قياس الأداء مع خطوط الأساس المشروع
ملخص
خطوط الأساس المشروع هي أهداف محددة مسبقا لجدول المشروع والتكلفة والنطاق. عند تضمين خطوط الأساس في خطة المشروع الخاصة بك، يمكنك استخدامها كنقطة مرجعية لمراقبة أداء مشروعك مع مرور الوقت. في هذه المقالة، تعلم كيفية تعيين خطوط الأساس واستخدامها للحفاظ على مشاريعك على المسار الصحيح.
صورة هذا: أنت في نطاق الرماية مع القوس في يدك، تهدف إلى جدار فارغ ضخم. تتركها، وسهم الخاص بك يرتفع مباشرة إلى الجدار أمامك. تبدأ النصر شئم، ثم توقف، فأنت تعتقد أنك أطلق النار على قبيلك مباشرة، لكنك لست متأكدا تماما لأن كل جزء من الجدار يبدو نفسه.
قررت أن تهدف إلى هدف بدلا من ذلك. يمكنك التراجع واترك السهم يطير، وتهبط مع thunk على bullseye. هذه المرة، أنت تعرف أن تسديدتك كانت نجاحا.
إنشاء هدف يفعل أكثر مما يجعلك تشعر بهروبن هود.(وإن كان دون الجوارب). إن وجود هدف لتهدف إلى تهدف إلى تمنحك نقطة مرجعية لقياس مهاراتك - تماما مثل كيف تعطيك خطوط الأساس المشروع معيارا لقياس أداء المشروع.
ما هي خطوط خطوط خطوط خطوط المشروع؟
خطوط الأساس المشروع هي أهداف محددة مسبقا لجدول المشروع والتكلفة والنطاق. يمكنك تحديد خطوط الأساس كجزء من خطة المشروع وبعد ثم يتقدم مشروعك، فأنت تستخدم تلك الأساس كنقطة مرجعية لمراقبة أداء مشروعك مع مرور الوقت.
هناك ثلاثة أنواع من خطوط خطوط الأساس:
أ نطاق خط الأساسيحدد بوضوح الخاص بكنطاق المشروعوبعد ويشمل قائمة بالأهداف والنواتج المشروعسوف تركز على مشروعك.
أ جدول خط الأساستملي كم يجب أن يستغرق مشروعك. جدول خط الأساس الخاص بك هو الخاص بكالجدول الزمني للمشروع، وينبغي أن تشمل مواعيد مستحقة محددة بوضوح لكل تسليم، بالإضافة إلى موعد نهائي لمشروعك.
أ تكلفة خط الأساسهو تقدير الخاص بكميزانية المشروعوبعد يجب أن تنفصل خط الأساس الخاص بك من التكلفة الموارد اللازمة لكل تسليم، ثم تلخصها معا لتوضيح تكلفة المشروع الإجمالية المقدرة.
يجب أن تشمل خطة المشروع الخاصة بك جميع خطوط الأساس الثلاثة. أثناء مشروعك، يمكنك مراقبة الأداء الفعلي مقابل كل خط أساس لضمان النطاق والجدول الزمني والميزانية في الهدف.
لماذا خطوط خطوط خطوط خطوط المشروع مهمة؟
خطوط الأساس المشروع هي عنصر أساسي في أي مشروع ناجح. إليك كيف يمكنهم مساعدتك وفريقك:
مراقبة وضبط أداء المشروع
تمنحك خطوط الأساس معيارا لكيفية إجراء مشروعك. مع تقدم العمل، يمكنك قياس الأداء الفعلي مقابل الأساسيات التي تحددها أثناء التخطيط. بهذه الطريقة، يمكنك التحقق مما إذا كان نطاق المشروع أو الجدول الزمني أو ميزانيتك قيد التشغيل (أو إيقاف تشغيله) في المسار الصحيح - ثم صحيح - صحيح قبل أن تصبح المشكلات كبيرة جدا.
