كيفية إدارة المهام بشكل فعال؟ 10 نصائح لإدارة المهام الفعالة
بغض النظر عن المكان الذي تقف فيه في التنظيم التسلسل الهرمي أو الإنجازات الشخصية، فإن هذه المدونة هي لك. فيما يلي قائمة من نصائح إدارة المهام المستخدمة التي يمكنك العمل بها اليوم لإنجاز معالمك دون الحصول على أفضل منك.
تجمع حياتنا اليومية حول عدد معين من المهام التي نحددها على طول الطريق لتحقيق طموحاتنا والأهداف الذكيةوبعد في الكفاح أن تكون في الجزء العلوي من لعبتنا والاحتفاظ بميزةنا التنافسية، نحن في كثير من الأحيان تعض أكثر مما يمكننا مضغه.
على الرغم من أن كل شيء يبدو ذو أولوية عالية، إلا أن شيئا ما يذهب خيالا في هذا السباق من إنجاز الأمور والحفاظ على رأسك. يخلق البعض منا قائمة طويلة الاستخدام لإنجاز - قبل فترة زمنية معينة أو سن معينة. يقض الآخرون الكثير من الوقت في إتاحة مهمة واحدة بحلول الوقت الذي يضيء فيه، فهو عتيق.
عبء العمل موازنة ومهارات إدارة الوقتلا ترتبط فقط بمديرو المشروع أو الرؤساء. في الواقع، يجب اعتماد هذه المهارات في كل مستوى يعمل بشكل خاص في فريق. إذا لم يكن الأمر كذلك، فيمكنه تقديم عواقب وخيمة للمشروع تماما.
وفقا لدراسة حجر الزاوية، ينخفض الحمل الزائد للعمل الإنتاجية بنسبة 68٪ في الموظفين الذين يشعرون أنهم ليس لديهم ساعات كافية في اليوم لاستكمال مهامهم. لذلك، ما هي نصائح إدارة المهام الأساسية التي نحتاجها جميعا إلى أن تكون فعالة وكفاءة، في وقت واحد؟
أفضل 10 نصائح فعالة لإدارة المهام
1. جعل القوائم المهمة
قوائم المهام هي الكلاسيكية، لكنها قوية وفعالة أكثر من أي وقت مضى اليوم. مرة أخرى في اليوم، أبقى الناس ملاحظات مكتوبة بخط اليد للأفكار والأشياء التي يجب القيام بها. إنهم مثل الأساسيات اليومية الخاصة بك وأضف إلى نصائح إدارة المهام الفعالة.
الآن، الناس لديهم ذكية إلى قائمة التطبيقات هذا إعطاء إخطارات وتذكيرات قبل المهمة مستحقة. من الأسهل من أي وقت مضى أن يضغط على الأفكار في شكل صور، والملاحظات الصوتية والنص وأكثر من ذلك بكثير.
Shivani Siroya هو الرئيس التنفيذي لشركة Tala، وهو بدء تشغيل Microloan. ينص سيرويا: "لقد اكتشفت كيفية جعل كل هذه الأنظمة الرقمية تعمل بالنسبة لي، لكن يجب أن أعترف، في نهاية اليوم، قائمة على الورق لا يزال شعور أكثر فائدة".
اجعلها عادة لترتيب قائمة الأشياء التي يجب القيام بها. أيضا، الاستفادة من العديد من تطبيقات القائمة المهمة والقيمة التي ستساعدك على القيام بذلك.
2. إعطاء الأولوية
من المفهوم، ليس كل شيء على قائمة المهام الخاصة بك يجب القيام به على الفور. نعم، هناك بعض الأفكار الرائعة التي يمكن أن تساعدك في أخذ لعبتك أمرا ملحوظا. ومع ذلك، من المهم تحديد ما هو مهم في حالة معينة.
مايكل مانكينز هو bain & amp؛ شريك الشركة والمؤلف المشارك ل "الوقت والمواهب والطاقة"، كتاب إدارة CMI للسنة. وفقا لشركة مانكينز، فإن "وقت التحرير يتطلب القضاء على الأنشطة ذات القيمة المنخفضة تماما، وليس مجرد التقاطها على قائمة"، يؤكد.
اسلك المساعدة من مصفوفة BCG، وفهم نقاط القوة والضعف في مشاريعك وكذلك الفرص والتهديدات التي تواجهها. مرة واحدة واضحة مع ما يهم في ذلك الوقت، يمكنك تحديد أهمية المهام بشكل أفضل.
3. الجدول الزمني
تعد مهام الجدولة بمهارة رائعة لإدارة المهام وتبقي الفريق يركز على ما هو في متناول اليد دون الخروج عن القلق بشأن المهام الأخرى. ومع ذلك، فإن الحفاظ على المسار هو صراع كبير في حد ذاته.
هل تعلم أنه وفقا للدراسة، يناهض الشخص حوالي 21.8 ساعة في الأسبوع؟ يتأثر المهنيون أكثر أو أقل من الانحرافات التي تبدو غير ضارة في الوقت الحالي ولكنها تؤدي إلى النكسات الرئيسية في وقت لاحق. هذه الانحرافات تشمل استخدام الهاتف والتحدث الصغير.
