5 taktikk for å sikre at andre ikke skru opp dine tidsfrister

DinMarkedsføringsteamjobber med en ny ledende generasjonskampanje, og for å gjøre det, trenger du data fra salgsavdelingen.

Du angir en frist for når du trenger den informasjonen. Men den sluttdatoen kommer og går - og fortsatt er det ingenting annet enn crickets i innboksen din. Så følger du opp.

Salgsteamet forteller deg at de ikke helt kunne komme til det. De forsikrer deg om at det er på listen, og de sender den over når de kan.

Nå er laget ditt stille og du er bak på enleveranseAt du trengte å oppnå - som vil sende en krusningseffekt gjennom hele arbeidsflyten din og utvilsomt ende i rikelig med stress og kaos.

Det er frustrerende, ikke sant? Men det er også vanlig i markedsføringsverdenen.

Ifølge vår egen2016 State of Agile Marketing Report, en av de største problemene markedsførere ansikt når samarbeid med andre avdelinger får nødvendig informasjon i tide (med 16,7% av markedsførere som citerer det svaret).

I tillegg A.Rapport fra den kreative gruppenFunnet at smertelig sakte godkjenningsprosesser er en av de store utfordringene som reklamer trenger å overvinne når de samarbeider med andre avdelinger.

Mens forsinkelsen i å få materialene du trenger er nok til å få deg til å knytte kjeften din, på mange måter er det forståelig.

"Hver avdeling har sine egne prosjekter og prosesser," forklarer Michelle Kubot, Markedsføringsdirektør på Ambrosia behandlingssenter, "Det er menneskelig natur å bry seg om våre egne prioriteringer."

Men så enkelt som det er å peke fingeren på andre lag for deres nonchalant tilnærming til dine tidsfrister, har du også en rolle i dette.

Hvordan kan du gjøre dine fristerpinne?

Heldigvis er det noen taktikker du kan implementere for å proaktivt administrere det forholdet og inspirere de andre avdelingene i organisasjonen for å ære og respektere de frister du setter inn.

Når du sender forespørsler til andre avdelinger, hvordan ser det ut? Vi er villige til å satse på at du sender en e-post som sier noe i tråd med:

Vi trenger deg til å sende inn fjorårets salgsdata ved denne onsdagen.

Det er mye kontekst som mangler fra den forespørselen - hovedsakelig hvordan detaktivitetbidrar til eventuelle resultater.

"Det største handlingsfulle tipset er å knytte markedsføringsprosjekter og mål til reelle resultater," aksjer Barry Dyke, markedsføring påServicebridge, "Hvis du kan ramme verdien av disse prosjektene med et nummer, enten det er kundeoppbevaringsfrekvens eller potensiell salgsverdi, er det mye lettere å få laget til å være oppmerksom og flytteprosjektframover."

Husk at andre avdelinger er resultatorienterte akkurat som deg (spesielt salgsavdelinger). De bryr seg alle om å oppnå sine egne mål og milepæler.

Med det i tankene, ville en mer effektiv tidsfrist forespørsel se ut som:

Vi må ta en titt på fjorårets salgsdata for å finne ut hvordan vi kan være mer effektive i å generere ledninger i kvartalet (og i sin tur hjelper deg med å møte salgskvoten). Vennligst ha dataene som sendes til meg på denne onsdagen.

En uttalelse som den ene forkynner salgsavdelingen. Du har gitt sammenheng og informert dem om hvordan deres ferdigstillelse av det relativt småoppgavevil produsere mye større resultater for selskapet (og dem individuelt!). Du har koblet dem til det større målet, i motsetning til å trekke en vilkårlig dato ut av tynn luft.

Mens skylden spillet er fristende, har du noe ansvar i dette forholdet også.

Tenk på den siste gangen du fikk virkelig vag, unhelpful veibeskrivelse. Hva gjorde du? Hvis du er som de fleste, fortsatte du å presse det prosjektet eller oppgaven til bakbrenneren. Du ble skremt av ideen om å komme i gang, så du begynte ikke.

Det er normalt - noe som betyr at hvis du ikke leverer klare instruksjoner, vil andre avdelinger svare på samme måte.

"Når du er i en spesialisert rolle og en ekspert i en viss praksis, kommuniserer du ting på en måte som ikke gir mening til noen uten den kunnskapen," deler Dyke.

