Ihr Leitfaden zum Einstieg mit dem Projektportfoliomanagement
Wenn Sie eine Vielzahl von Initiativen über Teams und Abteilungen verwalten, wissen Sie, wie schwer es sein kann, Klarheit zu gewinnen und zu teilen. Projektmanagement-Tools bieten einen Weg, um Arbeit für eine Initiative zu organisieren und auszuführen, aber um Klarheit über Teams und Abteilungen zu erlangen, benötigen Sie ein Projektportfoliomanagement.
Was ist das Projektportfoliomanagement?
Projektportfoliomanagement (PPM) ist die zentralisierte Verwaltung mehrerer Projekte. Mit dem Projektportfoliomanagement gewinnen Sie eine Sichtbarkeit über Projekte und Initiativen, um die tägliche Arbeit Ihres Teams an die Organisationsstrategie Ihres Unternehmens zu verbinden. Von der Strategie zur Ausführung, Projektportfoliomanagement-Tools Helfen Sie dabei, Ihre Geschäftsprioritäten zu verfolgen und das große Bild zu sehen.
Projektportfoliomanagement vs. Projektmanagement: Was ist der Unterschied?
Wenn du mit vertraut bist Projektmanagement Sie wissen, dass es eine großartige Möglichkeit ist, Ihre Arbeit zu planen, zu verwalten und auszuführen. Das Projektmanagement kann Ihrem Team helfen, anzutreten und verbessern Gruppenarbeit auf einer bestimmten Initiative. PPM dagegen hilft Ihnen, mehrere Projekte und große Initiativen zu verwalten.
Sowohl das Projektmanagement als auch das Projektportfoliomanagement sind Subsets von Arbeitsmanagement Dies ist ein systematischer Ansatz zur Koordinierung der Arbeit in Ihrer Organisation - aus Projekten und laufenden Prozessen bis hin zu routinemäßigen Aufgaben - um Klarheit zu treiben. Sie können von Projektportfoliomanagement profitieren, wenn:
Sie brauchen einen Weg, um mehrere Projekte und Prioritäten Ihres Teams zu organisieren und zu verfolgen.
Executive-Stakeholder brauchen einen einfachen Weg, um den Fortschritt auf verschiedenen Initiativen zu visualisieren.
Sie benötigen eine klarere Möglichkeit, die tägliche Arbeit an strategische Ziele zu verbinden.
Rollen & Amp; Verantwortlichkeiten im Projektportfoliomanagement
Genau wie das Projektmanagement gibt es einige wichtige PPM-Rollen und -aufgaben. Mit diesen Rollen können Sie sicherstellen, dass jeder nicht nur ihre eigene Verantwortung innerhalb des Projektteams versteht, sondern auch, was alle anderen Teammitgliedern der Verantwortung sind, auch.
Der Projektportfoliomanager
Wie Sie erwarten, ist der Projektportfoliomanager die Person, die das Projektportfolio erstellt und verwaltet. Als Projektportfoliomanager sind Sie möglicherweise nicht der Projektmanager für jedes Projekt in Ihrem Portfolio - aber es ist Ihre Aufgabe, um sicherzustellen, dass die Projekte in Ihrem Portfolio auf dem neuesten Stand sind und relevante Statusaktualisierungen sind. Planen, häufig mit einzelnen Projektmanagern einchecken, um eine Kadenz zu entwickeln Projektstatusberichte. .
Die Exekutive-Stakeholder.
Executive-Stakeholder sind alle Teammitglieder oder Unternehmensleiter, die einen hohen Blick auf das, was über die Initiativen des Portfolios passiert, benötigen. Wenn Sie beispielsweise ein Team in der Marketingabteilung verwalten, könnte die CMO oder das Marketingleiter ein Executive-Stakeholder für Ihr Portfolio sein.
Der Programmmanager
EIN Progamm Manager hat eine ähnliche Rolle zu einem Projektportfoliomanager. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Rollen und Managementtechniken ist, dass ein Programmmanager für miteinander verbundene Projekte zuständig ist, während ein Projektportfoliomanager möglicherweise nicht ist. Beispielsweise kann ein Programmmanager mehrere Projekte verwalten, die sich mit einem bestimmten Produktmarketing-Start zusammenhängen, während ein Projektportfoliomanager mehrere Projekte in der Marketingabteilung verwalten würde, die möglicherweise nicht direkt miteinander verbunden ist.
