คำแนะนำของคุณในการเริ่มต้นกับการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ

หากคุณจัดการความคิดริเริ่มที่หลากหลายในทีมและแผนกคุณรู้ว่ามันยากแค่ไหนที่จะได้รับและแบ่งปันความชัดเจน เครื่องมือการจัดการโครงการเสนอวิธีการจัดระเบียบและดำเนินงานเพื่อความคิดริเริ่มเดียว แต่เพื่อให้ได้ความชัดเจนในทีมและแผนกคุณต้องมีการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ

การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการคืออะไร?

การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ (PPM) เป็นผู้บริหารส่วนกลางของหลายโครงการ ด้วยการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการคุณจะได้ทัศนวิสัยในโครงการและความคิดริเริ่มเพื่อเชื่อมต่องานประจำวันของทีมของคุณกับกลยุทธ์องค์กรของ บริษัท ของคุณ จากกลยุทธ์ในการดำเนินการเครื่องมือการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการช่วยคุณติดตามลำดับความสำคัญทางธุรกิจของคุณและดูภาพใหญ่

การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการเทียบกับการจัดการโครงการ: อะไรคือความแตกต่าง?

หากคุณคุ้นเคยการจัดการโครงการคุณรู้ว่ามันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการวางแผนจัดการและดำเนินงานของคุณ การจัดการโครงการสามารถช่วยให้ทีมของคุณจัดแนว และปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมในความคิดริเริ่มที่เฉพาะเจาะจง ในทางกลับกัน PPM ช่วยให้คุณจัดการหลายโครงการและความคิดริเริ่มขนาดใหญ่

ทั้งการจัดการโครงการและการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการเป็นชุดย่อยของการจัดการงานซึ่งเป็นวิธีการที่เป็นระบบในการประสานงานตลอดทั้งองค์กรของคุณจากโครงการของคุณและกระบวนการต่อเนื่องไปจนถึงงานประจำ - เพื่อผลักดันความคมชัด คุณอาจได้รับประโยชน์จากการจัดการพอร์ตโฟลิโอของโครงการหาก:

คุณต้องมีวิธีการจัดระเบียบและติดตามโครงการและลำดับความสำคัญของทีมของทีมของคุณ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียผู้บริหารต้องการวิธีที่ง่ายในการมองเห็นความคืบหน้าในการริเริ่มต่างๆ

คุณต้องมีวิธีที่ชัดเจนในการเชื่อมต่องานประจำวันกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์

บทบาท & amp; ความรับผิดชอบในการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ

เช่นเดียวกับการจัดการโครงการมีบทบาทและความรับผิดชอบของ PPM ที่สำคัญ ด้วยบทบาทเหล่านี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนเข้าใจไม่เพียง แต่ความรับผิดชอบของตนเองในทีมโครงการ แต่สิ่งที่ความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมอื่น ๆ เช่นกัน

ผู้จัดการโครงการโครงการ

อย่างที่คุณคาดหวังผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการคือบุคคลที่สร้างและจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ ในฐานะที่เป็นผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการคุณอาจไม่ใช่ผู้จัดการโครงการสำหรับทุกโครงการภายในพอร์ตโฟลิโอของคุณ - แต่เป็นงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการภายในพอร์ตโฟลิโอของคุณเป็นปัจจุบันและมีการอัพเดตสถานะล่าสุด วางแผนที่จะตรวจสอบบ่อยครั้งกับผู้จัดการโครงการแต่ละรายเพื่อพัฒนาจังหวะการรายงานสถานะโครงการ .

ผู้มีส่วนได้เสียผู้บริหาร

ผู้มีส่วนได้เสียผู้บริหารเป็นสมาชิกในทีมหรือผู้บริหาร บริษัท ที่ต้องการมุมมองระดับสูงของสิ่งที่เกิดขึ้นในการริเริ่มของพอร์ตโฟลิโอ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังจัดการทีมในแผนกการตลาด CMO หรือหัวหน้าฝ่ายการตลาดอาจเป็นผู้มีส่วนได้เสียผู้บริหารสำหรับพอร์ตโฟลิโอของคุณ

ผู้จัดการโปรแกรม

ให้ผู้จัดการโปรแกรมมีบทบาทที่คล้ายคลึงกับผู้จัดการโครงการโครงการ ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างสองบทบาทและเทคนิคการจัดการคือผู้จัดการโปรแกรมรับผิดชอบโครงการที่เชื่อมต่อระหว่างกันในขณะที่ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอของโครงการอาจไม่ได้ ตัวอย่างเช่นโปรแกรมจัดการโปรแกรมอาจจัดการหลายโครงการที่เกี่ยวข้องกับการเปิดตัวการตลาดผลิตภัณฑ์ที่เฉพาะเจาะจงในขณะที่ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการจะจัดการหลายโครงการภายในแผนกการตลาดซึ่งอาจไม่เชื่อมต่อโดยตรง

