5 taktik för att säkerställa att andra inte skruva upp dina tidsfrister

Dinmarknadsföringsteamarbetar med en ny ledande generationskampanj, och för att göra det behöver du data från försäljningsavdelningen.

Du ställer in en tidsfrist för när du behöver den informationen. Men det slutdatumet kommer och går - och fortfarande finns det inget annat än crickets i din inkorg. Så, du följer upp.

Försäljningsgruppen berättar att de inte helt kunde komma till det. De försäkrar dig att det är på deras lista, och de skickar det över när de kan.

Nu är ditt lag stilla och du är bakom på enleveransbarAtt du behövde utföra-som kommer att skicka en krusningseffekt genom hela ditt arbetsflöde och utan tvekan sluta i gott om stress och kaos.

Det är frustrerande, eller hur? Men det är också vanligt i marknadsföringsvärlden.

Enligt vår egen2016 staten Agile Marketing Report, en av de största frågorna som marknadsförare står inför när samarbetet med andra avdelningar blir nödvändig information i tid (med 16,7% av marknadsförare som citerar det svaret).

Dessutom, aRapport från den kreativa gruppenfann att smärtsamt långsamma godkännandeprocesser är en av de stora utmaningar som skapar måste övervinna när de samarbetar med andra avdelningar.

Medan fördröjningen av att få de material du behöver är tillräckligt för att få dig att knyta din käke, är det på många sätt förståeligt.

"Varje avdelning har egna projekt och processer", förklarar Michelle Kubot, marknadschef på Ambrosia Treatment Center, "det är mänsklig natur att bry sig mer om våra egna prioriteringar."

Men så enkelt som det är att peka fingret på andra lag för deras nonchalant-tillvägagångssätt för dina tidsfrister, har du också en roll i det här.

Hur kan du göra dina tidsfrister pinne?

Lyckligtvis finns det lite taktik som du kan genomföra för att proaktivt hantera det förhållandet och inspirera de andra avdelningarna inom din organisation för att hedra och respektera de tidsfrister som du ställer in.

När du skickar förfrågningar till andra avdelningar, så ser det ut? Vi är villiga att satsa på att du skickar ett e-postmeddelande som säger något i linje med:

Vi behöver dig att skicka in förra årets försäljningsdata på den här onsdagen.

Det saknas mycket av den förfrågan - främst hur detaktivitetbidrar till några resultat.

"Det största aktiva tipset är att knyta marknadsföringsprojekt och mål till verkliga resultat", aktier Barry Dyke, marknadsföring påServicebricka, "Om du kan rama värdet av dessa projekt med ett nummer, vare sig det är kundretention eller potentiellt försäljningsvärde, det är mycket lättare att få laget att uppmärksamma och flyttaprojektfram."

Kom ihåg att andra avdelningar är resultatorienterade precis som du (särskilt försäljningsavdelningar). De bryr sig alla om att uppnå sina egna mål och milstolpar.

Med det i åtanke skulle en mer effektiv tidsfrist förfrågan se ut:

Vi måste ta en titt på förra årets försäljningsdata för att ta reda på hur vi kan vara effektivare för att generera leder i kvartalet (och i sin tur hjälper dig att uppfylla din försäljningskvot). Vänligen ha den data som lämnats till mig av den här onsdagen.

Ett uttalande som den som upphävs försäljningsavdelningen. Du har gett sammanhang och informerat dem om hur deras slutförande av det relativt småuppgiftkommer att producera mycket större resultat för företaget (och dem individuellt!). Du har kopplat dem till det större målet, i motsats till att dra ett godtyckligt datum ur tunn luft.

Medan skyllespelet är frestande, har du också något ansvar i detta förhållande.

Tänk på förra gången du fick verkligen vag, ohjälpliga riktningar. Vad gjorde du? Om du är som de flesta fortsatte du att driva det projektet eller uppgiften till bakre brännaren. Du var skrämmad av tanken på att komma igång, så du började helt enkelt inte.

Det är normalt - vilket innebär att om du inte ger tydliga instruktioner, kommer andra avdelningar att svara på samma sätt.

