دليلك إلى خطة استمرارية الأعمال الفعالة للشركات الناشئة & AMP؛ المهنيين رشيقة
مع زيادة الأحداث المرتبطة بالطقس في التردد والشدائي، فإن الاعتماد الهائل على شبكة من التقنيات يتوسع.
تواجه المنظمات، في الوقت الحاضر، درجة غير مسبوقة من التعرض. هذه الاتجاهات قد تركت الشركات المعرضة لمجموعة متنوعة من المخاطروبعد
باستخدام خطة استمرارية الأعمال لإدارة هذه المخاطر هي مفتاح بقاء أي منظمة في مواجهة هذه المخاطر.
هذا هو السبب في التعرف على خطط استمرارية الأعمال وأخذ الوقت المناسبخلقها لمؤسستكمهم.
هذا هو السبب في أننا أنشأنا هذا الدليل لكل ما تحتاج إلى معرفته حول خطط استمرارية الأعمال.
ما هي استمرارية الأعمال & أمبير؛ "خطة استمرارية الأعمال"؟
استمرارية العمل هي قدرة الشركة على الحفاظ على وظائف الأعمال التجارية أو استئنافها بسرعة بعدحدث تخريب كبيروبعد يمكن أن يكون هذا الحدث أي شيء من الفيضان أو الحريق أو كارثة طبيعية، أو حتى cyberattack.
تخطيط خطة استمرارية الأعمالاستمرارية العمل من حيث التعليماتوالإجراءات التي يجب أن تأخذها الشركة عندما تكون هذه الضربات الكارثة. تغطي خطة استمرارية الأعمال العمليات التجارية والموارد البشرية والأصول والشركاء التجاريين من بين أمور أخرى.
فهم خطة استمرارية العمل من خلال تخيل أن المبنى الذي يوجد فيه عمل دعم العملاء لديك ماس كهربائى ويمسك النار. لا يمكن الآن استخدام المبنى.
هل لديك وسيلة للمؤيدين الذين يعملون ويدير حتى تتمكن شركتكم الاستمرار في الحصول على المال بعد الحريق؟
كيف ستتعامل مع مكالمات العملاء؟ هل لديك موقع آخر حيث يمكن أن يتم إعداده مؤقتا أو سوف يعملون عن بعد؟
يجب أن يتم تحديد كل هذا في حياتكخطة استمرارية الأعمال (BC)وبعد
تحقق من ذلك:
الفرق بين خطة استمرارية الأعمال وخطة التعافي من الكوارث
في بعض الأحيان تكون خطة BC وخطة لاستعادة الكوارث مرتبكة. ومع ذلك، فإن الاثنين غير قابل للتبادل.
الخططتان هي استراتيجيات مختلفة تماما ولعب دور مهم في حماية أعمليات الأعمالوبعد
تعد خطة استمرارية الأعمال استراتيجية، تضمن خطة BC تشغيل عمليات عملك مع الحد الأدنى من وسط المدينة بعد حدث كبير.
تعيد خطة التعافي من الكوارث البيانات والتطبيقات الحرجةعلى فرصة تدمير أنظمتك عندما يكون هذا الحدث الرئيسي أو الكوارث.
تعد خطة استرداد الكوارث ولكن جزء واحد من خطة استمرارية عملك حيث تنظر خطة BC إلى استمرارية الأعمال لمنظمتك بأكملها. لذلك، فإن خطة استمرارية الأعمال لديها نطاق أوسع منخطة التعافي من الكوارثوهكذا لا ينبغي الخلط بينها.
لماذا يخلق خطة استمرارية الأعمال مهمة؟
الآن بعد أن تعرف ما هي خطة استمرارية العمل، وما لم يكن الأمر كذلك، فإن السؤال هو هل تحتاج إلى جعل واحدة لمؤسستك؟
الجواب القصير والحلائى هو: نعم!
أدناه سنبرز بعض الأسباب التي تجعل إنشاء خطة استمرارية الأعمال مهمة للغاية.
دراساتأظهر أن حوالي 25٪ من الشركات لا تعيد فتحها بعد مواجهة حدث كبير.
يمكن أن يتسبب خطر كارثة كبرى، أو حتى طفيفة بسيطة مثل أنابيب المياه المكسورة أو إخفاقات الطاقة، في عدم القدرة على تشغيل عملك.
التفكير في أن عملك هومحصنة لهذه المخاطرأو أن مؤسستك سوف تجعله من خلال التفكير بالتمني ويمكن أن يسبب فقدان مؤسستك بأكملها وكل ما يستلزمه.
لذلك، من المنطقي فقط الخروج بخطة استمرارية الأعمال التي يمكن أن تساعدك إذا حدث مثل هذا الحدث. الأحداث التي تبدو غير مرجحة ولكنها أكثر شيوعا مما كنت آمل.
هذا يقودنا إلى نقطة رقمين.
في عام 2012 وحده، حدث تسعة من أكثر الكوارث الطبيعية العشرة الأكثر تكلفة في الولايات المتحدة الأمريكية.