Der Projektmanager
Ja, es gibt noch Projektmanager im Projektportfoliomanagement! Projektmanager können einzelne Projekte innerhalb des größeren Portfolios besitzen. Je nach Größe und Umfang des Portfolios können einige Projekte auch vom Projektportfoliomanager gehören und verwaltet werden.
Die Projektmannschaftsmitglieder
Jeder, der an den Projekten im Portfolio arbeitet, ist Teil des Projektteams. Ihr Projektteam kann eine funktionsfähige Gruppe von Mitgliedern aus verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen sein, oder sie könnten traditionelle Teammitglieder sein. Der Hauptunterschied zwischen einem "Projektteam" und einem "Team" ist, dass ein Projektteam eine Gruppe ist, die für die Dauer eines Projekts vor der Auflösung zusammenarbeitet.
Die Vorteile des Projektportfoliomanagements
Das Projektportfoliomanagement hilft Ihnen und relevantes Projekt Stakeholder Holen Sie sich einen Blick auf die Vogelperspektive auf große Projekte und Initiativen. Bei korrekter Verwendung kann PPM Ihnen helfen, das große Bild zu sehen und bessere strategische Entscheidungen zu treffen. Teams, die Projektportfoliomanagement-Tools verwenden, profitieren von:
Erhöhte Sichtbarkeit
Mehr Ausrichtung
Hochebene, ganzheitliche Planung
AF-A-SPRANCE INSIGHT
Mehr Zeit für kreative und strategische Arbeit
Echtzeit-Projektfortschritt
Schneller Entscheidungsfindung.
Um von PPM zu profitieren, benötigen Sie ein tolles Projektportfoliomanagement-Tool
Projektportfoliomanagement ist Teil eines größeren Arbeitssystems: Arbeitsmanagement. Um zu benutzen Projektportfoliomanagement-Software Effektiv benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie Ihre Strategie an Ihre tägliche Arbeit verbinden können, erhalten Sie eine Vogelperspektive auf alle Ihre Arbeit und bleiben Sie in Echtzeit auf dem neuesten Stand. Es gibt drei Must-Have-Projektportfoliomanagement-Softwarefunktionen:
Echtzeit-Projektstatus-Updates
Ein Hauptwert des Projektportfoliomanagements ist die Möglichkeit, ein großes Bildverständnis für den Fortschritt jedes Projekts innerhalb des Portfolios zu erhalten. Stellen Sie dazu sicher, dass Ihr Projektportfoliomanagement-Tool angeboten wird Berichterstattung Merkmale sowohl auf dem Projekt als auch auf dem Portfoliomen. Auf diese Weise können die Executive-Stakeholder auf dem Portfolio-Level einen Blick erkennen und dann in irgendwelche projektspezifischen Statusaktualisierungen bohren.
Timeline & AMP; Abhängigkeitsverfolgung.
Da ein Portfolio aus vielen komplexen Projekten besteht, stellen Sie sicher, dass Ihre Projektportfoliomanagement-Software einen Weg bietet, um die Timeline aller Projekte in Ihrem Portfolio und darin enthaltenen Abhängigkeiten anzuzeigen. Mit einer Gantt-Chart wie Ansicht , Sie können wichtige Meilensteine und Termine für jedes Projekt identifizieren und sicherstellen, dass sich die Dinge reibungslos bewegen.
Workload-Management
Workload-Management kann Ihnen helfen, sich zu entwickeln und zu verfolgen Ressourcenmanagementplan . Mit Workload-Management-Tools. Sie haben ein klares Gefühl der Verantwortlichkeiten und liefert Ihr Projektteam über alle Projekte im Portfolio. Wenn Sie auf diese Weise Änderungen an Ihrem Ressourcenmanagement-Plan vornehmen müssen, können Sie visualisieren, wer Bandbreite hat und der auf dem Team Burnout in der Nähe ist.