معا، تشكل أنواع الأساس الثلاثة (النطاق والجدول الزمني والميزانية) خط الأساس قياس الأداء الخاص بك (PMB). عند مقارنة الأداء الفعلي مقابل خطوط الأساس المتوقعة في جميع المجالات الثلاثة، يمكنك فهم كيفية قيام مشروعك بمستوى عال.
من المهم قياس جميع خطوط الأساس الثلاثة جنبا إلى جنب من أجل تصور كيف يؤثر التغيير في مكون واحد على الآخرين مثل زيادة جدول النطاق وتكلفة. يساعدك ذلك في معرفة كيفية ضبطك عند الحاجة إلى تغيير النطاق المخطط له أو الجدول الزمني أو ميزانيتك. وإذا كان الفرق بين الأداء الفعلي وأصبح خطوط الأساس الخاصة بك كبيرة جدا، فيمكنك أن تقرر ما إذا كنت تريد إعادة خط الأساس وتغيير أهداف المشروع الخاصة بك لجعلها أكثر واقعية.
على سبيل المثال، تخيل أنك تعمل على سلسلة مدونة وكنت قد زادت من النطاق من 10 مقالات إلى 11 مقالة. نتيجة لذلك، سيكلف مشروعك المزيد من المال واتخاذ المزيد من الوقت لإكماله، مما تسبب في ميزانيتك وجدولتك لتحرير الأساس. إذا لم تكن قد خصصت أي وقت مؤقت أو ميزانية إضافية في خطة مشروعك، فقد تضطر إلى ضبط أهداف المشروع الخاصة بك.
إدارة توقعات أصحاب المصلحة
عندما تقوم بتعيين خطوط الأساس وتوصيلها لأصحاب المصلحة، يعرف الجميع ما تفعله عند - بالإضافة إلى مقدار تكلفة كل شيء. إليك الطريقة التي يساعدها:
لك نطاق خط الأساسيروي أصحاب المصلحة بالضبط ما تخطط لتحقيقه. هذا يساعد أصحاب المصلحة في فهم ما هو وليس جزءا من تسليم المشروع. على سبيل المثال، تخيل أن أصحاب المصلحة طلبوا تصميم صفحة هبوط جديدة مع مكونات تفاعلية. ولكن مع قيود ميزانيتك الحالية، يمكنك إنشاء صفحة الهبوط ولكن ليس المكونات التفاعلية الإضافية. وضع النطاق الأساسي يتيح لهم معرفة أن القيد مقدما، بحيث يكون الجميع في نفس الصفحة.
لك جدول خط الأساسيوضح عندما ستكمل كل تسليم. يساعد هذا أصحاب المصلحة في فهم المدة التي ستستغرقها كل تسليم لإكمالها، لذلك يعرفون متى يتوقعون منتج نهائي. وإذا أراد أصحاب المصلحة زيادة نطاق مشروعك مع طلبات إضافية، فيمكنك إثبات كيفية تأثير ذلك على جدول مشروعك وميزانيتك.
لك تكلفة خط الأساسيحدد الموارد اللازمة لكل تسليم. إذا أراد أصحاب المصلحة إضافة طلبات إضافية، توضح ميزانيتك بوضوح الطريقة التي ستحتاج فيها أموال إضافية لجعل ذلك يحدث. نتيجة لذلك، يمكنك إما دفع الطلبات مرة أخرى أو إحداث حالة جيدة للحصول على ميزانية إضافية.
معا، تساعد هذه الأساس في فهم أصحاب المصلحة في فهم كيفية تغيير التغييرات في نطاقك الزمني أو الجدول الزمني أو ميزانيتك نجاح مشروعك. أنها تعطيك أداة لدفع طلبات إضافية ومنعالنطاق زحف، بالإضافة إلى وسيلة لتواصل تأثير التغييرات على الجدول الزمني والتكلفة سيكون على أهداف المشروع الشاملة.
