5 Taktik for at sikre, at andre ikke skrue op på dine deadlines

DitMarketing Team.arbejder på en ny lead generation kampagne, og for at gøre det har du brug for data fra salgsafdelingen.

Du indstiller en deadline for, hvornår du har brug for disse oplysninger. Men den slutdato kommer og går - og stadig er der intet andet end crickets i din indbakke. Så du følger op.

Salgsholdet fortæller dig, at de ikke helt kan komme til det. De forsikrer dig om, at det er på deres liste, og de sender det over, når de kan.

Nu er dit hold stå stille, og du er bag på enleverbarAt du havde brug for at opnå - som vil sende en ripple effekt gennem hele din workflow og utvivlsomt slutter i masser af stress og kaos.

Det er frustrerende, er det ikke? Men det er også almindeligt i marketingverdenen.

Ifølge vores eget2016 State of Agile Marketing Report, en af ​​de største problemer, der markedsfører står over for, når samarbejdet med andre afdelinger får nødvendige oplysninger til tiden (med 16,7% af marketingfolk, der citerer dette svar).

Derudover, A.Rapport fra den kreative gruppeFandt, at smerteligt langsomt godkendelsesprocesser er en af ​​de store udfordringer, som de skaber skal overvinde, når de samarbejder med andre afdelinger.

Mens forsinkelsen med at få de materialer, du har brug for, er nok til at få dig til at knytte din kæbe på mange måder, er det forståeligt.

"Hver afdeling har deres egne projekter og processer," forklarer Michelle Kubot, marketingdirektør hos Ambrosia-behandlingscenter, "det er menneskets natur at bryde sig mere om vores egne prioriteter."

Men så nemt som det er at pege fingeren på andre hold for deres nonchalant tilgang til dine deadlines, har du også en rolle i dette.

Hvordan kan du gøre dine deadlines stick?

Heldigvis er der nogle taktikker, du kan implementere til proaktivt at styre dette forhold og inspirere de andre afdelinger i din organisation for at ære og respektere de frister, du har angivet.

Når du sender anmodninger til andre afdelinger, hvordan ser det ud? Vi er villige til at satse på, at du sender en email, der siger noget i retning af:

Vi har brug for dig til at indsende sidste års salgsdata ved denne onsdag.

Der mangler en masse sammenhæng fra den anmodning - hovedsagelig, hvordan detaktivitetbidrager til eventuelle resultater.

"Den største handlingsplan er at binde markedsføringsprojekter og mål til reelle resultater," Aktier Barry Dyke, Marketing påServiceBridge., "Hvis du kan ramme værdien af ​​disse projekter med et nummer, det være sig kundesretentionssats eller potentiel salgsværdi, er det meget nemmere at få holdet til at være opmærksom og flytteprojektfrem."

Husk, andre afdelinger er resultatorienteret ligesom dig (især salgsafdelinger). De er alle interesserede i at nå deres egne mål og milepæle.

Med det i tankerne ville en mere effektiv deadline-anmodning se ud:

Vi skal tage et kig på sidste års salgsdata for at finde ud af, hvordan vi kan være mere effektive til at generere kundeemner i kvartalet (og til gengæld hjælper du med at opfylde din salgskvote). Venligst har de data indsendt til mig herom.

En erklæring som den ene incitneriserer salgsafdelingen. Du har givet kontekst og informeret dem om, hvordan deres afslutning af det relativt lilleopgavevil producere meget større resultater for virksomheden (og dem individuelt!). Du har knyttet dem til det større mål, i modsætning til at trække en vilkårlig dato ud af tynd luft.

Mens skyldens spil er fristende, har du også noget ansvar i dette forhold.

Tænk på sidste gang du fik virkelig vage, uhensigtsmæssige retninger. Hvad gjorde du? Hvis du er som de fleste, fortsatte du med at skubbe det projekt eller opgave til backbrænderen. Du blev skræmt af ideen om at komme i gang, så du begyndte simpelthen ikke.

Det er normalt - hvilket betyder, at hvis du undlader at give klare instruktioner, svarer andre afdelinger den samme måde.

"Når som helst du er i en specialiseret rolle og en ekspert i en bestemt praksis, kommunikerer du ting på en måde, der ikke giver mening til nogen uden den viden," aktiver dyke.