"När som helst du är i en specialiserad roll och en expert i en viss praxis kommunicerar du saker på ett sätt som inte är meningsfullt för någon utan den kunskapen", delar Dyke.

Han ger exemplet att be en supporttekniker att skriva ett blogginlägg eller svara på en recension. Det är lätt att glömma att en supporttekniker inte har erfarenheten att göra dessa saker på samma sätt som du gör.

"Det är vårt jobb som marknadsförare att styra dessa andra lag genom processen och ge dem specifika riktningar med att stödja kunskap, så att de kan utföra dessa uppgifter," lägger dyke.

Inte säker på om du är tillräckligt tydlig? Ge andra avdelningar möjlighet att ställa frågor eller för förtydligande innan du antar att de går framåt med den uppgiften. Det är en enkel handling som kan göra en värld av skillnad.

"Att säga och göra är alltför ofta diametralt motsatta, säger David Taylor, Chief Grower At Grow i London," Om du vill ha andra avdelningar för att hedra deadlines (och allt annat för den delen) måste du göra vad du säger, inte bara Vad du sa att du skulle göra. "

Det betyder några olika saker för ditt lag.

Först och främst måste din avdelning ta dina egna tidsfrister på allvar. Om andra lag ser att du låter dina egna tidsfrister, tror de att de kan behandla dem med samma brist på vård.

För det andra måste du hedra de tidsfrister som andra avdelningar satt för ditt lag. "Om folk ser att du levererar i tid varje gång, kommer de att respektera dig, din arbetsetik och förhoppningsvis också dina tidsfrister", säger Kubot.

Frekvent kommunikation är viktigt - men speciellt när du har satt deadlines längre i framtiden. Det är lätt för människor att få tag i att lägga ut bränder och låta de andra långsiktiga projekten glida direkt från radaren.

Därför vikten av att ständigt hålla den uppgiften i sinnet. "Före, under, och efter varje projekt, kommunicera ständigt", säger Taylor.

Han rekommenderar att du ska göra följande under varje distinkt projektsteg:

"Den som arbetar i marknadsföring vet att timelines någonsin utvecklas", säger Diane Domeyer, verkställande direktör för den kreativa gruppen, "godkännanden kan ta längre tid än väntat och oförutsedda hinder, som tekniska problem, kan uppstå. Löpande kommunikation och empati är nyckeln till att hålla projekt som går framåt och på rätt spår. "

Genom att göra regelbunden kommunikation en prioritet, säkerställer du att den andra avdelningen är konsekvent medveten om uppgiften, eventuella relevanta ändringar och den närmaste tidsfristen som gör det så mycket hårdare för dem att brisa med det utan en andra tanke.

Ibland finns det inget utrymme för förhandlingar med en deadline-slutdatumet är fast. Men när du har lite extra andningsrum? Involvera den andra avdelningen i färd med att fastställa tidsfristen.

I stället för att säga: "Jag behöver det här med X-datum," Börja den konversationen med något mer samarbetande, till exempel "Vad tycker du är en realistisk tidslinje för att få det gjort?"

"Det är inte bara att se till att tidsfristen är realistisk, men det hjälper andra avdelningar att känna sig respekterade och en del av projektet", säger Kubot, "det gör det mer troligt att de kommer att återkallas med respekten genom att hedra tidsfristen. De har inte heller mycket grund för att klaga på tidsfristen när de har satt det själva. "

Vill du ha en övning som du och andra avdelningar kan göra för att ställa in mer realistiska tidsfrister? Den här videon bryter den hela för dig:

Framåt (på schema!)

För att du och ditt team ska göra ditt jobb effektivt behöver du andra avdelningar för att respektera dina tidsfrister. Men det är ofta lättare sagt än gjort.

Det finns några olika strategier du kan använda för att få andra inom din organisation för att respektera ditt schema och tidslinje för projekt, inklusive:

Gör dessa saker, och du är säker på att bevittna några förbättringar över tiden.

"Behåll på det," avslutar Dyke, "Du kommer inte att få andra lag upphetsade om marknadsföring och få dem att vara effektiva för att hjälpa dig över natten. Men om du fortsätter att utbilda, främja och förklara värdet, kommer det att klicka så småningom. "