Han gir eksemplet på å spørre en støttetekniker om å skrive et blogginnlegg eller svare på en gjennomgang. Det er lett å glemme at en støttetekniker ikke har erfaring med å gjøre de tingene på samme måte som du gjør.

"Det er vår jobb som markedsførere å veilede disse andre lagene gjennom prosessen og gi dem spesifikke veibeskrivelser med å støtte kunnskap, slik at de kan utføre disse oppgavene," tilføyer Dyke.

Ikke sikker på om du er klar nok? Gi andre avdelinger muligheten til å stille deg spørsmål eller for avklaring - før du antar at de går videre med det oppgaven. Det er en enkel handling som kan gjøre en verden av forskjell.

"Å si og gjør altfor ofte diametralt motsatt," sier David Taylor, Chief Grower til å vokse i London, "Hvis du vil ha andre avdelinger for å hedre tidsfrister (og noe annet for den saks skyld), må du gjøre det du sier, ikke bare Hva du sa at du skulle gjøre. "

Dette betyr noen forskjellige ting for teamet ditt.

Først og fremst må avdelingen din ta dine egne tidsfrister seriøst. Hvis andre lag ser deg å la dine egne tidsfrister glide, vil de tro at de kan behandle dem med den samme mangelen på omsorg.

For det andre må du respektere frister som andre avdelinger settes for teamet ditt. "Hvis folk ser deg levere til tiden hver gang, skal de respektere deg, din arbeidsmoral, og forhåpentligvis også dine tidsfrister," sier Kubot.

Hyppig kommunikasjon er viktig - men spesielt når du har fastsatt tidsfrister lenger i fremtiden. Det er lett for folk å bli fanget opp i å sette ut branner og la de andre langsiktige prosjektene slippe rett utenfor radaren.

Dermed betydningen av å holde den oppgaven i tankene stadig. "Før, under, og etter hvert prosjekt, kommuniserer hele tiden," sier Taylor.

Han anbefaler at du bør gjøre følgende under hvert distinkt prosjektfase:

"Alle som jobber i markedsføring, vet tidslinjer, evolusjonerer, sier Diane Domeyer, administrerende direktør i den kreative gruppen," godkjennelser kan ta lengre tid enn forventet og uforutsette hindringer, som tekniske problemer, kan oppstå. Løpende kommunikasjon og empati er nøkkelen til å holde prosjekter som beveger seg fremover og på sporet. "

Ved å gjøre regelmessig kommunikasjon en prioritet, sørger du for at den andre avdelingen er konsekvent oppmerksom på oppgaven, eventuelle relevante endringer, og den nærliggende fristen som gjør det som mye tøffere for dem å brisen av det uten en annen tanke.

Noen ganger er det ikke noe rom for forhandling med en frist - sluttdatoen er fast. Men når du har litt ekstra pusteom? Involver den andre avdelingen i prosessen med å sette fristen.

I stedet for å si, "Jeg trenger dette med x dato," Begynn den samtalen med noe mer samarbeid, for eksempel "Hva synes du er en realistisk tidslinje for å få dette gjort?"

"Ikke bare bidrar dette til å sikre at fristen er realistisk, men det hjelper andre avdelinger til å føle seg respektert og en del av prosjektet," sier Kubot, "Dette gjør det mer sannsynlig at de vil gjengi den respekten ved å hedre fristen. De har heller ikke mye grunn til å klage på fristen når de har satt det selv. "

Ønsker du en øvelse som deg og andre avdelinger kan gjøre for å sette mer realistiske frister? Denne videoen bryter det hele for deg:

Beveger seg fremover (på skjema!)

For at du og ditt team skal gjøre jobben din effektivt, trenger du andre avdelinger for å respektere dine tidsfrister. Men det er ofte lettere sagt enn gjort.

Det er noen forskjellige strategier du kan bruke til å få andre i organisasjonen din for å respektere timeplanen og tidslinjen for prosjekter, inkludert:

Gjør de tingene, og du er sikker på å være vitne til noen forbedringer over tid.

"Hold på det," konkluderer Dyke, "Du kommer ikke til å få andre lag begeistret for markedsføring og få dem til å være effektive for å hjelpe deg over natten. Men hvis du fortsetter å utdanne, markedsføre og forklare verdien, vil den klikke til slutt. "