Han giver eksemplet på at bede en supporttekniker til at skrive et blogindlæg eller reagere på en anmeldelse. Det er nemt at glemme, at en supporttekniker ikke har oplevelsen til at gøre disse ting på samme måde som du gør.

"Det er vores job som marketingfolk for at guide disse andre hold gennem processen og give dem specifikke retninger med at støtte viden, så de kan udføre disse opgaver," tilføjer Dyke.

Ikke sikker på, om du er klar nok? Giv andre afdelinger mulighed for at stille dig spørgsmål eller til afklaring - før du går ud fra, at de går videre med denne opgave. Det er en simpel handling, der kan gøre en verden af ​​forskel.

"At sige og gøre er alt for ofte Diametralt imod," siger David Taylor, Chief Grower at vokse i London, "Hvis du vil have andre afdelinger til at respektere deadlines (og alt andet for den sags skyld), skal du gøre hvad du siger, ikke bare Hvad du sagde, du skulle gøre. "

Det betyder et par forskellige ting for dit hold.

Først og fremmest skal din afdeling tage dine egne frister alvorligt. Hvis andre hold ser dig, så dine egne deadlines glider, tror de, at de kan behandle dem med samme manglende pleje.

For det andet skal du respektere deadlines, som andre afdelinger sætter til dit team. "Hvis folk ser, at du leverer til tiden hver gang, vil de respektere dig, din arbejdsmoral, og forhåbentlig også dine deadlines," siger Kubot.

Hyppig kommunikation er vigtig - men især når du har fastsat deadlines længere i fremtiden. Det er nemt for folk at blive fanget op i at udsende brande og lade disse andre langsigtede projekter glide lige ud af radaren.

Derfor vigtigheden af ​​konstant at holde denne opgave toppen af ​​sindet. "Før, under, og efter hvert projekt kommunikerer konstant," siger Taylor.

Han anbefaler, at du bør gøre følgende under hvert særskilt projektstadium:

"Enhver, der arbejder i marketing, kender tidslinjer, er evigt udviklet," siger Diane Domeyer, administrerende direktør for Creative Group, "Godkendelser kan tage længere tid end forventet og uforudsete forhindringer, som tekniske problemer, kan opstå. Løbende kommunikation og empati er nøglen til at holde projekter fremad og på rette spor. "

Ved at foretage en regelmæssig kommunikation en prioritet, sikrer du, at den anden afdeling er konsekvent opmærksom på opgaven, eventuelle relevante ændringer og den nærliggende deadline, der gør det så meget hårdere for dem at brise ved det uden en anden tanke.

Nogle gange er der ikke plads til forhandling med en deadline - slutdatoen er fast. Men når du har noget ekstra vejrtrækningslokale? Involver den anden afdeling i processen med at fastsætte fristen.

I stedet for at sige: "Jeg har brug for dette ved x dato," Start denne samtale med noget mere samarbejde, f.eks. "Hvad synes du er en realistisk tidslinje for at få det gjort?"

"Ikke alene hjælper dette med at sikre, at fristen er realistisk, men det hjælper andre afdelinger med at blive respekteret og en del af projektet," siger Kubot, "Det gør det mere sandsynligt, at de vil gengælde den respekt ved at respektere fristen. De har heller ikke meget grund til at klage over deadline, når de har sat det selv. "

Ønsker du en øvelse, som du og andre afdelinger kan gøre for at sætte mere realistiske deadlines? Denne video bryder det hele ned for dig:

Bevæger sig fremad (på skema!)

For at du og dit hold skal gøre dit job effektivt, har du brug for andre afdelinger til at respektere dine deadlines. Men det er ofte lettere sagt end gjort.

Der er et par forskellige strategier, du kan bruge til at få andre i din organisation for at respektere din tidsplan og tidslinje for projekter, herunder:

Gør disse ting, og du er sikker på at vidne om nogle forbedringer over tid.

"Hold ved det," konkluderer Dyke, "Du vil ikke få andre hold spændte på markedsføring og få dem til at være effektive til at hjælpe dig natten over. Men hvis du fortsætter med at uddanne, fremme og forklare værdien, vil den klikke i sidste ende. "