Ο οδηγός σας για να ξεκινήσετε με τη διαχείριση του Portfolio Project

Εάν διαχειριστείτε μια ποικιλία πρωτοβουλιών σε όλες τις ομάδες και τα τμήματα, γνωρίζετε πόσο σκληρά μπορεί να είναι να κερδίσετε και να μοιραστείτε τη σαφήνεια. Τα εργαλεία διαχείρισης έργων προσφέρουν έναν τρόπο να οργανώσουν και να εκτελέσουν τις εργασίες για μια πρωτοβουλία, αλλά να αποκτήσουν σαφήνεια σε ομάδες και τμήματα, χρειάζεστε τη διαχείριση χαρτοφυλακίου έργου.

Τι είναι η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργου;

Η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργου (PPM) είναι η κεντρική διαχείριση πολλαπλών έργων. Με τη διαχείριση του χαρτοφυλακίου έργου, κερδίζετε ορατότητα σε σχέση με τα έργα και τις πρωτοβουλίες, προκειμένου να συνδέσετε την καθημερινή εργασία της ομάδας σας στην οργανωτική στρατηγική της εταιρείας σας. Από τη στρατηγική έως την εκτέλεση,Εργαλεία διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργουΒοηθήστε να παρακολουθείτε τις επιχειρηματικές σας προτεραιότητες και να δείτε τη μεγάλη εικόνα.

Διαχείριση χαρτοφυλακίου έργου έναντι διαχείρισης έργου: Ποια είναι η διαφορά;

Αν είστε εξοικειωμένοι μεδιαχείριση έργου, Ξέρετε ότι είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να σχεδιάσετε, να διαχειριστείτε και να εκτελέσετε την εργασία σας. Η διαχείριση του έργου μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να ευθυγραμμιστεί και να βελτιωθείΣυνεργασία ομάδαςσε μια συγκεκριμένη πρωτοβουλία. PPM, από την άλλη πλευρά, σας βοηθά να διαχειρίζεστε πολλά έργα και πρωτοβουλίες μεγάλης κλίμακας.

Τόσο η διαχείριση του έργου όσο και η διαχείριση του χαρτοφυλακίου έργου είναι υποσύνολαδιαχείριση εργασίας, η οποία είναι μια συστηματική προσέγγιση για το συντονισμό των εργασιών σε ολόκληρο τον οργανισμό σας - από τα έργα και τις συνεχιζόμενες διαδικασίες για τις συνήθεις εργασίες - να οδηγήσουν τη σαφήνεια. Μπορείτε να επωφεληθείτε από τη διαχείριση χαρτοφυλακίου έργου εάν:

Χρειάζεστε έναν τρόπο να οργανώσετε και να παρακολουθείτε τα πολλαπλά έργα και τις προτεραιότητες της ομάδας σας.

Οι εκτελεστικοί ενδιαφερόμενοι χρειάζονται έναν εύκολο τρόπο να απεικονίσουν την πρόοδο σε διάφορες πρωτοβουλίες.

Χρειάζεται σαφέστερο τρόπο για να συνδέσετε την καθημερινή εργασία σε στρατηγικούς στόχους.

Ρόλους & amp; Ευθύνες σε διαχείριση χαρτοφυλακίου έργου

Ακριβώς όπως η διαχείριση του έργου, υπάρχουν ορισμένοι βασικοί ρόλοι και ευθύνες PPM. Με αυτούς τους ρόλους, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι ο καθένας κατανοεί όχι μόνο τη δική τους ευθύνη στην ομάδα του έργου, αλλά αυτό που όλες οι αρμοδιότητες των μελών της ομάδας είναι επίσης καλά.

Ο διαχειριστής χαρτοφυλακίου έργου

Όπως ίσως περιμένετε, ο διαχειριστής χαρτοφυλακίου του έργου είναι το πρόσωπο που δημιουργεί και διαχειρίζεται το χαρτοφυλάκιο του έργου. Ως διαχειριστής χαρτοφυλακίου έργου, ενδέχεται να μην είστε ο διαχειριστής του έργου για κάθε έργο στο χαρτοφυλάκιό σας - αλλά είναι η δουλειά σας να βεβαιωθείτε ότι τα έργα στο χαρτοφυλάκιο σας είναι ενημερωμένες και έχουν σχετικές, πρόσφατες ενημερώσεις κατάστασης. Σχεδιάστε να ελέγξετε συχνά με μεμονωμένους διαχειριστές έργων για να αναπτύξετε ένα ρυθμό γιαΑναφορά κατάστασης έργου .

Τους εκτελεστικούς φορείς

Οι εκτελεστικοί ενδιαφερόμενοι είναι μέλη της ομάδας ή στελέχη της εταιρείας που χρειάζονται μια υψηλού επιπέδου άποψη για το τι συμβαίνει σε όλες τις πρωτοβουλίες του χαρτοφυλακίου. Για παράδειγμα, εάν διαχειρίζεστε μια ομάδα μέσα στο τμήμα μάρκετινγκ, η ΚΟΑ ή ο Επικεφαλής του Μάρκετινγκ μπορεί να είναι εκτελεστικός φορείς για το χαρτοφυλάκιό σας.

Ο διευθυντής του προγράμματος

ΕΝΑΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ προγράμματοςΈχει παρόμοιο ρόλο σε ένα διαχειριστή χαρτοφυλακίου έργου. Η κύρια διαφορά μεταξύ των δύο ρόλων και των τεχνικών διαχείρισης είναι ότι ένας διαχειριστής προγράμματος είναι υπεύθυνος για διασυνδεδεμένα έργα, ενώ μπορεί να μην είναι ένας διαχειριστής χαρτοφυλακίου έργου. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής προγράμματος μπορεί να διαχειριστεί πολλά έργα που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εκκίνηση μάρκετινγκ προϊόντων, ενώ ένας διαχειριστής χαρτοφυλακίου έργου θα διαχειριστεί πολλά έργα στο τμήμα μάρκετινγκ, η οποία ενδέχεται να μην συνδεθεί άμεσα.

Ο διαχειριστής του έργου

Ναι, υπάρχουν ακόμα διαχειριστές έργου στη διαχείριση χαρτοφυλακίου έργου! Οι διαχειριστές έργων μπορούν να κατέχουν μεμονωμένα έργα στο μεγαλύτερο χαρτοφυλάκιο. Ανάλογα με το μέγεθος και το πεδίο εφαρμογής του χαρτοφυλακίου, ορισμένα έργα ενδέχεται επίσης να ανήκουν και να διαχειρίζονται ο διαχειριστής χαρτοφυλακίου του έργου.

Τα μέλη της ομάδας έργου

Όλοι όσοι εργάζονται για τα έργα στο χαρτοφυλάκιο είναι μέρος της ομάδας έργου. Η ομάδα του έργου σας μπορεί να είναι μια διασταυρούμενη ομάδα μελών από διάφορα τμήματα της εταιρείας σας, ή θα μπορούσαν να είναι τα παραδοσιακά μέλη της ομάδας. Η κύρια διαφορά μεταξύ μιας "ομάδας έργου" και μιας "ομάδας" είναι ότι μια ομάδα έργων είναι μια ομάδα που συνεργάζεται για τη διάρκεια ενός έργου πριν από την διακοπή.

Τα οφέλη της διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργου

Η διαχείριση του χαρτοφυλακίου του έργου σας βοηθά και τα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη του έργου παίρνουν μια θέα πουλιών σε μεγάλης κλίμακας έργα και πρωτοβουλίες. Όταν χρησιμοποιείται σωστά, η PPM μπορεί να σας βοηθήσει να δείτε τη μεγάλη εικόνα και να κάνετε καλύτερες στρατηγικές αποφάσεις. Οι ομάδες που χρησιμοποιούν εργαλεία διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργου επωφελούνται από:

Αυξημένη ορατότητα

Περισσότερη ευθυγράμμιση

Υψηλού επιπέδου, ολιστικός σχεδιασμός

Στην α-ματιά διορατικότητα

Περισσότερος χρόνος για δημιουργική και στρατηγική εργασία

Πρόοδος του έργου σε πραγματικό χρόνο

Ταχύτερη λήψη αποφάσεων

Για να επωφεληθείτε από το PPM, χρειάζεστε ένα εξαιρετικό εργαλείο διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργου

Η διαχείριση του χαρτοφυλακίου έργου αποτελεί μέρος ενός μεγαλύτερου συστήματος εργασίας: τη διαχείριση της εργασίας. Προκειμένου να χρησιμοποιηθείΛογισμικό διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργουΑποτελεσματικά, χρειάζεστε ένα εργαλείο που σας βοηθά να συνδέσετε τη στρατηγική σας στην καθημερινή σας εργασία, λάβετε μια προβολή ενός πτηνού σε όλη την εργασία σας και να παραμείνετε ενημερωμένοι σε πραγματικό χρόνο. Υπάρχουν τρία στοιχεία λειτουργίας λογισμικού διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργου:

