Ваше руководство по работе с управлением Project Portfolio

Если вы управляете различными инициативами по группам и ведомствам, вы знаете, насколько усердно можно получить и поделиться ясности. Инструменты управления проектами предлагают способ организовать и выполнять работу для одной инициативы, но для получения ясности между командами и ведомствами вам нужно управление портфелем проекта.

Что такое управление портфелем проекта?

Управление портфелем проекта (PPM) является централизованным управлением нескольких проектов. С помощью Project Portfolio Management вы получаете видимость по всему проектам и инициативам, чтобы подключить ежедневную работу вашей команды к организационной стратегии вашей компании. От стратегии для исполнения,Инструменты управления портфолио проектаПомогите вам отслеживать свои деловые приоритеты и увидеть большую картину.

Управление портфелем проекта против управления проектами: в чем разница?

Если вы знакомы суправление проектомВы знаете, что это отличный способ планировать, управлять и выполнять свою работу. Управление проектами может помочь вашей команде выровнять на и улучшитьСотрудничество командыпо конкретной инициативе. PPM, с другой стороны, помогает вам управлять несколькими проектами и масштабными инициативами.

Управление как управление проектом, так и управлением проектом являются подмножествамиУправление работой, который является систематическим подходом к координации работ по всей вашей организации - от проектов и текущих процессов для рутинных задач - для проведения ясности. Вы можете воспользоваться управлением портфелем проекта, если:

Вам нужен способ организовать и отслеживать несколько проектов и приоритетов вашей команды.

Исполнительные заинтересованные стороны нуждаются в простом способе визуализации прогресса в различных инициативах.

Вам нужен более четкий способ подключения ежедневных работ к стратегическим целям.

Роли и усилитель; Обязанности в управлении портфелем проекта

Также как управление проектами, есть несколько ключевых ролей и обязанностей PPM. С этими ролями вы можете убедиться, что все понимают не только собственную ответственность в рамках проектной команды, но какими обязанностями каждой другой команды также являются обязанности членов.

Управляющий портфолио проекта

Как вы ожидаете, менеджер портфеля проекта - это лицо, создающее и управлять портфелем проекта. В качестве менеджера Project Portfolio Manager, вы не можете быть менеджером проекта для каждого проекта в вашем портфеле - но это ваша работа, чтобы убедиться, что проекты в вашем портфеле актуальны и имеют соответствующие обновления современного состояния. Планируйте часто проверять индивидуальные менеджеры проекта, чтобы разработать каденцию дляОтчетность о состоянии проектаОтказ

Исполнительные заинтересованные стороны

Исполнительные заинтересованные стороны - любые члены команды или руководители компании, которым нужен вид на высоком уровне того, что происходит по инициативам портфеля. Например, если вы управляете командой в пределах маркетингового отдела, CMO или руководитель маркетинга могут быть исполнительным заинтересованным сторон для вашего портфолио.

Менеджер программы

А. менеджер программыИмеет аналогичную роль в менеджеру портфеля проекта. Основное различие между двумя ролями и методами управления состоит в том, что менеджер программы отвечает за взаимосвязанные проекты, в то время как менеджер портфеля проекта не может быть. Например, менеджер программы может управлять несколькими проектами, которые связаны с определенным запуском маркетинга продукта, в то время как менеджер портфеля проекта будет управлять несколькими проектами в маркетинговом отделе, что может быть не связано напрямую.

Менеджер проекта

Да, есть еще менеджеры проекта в управлении портфелем проекта! Менеджеры проектов могут владеть отдельными проектами в рамках более крупного портфеля. В зависимости от размера и объема портфеля некоторые проекты также могут быть принадлежены и управлять портфелем проекта.

Члены команды проекта

Каждый, кто работает над проектами в портфеле, является частью проектной команды. Ваша команда проекта может быть кроссфункциональной группой членов из различных отделов в вашей компании, или они могут быть традиционными членами команды. Основное отличие между «командой проекта» и «командой» заключается в том, что команда проекта - это группа, которая работает вместе на протяжении продолжительности проекта до рассылки.

Преимущества управления портфолио проекта

Управление Project Portfolio поможет вам и соответствующим заинтересованным сторонам проекта получают вид с птичьего инициативами в масштабных проектах и ​​инициатив. При правильном использовании PPM может помочь вам увидеть большую картину и сделать лучшие стратегические решения. Команды, которые используют инструменты управления портфолио проекта, получают выгоду от:

Увеличение видимости

Больше выравнивания

Высокого уровня, целостное планирование

Проницательность

Больше времени для творческой и стратегической работы

Прогресс проекта в реальном времени

Более быстрый принятие решений

Чтобы воспользоваться PPM, вам нужен отличный инструмент управления портфолио проекта

Руководство по портфолио проекта является частью большей системы работы: управление работой. Для того, чтобы использоватьПрограммное обеспечение для управления портфолио проектаЭффективно, вам нужен инструмент, который поможет вам подключить свою стратегию к своей повседневной работе, получить вид на глаза на всю свою работу и оставаться в курсе в реальном времени. Существует три функции программного обеспечения для управления портфолио проекта:

Обновления статуса проекта в реальном времени

Одним из основных значений управления портфелем проекта является возможность получить большое изображение понимания прогресса каждого проекта в портфеле. Для этого убедитесь, что ваш инструмент управления портфелем проектасоставление отчетовОсобенности как на уровне проекта, так и на уровне портфеля. Таким образом, заинтересованные стороны исполнительной заинтересованности могут получить взгляд на взгляду на уровне портфеля, а затем сверлить в любые обновления состояния, специфичного проекта, где это необходимо.

