Opas aloittaa projektin salkunhallinnan

Jos hallitset erilaisia ​​aloitteita eri joukkueiden ja osastojen, tiedät kuinka vaikeaa voi olla ja jakaa selkeys. Projektinhallintatyökalut tarjoavat keinon järjestää ja toteuttaa työtä yhdelle aloitteelle, mutta saada selkeyttä joukkueiden ja osastojen yli, tarvitset projektisalkkujen hallintaa.

Mikä on projektisalkun hallinta?

Projektin salkunhallinta (PPM) on moninkertaisten hankkeiden keskitetty hallinta. Projektisalkun hallinnan avulla voit saada näkyvyyttä projekteissa ja aloitteissa, jotta voit yhdistää tiimin päivittäisen työn yrityksen organisaatiostrategiaan. Strategiasta toteutettavaksi,Projektisalkku Management ToolsAuta sinua seuraamaan liiketoiminnan painopisteitä ja näet suuren kuvan.

Projektin portfolio Management vs. Projektinhallinta: Mikä ero on?

Jos olet perehtynytProjektinhallinta, tiedät, että se on erinomainen tapa suunnitella, hallita ja suorittaa työsi. Projektinhallinta voi auttaa tiimisi yhdenmukaista ja parantaaTiimi yhteistyötietyllä aloitteella. PPM toisaalta auttaa hallitsemaan useita projekteja ja laajamittaisia ​​aloitteita.

Sekä projektinhallinta että projektisalkku hallinta ovatTyöhallinta, Joka on järjestelmällistä lähestymistapaa koordinoimiseksi koko organisaatiossa-hankkeiden ja jatkuvaa prosessien rutiinitehtäviä-to drive selkeyttä. Saatat hyötyä projektisalkun hallinnasta, jos:

Tarvitset tapa järjestää ja seurata tiimisi useita hankkeita ja painopisteitä.

Toimeenpaneva sidosryhmät tarvitsevat helpon tavan visualisoida edistystä eri aloitteissa.

Tarvitset selkeämmän tapa yhdistää päivittäinen työ strategisiin tavoitteisiin.

Roolit & amp; Vastuut projektisalkun hallinnassa

Samoin kuin projektinhallinta, on joitain keskeisiä PPM-rooleja ja velvollisuuksia. Näiden roolien avulla voit varmistaa, että kaikki eivät ymmärrä paitsi omaa vastuuta projektitiimissä, mutta mitä kaikki muut tiimin jäsenten vastuut ovat samoin.

Projektin portfoliopäällikkö

Kuten saatat odottaa, projektisalkku johtaja on henkilö, joka luo ja hallinnoi projektisalkkua. Projektin salkunhoitajana et ehkä ole projektipäällikkö jokaiselle hankkeelle portfoliosi - mutta sinun tehtäväsi varmistaaksesi, että salkun projektit ovat ajan tasalla ja ovat merkityksellisiä, viimeaikaisia ​​tilapäivityksiä. Suunnittele tarkastaa usein yksittäisten projektipäälliköiden kanssa, jotta voidaan kehittää kadenssiProjektin tilan raportointi .

Toimeenpanevat sidosryhmät

Executive sidosryhmät ovat joukkueen jäseniä tai yritysjohtajia, jotka tarvitsevat korkean tason näkymän, mitä salkun aloitteissa tapahtuu. Jos esimerkiksi olet hallinnassa joukkue sisällä markkinointiosasto, YMJ tai johtaja markkinointijohtaja ehkä Executive sidosryhmien oman salkun.

Ohjelman johtaja

A ohjelmistopäällikköon samanlainen rooli projektisalkun johtajalle. Kahden roolin ja hallintatekniikan tärkein ero on se, että ohjelmapäällikkö vastaa yhteenliitetyistä hankkeista, kun taas projektin salkunhoitaja ei ehkä ole. Esimerkiksi ohjelmapäällikkö voi hallita useita hankkeita, jotka liittyvät tiettyyn tuotteen markkinointiin käynnistämiseen, kun taas projektin salkunhoitaja hallitsee useita hankkeita markkinointiosastoon, mikä ei välttämättä ole yhteydessä.