2012 كان سابقا هو السنة الثالثة الشاملة على الرقم القياسي ب 77 مليار دولار في الخسائر المؤمنة المطالب بها في جميع أنحاء العالم. الأول كان 2011 عندماتم الإبلاغ عن 126 مليار دولار في الخسائر المؤمنةوبعد
لا تشمل هذه الأرقام حتى العام الذي كان 2020، مع وجود جائحة عالمي عالمي في أستراليا، وسنة مليئة بالدمار والخسارة.
في الواقع، قدم الكثير من المطاعم الرئيسية وتجار التجزئة للإفلاسالأشهر التسعة الأولى من 2020من كل عام 2019.
إن امتلاك خطة استمرارية الأعمال يمكن أن تساعد مؤسستك على استئناف الأداء بشكل أسرع وتقييد التوقف، وإعطاء مؤسستك فرصة قتال للعودة إلى أقدامها بعد حدث كبير.
عندما يكون لديك خطة استمرارية تجارية، يمكن لشركتك النظر بشكل استباقي في كيفية الاستجابة للأحداث الرئيسية وتكون من بين أول من العودة إلى العمل.
كما ذكر أعلاه، فإن خطة استمرارية الأعمال الفعالة جنبا إلى جنب مع تغطية التأمين الصحيحة يمكن أن تعزز فرصة مؤسستك من الانتعاش الناجح.
تخطيط BC يلغي الأخطاء التي سيتم بخلاف ذلك بسبباتخاذ القرارات المتسرعةجنبا إلى جنب مع ظروف مرهقة.
إن وجود خطة BC محددة مسبقا يلف كيف ستعود عملك إلى المسار الصحيح بعد حدث كبير مع الفكر المناسب والنظر فيه وبالتالي تفاصيل الطريقة الأكثر فعالية للقيام بذلك ممكنة.
الأساطير الشائعة حول خطط استمرارية الأعمال
هناك العديد من المفاهيم الخاطئة عندما يتعلق الأمر بخطة استمرارية الأعمال.
هذه المفاهيم الخاطئة التي تؤدي إما إلى مؤسسة لا تأخذ الوقت الكافي لإنشاء خطة BC، أو جعل واحدة غير كافية لتوفير إرشادات العمليات التي تحتاج إلى اتباعها في مواجهة حدث كبير.
لتجنب إيلاء أي من هذه الأخطاء، فيما يلي المؤسسات الخاطئة الأربعة الأكثر شيوعا حول خطط استمرارية الأعمال.
أول الناس الخاطئ الأكثر شيوعا يمسكون بخطط استمرارية الأعمال (BCP) هو أنهم هي نفس خطط استمرارية الكوارث.
قادتنا شعبية هذا الخاطئة الخاطئة لمعالجة هذا الخاطئة الصحيحة في بداية هذه المقالة.
هناك اختلافات كبيرة بين الخطتين وهي كلتا الخططتين التي تعمل معا لتحقيق النجاح التنظيمي بعد كارثة.
هذا هو السبب في أننا أبرزنا الفرق بين BCP وخطة التعافي من الكوارث أعلاه.
اعتقاد خاطئ شائع ثاني بأن الناس هو أن إنشاء خطة استمرارية الأعمال سيستغرق وقتا طويلا وأن المنظمة ليس لديها الوقت اللازم لتجنيب إنشاء BCP.
كما ذكرنا أعلاه، فإن إنشاء BCP هو استثمار. يمكن أن تعود مؤسستك الأسرع إلى العمليات العادية بعد ضربات كارثة، والأرجح أن تكون الشركة من التعافي من الحدث الرئيسي بنجاح.
كما تمت مناقشته، فإن الافتقار إلى خطة استمرارية الأعمال يمكن أن يؤدي إلى منظمة عدم القدرة على البقاء على قيد الحياة من الحدث الذي يؤثر على عملياتها.
هذا الخطر بالمقارنة مع الوقت الذي سيستغرقه إنشاء BCP لا ينبغي أن يكون غير مسن.
يجب أن يردعك المبلغ الموجود على المحك عندما لا تأخذ الوقت الكافي لإنشاء خطة BC من التفكير مثل هذا، ويضمن أن مؤسستك لا تستطيع تحمل عدم وجود مثل هذه الخطة في مكانها.
أولا، كما ذكرنا، كانت عبارة "إذا حدث مثل هذا الحدث" مضللة. احتمال حدوث احتمال حدوث عمليات عملك أكثر شيوعا الآن من أي وقت مضى.
ثانيا، عدم وجودموثقة جيدا BCPوالتدريب على كيفية اتباعه يمكن أن يؤدي إلى الأخطاء التي يتم إجراؤها في الحالة المجهدة لإضراب الكوارث.
تحتاج إلى ضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة عندما يحدث حدث مثل هذا وأن الجميع يعملون نحو الانتعاش المنظم والآمنين وفي الوقت المناسب.