تحسين تقديرات المستقبل
عند انتهاء مشروعك، يمكنك مقارنة الأداء الفعلي مقابل خطوط الأساس الخاصة بك لمعرفة مدى دقة تقديراتك الأولية. يساعدك ذلك على تحديد المجالات التي يمكنك فيها تحسين عوامل ما تشبه العملية الأساسية التي لم تفكر فيها عند حساب ميزانية المشروع الخاصة بك، والتسليمات التي استغرقت وقتا أطول من المتوقع، أو المهام التي يجب أن تكون خارج نطاقها.
إذا قمت بتحليل الأداء الفعلي مقابل خطوط الأساس مقابل كل مشروع، فيمكنك معرفة المناطق التي عادة ما تكون أو أكثر. بعد ذلك، يمكنك استخدام هذه المعرفة لتقديم تقديرات أفضل للمشروعات المستقبلية.
على سبيل المثال، تخيل ثلاثة من أصل خمسة من مشاريعك، ذهب هذا الربع إلى الجدول الزمني بحلول أسبوع بسبب مرضى الفريق المرضى. المضي قدما، يمكنك بناء وقت مؤقت إضافي في كل جدول مشروع لاستيعاب أي غياب في اللحظة الأخيرة.
كيفية تعيين خطوط خطوط المشروع في 5 خطوات
إعداد خطوط الأساس في المشروع هو جزء مهم من أي صلبة خطة إدارة المشروع وبعد أثناء تخطيط مساعيك التالي، اتبع هذه الخطوات لإنشاء خطوط أساس وتوصيلها إلى شركائك عبر الوظائف.
1. تحديد النطاق
قم بتعيين خط الأساس نطاق المشروع أولا، لأن هذا يحدد كل من الجدول الزمني والميزانيات الخاصة بك. لكنطاق المشروعيحدد حدود المشروع الخاص بك عن طريق تحديد التسليمات التي ستكون تعمل بالضبط. يمكنك توثيق نطاقك في شكل بيان نطاق مشروع أو بيان عمل.
لإنشاء خط الأساس نطاقك، قم بإدراج جميع النواتف التي تريد تحقيقها مع مشروعك. ثم، كسر كل تسليم إلى مهام عملية أو نووات فرعية. على سبيل المثال، إذا كان أحد النواتج الخاصة بك هو استضافة حدث توظيف، فيمكنك كسر ذلك إلى النواتج الفرعية التالية:
احتياطي مساحة الحدث
كتاب شركة تقديم الطعام
وضع اللمسات الأخيرة على مكبرات الصوت
إرسال رسائل البريد الإلكتروني التذكير
يمكنك أيضا إنشاءانهيار الهيكل العمللوضع بصريا جميع النواتج الخاصة بالمشروع والتسليمات الفرعية. تكسر هذه الأداة تعمل في مستويات متعددة، بدءا من هدفك الرئيسي في الأعلى وتفرج في التسليمات والتسليمات الفرعية أدناه.
2. خريطة جدول المشروع الخاص بك
الآن بعد أن حددت نطاق المشروع الخاص بك، حان الوقت لخريطةالجدول الزمنى للمشروعوإنشاء الجدول الزمني الخاص بك الأساس. لإنشاء خط الأساس الجدول الزمني الخاص بك، حدد مواعيد مستحقة واضحة لكل تسليم قابلة للتسليم وسلع، بالإضافة إلى موعد نهائي لمشروعك بالكامل. تأكد من جعل كل تاريخ استحقاق واقعية وتوضيحالتبعياتبين المهام. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى وضع اللمسات الأخيرة على قائمة مكبرات الضيوف لحدث التوظيف الخاص بك قبل أن تتمكن من إرسال رسائل البريد الإلكتروني تذكير.
