Måle ydeevne med projektbaselines

Resumé

Projektbaselines er foruddefinerede mål for din projektplan, omkostninger og omfang. Når du inkluderer basislinjer i din projektplan, kan du bruge dem som et referencepunkt for at overvåge dit projekts ydeevne over tid. I denne artikel skal du lære at sætte basislinjer og bruge dem til at holde dine projekter på sporet.

Billede dette: Du er på et bueskydningsområde med en bue i din hånd og sigter mod en stor blank væg. Du lader løs, og din pil svæver lige ind i muren foran dig. Du starter en Victory Shimmy, så stop-du tror du skyder lige foran dig, men du er ikke helt sikker på, at hver del af muren ser det samme ud.

Du beslutter dig for at sigte på et mål i stedet. Du trækker tilbage og lad pilen flyve, og det lander med en tømmer på Bullseye. Denne gang ved du, at dit skud var en succes.

Etablering af et mål gør mere end at få dig til at føle dig somRobin Hood(omend uden strømpebukser). At have et mål for at sigte på at give dig et referencepunkt for at måle dine færdigheder - ligesom hvordan projektbiler giver dig et benchmark for at måle et projekts ydeevne.

Hvad er projektbaselines?

Projektbaselines er foruddefinerede mål for din projektplan, omkostninger og omfang. Du bestemmer basislinjer som en del af dinProjektplan.. Så som dit projekt skrider frem, bruger du disse basislinjer som et referencepunkt for at overvåge dit projekts ydeevne over tid.

Der er tre typer af projektbiler:

EN Scope Baseline.klart definerer dinprojektets omfang. Det indeholder en liste over mål ogprojektleverancer.Du vil fokusere på for dit projekt.

EN Planlæg Baseline.dikterer, hvor længe dit projekt skal tage. Din tidsplan baseline er dinProjekt Tidslinje., og bør indeholde klart definerede forfaldne datoer for hver leverbar, plus en endelig deadline for dit projekt.

EN Omkostningsbaseline.er din estimerede.projektbudget. Dine omkostninger Baseline bør nedbryde de ressourcer, der kræves for hver leverbar, så summen dem sammen for at illustrere dine estimerede samlede projektomkostninger.

Din projektplan skal omfatte alle tre af disse basislinjer. Under dit projekt kan du overvåge den aktuelle ydeevne mod hver basis for at sikre dit omfang, planlægning og budgetophold på målet.

Hvorfor er projektbiler vigtige?

Projektbaselines er en væsentlig del af ethvert vellykket projekt. Sådan kan de hjælpe dig og dit hold:

Overvåg og juster projektets ydeevne

Baselines giver dig en standard for, hvordan dit projekt skal udføres. Da arbejdet skrider frem, kan du måle den faktiske præstation mod de baselines, du har angivet under planlægningen. På den måde kan du kontrollere, om dit projektområde, planlægning eller budget er tændt (eller slukket) spor-derefter kursus-korrekt, før problemer bliver for store.

Sammen udgør de tre basistyper (omfang, skema og budget) din præstationsmåling baseline (PMB). Når du sammenligner den faktiske præstation mod dine forventede basislinjer på alle tre områder, kan du forstå, hvordan dit projekt gør på et højt niveau.

Det er vigtigt at måle alle tre basislinjer side om side for at visualisere, hvordan en ændring i en komponent påvirker de andre-lignende, hvordan et øget omfang påvirker skema og omkostninger. Dette hjælper dig med at finde ud af, hvordan du skal justere, når du skal ændre dit planlagte omfang, skema eller budget. Og hvis forskellen mellem den faktiske præstation og dine basislinjer bliver for stor, kan du beslutte, om du skal genbelastes og ændre dine projektmål for at gøre dem mere opnåelige.

For eksempel forestil dig, at du arbejder på en blog-serie, og du har lige øget omfanget fra 10 artikler til 11 artikler. Som følge heraf vil dit projekt koste flere penge og tage mere tid til at fuldføre, hvilket forårsager dit budget og tidsplan for at vere ud af baseline. Hvis du ikke har tildelt nogen buffertid eller et ekstra budget i din projektplan, skal du muligvis justere dine projektmål.

Administrer interessentforventninger

Når du sætter basislinjer og kommunikerer dem til interessenter, ved alle, hvad du laver ved, hvornår du vil, hvor meget det vil alle koste. Sådan hjælper det:

DitScope Baseline.Fortæller interessenter præcis, hvad du planlægger at opnå. Dette hjælper dine interessenter med at forstå, hvad der er og ikke er en del af projektet, der kan leveres. For eksempel forestil dig, at dine interessenter har anmodet om et nyt landingsside design med interaktive komponenter. Men med dine nuværende budgetbegrænsninger kan du bygge destinationssiden, men ikke de ekstra interaktive komponenter. Indstilling af en scope Baseline giver dem mulighed for at vide, at begrænsning på forhånd så alle er på samme side.