ترك الأمور للصدفة في مثل هذه الأحداث ليست أفضل خطوة يمكنك القيام بها لمؤسستك.
سيؤدي عدم وجود خطة إلى مزيد من الارتباك والخلافات التي يمكن أن تزيد من وقت التوقف الخاص بك وبالتالييؤدي إلى فقدان الإيراداتوفي النهاية عدم القدرة على العودة إلى العمل بشكل طبيعي.
من المفهوم الخاطئ المشترك المقلق أن خطة تأمين كافية كوسيلة قبل الميلاد. ومع ذلك، يجب أن تكون على علم بأن التأمين وحده ليس خطة استمرارية الأعمال.
تعد تغطية التأمين الصحيحة جزءا مهما من خطة BC وهي مهمة للغاية ولكنها لا تغطي مجمل قد تواجه المنظمة في كارثة.
لذلك، من المهم فك شفرة ما هو وليس مغطىتحت سياسة التأمين الخاصة بكوما الأشياء التي تحتاج إلى التخطيط لها.
ضع في اعتبارك أشياء مثل فقدان العملاء،النكسات في التنميةأو إصدار المنتجات وفقدان حصة السوق، إلخ.
كيفية إنشاء خطة استمرارية الأعمال؟
فيما يلي بعض الخطوات الأساسية التي يمكنك استخدامها كدليل لإنشاء خطة استمرارية عملك.
تحتاج إلى فريق فعال يمكنه إنشاء وتنفيذ خطة BC الخاصة بك. يمكن تقسيم هذا الفريق إلى فرقتين فرعيتين.
سيكون فريق واحد هو فريق القيادة والسيطرة. هذا الفريق مسؤول عن التنفيذ المثالي لخطة BC.
الفريق الفرعي الثاني هو الفريق الموجه في المهام. يتكون هذا الفريق من هؤلاء الأفراد الذين تم تكليفهم بالعمليات المتخصصة في خطة BC.
والخطوة التالية هي إجراء تحليل تأثير الأعمال. عندما تضرب كارثة من غير المرجح أن يكون لديك الوقت كمؤسسة لتقييم تأثير الأعمال.
يساعد تحليل تأثير الأعمال هذا في تحديد المجالات الرئيسية الأكثر عرضة للإزالة عند حدوث كارثة.
سيصدر تقرير تحليل تأثير الأعمال في العمليات الرئيسية والمناطق الحرجة لاستمرارية الأعمال.
يجب على التقرير أيضا تحديد الموارد التي ستحتاج إليها حتى تتمكن من ذلكتأكد من أن الإدارات لا تزال قائمة بذاتهاخلال حدث كبير.
تحتاج إلى تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين والموارد والوظائف الحاسمة التي لا تستطيع شركتك أن تعمل بسلاسة.
إنشاء نقاط اتصال لهذه الموارد الرئيسية حتى تتمكن فرقك ملامسة معهم عند الحاجة. أيضا، تأكد من تحديث معلومات الاتصال بانتظام.
تحديد ما لا يقبل المستويات الدنيا من العمليات لكل وظيفة تم تحديدها. أيضا، قرر كيف سيضمنون استمرارية العمليات التجارية وما يجب توقعه.
في خطة BC الخاصة بك، يجب أن تشمل:
من المهم اختبار ومراجعة ومراجعة خطة BC الخاصة بك بانتظام.
يتيح لك اختبار BCP الخاص بك إبراز أي أخطاء في خطتك مثل:
استعراض ومراجعة BCP يعطي أيضا موظفيك الفرصة لممارسة الخطة. لذلك، في حالة حدوث مثل هذا الحدث، سيكون لديهم خبرة في الخطة وسوف تكون قادرة على المتابعة معها أكثر ثقة.
هذه الممارسة ضرورية ليس فقط لمراجعة فعالية الخطة ولكن أيضا للسماح للموظفين الجدد والكبار للتعرف على خطة BC بشكل أسرع.
تخطيط استمرارية الأعمال هويخضع للتحسين المستمربسبب الاحتياجات والأهداف المتغيرة لمؤسستك. لذلك، فإن مراجعة ومراجعة الخطة ستمنح مؤسستك فرصة أفضل في الخروج بنجاح في حالة وقوع كارثة.
كيف يمكنك استخدام UDN مدير المهام ل bcp الخاص بك؟
يمكنك استخدام UDN مدير المهام لتحديد أي مخاطر يمكن أن تحدث في عملك على الطريق. في تلك الملاحظة، لا تنسىإنشاء خطط التخفيفضمن تطبيق اختيارك.
علاوة على ذلك، يمكنك استخدام UDN مدير المهام ميزات التواصل والتعاون لتتابع خطة BC لموظفيك.
يمكن أيضا استخدام ميزة مشاركة الملفات لمشاركتها والحفاظ على خطة BC في النظام الأساسي المراد الوصول إليها عند الحاجة.
اقتراحات للقراءة:
