Din guide för att komma igång med projektportföljförvaltning

Om du hanterar en rad initiativ över lag och avdelningar, vet du hur svårt det kan vara att vinna och dela klarhet. Projektledningsverktyg erbjuder ett sätt att organisera och genomföra arbete för ett initiativ, men för att få klarhet över lag och avdelningar behöver du projektportföljförvaltning.

Vad är projektportföljförvaltningen?

Projektportföljförvaltning (PPM) är den centrala hanteringen av flera projekt. Med projektportföljförvaltning får du synlighet över projekt och initiativ för att ansluta ditt lags dagliga arbete till ditt företags organisationsstrategi. Från strategi till utförande,ProjektportföljförvaltningsverktygHjälp dig att spåra dina affärsprioriteringar och se den stora bilden.

Projektportföljförvaltning vs Projektledning: Vad är skillnaden?

Om du är bekant medprojektledning, du vet att det är ett bra sätt att planera, hantera och utföra ditt arbete. Projektledning kan hjälpa ditt lag att anpassa sig på och förbättralagsamarbetepå ett specifikt initiativ. PPM, å andra sidan hjälper dig att hantera flera projekt och storskaliga initiativ.

Både projektledning och projektportföljförvaltning är delmängder avarbetshantering, vilket är ett systematiskt tillvägagångssätt för att samordna arbete genom hela organisationen - från projekt och pågående processer till rutinmässiga uppgifter - för att driva klarhet. Du kan dra nytta av projektportföljförvaltningen om:

Du behöver ett sätt att organisera och spåra ditt lags flera projekt och prioriteringar.

Executive intressenter behöver ett enkelt sätt att visualisera framstegen över olika initiativ.

Du behöver ett tydligare sätt att ansluta dagligt arbete till strategiska mål.

Roller & amp; Ansvar i projektportföljförvaltningen

Precis som projektledning finns det några viktiga ppm roller och ansvar. Med dessa roller kan du se till att alla förstår inte bara sitt eget ansvar inom projektteamet, men vad alla andra lagmedlemmars ansvar är också.

Projektportföljförvaltaren

Som du kan förvänta dig är projektportföljförvaltaren den person som skapar och hanterar projektportföljen. Som projektportföljschef kan du inte vara projektledare för varje projekt inom din portfölj - men det är ditt jobb att se till att projekten inom din portfölj är aktuella och har relevanta, senaste statusuppdateringar. Planerar att checka in ofta med enskilda projektledare för att utveckla en kadens förProjektstatusrapportering .

De verkställande aktörerna

Executive intressenter är några lagmedlemmar eller företagsledare som behöver en syn på vad som händer över portföljens initiativ. Om du till exempel hanterar ett team inom marknadsavdelningen, kan CMO eller marknadschefen vara en verkställande intressent för din portfölj.

Programhanteraren

A programansvarigHar en liknande roll till en projektportföljschef. Huvudskillnaden mellan de två roller och förvaltningsteknikerna är att en programchef är ansvarig för sammankopplade projekt, medan en projektportföljschef kanske inte är. Till exempel kan en programchef hantera flera projekt som är relaterade till en specifik produktmarknadsföring, medan en projektportföljschef skulle hantera flera projekt inom marknadsavdelningen, som kanske inte är direkt ansluten.

Projektledaren

Ja, det finns fortfarande projektledare i Project Portfolio Management! Projektledare kan äga enskilda projekt inom den större portföljen. Beroende på portföljens storlek och omfattning kan vissa projekt också ägas och förvaltas av projektportföljförvaltaren.

Projektgruppmedlemmarna

Alla som arbetar med projekten i portföljen är en del av projektgruppen. Ditt projektteam kan vara en tvärfunktionell grupp av medlemmar från olika avdelningar inom ditt företag, eller de kan vara traditionella lagmedlemmar. Huvudskillnaden mellan ett "projektteam" och ett "lag" är att ett projektteam är en grupp som arbetar tillsammans under ett projekts varaktighet före upplösning.

Fördelarna med projektportföljförvaltningen

Projektportföljförvaltning hjälper dig och relevanta projektintressenter får en fågelperspektiv över stora projekt och initiativ. När det används korrekt kan PPM hjälpa dig att se den stora bilden och göra bättre strategiska beslut. Lag som använder projektportföljförvaltningsverktygen drar nytta av:

Ökad synlighet

Mer anpassning

Hög nivå, holistisk planering

AT-A-blick Insight

Mer tid för kreativt och strategiskt arbete

Realtidsprojektets framsteg

Snabbare beslutsfattande

För att dra nytta av PPM behöver du ett bra projektportföljhanteringsverktyg

Projektportföljförvaltning är en del av ett större arbetssystem: arbetshantering. För att användaProjektportföljförvaltningsprogramEffektivt behöver du ett verktyg som hjälper dig att ansluta din strategi till ditt dagliga arbete, få en fågelperspektiv av allt ditt arbete och håll dig uppdaterad i realtid. Det finns tre måste-har projektportföljhanteringsprogramvarufunktioner:

Uppdateringar i realtidsuppdateringar

Ett huvudvärde för projektportföljförvaltningen är möjligheten att få en stor bildförståelse av framstegen i varje projekt inom portföljen. För att göra det, se till att ditt projekt Portfolio Management Tool erbjuderrapporteringFunktioner på både projekt och portföljnivåer. På det sättet kan verkställande intressenter få insikt i insikt på portföljnivå, sedan borra ner i några projektspecifika statusuppdateringar vid behov.