DitPlanlæg Baseline.præciserer, når du vil udfylde hver leverbar. Dette hjælper interessenter med at forstå, hvor længe hver leverbar vil tage for at fuldføre, så de ved, hvornår de skal forvente et slutprodukt. Og hvis interessenterne ønsker at øge dit projektområde med yderligere anmodninger, kan du tydeligt vise, hvordan det vil påvirke dit projektplan og budget.

DitOmkostningsbaseline.fastlægger de ressourcer, der kræves for hver leverbar. Hvis interessenterne ønsker at tilføje yderligere anmodninger, viser dit budget tydeligt, hvordan du skal bruge ekstra midler til at få det til at ske. Som følge heraf kan du enten skubbe tilbage på anmodninger eller gøre et godt tilfælde for at få yderligere budget.

Sammen hjælper disse baselines interessenter med at forstå, hvordan ændringer i dit omfang, tidslinje eller budget vil påvirke dit projekts succes. De giver dig et værktøj til at skubbe tilbage på yderligere anmodninger og forhindreomfanget krybe, plus en måde at kommunikere den indvirkning på, at ændringer i tidslinjen og omkostningerne vil have på de samlede projektmål.

Forbedre fremtidige estimater

Når dit projekt er overstået, kan du sammenligne den faktiske præstation mod dine basislinjer for at se, hvor nøjagtige dine indledende estimater var. Dette hjælper dig med at identificere områder, hvor du kan forbedre dine Baselining Process-lignende faktorer, du ikke overvejede, når du beregner dit projektbudget, leverancer, der tog længere tid end forventet, eller opgaver, der skulle have været ude af omfanget.

Hvis du analyserer faktiske resultater versus baselines for hvert projekt, kan du se hvilke områder der typisk under- eller over-udføre. Derefter kan du bruge den viden til at gøre bedre estimater for fremtidige projekter.

For eksempel forestille sig tre ud af fem af dine projekter, som kvartal gik over tidsplan med en uge på grund af, at holdmedlemmer bliver syge. Fremadrettet, du kunne bygge ekstra buffertid i hver projektplan for at rumme for eventuelle sidste minuts fravær.

Sådan indstilles projektbaseliner i 5 trin

Indstilling af projektbaselines er en vigtig del af ethvert solidtProjektledelsesplan. Når du planlægger din næste indsats, skal du følge disse trin for at skabe basislinjer og kommunikere dem til dine tværfunktionelle partnere.

1. Bestem anvendelsesområdet.

Indstil dit projektområde Baseline først, da dette bestemmer både din tidsplan og budget. Ditprojektets omfangsætter grænser for dit projekt ved at definere præcis, hvilke leverancer du vil arbejde hen imod. Du kan dokumentere dit anvendelsesområde i form af et projektområdeopgørelse eller opgørelse af arbejde.

For at oprette din SCOPE BASELINE skal du liste ud alle de leverancerne, du vil opnå med dit projekt. Derefter bryde hver leverbar til brugbare opgaver eller underleverancer. For eksempel, hvis en af ​​dine leverancer er at være vært for en rekrutteringsbegivenhed, kan du bryde det ned i følgende underleverancer:

Reserve eventplads

Book Catering Company.

Afslut gæstehøjttalere.

Send påmindelse e-mails.

Du kan også oprette enArbejdsopdelingsstrukturAt visuelt udlægge alle dine projekts leverancer og underleverancer. Dette værktøj bryder arbejdet ned i flere niveauer, begyndende med dit hovedmål øverst og forgrenes i leverancer og underleverancer nedenfor.

2. Kort ud af dit projektplan

Nu hvor du har bestemt dit projektområde, er det tid til at kortlægge dinProjektplanog opret din tidsplan baseline. For at oprette din skema baseline, skal du definere klare skyldige datoer for hver leverbar og underleverbar, plus en endelig deadline for hele dit projekt. Sørg for at gøre hver forfaldsdato realistisk og afklare afhængigheder.mellem opgaver. For eksempel kan du muligvis færdiggøre gæste højttalerlisten for din rekrutteringsbegivenhed, før du kan sende påmindelse e-mails.

NogleProjektledelsesværktøjerLad os se afhængigheder i din projektplan, så du kan planlægge og sætte slutdatoer i overensstemmelse hermed. For eksempel,UDN Task Manager'S Tidslinje View indeholder opgaver og milepæle inden for dit projekt og visualiserer afhængigheder, svarende til enGantt kort. Du kan også se, hvilke opgaver der er blevet gennemført, og hvem de har fået tildelt, så du kan overvåge og dele din projektplan i realtid.

3. Opret en projektbudgetplan

Nu hvor du har størknet dit omfang og tidsplan, kan du oprette dinprojektbudgetbaseline. For at oprette dit budget skal du liste ud alle de ressourcer, der kræves for hver leverbar og underleverbar i dit projekt. Derefter estimere, hvor meget hver ressource vil koste.

Dit endelige budgetdokument skal omfatte linjeposter for hver leverbar, underleverbar og påkrævet ressource-plus de forventede omkostninger for hver. Du bør også inkludere tidslinjen for, når du har brug for hver ressource, og når du forventer at bruge penge. Derudover er det også nyttigt at inkludere den person, der er ansvarlig for hver budgetkomponent og i alt udgifter til hele dit projekt.