Timeline & AMP; Отслеживание зависимостей

Поскольку портфолио состоит из многих сложных проектов, убедитесь, что ваше программное обеспечение для управления портфелем проекта предлагает способ просмотра графиков всех проектов в вашем портфеле и любых зависимостях. С А.Gantt-диаграмма, как вид, вы можете определить ключевые вехи и даты для каждого проекта, и убедитесь, что вещи движутся гладко.

Управление рабочими нагрузками

Управление рабочими нагрузками может помочь вам разработать и отслеживатьПлан управления ресурсамиОтказ С участиемИнструменты управления рабочей нагрузкой, у вас есть четкое чувство обязанностей и результатов вашей проектной команды состоят из всех проектов в портфеле. Таким образом, если вам нужно внести изменения в свой план управления ресурсами, вы можете визуализировать, у кого пропускная способность, а кто в команде находится недалеко от выгорания.

Процессы PPM и лучшие практики

Руководство по управлению портфолиом проекта работает лучше всего, когда вы поддерживаете обновленный портфель в реальном времени. В качестве менеджера Project Portfolio Manager ваша работа регулярно регистрируется с отдельными менеджерами проекта и убедиться, что их проекты являются точными. Таким образом, вы и любые исполнительные заинтересованные стороны могут находиться домой в любых рисках или на проектах по трекам и правильному курсу, в то время как обеспечение о стратегических целях вашей компании будет точно соответствовать стратегическим целям вашей компании.

Чтобы начать работу с PPM, выполните эти пять простых шагов:

Шаг 1: Совместите свой портфель в бизнес цели

PPM может помочь вам подключить ежедневную работу до стратегических целей - но для того, чтобы вы могли сделать это наиболее эффективно, вам нужно знать, какие стратегические цели вы подключаетесь к. Если ваша компания настроит ежегодно или ежеквартальные цели, у вас могут быть различные цели, начиная от целей доходов к целям по снижению выручки. Уточнить, какие стратегические цели илиОКРСВаш портфолио содействует, а как.

Шаг 2: Добавить проекты

Ваш портфолио должен включать все соответствующие проекты. Убедитесь, что вы добавляете правильные проекты и приоритеты к ним в порядке важности, если применимо. В качестве менеджера портфеля проекта требуется некоторое время для подключения к отдельным менеджерам проекта, чтобы выровнять, как каждый проект в портфолио подключается к вашим стратегическим целям. Наконец, убедитесь, что нет связанных проектов, которые вы не включены в ваш портфолио.

Шаг 3: Поделитесь своим портфолио с исполнительными заинтересованными сторонами

Портфолио - это инструмент, который поможет вам согласиться с вашими менеджерами проекта и лучше приоритетировать проектную работу, но это также способ для исполнительных заинтересованных сторон, чтобы получить вид на глаза инициативы с птицей в вашем отделе. Убедитесь, что у них есть легкий доступ к вашему программному обеспечению PPM. Когда руководители могут получить реальноременное представление о прогрессе проекта, они могут принимать лучшие решения.

Шаг 4: Получите обновления проекта в реальном времени

Убедитесь, что ваши менеджеры проектов регулярно обновляют свои индивидуальные проекты. Таким образом, ваш портфолио становится контролем миссии вашей команды для всех ваших инициатив. Вы можете увидеть их в одном месте, поэтому вы можете лучше визуализировать зависимости, определить новые возможности проекта и помочь проектам, которые подвержены риску.

Шаг 5: Используйте свой портфель для управления ресурсами

Помимо того, чтобы помочь вам и ключевым заинтересованным сторонам оставаться в курсе прогресса проекта, портфель является мощным инструментом управления ресурсами. Во время этапа планирования проекта каждого проекта вы, вероятно, создалиПлан управления ресурсамиОтказ Но, если вы видите проект, падающий от следов от перспективы портфеля глаз птички, вы можете перераспределить имеющиеся ресурсы между проектами для решения этой проблемы. Убедитесь, что ваш инструмент PPM предлагаетПрограммное обеспечение для управления рабочей нагрузкойувеличить видимость вРаспределение ресурсов и перераспределениеОтказ

Смотрите большую картину с управлением портфолио проекта

PPM - лучший способ сотрудничать с вашей командой. Получите вид на глаза всех ваших инициатив в одном месте, поэтому вы можете отслеживать правильные метрики в нужном месте.

Готов попробовать управление портфолио проекта? Узнать больше оДиспетчер задач UDN ПортфолиосЧтобы помочь вам легко подключить все ваши инициативы в одном месте.