بعض أدوات إدارة المشاريع تتيح لك رؤية التبعيات ضمن جدول المشروع الخاص بك، حتى تتمكن من التخطيط وتعيين تواريخ النهاية وفقا لذلك. علي سبيل المثال، UDN مدير المهام عرض الجدول الزمني الذي يضع المهام والمعالم في ضمن مشروعك وتصور التبعيات، مماثلة لمخطط جانتوبعد يمكنك أيضا معرفة المهام التي تم إكمالها والذين تم تعيينهم، حتى تتمكن من مراقبة ومشاركة جدول مشروعك في الوقت الفعلي.
3. إنشاء خطة ميزانية المشروع
الآن بعد أن قامت بتعزيز نطاقك وجدول جدولك، يمكنك إنشاءميزانية المشروعحدود. لإنشاء ميزانيتك، قم بإدراج جميع الموارد اللازمة لكل تسليم قابل للتسليم وشبه في مشروعك. ثم، تقدير مقدار تكلفة كل مورد.
يجب أن يتضمن وثيقتك النهائية للميزانية عناصر خط لكل تسليم قابلة للتسليم، والموارد المطلوبة - بالإضافة إلى التكلفة المتوقعة لكل منها. يجب عليك أيضا تضمين الجدول الزمني لأنه ستحتاج إلى كل مورد وعندما تتوقع إنفاق الأموال. بالإضافة إلى ذلك، من المفيد أيضا تضمين الشخص المسؤول عن كل مكون ميزانية وإجمالي النفقات لمشروعك بالكامل.
في المثال أدناه، يمثل عمود الإنفاق المقدر خط الأساس للميزانية لمشروعك. ثم مع تقدم العمل، يمكنك تتبع الإنفاق الفعلي ومقارنته بناسيك.
4. الخطوط العريضة لعملية التحكم في التغيير
فقط لأنك تقوم بتعيين خطوط الأساس لا تعني أن مشروعك غني إذا كان نطاقك أو الجدول الزمني أو ميزانيتك خارج المسار. في الواقع، فإن التخطيط للتغيير هو جزء لا يتجزأ من عملية استولادة المشروع.
بعد الانتهاء من خطوط أساس المشروع الثلاثة، قم بإنشاء تغيير عملية التحكم لتحديد كيفية التعامل مع طلبات التغيير من فريقك وأصحاب المصلحة. عملية التحكم في التغيير هي وسيلة للبقاء مرنة والسماح لأصحاب المصالح يطلبون تغييرات بينما مشروعك قيد التقدم. يساعد هذا في حماية نطاق المشروع الخاص بك وجدول الجدول الزمني وميزانيته من السيطرة. في هذا السياق، يمكن أن تتضمن طلبات التغيير طلبات توصيل إضافي وتحديثات الجدول الزمني أو تعديلات الميزانية.
تتضمن عملية التحكم في التغيير عادة المراحل التالية:
المبادرة:يقدم أحد أصحاب المصلحة نموذج طلب التغيير لتوفير المعلومات ذات الصلة حول سبب أهمية هذا التغيير. يتضمن هذا عادة وصفا للطلب، الأولوية للطلب، وأي مواعيد نهائية مهمة.
تقييم:يستعرض المشروع أو القسم تفاصيل الطلب ويحدد الموارد التي ستكون مطلوبة، التأثير الذي سيكون عليه الطلب، والذي يجب إقرار الطلب إليه.
التحليلات:تقدم المشروع المناسب يقرر ما إذا كان يجب الموافقة على الطلب أو رفضه. خلال هذه المرحلة، تفكر في الطلب في سياق خطوط أساس المشروع الخاص بك لتحديد كيفية تأثير نطاقك وجدولها وميزانيتك.
تطبيق:إذا تمت الموافقة على الطلب، فأنت تعمل مع أصحاب المصلحة لتنفيذ التغيير. تأكد من قيام التغييرات التي تم إجراء التغييرات وكيف ستؤثر على خطوط الأساس في المشروع. إذا كان التغيير كبيرا، فقد تحتاج إلى ضبط أهداف المشروع وإنشاء خطوط أساسية جديدة.