وفقا لدراسة Udemy، يقول أكثر من ثلث الألفية والليمون Z (36٪) إنهم يقضون ساعتين أو أكثر فحصا سماعاتهم أثناء يوم العمل.
بعد ذلك، قم بإجراء الجدول الزمني وبدء البداية والتواريخ المستحقة. من خلال تعيين تاريخ استحقاق للمهمة، نميل إلى أن نكون أكثر وعيا بالتكلفة التي تتحملها، كل من النقدي والوقت الحكيم.
واحدة من أفضل الطرق هي الذهاب رشيقة. قم بإنشاء تراكم وتعيينه إلى Sprint. هذا يعطي أيضا منظور أفضل في الوقت المناسب لكل إكمال مهمة.
4. كن مرنا
إن عقد موقفك هو نوعية كبيرة للتجسيد إذا كنت ترغب في تحقيق المعالم النهائية والمواعيد النهائية. ومع ذلك، فإن بعض الحالات والمواقف تتطلب إعادة النظر في قرارات بالفعل. كونك مرنا هو # 4 على قائمةنا من أهم نصائح إدارة المهام.
يمكن أن يكون هذا بسبب تغيير مفاجئ في اتجاهات السوق، والتغيير في محرك العميل أو إذا كانت مهمة معينة تشغيب على الآخرين.
أي من هذه العوامل، إن لم يكن معترف به في الوقت المحدد، يمكن أن تجريد الفريق من فرص النجاح والنمو المحتملين. من المهم أن تكون على مراقبة الثغرات المحتملة من إذا كان يبدو أن فرصة أخرى تتجاوزنا. كن مرنا مع المواعيد النهائية عندما تحتاج إلى أن تكون.
كما ذكر من قبل عثمان خان، الرئيس التنفيذي، والمؤسس المشارك في بيت المزاد على الإنترنت، مجداف 8، في مقابلة فوربس، "في الأدوار الأيمن، وبين الأفراد المناسبين، تقدم المرن تحسين إنتاجية هائلة.
إنه يمنح الناس وقتا للتعامل بشكل صحيح، ويخرجهم من المكتب من حيث أنهم متشددين في المسؤولين يوما بعد يوم. لذلك، هناك المزيد من القيادة الفكر التي تأتي إلى الطاولة، وهذا هو المكان الذي يأتي فيه إبداعك والابتكار. "
15 اقتباسات أفضل إنتاجية من خلال الإنتاجية
5. إدارة التغيير
أن تكون مفتوحة للتغيير أمر مهم ولكن إتقان كيفية أهمية ذلك بنفس القدر من الأهمية. معظم الأوقات، نحن غير قادرين على قيادة التغيير المطلوب لمشروع معين أو في استراتيجيتنا.
ومع ذلك، يمكن أن تساعد هذه المهارة في زيادة الفرص التي يلبيها مشروعك أهدافها أكثر من 6 مرات أكثر من الفقراءإدارة التغييروبعد
مع منهجية Scrum، يمكنك فتح وإدارة التغيير بسهولة من خلالاجتماعات Scrum اليوميةوبعد يمنحك Scrum اليومي فرصة لم يكن لديك نظرة عامة فقط على المهام التي يتم إجراؤها ولكن أيضا الاختناقات التي قد يواجهونها. وبهذه الطريقة يمكنك تغيير تراكمي لتناسب المتطلبات المتغيرة بشكل أفضل.
6. مندوب
إن كونك مثقوبا هو شيء حقيقي وإذا لم يعالج جيدا، فقد يؤثر بشكل كبير على الإنتاجية. بحلول نهاية اليوم، نحن فقط البشر الذين يعملون مع البشر الآخرين. يحمل كل واحد منا مجموعة فريدة من الصفات عندما يتعلق الأمر بالصبر أو المرونة أو العمل تحت الضغط أو الحصول على مهمة تتم في أقل قدر من الوقت.
وفقا ل ELI Broad، Pernthropist والمؤسسات المؤسسين ل 2 شركات Fortune 500، "عدم القدرة على المندوب هو أحد أكبر المشكلات التي أراها مع المديرين على جميع المستويات". وبالتالي، فهي حاسمة بصراحة، ليس فقط على دراية بنقاط القوة والضعف الخاصة بك ولكن تلك الخاصة بفريقك، أيضا.
عندما تقيم اليقظة، يمكنك تحليل أفضل من الذي يمكن أن يساعد بشكل أفضل في مرحلة معينة. واحدة من أفضل نصائح إدارة المهام هي معرفة كيفية تفويض المهام، إلى الشخص المناسب.
هذا يفتح النوافذ للشخص الآخر للتجربة والنمو كذلك، مما يؤدي إلى النمو في فريقك.