Ενημερώσεις κατάστασης σε πραγματικό χρόνο

Μια κύρια αξία της διαχείρισης του χαρτοφυλακίου έργου είναι η δυνατότητα να καταλάβει μια μεγάλη εικόνα της προόδου κάθε έργου εντός του χαρτοφυλακίου. Για να το κάνετε αυτό, βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο διαχείρισης χαρτοφυλακίου του Project Portfolio προσφέρειυποβολή εκθέσεωνΧαρακτηριστικά τόσο στο επίπεδο του έργου όσο και στα επίπεδα χαρτοφυλακίου. Με αυτόν τον τρόπο, οι εκτελεστικοί ενδιαφερόμενοι μπορούν να λάβουν τη διορατικότητα σε σχέση με το επίπεδο χαρτοφυλακίου, στη συνέχεια να τρυπήσουν σε οποιεσδήποτε ενημερώσεις κατάστασης συγκεκριμένου έργου όπου είναι απαραίτητο.

Timeline & amp; Παρακολούθηση εξάρτησης

Επειδή ένα χαρτοφυλάκιο αποτελείται από πολλά σύνθετα έργα, βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό διαχείρισης χαρτοφυλακίου του Project Portfolio προσφέρει έναν τρόπο να δούμε το χρονοδιάγραμμα όλων των έργων στο χαρτοφυλάκιό σας και τυχόν εξαρτήσεις εκεί. ΜεGantt-chart όπως, μπορείτε να προσδιορίσετε βασικούς ορόσημες και ημερομηνίες για κάθε έργο και να εξασφαλίσετε ότι τα πράγματα κινούνται ομαλά.

Διαχείριση φόρτου εργασίας

Η διαχείριση φόρτου εργασίας μπορεί να σας βοηθήσει να αναπτύξετε και να παρακολουθείτε το δικό σαςΣχέδιο διαχείρισης πόρων. ΜεΕργαλεία διαχείρισης φόρτου εργασίας, έχετε μια σαφή αίσθηση των ευθυνών και παραδοτέων, η ομάδα έργων σας έχει σε όλα τα έργα στο χαρτοφυλάκιο. Με αυτόν τον τρόπο, αν χρειαστεί να κάνετε αλλαγές στο σχέδιο διαχείρισης των πόρων σας, μπορείτε να απεικονίσετε ποιος έχει εύρος ζώνης και ο οποίος στην ομάδα είναι κοντά στο Burnout.

Ppm διαδικασίες και βέλτιστες πρακτικές

Η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργου λειτουργεί καλύτερα όταν διατηρείτε ένα ενημερωμένο χαρτοφυλάκιο σε πραγματικό χρόνο. Ως διαχειριστής χαρτοφυλακίου έργου, είναι η δουλειά σας να κάνετε check in με τους μεμονωμένους διαχειριστές έργων τακτικά και να βεβαιωθείτε ότι τα έργα τους είναι ακριβή. Με αυτόν τον τρόπο, εσείς και οι εκτελεστικοί ενδιαφερόμενοι μπορούν να φιλοξενήσουν σε οποιοδήποτε σε σχέδια κινδύνου ή εκτός δρόμου και τη σωστή σειρά μαθημάτων, εξασφαλίζοντας ότι τα έργα παρακολούθησης ευθυγραμμίζονται με ακρίβεια με τους στρατηγικούς στόχους της εταιρείας σας.

Για να ξεκινήσετε με ppm, ακολουθήστε αυτά τα πέντε εύκολα βήματα:

Βήμα 1: Ευθυγραμμίστε το χαρτοφυλάκιό σας σε επιχειρηματικούς στόχους

Το PPM μπορεί να σας βοηθήσει να συνδεθείτε καθημερινή εργασία σε στρατηγικούς στόχους - αλλά για να το κάνετε αυτό πιο αποτελεσματικά, πρέπει να ξέρετε τι στρατηγικούς στόχους που συνδέεστε. Εάν η εταιρεία σας ορίζει ετήσιους ή τριμηνιαίους στόχους, ενδέχεται να έχετε διάφορους στόχους που κυμαίνονται από τους στόχους εσόδων σε στόχους μείωσης των χύνων. Διευκρινίστε ποιοι στρατηγικοί στόχοι ήOkrsΤο χαρτοφυλάκιό σας συμβάλλει και πώς.