ผู้จัดการโครงการ

ใช่ยังคงมีผู้จัดการโครงการในการบริหารจัดการโครงการ Portfolio! ผู้จัดการโครงการสามารถเป็นเจ้าของโครงการในแต่ละผลงานที่มีขนาดใหญ่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดและขอบเขตของผลงานบางโครงการก็อาจจะเป็นเจ้าของและบริหารโดยผู้จัดการพอร์ตโครงการ

สมาชิกทีมงานโครงการ

ทุกคนที่ทำงานอยู่ในโครงการในผลงานที่เป็นส่วนหนึ่งของทีมงานโครงการ ทีมงานโครงการของคุณอาจจะเป็นกลุ่มที่ข้ามสายงานสมาชิกจากหน่วยงานต่างๆภายใน บริษัท ของคุณหรือพวกเขาอาจจะเป็นสมาชิกในทีมแบบดั้งเดิม แตกต่างที่สำคัญระหว่าง“ทีมงานโครงการ” และ“ทีมงาน” คือการที่ทีมงานโครงการเป็นกลุ่มที่ทำงานร่วมกันเพื่อให้ระยะเวลาของโครงการก่อนที่จะแยกวง

ประโยชน์ของการจัดการผลงานโครงการ

การจัดการผลงานโครงการช่วยให้คุณและผู้มีส่วนได้เสียในโครงการที่เกี่ยวข้องได้รับมุมมองเผินๆในโครงการขนาดใหญ่และความคิดริเริ่ม เมื่อนำมาใช้อย่างถูกต้อง PPM สามารถช่วยให้คุณดูภาพใหญ่และการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่ดีกว่า ทีมที่เครื่องมือในการจัดการพอร์ตโฟลิโอการใช้งานได้รับประโยชน์จากโครงการ:

แสดงผลเพิ่มขึ้น

การจัดตำแหน่งเพิ่มเติม

ระดับสูง, การวางแผนแบบองค์รวม

ในภาพรวมข้อมูลเชิงลึก

เวลามากขึ้นในการสร้างสรรค์งานและยุทธศาสตร์

ความคืบหน้าของโครงการเรียลไทม์

การตัดสินใจได้เร็วขึ้น

เพื่อประโยชน์จาก PPM คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือในการจัดการโครงการผลงานที่ดี

การจัดการผลงานโครงการเป็นส่วนหนึ่งของระบบที่มีขนาดใหญ่ของการทำงาน: การบริหารจัดการการทำงาน เพื่อที่จะใช้งานโครงการซอฟต์แวร์การจัดการพอร์ตโฟลิโออย่างมีประสิทธิภาพคุณต้องใช้เครื่องมือที่จะช่วยให้คุณเชื่อมต่อกลยุทธ์ของคุณในการทำงานประจำวันของคุณได้รับมุมมองเผินๆของทุกการทำงานของคุณและเข้าพักปรับปรุงในเวลาจริง มีสามต้องมีโครงการคุณลักษณะของซอฟแวร์การจัดการผลงาน ได้แก่ :

แบบ Real-time การปรับปรุงสถานะของโครงการ

หนึ่งค่าหลักของการจัดการผลงานโครงการคือความสามารถที่จะได้รับความเข้าใจภาพใหญ่ของความคืบหน้าของโครงการทุกคนที่อยู่ในพอร์ตโฟลิโอ ต้องการทำเช่นนั้นให้แน่ใจว่าการจัดการผลงานโครงการเสนอเครื่องมือของคุณการรายงานมีทั้งโครงการและระดับผลงาน วิธีการที่ผู้มีส่วนได้เสียของผู้บริหารจะได้รับข้อมูลเชิงลึกในภาพรวมอยู่ในระดับผลงานจากนั้นเจาะลึกลงในโครงการเฉพาะการอัพเดทสถานะใด ๆ ในกรณีที่จำเป็น

Timeline & amp; การติดตามการพึ่งพา

เพราะเป็นผลงานที่ประกอบด้วยโครงการที่ซับซ้อนหลายให้แน่ใจว่าโครงการของคุณซอฟแวร์การจัดการผลงานมีวิธีการดูระยะเวลาทั้งหมดของโครงการที่อยู่ในผลงานของคุณและการอ้างอิงใด ๆ อยู่ในนั้น กับแกนต์แผนภูมิเช่นมุมมองคุณสามารถระบุเหตุการณ์สำคัญและวันสำหรับทุกโครงการและให้แน่ใจว่าสิ่งที่กำลังดำเนินไปอย่างราบรื่น

การจัดการภาระงาน

การจัดการภาระงานสามารถช่วยให้คุณพัฒนาและติดตามของคุณแผนการจัดการทรัพยากร. กับเครื่องมือในการจัดการภาระงานคุณจะมีความรู้สึกที่ชัดเจนของความรับผิดชอบและการส่งมอบโครงการทีมของคุณมีในทุกโครงการที่อยู่ในพอร์ตโฟลิโอ วิธีการที่ถ้าคุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงในการวางแผนการจัดการทรัพยากรของคุณคุณสามารถเห็นภาพที่มีแบนด์วิดธ์และผู้ที่อยู่ในทีมอยู่ใกล้กับความเหนื่อยหน่าย