Projektipäällikkö

Kyllä, projektinhallinnassa on edelleen projektipäälliköitä! Projektipäälliköt voivat omistaa yksittäisiä hankkeita suuremmassa salkussa. Riippuen salkun koosta ja laajuudesta, voidaan myös omistaa ja hallita projektin salkunhoitaja.

Projektin tiimin jäsenet

Jokainen, joka työskentelee salkun projekteissa, on osa projektitiimiä. Projektisi ryhmä voi olla monipuolinen ryhmä jäseniä eri osastoista, tai ne voisivat olla perinteisiä tiimin jäseniä. Tärkein ero "projektiryhmän" ja "tiimin" välillä on, että projektitiimi on ryhmä, joka toimii yhdessä projektin keston ajan ennen hajota.

Hankesalkun hallinnan edut

Projektin salkunhallinta auttaa sinua ja asiaankuuluvat hankkeen sidosryhmät saavat lintujen silmän näkymä laajamittaisista projekteista ja aloitteista. Käytettäessä oikein PPM voi auttaa sinua näkemään suuren kuvan ja parantamaan strategisia päätöksiä. Joukkueet, jotka käyttävät projektisalkkujen hallintatyökaluja, hyötyvät:

Lisääntynyt näkyvyys

Lisää kohdistus

Korkeatasoinen, kokonaisvaltainen suunnittelu

AT-A-silmäyksellä

Lisää aikaa luovaan ja strategiseen työhön

Reaaliaikainen projektin edistyminen

Nopeampi päätöksenteko

Hyödynnä PPM: tä, tarvitset upean projektin salkunhallintatyökalun

Hankkeen salkunhallinta on osa suurempaa työjärjestelmää: työnhallinta. KäytettäväksiProjektin portfolion hallintaohjelmistoTehokkaasti tarvitset työkalun, joka auttaa sinua yhdistämään strategiasi päivittäiseen työhön, saat lintujen silmänkuvan kaikesta työstäsi ja pysyä ajan tasalla. On kolme must-have-projektisalkkujen hallintaohjelmistoja:

Reaaliaikainen projektin tilapäivitykset

Yksi projektisalkun hallinnan pääarvo on kyky saada suuri kuva ymmärrys jokaisen projektin edistymisestä salkussa. Tee niin, varmista, että projektin portfolion hallintatyökaluraportointiOminaisuudet sekä projektissa että salkun tasolla. Näin toimeenpanijaiset sidosryhmät voivat saada at-silmäyksellä oivallusta salkun tasolla ja porata tarvittaessa kaikkiin projektispesifisiin tilapäivityksiin.

Aikajana & amp; Riippuvuuden seuranta

Koska salkku koostuu monista monimutkaisista projekteista, varmista, että projektin salkunhallintaohjelmisto tarjoaa keinon tarkastella kaikkien portfoliosi kaikkien hankkeiden aikataulua ja kaikki riippuvuudet. KanssaGantt-kaavion kaltainen näkymä, voit tunnistaa keskeiset virstanpylväät ja päivämäärät jokaiselle projektille ja varmistaa, että asiat liikkuvat sujuvasti.

Työmäärä hallinta

Työmäärän hallinta voi auttaa sinua kehittämään ja seuraamaanResurssien hallintasuunnitelma. KanssaTyömäärä hallintatyökalut, Sinulla on selkeä tunne vastuut ja suoritteet projektiryhmän on kaikissa hankkeissa sijoituskohteita. Näin, jos sinun on tehtävä muutoksia resurssihallintasuunnitelmaan, voit visualisoida, kuka on kaistanleveys ja kuka joukkue on lähellä burnout.