Βήμα 2: Προσθήκη έργων

Το χαρτοφυλάκιό σας θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα σχετικά έργα. Βεβαιωθείτε ότι προσθέτετε τα σωστά έργα και δώστε τακτοποιήστε τα κατά σειρά σπουδαιότητας, εάν ισχύει. Ως διαχειριστής χαρτοφυλακίου του έργου, αφιερώστε λίγο χρόνο για να συνδεθείτε με τους μεμονωμένους διαχειριστές έργων για να ευθυγραμμίσετε τον τρόπο με τον οποίο κάθε έργο στο χαρτοφυλάκιο συνδέεται με τους στρατηγικούς στόχους σας. Τέλος, βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν σχετικά έργα που δεν έχετε συμπεριλάβει στο χαρτοφυλάκιό σας.

Βήμα 3: Μοιραστείτε το χαρτοφυλάκιό σας με εκτελεστικούς φορείς

Ένα χαρτοφυλάκιο είναι ένα εργαλείο για να σας βοηθήσει να ευθυγραμμίσετε με τους διαχειριστές του έργου σας και να προτεραιότητα να δώσετε προτεραιότητα στην εργασία του έργου, αλλά είναι επίσης ένας τρόπος για τους εκτελεστικούς φορείς να λάβουν μια προβολή πτηνών από πρωτοβουλίες σε όλο το τμήμα σας. Βεβαιωθείτε ότι έχουν εύκολη πρόσβαση στο λογισμικό PPM. Όταν τα στελέχη μπορούν να λάβουν πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο στην πρόοδο του έργου, μπορούν να κάνουν καλύτερες αποφάσεις.

Βήμα 4: Λάβετε ενημερώσεις έργου σε πραγματικό χρόνο

Βεβαιωθείτε ότι οι διαχειριστές έργων σας ενημερώνουν τακτικά τα μεμονωμένα έργα τους. Με αυτόν τον τρόπο, το χαρτοφυλάκιό σας γίνεται έλεγχος αποστολής της ομάδας σας για όλες τις πρωτοβουλίες σας. Μπορείτε να δείτε αυτά σε ένα μέρος, ώστε να μπορείτε να απεικονίσετε καλύτερα τις εξαρτήσεις, να εντοπίσετε νέες ευκαιρίες έργου και να βοηθήσετε τα έργα που κινδυνεύουν.

Βήμα 5: Χρησιμοποιήστε το χαρτοφυλάκιο για τη διαχείριση πόρων

Εκτός από τη βοήθεια σας και τα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη παραμένουν ενημερωμένα στην πρόοδο του έργου, ένα χαρτοφυλάκιο είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη διαχείριση των πόρων. Κατά τη διάρκεια του σχεδίου προγραμματισμού του έργου κάθε έργου, θα έχετε δημιουργήσει έναΣχέδιο διαχείρισης πόρων. Αλλά, αν δείτε ένα έργο που πέφτει από την προοπτική του χαρτοφυλακίου των πτηνών σας, μπορείτε να αναδιανομήσετε τους διαθέσιμους πόρους σε σχέση με τα έργα για να αντιμετωπίσετε το θέμα αυτό. Βεβαιωθείτε ότι οι προσφορές εργαλείων PPMΛογισμικό διαχείρισης φόρτου εργασίαςΓια να αυξηθεί η ορατότητακατανομή και αναδιανομή πόρων .

Δείτε τη μεγάλη εικόνα με τη διαχείριση χαρτοφυλακίου έργου

Το PPM είναι ο καλύτερος τρόπος να συνεργαστείτε με και σε όλη την ομάδα σας. Πάρτε μια προβολή των πτηνών όλων των πρωτοβουλιών σας σε ένα μέρος, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τις σωστές μετρήσεις στη σωστή θέση.

Έτοιμο να δοκιμάσετε τη διαχείριση του χαρτοφυλακίου έργου; Μάθε περισσότερα γιαUDN Task Manager ΧαρτοφυλάκιοΓια να σας βοηθήσουμε να συνδέσετε αβίαστα όλες τις πρωτοβουλίες σας σε ένα μέρος.