7. أن تشارك
بعد مساعدة الفريق على فرز أولوياتها وتفويض المهام الحرجة، تاركة الساحة ليست كذلك لا. إن إعداد فريق وجدول زمني رائع للنجاح، لكنه يحتاج أيضا إلى اتباعه باستمرار.
إذا كان المشروع يتطلب اجتماعا صحيا يوميا، فإن زيادة عبء العمل أو الاقتراب من المواعيد النهائية يمكن أن يؤدي إلى قيادة فرق لإعطائها مقعد خلفي. قد يؤدي ذلك في كثير من الأحيان إلى أن يؤدي الإدارة إلى البقاء على أمل أن يكفي الفريق بحد ذاته. في الواقع، هذا هو الوقت المناسب لتكون أكثر شارك من أي وقت مضى.
هل تعلم أنه وفقا لدراسة بجامعة أوتاوا، تفشل 33٪ من المشاريع بسبب عدم وجود تورط من الإدارة العليا؟
بدلا منmicromanaging.، كن حاضرا ويمكن الوصول إليه إذا احتاج الفريق إليك. من أجل الاستفادة القصوى من خططك وتحديد الأولويات وجدولة للتأكد من أن جميع الخطوات تتبعها الجميع في الفريق. وهذا يشمل أصحاب المصلحة والعملاء.
8. كن صبورا
في بعض الأحيان قد لا تذهب الأمور كما هو مخطط لها مما تسبب في نكسات أمريكية غير مسبوقة. وفقا لدراسة من قبل Wellington، 37٪ فقط من الفرق في U.K. أبلغت عن إكمال المشاريع في الوقت المحدد في كثير من الأحيان. إنه إنساني فقط يشعر غمرا وتجربة تراجع في الروح المعنوية في هذه الأوقات.
من خلال إتقان فن الصبر، يمكنك الحصول على مواقف صعبة ومساعدة فريقك على العودة إلى أقدامها عاجلا أيضا.
كما يقول جاك أماه، يقول رجل الأعمال ومؤسس علي بابا، "الشيء المهم للغاية يجب أن يكون لديك الصبر".
9. التواصل
تم التأكيد على أهمية الاتصالات على العديد من القنوات على مجموعة متنوعة من المستويات على مر السنين. ومع ذلك، تثبت الإحصاءات أن هذا هو مجال محترفين، حتى المديرين يفتقرون إلى المهارات في.
الشذوذ هنا هو أنه على الرغم من أهمية هذه المهارة، ثبت مرارا وتكرارا، يختار المهنيين أن ننظر في الاتجاه الآخر عندما يتعلق الأمر بالاتصال. ما إذا كانت إدارة مهمتك الشخصية أو معالم المشروع التي يجب تحقيقها في فريق، نادرا ما يقرر الناس ذكر رأيهم. هذا هو المكان برنامج تعاون الفريق يلعب دورا حيويا في ضمان التواصل السلس بين الأطراف المعنية.
الخوف من الظهور غير الكفاءة، ونقص توافر المديرين، ولعب لعبة اللوم هي بعض الأسباب اللوم التي تجعل المعلومات الأكثر أهمية خيل. هذا يمكن أن يؤدي إلى النكسات الرئيسية، على المدى الطويل وقصير.
وفقا ل David Grossman، في "تكلفة البلاغات الفقيرة"، ذكرت دراسة استقصائية تبلغ مساحتها 400 شركة تضم 100 ألف موظف بمتوسط خسائر تبلغ 62.4 مليون دولار سنويا (لكل شركة) بسبب عدم كفاية التواصل بين الموظفين.
10. استخدام برنامج إدارة المهام
وجود الذخيرة المناسبة يمكن أن يفوز بك في ساحات القتال. الشيء نفسه ينطبق على تقاتل إدارة المهام الفعالة وتتبع الوقتوبعد لقد مهدت التكنولوجيا الطريق للعديد من الشركات الناشئة أن تصبح عمالقة السوق وبنيت المليارديرات.
الأداة المناسبة في الوقت المناسب يمكن أن تجعل العجائب لحياتك الشخصية والمهنية. المهمة و مهارات إدارة المشاريع قد يكون لديك الكثير من القيام به في سماتنا وصفاتنا الشخصية ولكن تبني أداة إدارة المهام المناسبة يمكن أن ترفع فرص النجاح بشكل كبير.
تأكد من البحث واختيار اليمينتطبيقات إدارة المهامبالنسبة لك وفريقك.
قليلا من ال أدوات إدارة المشاريع المجانية يمكنك الاعتبار اليوم UDN مدير المهام ، أسانا ، تريلو ، معادو اكثر. ومع ذلك، تكون أدوات عملية واعتمادها وفقا لما هو ممكن، وليس فقط ما يثير السوق، مع مراعاة الموارد المالية، منحنى التعلم ومتطلبات الفريق.
يمكنك البدء في إدارة المهام المجانية وتطبيقات الإنتاجية، والترقية على طول الطريق.
ما هي نصائح إدارة المهام التي ساعدتك في إدارة عبء العمل الخاص بك؟ شارك قصتك وإقراض بعض النصائح في التعليقات أدناه.