I eksemplet nedenfor repræsenterer den estimerede udnyttelseskolonne budgetbasisen for dit projekt. Så som arbejde skrider frem, kan du spore faktiske udgifter og sammenligne det med din baseline.

4. Skitsere en ændringskontrolproces

Bare fordi du satte baseliner betyder ikke, at dit projekt er sunket, hvis dit omfang, planlægning eller budget kommer ud af sporet. Faktisk er planlægningen til forandring en integreret del af projektets baselineringsproces.

Når du færdiggør dine tre projektbaseliner, opretter du enSkift kontrolprocesFor at skitsere, hvordan du håndterer forandringsanmodninger fra dit hold og interessenter. En ændringskontrolproces er en måde at forblive fleksibel og lade interessenter anmode om ændringer, mens dit projekt er i gang. Dette hjælper med at beskytte dit projektområde, tidsplan og budget fra ballonering uden for kontrol. I denne sammenhæng kan ændre anmodninger omfatte anmodninger om yderligere leverancer, tidslinjeopdateringer eller budgetjusteringer.

En ændringskontrolproces indeholder typisk følgende trin:

Indvielse:En interessenter sender en ændringsforespørgselsformular for at give relevant information om, hvorfor denne ændring er vigtig. Dette indeholder typisk en beskrivelse af anmodningen, anmodningen prioritet og eventuelle vigtige frister.

Vurdering:Projektet eller afdelingsledningen vurderer anmodningen detaljer og bestemmer de ressourcer, der ville være påkrævet, den indvirkning, som anmodningen ville have, og hvem anmodningen skulle overføres til.

Analyse:Den relevante projektledning beslutter, om der skal godkendes eller afvises anmodningen. I løbet af dette stadium anser du for anmodningen i forbindelse med dine projektbaselines for at bestemme, hvordan det vil påvirke dit omfang, skema og budget.

Implementering:Hvis anmodningen er godkendt, arbejder du derefter med interessenter for at gennemføre ændringen. Sørg for at optage, hvilke ændringer der blev foretaget, og hvordan de vil påvirke dine projektbaseliner. Hvis ændringen er signifikant, skal du muligvis justere dine projektmål og skabe nye basislinjer.

Lukning:Luk anmodningen og gem enhver dokumentation, skift logfiler og kommunikation i et delt rum, som interessenterne nemt kan få adgang til senere.

Etablering af en forandringskontrolproces sikrer, at hver potentiel opdatering overvejes i sammenhæng med alle tre projektbaseliner. Hvis du for eksempel modtager en anmodning om at tilføje en ekstra leverbar til dit projektområde, kan du derefter analysere, hvordan denne tilføjelse vil påvirke din tidsplan og budget. Hvis det vil skubbe dit projekt for langt væk fra baseline, kan du afvise ændringen og lukke ændringen.

5. Inddrage feedback fra projektinteressenter

Sidst men ikke mindst, præsentere dine projektbiler til nøgleinteressenterfor at indsamle og inkorporere deres feedback. Dette trin er vigtigt, fordi det sikrer dig, og dine interessenter er justeret på omfanget, planen og budgetmålene for dit projekt. For eksempel, hvis opgaver inden for dit projekt er afhængige af ressourcer fra designteamet, hjælper deling af baselinerne Holdet med at forstå, hvorfor deadlines for at levere disse ressourcer er vigtige. Og hvis designteamet ikke kan opfylde den foreslåede frist, kan du opdatere din tidsplan basislinje i overensstemmelse hermed.

Dette er også en mulighed for at tømme og forbedre dine basislinjer - især da interessenter kan have mere specialiseret viden om visse aspekter af dit projekt. For eksempel kan finanssholdet være i stand til at give indsigt i, hvor meget levetabeller kan koste, eller når betalinger skyldes.

Kan du ændre en projektbil?

Kort sagt, ja. Men du bør ikke ændre dine baseliner for ofte - sigte at kun ændre dem, når det er virkelig nødvendigt. For eksempel kan du muligvis genbelaste dit projekt, når der opstår en betydelig ændring, som om et holdmedlem forlader, og du skal omfordele ansvaret.

Re-Baselining dit projekt for ofte gør dine basisiner mindre meningsfulde. Husk at dine basislinjer repræsenterer mål, du tager sigte på, så dine slutresultater behøver ikke at matche dem nøjagtigt. Det er ok for et projekt at være ude af baseline for omfang, skema eller budget - så længe du kan afbalancere forskellen på andre områder. For eksempel, hvis du har øget dit projektområde, men du kan trimme budget og tid på andre områder, behøver du ikke nødvendigvis at genbelaste dit projekt.

Find din hjemmebase

Projektbaselines er en vigtig måde at overvåge dit projekts ydeevne over tid. Hvis du vil gøre dine basislinjer nemt tilgængelige og synlige for interessenter, overvej at skabe dem medProjektstyringssoftware. På den måde kan dit hold og interessenter samarbejde og kommentere direkte på dine basislinjer, plus se eventuelle ændringer i realtid.