PPM-Prozesse und Best Practices
Das Projektportfoliomanagement funktioniert am besten, wenn Sie ein aktualisiertes Echtzeit-Portfolio aufrechterhalten. Als Projektportfoliomanager ist es Ihre Aufgabe, regelmäßig mit den einzelnen Projektmanagern einzusehen, und stellen Sie sicher, dass ihre Projekte genau sind. Auf diese Weise können Sie und jegliche Exekutive-Stakeholder auf jeden Fall auf Risiko- oder Off-Track-Projekte investieren, und der Kurs korrekt, während die Gewährleistung von Gleisprojekten genau auf die strategischen Ziele Ihres Unternehmens ausgerichtet ist.
Befolgen Sie diese fünf einfachen Schritte:
Schritt 1: Richten Sie Ihr Portfolio an geschäftliche Ziele aus
PPM kann Ihnen helfen, die tägliche Arbeit an strategische Ziele zu verbinden Wenn Ihr Unternehmen das jährliche oder vierteljährliche Ziele setzt, können Sie möglicherweise verschiedene Ziele von Umsatzzielen bis hin zu Abrückungszielen reichen. Welche strategischen Ziele klären? OKRS. Ihr Portfolio beitritt zu und wie.
Schritt 2: Fügen Sie Projekte hinzu
Ihr Portfolio sollte alle relevanten Projekte enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Projekte hinzufügen, und priorisieren Sie sie ggf. in der Reihenfolge der Wichtigkeit. Als Projektportfoliomanager dauert es einige Zeit, um sich mit den einzelnen Projektmanagern zu verbinden, um aufzusteigen, wie jedes Projekt im Portfolio mit Ihren strategischen Zielen verbunden ist. Stellen Sie schließlich sicher, dass es keine verwandten Projekte gibt, die Sie nicht in Ihr Portfolio aufgenommen haben.
Schritt 3: Teilen Sie Ihr Portfolio mit den Exekutive-Stakeholdern
Ein Portfolio ist ein Tool, mit dem Sie mit Ihren Projektmanagern angerufen werden können und die Projektarbeit besser priorisieren, aber es ist auch ein Weg für die Executive-Stakeholder, um eine Vogelperspektive auf Initiativen in Ihrer Abteilung zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass sie einen einfachen Zugriff auf Ihre PPM-Software haben. Wenn Führungskräfte Echtzeiteinblick in den Projektfortschritt erhalten können, können sie bessere Entscheidungen treffen.
Schritt 4: Holen Sie sich Echtzeit-Projektaktualisierungen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektmanager regelmäßig ihre einzelnen Projekte aktualisieren. Auf diese Weise wird Ihr Portfolio für alle Ihre Initiativen zur Missionskontrolle Ihres Teams. Sie können diese an einem Ort sehen, sodass Sie die Abhängigkeiten besser visualisieren können, neue Projektchancen identifizieren und Projekte helfen, die gefährdet sind.
Schritt 5: Verwenden Sie Ihr Portfolio für Ressourcenmanagement
Zusätzlich dazu, Ihnen und wichtige Stakeholder auf dem Laufenden des Projektfortschritts auf dem Laufenden zu bleiben, ist ein Portfolio ein leistungsfähiges Werkzeug für das Ressourcenmanagement. Während der Projektplanungsphase jedes Projekts haben Sie wahrscheinlich eine erstellt Ressourcenmanagementplan . Wenn Sie jedoch ein Projekt sehen, das von Ihrer Vogel-Eye-Portfolio-Perspektive abfällt, können Sie die verfügbaren Ressourcen über Projekte umverteilen, um dieses Problem anzusprechen. Stellen Sie sicher, dass Ihr PPM-Tool angeboten wird Workload-Management-Software. Um die Sichtbarkeit zu erhöhen Ressourcenzuteilung und Umverteilung .
Siehe das große Bild mit dem Projektportfoliomanagement
PPM ist der beste Weg, um mit und in Ihrem Team zusammenzuarbeiten. Holen Sie sich eine Vogelperspektive auf alle Ihre Initiativen an einem Ort, sodass Sie die richtigen Metriken an der richtigen Stelle verfolgen können.
Bereit, das Projekt Portfoliomanagement auszuprobieren? Lerne mehr über UDN-Task-Manager Portfolios. Um Ihnen dabei zu helfen, alle Ihre Initiativen mühelos an einem Ort zu verbinden.
