プロジェクトポートフォリオ管理を開始するためのガイド

あなたがチームや部門を越えてさまざまなイニシアチブを管理している場合は、明快さと共有することができることを知っています。プロジェクト管理ツールは、1つのイニシアチブのための作業を整理して実行する方法を提供しますが、チームや部門を横切って明確にするために、プロジェクトポートフォリオ管理が必要です。

プロジェクトポートフォリオ管理とは何ですか？

プロジェクトポートフォリオ管理（PPM）は、複数のプロジェクトの集中管理です。プロジェクトポートフォリオ管理により、チームの毎日の仕事をあなたの会社の組織戦略に接続するために、プロジェクトやイニシアチブ間で可視性を得ることができます。戦略から執行まで、プロジェクトポートフォリオ管理ツールあなたがあなたのビジネスの優先順位を追跡し、大きな写真を見るのを助けます。

プロジェクトポートフォリオ管理対プロジェクト管理：違いは何ですか？

おなじみの場合プロジェクト管理あなたの仕事を計画、管理、および実行するのに最適な方法であることを知っています。プロジェクト管理はあなたのチームが揃うのを助けることができますそして改善するチームコラボレーション特定のイニシアチブで。他方、PPMは、複数のプロジェクトと大規模なイニシアチブを管理するのに役立ちます。

プロジェクト管理とプロジェクトポートフォリオ管理の両方がサブセットです。作業管理これは、プロジェクトからの作業を通して作業を調整するための体系的なアプローチ、および継続的なプロセスから日常的なタスクを実行します。次の場合は、プロジェクトポートフォリオ管理から恩恵を受けることがあります。

あなたのチームの複数のプロジェクトと優先順位を整理し追跡する方法が必要です。

エグゼクティブの利害関係者は、さまざまなイニシアチブ全体で進捗状況を視覚化する簡単な方法が必要です。

あなたは毎日の仕事を戦略的な目的に接続するための明確な方法が必要です。

役割とamp;プロジェクトポートフォリオ管理における責任

プロジェクト管理と同じように、いくつかの重要なPPMの役割と責任があります。これらの役割では、プロジェクトチーム内で自分の責任だけでなく、他のすべてのチームメンバーの責任があることを確認できます。

プロジェクトポートフォリオマネージャー

あなたが期待できるように、プロジェクトポートフォリオマネージャはプロジェクトポートフォリオの作成と管理者です。 Project Portfolio Managerとして、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトのプロジェクトマネージャではない可能性がありますが、ポートフォリオ内のプロジェクトが最新のステータスアップデートであることを確認するためのジョブです。のためのケイデンスを開発するために個々のプロジェクトマネージャで頻繁にチェックインする予定プロジェクトステータスレポート 。

エグゼクティブステークホルダー

エグゼクティブステークホルダーは、ポートフォリオのイニシアチブ全体で何が起こっているのかの高レベルのビューを必要とするチームメンバーまたは会社の幹部です。たとえば、マーケティング部門内でチームを管理している場合、CMOまたはマーケティングの責任者はあなたのポートフォリオのエグゼクティブステークホルダーかもしれません。

プログラムマネージャー

a プログラムマネージャープロジェクトポートフォリオマネージャにも同様の役割があります。 2つの役割と管理手法の主な違いは、プログラムマネージャが相互接続されたプロジェクトを担当し、プロジェクトポートフォリオマネージャはそうでない可能性があります。たとえば、プログラムマネージャは、特定の製品マーケティング起動に関連する複数のプロジェクトを管理し、プロジェクトポートフォリオマネージャはマーケティング部門内で複数のプロジェクトを管理します。これは直接接続されていない可能性があります。

プロジェクトマネージャー

はい、プロジェクトポートフォリオ管理にはまだプロジェクトマネージャがあります。プロジェクトマネージャは、より大きなポートフォリオ内の個々のプロジェクトを所有することができます。ポートフォリオのサイズと範囲に応じて、プロジェクトの中にはプロジェクトポートフォリオマネージャによって所有および管理されることもあります。

プロジェクトチームのメンバー

ポートフォリオのプロジェクトに取り組んでいるすべての人は、プロジェクトチームの一部です。あなたのプロジェクトチームはあなたの会社内のさまざまな部門のメンバーの経済的なグループであるかもしれません、あるいは彼らは伝統的なチームメンバーであるかもしれません。「プロジェクトチーム」と「チーム」との間の主な違いは、プロジェクトチームが解散する前にプロジェクトの持続時間に合わせて働くグループです。

プロジェクトポートフォリオ管理の利点

プロジェクトポートフォリオ管理は、大規模なプロジェクトやイニシアチブを越えて鳥瞰図を受けるのに役立ちます。正しく使用されるとき、PPMはあなたが大きな写真を見るのを助け、より良い戦略的な決定を下すことができます。プロジェクトポートフォリオ管理ツールを使用するチームは、次のものから利益を得ます。