Tidslinje & amp; Beroende på spårning

Eftersom en portfölj består av många komplexa projekt, se till att din projektportföljförvaltningsprogram ger ett sätt att se tidslinjen för alla projekt inom din portfölj och eventuella beroenden däri. Med enGantt-diagram som vy, Du kan identifiera viktiga milstolpar och datum för varje projekt, och se till att saker rör sig smidigt.

Arbetsbelastning

Arbetsbelastningshantering kan hjälpa dig att utveckla och spåra dinResurshanteringsplan. MedArbetsbelastningshanteringsverktyg, Du har en tydlig känsla av ansvaret och leveranser som ditt projektteam har över alla projekt inom portföljen. På det sättet, om du behöver göra ändringar i din resurshanteringsplan, kan du visualisera vem som har bandbredd och som på laget är nära utbrändhet.

PPM-processer och bästa praxis

Projektportföljförvaltning fungerar bäst när du behåller en uppdaterad realtidsportfölj. Som projektportföljförvaltaren är det ditt jobb att regelbundet checka in med de enskilda projektledarna och se till att deras projekt är korrekta. På det sättet kan du och eventuella verkställande intressenter komma in på alla risk- eller avspåriga projekt och kurs korrekt, samtidigt som man säkerställer på spårprojekt anpassas noggrant med ditt företags strategiska mål.

För att komma igång med ppm, följ dessa fem enkla steg:

Steg 1: Justera din portfölj till affärsmål

PPM kan hjälpa dig att ansluta dagligt arbete till strategiska mål - men för att du ska göra det mest effektivt måste du veta vilka strategiska mål du ansluter till. Om ditt företag sätter årliga eller kvartalsvisa mål, kan du ha olika mål från intäktsmål för att minska minskningsmålen. Klargöra vilka strategiska mål ellerOckrsDin portfölj bidrar till, och hur.

Steg 2: Lägg till projekt

Din portfölj bör innehålla alla relevanta projekt. Se till att du lägger till rätt projekt och prioriterar dem i ordning om det är tillämpligt. Som projektportföljförvaltaren tar du lite tid att ansluta till de enskilda projektledarna för att anpassa sig till hur varje projekt i portföljen ansluter till dina strategiska mål. Slutligen, se till att det inte finns några relaterade projekt som du inte har inkluderat i din portfölj.

Steg 3: Dela din portfölj med verkställande intressenter

En portfölj är ett verktyg som hjälper dig att anpassa dig till dina projektledare och bättre prioritera projektarbete, men det är också ett sätt för verkställande intressenter att få en fågelperspektiv av initiativ över din avdelning. Se till att de har enkel åtkomst till din PPM-programvara. När chefer kan få insikt i realtid i projektets framsteg, kan de fatta bättre beslut.

Steg 4: Få uppdateringar i realtid

Se till att dina projektledare regelbundet uppdaterar sina enskilda projekt. På det sättet blir din portfölj ditt lags uppdragskontroll för alla dina initiativ. Du kan se dessa på ett ställe, så du kan bättre visualisera beroenden, identifiera nya projektmöjligheter och hjälpa projekt som är i fara.

Steg 5: Använd din portfölj för resurshantering

Förutom att hjälpa dig och viktiga intressenter håller sig uppdaterade om projektets framsteg är en portfölj ett kraftfullt verktyg för resurshantering. Under projektplaneringsstadiet i varje projekt har du sannolikt skapat enResurshanteringsplan. Men om du ser ett projekt som faller av spår från ditt fågelportföljperspektiv kan du omfördela tillgängliga resurser över projekt för att hantera den frågan. Se till att dina PPM-verktyg erbjuderArbetsbelastningshanteringsprogramFör att öka synlighetenResursallokering och omfördelning .

Se den stora bilden med projektportföljförvaltning

PPM är det bästa sättet att samarbeta med och över ditt lag. Få en fågelperspektiv av alla dina initiativ på ett ställe, så du kan spåra rätt mätvärdighet på rätt plats.

Klar för att prova projektportföljförvaltning? Lära sig mer omUDN Task Manager PortföljerFör att hjälpa dig enkelt att ansluta alla dina initiativ på ett ställe.