PPM-prosessit ja parhaat käytännöt

Projektin salkunhallinta toimii parhaiten, kun ylläpidät päivitetyn, reaaliaikaisen salkun. Projektisalkkujohtajana on sinun tehtäväsi tarkistaa yksittäisten projektipäälliköiden säännöllisesti ja varmistaa, että niiden projektit ovat tarkkoja. Näin te ja kaikki toimeenpanijaiset sidosryhmät voivat kotiutua riski tai pois päältä hankkeita ja kurssia oikein, samalla kun varmistetaan radan hankkeita, ovat tarkasti yhdenmukaisia ​​yrityksen strategisten tavoitteiden kanssa.

Aloita PPM: n kanssa, noudata viisi helppoa vaihetta:

Vaihe 1: Kohdista portfolio liiketoiminnan tavoitteisiin

PPM voi auttaa yhteyden päivittäisen työn strategisiin tavoitteisiin-mutta jotta voit tehdä tehokkaimmin, sinun täytyy tietää, mitä strategisia tavoitteita olet liittymässä. Jos yrityksesi asettaa vuosittain tai neljännesvuosittaiset tavoitteet, sinulla voi olla erilaisia ​​tavoitteita, jotka vaihtelevat tulojen tavoitteista CHNCE-vähennystavoitteisiin. Selventää, mitkä strategiset tavoitteet taiOkrsPortfoliosi osallistuu ja miten.

Vaihe 2: Lisää projekteja

Salkun tulisi sisältää kaikki asiaankuuluvat hankkeet. Varmista, että lisäät oikeat hankkeet ja priorisoi ne tarvittaessa tärkeysjärjestyksessä. Projektisalkkujohtajana vie jonkin aikaa yhdistää yksittäisten projektipäälliköiden kanssa yhdenmukaistaaksesi, miten jokainen portfoliossa oleva projekti muodostaa yhteyden strategisiin tavoitteisiin. Lopuksi varmistaa, ettei ole olemassa olevia hankkeita, joita et ole sisällyttänyt salkkuun.

Vaihe 3: Jaa portfoliosi Executive Sidosryhmillä

Portfolio on työkalu, jonka avulla voit yhdenmukaistaa projektipäälliköt ja ensisijaisesti projektityöt, mutta se on myös tapa toimivien sidosryhmien kanssa saada lintujen silmäkuvan aloitteista osastollasi. Varmista, että heillä on helppo pääsy PPM-ohjelmistoon. Kun johtajat voivat saada reaaliaikaista tietoa projektin edistymisestä, he voivat tehdä parempia päätöksiä.

Vaihe 4: Hanki reaaliaikaiset projektipäivitykset

Varmista, että projektipäälliköt päivittävät säännöllisesti yksittäisiä projekteja. Näin portfoliosta tulee tiimin lähetysvalvonta kaikille aloitteillesi. Näet nämä yhdessä paikassa, joten voit paremmin visualisoida riippuvuuksia, tunnistaa uusia projektimahdollisuuksia ja auttaa hankkeita, jotka ovat vaarassa.

Vaihe 5: Käytä salkkuasi resurssien hallintaan

Sen lisäksi, että voit auttaa sinua ja keskeiset sidosryhmät pysyvät ajan tasalla projektin edistymisestä, salkku on voimakas väline resurssien hallintaan. Kunkin projektin projektisuunnitteluvaiheessa olet todennäköisesti luonut aResurssien hallintasuunnitelma. Mutta jos näet projektin, joka putoaa radalla lintujen silmän salkun perspektiivistä, voit jakaa käytettävissä olevia resursseja eri projekteihin tämän ongelman ratkaisemiseksi. Varmista, että PPM-työkaluTyömäärä hallintaohjelmistoVoit lisätä näkyvyyttäResurssien jakaminen ja uudelleenjako .

Katso Suuri kuva projektisalkun hallintaan

PPM on paras tapa tehdä yhteistyötä tiimisi kanssa. Hanki lintu-silmäkuva kaikista aloitteistasi yhdessä paikassa, joten voit seurata oikeita mittareita oikeaan paikkaan.

Oletko valmis kokeilemaan projektisalkkujen hallintaa? LisätietojaUDN-tehtävähallinta PortfoliotAuttaa sinua vaivattomasti yhdistämään kaikki aloitteet yhteen paikkaan.