可視性の向上

より多くの整列

ハイレベルのホリスティックプランニング

A-A-glanceの洞察

創造的で戦略的な仕事のためのより多くの時間

リアルタイムプロジェクトの進行状況

迅速な意思決定

PPMから恩恵を受けるには、素晴らしいプロジェクトポートフォリオ管理ツールが必要です。

プロジェクトポートフォリオ管理は、より大きな作業システムの一部です。使うためにプロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェア効果的に、あなたはあなたがあなたの戦略をあなたの毎日の仕事に接続するのを助けるツールを必要とし、あなたのすべての仕事の鳥瞰図を得て、そしてリアルタイムで更新されたままにします。 3つのプロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアの機能が3つあります。

リアルタイムプロジェクトステータスの更新

プロジェクトポートフォリオ管理の1つの主な価値は、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの進捗状況について大きな画像を理解する能力です。これを行うには、プロジェクトポートフォリオ管理ツールが提供していることを確認してください。報告プロジェクトレベルとポートフォリオの両方のレベルの機能。そうすれば、エグゼクティブの利害関係者はポートフォリオレベルでA-a-glanceの洞察を得ることができ、必要に応じてプロジェクト固有のステータスアップデートにドリルダウンすることができます。

タイムライン＆アンプ。依存トラッキング

ポートフォリオは多くの複雑なプロジェクトで構成されているため、プロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアがポートフォリオ内のすべてのプロジェクトのタイムラインとその中の依存関係を表示する方法を提供します。とともにGantt-Chartビューのようなものですあなたはすべてのプロジェクトのためのキーマイルストーンと日付を識別し、物事がスムーズに動いていることを確認することができます。

ワークロード管理

Workload Managementはあなたがあなたの開発と追跡に役立ちますリソース管理計画 。と ワークロード管理ツールあなたは、あなたのプロジェクトチームがポートフォリオ内のすべてのプロジェクトにわたってあなたのプロジェクトチームを持っている責任と成果物の明確な意味があります。そのように、リソース管理計画を変更する必要がある場合は、帯域幅を持ち、チーム上の誰がバーンアウトに近いかを視覚化できます。

PPMプロセスとベストプラクティス

プロジェクトポートフォリオ管理は、更新されたリアルタイムのポートフォリオを維持するときに最適に機能します。プロジェクトポートフォリオマネージャとして、それは個々のプロジェクトマネージャと定期的にチェックインするためのあなたの仕事であり、プロジェクトが正確であることを確認します。そのように、あなたとエグゼクティブのステークホルダーがリスクやトラックプロジェクトの中で家に住んでいて、トラックプロジェクトの確保はあなたの会社の戦略的目標と正確に整列しています。

PPMを始めるには、次の5つの簡単なステップに従ってください。

ステップ1：ポートフォリオをビジネス目標に合わせます

PPMはあなたが毎日の仕事を戦略的な目的に接続するのを助けることができます - しかしあなたが最も効果的にそれをするためにあなたが接続している戦略的な目的を知る必要があります。あなたの会社が毎年または四半期目の目標を設定した場合は、収入目標から削減目標を縮小するためにさまざまな目的があるかもしれません。どの戦略的な目標を明確にしますokrs.あなたのポートフォリオはどのように貢献しています。

ステップ2：プロジェクトを追加します

あなたのポートフォリオはすべての関連するプロジェクトを含めるべきです。必ず正しいプロジェクトを追加し、該当する場合は重要な順にそれらを優先してください。プロジェクトポートフォリオマネージャとして、Portfolioの各プロジェクトが戦略的な目標に接続する方法を揃えるために、個々のプロジェクトマネージャと接続するためにしばらく時間がかかります。最後に、ポートフォリオに含まれていない関連プロジェクトがないことを確認してください。

ステップ3：あなたのポートフォリオをエグゼクティブステークホルダーと共有する

ポートフォリオは、プロジェクトマネージャと整列させ、プロジェクト作業を優先するのに役立つツールですが、エグゼクティブの利害関係者があなたの部門全体でイニシアチブの鳥瞰図を得るための方法です。 PPMソフトウェアに簡単にアクセスできることを確認してください。エグゼクティブがプロジェクトの進行状況にリアルタイムの洞察を得ることができる場合、彼らはより良い決定を下すことができます。

ステップ4：リアルタイムプロジェクトの更新を入手してください

プロジェクトマネージャが個々のプロジェクトを定期的に更新していることを確認してください。そのように、あなたのポートフォリオはあなたのすべてのイニシアチブに対するあなたのチームのミッションコントロールになります。これらを1か所で見ることができますので、依存関係を視覚化したり、新しいプロジェクトの機会を特定したり、危険にさらされているプロジェクトを支援することができます。

ステップ5：ポートフォリオをリソース管理に使用します

プロジェクトの進捗状況について最新のステークホルダーを支援することに加えて、ポートフォリオはリソース管理のための強力なツールです。各プロジェクトのプロジェクト計画段階中に、リソース管理計画。しかし、あなたの鳥瞰図ポートフォリオの観点からトラックに落ちるプロジェクトが表示されたら、その問題に対処するためにプロジェクト間で利用可能なリソースを再配布することができます。 PPMツールが提供していることを確認してくださいワークロード管理ソフトウェアの可視性を高めるためにリソース割り当てと再配布 。