กระบวนการ PPM และการปฏิบัติที่ดีที่สุด

การจัดการผลงานโครงการทำงานได้ดีที่สุดเมื่อคุณรักษาปรับปรุงผลงานแบบ real-time ในฐานะที่เป็นผู้จัดการลงทุนโครงการที่เป็นงานของคุณที่จะตรวจสอบกับผู้จัดการแต่ละโครงการอย่างสม่ำเสมอและให้แน่ใจว่าโครงการของพวกเขามีความถูกต้อง วิธีการที่คุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใด ๆ ผู้บริหารบ้านสามารถในที่ใดที่มีความเสี่ยงหรือปิดโครงการติดตามและถูกต้องแน่นอนในขณะที่การสร้างความมั่นใจในการติดตามโครงการมีความสอดคล้องถูกต้องกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ของ บริษัท ของคุณ

การเริ่มต้นกับ PPM ทำตามห้าขั้นตอนง่ายๆเหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 1: จัดพอร์ตการลงทุนของคุณเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

PPM สามารถช่วยคุณเชื่อมต่องานประจำวันกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ - แต่เพื่อให้คุณทำอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดคุณต้องรู้ว่าเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ที่คุณเชื่อมต่อกับอะไร หาก บริษัท ของคุณกำหนดเป้าหมายประจำปีหรือรายไตรมาสคุณอาจมีวัตถุประสงค์ต่าง ๆ ตั้งแต่เป้าหมายรายได้ไปจนถึงเป้าหมายการลดปั่นป่วน ชี้แจงเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ที่หรือokrsพอร์ตโฟลิโอของคุณมีส่วนร่วมและอย่างไร

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มโครงการ

พอร์ตโฟลิโอของคุณควรมีโครงการที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มโครงการที่เหมาะสมและจัดลำดับความสำคัญตามลำดับความสำคัญหากมี ในฐานะที่เป็นผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการใช้เวลาในการเชื่อมต่อกับผู้จัดการโครงการแต่ละรายเพื่อจัดตำแหน่งวิธีการที่แต่ละโครงการในพอร์ตโฟลิโอเชื่อมต่อกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณ สุดท้ายตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีโครงการที่เกี่ยวข้องที่คุณไม่ได้รวมไว้ในพอร์ตโฟลิโอของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: แชร์ผลงานของคุณกับผู้มีส่วนได้เสียผู้บริหาร

ผลงานเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณจัดแนวกับผู้จัดการโครงการของคุณและจัดลำดับความสำคัญของโครงการที่ดีขึ้น แต่ยังเป็นวิธีสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียผู้บริหารในการรับชมความคิดริเริ่มของนกในรอบแผนกของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์ PPM ของคุณได้อย่างง่ายดาย เมื่อผู้บริหารสามารถรับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ในความคืบหน้าของโครงการพวกเขาสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น

ขั้นตอนที่ 4: รับการอัปเดตโครงการแบบเรียลไทม์

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดการโครงการของคุณกำลังอัปเดตโครงการแต่ละโครงการเป็นประจำ ด้วยวิธีนี้พอร์ตโฟลิโอของคุณจะควบคุมภารกิจของทีมสำหรับความคิดริเริ่มทั้งหมดของคุณ คุณสามารถดูสิ่งเหล่านี้ได้ในที่เดียวเพื่อให้คุณสามารถมองเห็นการพึ่งพาได้ดีขึ้นระบุโอกาสโครงการใหม่และช่วยโครงการที่มีความเสี่ยง

ขั้นตอนที่ 5: ใช้พอร์ตโฟลิโอของคุณสำหรับการจัดการทรัพยากร

นอกเหนือจากการช่วยเหลือคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญยังคงติดตามความคืบหน้าของโครงการ แต่ผลงานเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการจัดการทรัพยากร ในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการของแต่ละโครงการคุณอาจได้สร้างแผนการจัดการทรัพยากร. แต่ถ้าคุณเห็นโครงการที่ตกลงมาจากมุมมองของพอร์ตโฟลิโอของนกคุณสามารถแจกจ่ายทรัพยากรที่มีอยู่ในโครงการเพื่อจัดการกับปัญหานั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือ PPM ของคุณมีข้อเสนอซอฟต์แวร์การจัดการภาระงานเพื่อเพิ่มการมองเห็นการจัดสรรทรัพยากรและการแจกจ่ายซ้ำ .

ดูภาพใหญ่กับการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ

PPM เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำงานร่วมกันกับทีมของคุณ รับมุมมองของนกที่มีความคิดริเริ่มของคุณในที่เดียวดังนั้นคุณสามารถติดตามตัวชี้วัดที่เหมาะสมในสถานที่ที่เหมาะสม

พร้อมที่จะลองการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการหรือไม่ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้จัดการงาน UDN พอร์ตการลงทุนเพื่อช่วยให้คุณเชื่อมต่อความคิดริเริ่มทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดายในที่เดียว