إنهاء:أغلق الطلب وتخزين أي وثائق، وتغيير السجلات، والتواصل في مساحة مشتركة يمكن لأصحاب المصلحة الوصول إليها بسهولة في وقت لاحق.
يضمن إنشاء عملية للتحكم في التغيير في النظر في كل التحديث المحتمل في سياق جميع خطوط الأساس المشروع الثلاثة. على سبيل المثال، إذا تلقيت طلبا لإضافة تسليم إضافي إلى نطاق المشروع الخاص بك، يمكنك بعد ذلك تحليل كيفية تأثير هذه الإضافة جدولك وميزانيتك. إذا دفعت مشروعك بعيدا عن خط الأساس بعيدا، فيمكنك رفض التغيير وإغلاق طلب التغيير.
5. دمج ردود الفعل من أصحاب المصلحة في المشروع
أخيرا وليس آخرا، قدم خطوط أساس المشروع الخاص بكأصحاب المصلحة الرئيسيينمن أجل جمع وإدماج ملاحظاتهم. هذه الخطوة مهمة لأنها تضمن لك ومحاومة أصحاب المصلحة الخاصة بك على نطاق الأهداف والجدول الزمني والميزانية لمشروعك. على سبيل المثال، إذا تعتمد المهام داخل مشروعك على الموارد من فريق التصميم، فإن مشاركة خطوط الأساس تساعد الفريق على فهم سبب المواعيد النهائية لتقديم هذه الموارد مهمة. وإذا كان فريق التصميم لا يستطيع تحقيق الموعد النهائي المقترح، فيمكنك تحديث خط الأساس الجدول الزمني الخاص بك وفقا لذلك.
هذه أيضا فرصة للقرص وتحسين خطوط الأساس الخاصة بك - خاصة وأن أصحاب المصلحة قد يكون لديهم معرفة أكثر تخصصا حول جوانب معينة من مشروعك. على سبيل المثال، قد يكون فريق التمويل قادرا على تقديم نظرة ثاقبة حسب تكلفة النواتج أو عند الدفع مستحق الدفع.
هل يمكنك تغيير خط الأساس المشروع؟
باختصار، نعم. ولكن يجب أن لا تغير الأساس الخاصة بك في كثير من الأحيان - تهدف إلى تغييرها فقط عندما تكون ضرورية حقا. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى إعادة بناسي مشروعك عند حدوث تغيير كبير، مثل إذا أوراق عضو في الفريق وتحتاج إلى إعادة تعيين المسؤوليات.
غالبا ما يجعل مشروعك في مشروعك في كثير من الأحيان. تذكر أن خطوط الأساس الخاصة بك تمثل الأهداف التي تهدف إليها، لذلك لا تضطر نتائج نهاية لديك إلى مطابقتها بالضبط. لا بأس في أن يكون المشروع خارج الأساس للنطاق أو الجدول الزمني أو الميزانية - طالما يمكنك تحقيق التوازن بين الفرق في مناطق أخرى. على سبيل المثال، إذا قمت بزيادة نطاق المشروع الخاص بك ولكن يمكنك تقليل الميزانية والوقت في المجالات الأخرى، فلن تضطر بالضرورة إلى إعادة خطي مشروعك.
ابحث عن قاعدة منزلك
خطوط الأساس المشروع هي طريقة أساسية لمراقبة أداء مشروعك مع مرور الوقت. إذا كنت ترغب في جعل الأساسيات الخاصة بك يمكن الوصول إليها بسهولة ومرئية لأصحاب المصلحة، ففكر في إنشاءها برنامج إدارة المشاريع وبعد بهذه الطريقة، يمكن لفريقك وأصحاب المصلحة التعاون والتعليق مباشرة على أساس الأساس الخاص بك، بالإضافة إلى رؤية أي تغييرات في الوقت الفعلي.
