọng là cung cấp giai đoạn đóng dự án nhiều quan trọng như bạn đã làm cho phần còn lại của vòng đời dự án.
Mặc dù về mặt kỹ thuật, dự án đã hoàn tất, các nhiệm vụ được thực hiện trong giai đoạn đóng của dự án sẽ cho phép bạn chuẩn bị cho các dự án trong tương lai và tránh những sai lầm bạn đã thực hiện trong dự án này và do đó trở nên năng suất hơn như một nhóm nói chung.
Phần kết luận
Và ở đó bạn có nó - tất cả mọi thứ bạn cần biết về quy trình quản lý dự án sẽ hỗ trợ bạn trong dự án tiếp theo của bạn.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đây là một mẫu và chi tiết về quy trình quản lý dự án sẽ xác định dự án của bạn.
Hướng dẫn này là một quy trình chuẩn để làm theo nhưng có thể được thay đổi để phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của bạn.
