Warum E-Mail süchtig machbar ist und wie man die Gewohnheit bricht

Wann haben Sie das letzte Mal Ihr E-Mail-Konto überprüft? Vor ein paar Stunden? Haben Sie Ihren Posteingang direkt angesehen, bevor Sie diesen Artikel lesen? Statistiken von Business Insider zeigen, dass über 1/3 Amerikaner den ganzen Tag über kontinuierlich ihre E-Mails überprüfen. Entsprechend AOLs 2010-Umfrage , 47% der Menschen behaupten, an der E-Mail angeschlossen zu werden, 25% können nicht mehr als 3 Tage lang ohne E-Mail angehen, 60% E-Mail-Adresse im Urlaub prüfen, und 59% E-Mail von der Toilette prüfen.

Es ist Zeit, die Gewohnheit zu brechen.

Das sehr echte Problem mit der Prüf-E-Mail

Bevor wir eintauchen, sollten wir in Betracht ziehen: Überprüft die E-Mails eigentlich eine negative Sucht oder ist es notwendig, in einem Bürojob zu funktionieren? Schließlich nach unseren jüngsten Umfrage , 59% der Menschen berichten, dass ihr Team speichert Projektinformationen in E-Mails und 13% sagten, dass ihr Team so weit geht Track-Projektstatus ausschließlich per E-Mail . Es scheint ein wichtiges Instrument, um die Arbeit zu erledigen.

Wie Sie unten sehen, wurde gezeigt, dass E-Mail ein großer Produktivitätsinhibitor ist und sich sogar negativ auf unsere Stimmungen beeinträchtigen:

1. Die Verwaltung von E-Mail bedeutet ständig mehr Zeit verschwendet

Die Der durchschnittliche Arbeiter wird unterbrochen alle 10 Minuten oder durchschnittlich 56 mal pro Tag und dauert ungefähr 25 Minuten, bis die Aufmerksamkeit auf dem Original wieder aufmerksam ist Aufgabe . Das sind 2 Stunden damit, sich täglich von Ablenkungen zu erholen. Unglücklicherweise ist die gewohnheitsmäßige E-Mail-Prüfung einer der lästigen Unterbrechungen, die Sie dazu bringen, den Fokus zu verlieren. In einer Arbeitsplatzstudie, Jackson et al. (2002) stellte fest, dass 70% der E-Mails innerhalb von 6 Sekunden nach Ankunft eine Reaktion erhielten, und 85% innerhalb von 2 Minuten. Nachdem er per E-Mail unterbrochen wurde, nahm es die Teilnehmer dieser Studie 64 Sekunden "Jetzt wo war ich wieder?" um ihren Gedankengang zu erholen.

Darüber hinaus laut McKinsey Global Institute Analysis, 28% der Arbeitswoche werden mit dem Lesen und Beantwortung von E-Mails ausgegeben . Wenn Sie eine standardmäßige 40-Stunden-Woche arbeiten, bedeutet dies, dass Sie jede Woche mehr als 11 Stunden verschwendet, nur Ihren Posteingang anzusehen, anstatt echte Arbeit zu erfahren.

2. Die E-Mail prüft, verhindert die Produktivität

E-Mail ist eine Form der "produktiven Zerwälerung", auf die wir uns gerne verlassen möchten. Wenn wir nicht an unseren eigentlichen Aufgaben arbeiten wollen, denken wir, "ich beantworte einfach nur E-Mails für ein paar Minuten." Wir fühlen uns besser, wenn es per E-Mail verschoben wird, weil es "technisch funktioniert". Dieser Gedankenprozess ist ein Enabler für schlechte Gewohnheiten, und ein "wenige Minuten" der E-Mail-Prüfung kann sich schnell länger strecken als in der Planung.

Wie es sich herausstellt, geben viele Menschen zu, dass die Überprüfung von E-Mails häufig ein Problem für die Produktivität ist. In der Berufsmanagementumfrage 2015 von UDN-Task-Manager , 40% der Befragten identifizierte E-Mail ein s einer ihrer Top-Produktivitätsblocker mit dem 3. Preis in Höhe von der Liste der gemeinsamen Arbeitsinhibitoren. Die Reaktion auf E-Mail wurde als schädlicherweise für die Produktivität zitiert als unklare Prioritäten, Störungen und sogar kurze Fristen.

3. Warten auf E-Mails ruiniert Ihre Stimmung

Wenn Sie das nächste Mal bei der Arbeit haben, wie Sie auf der falschen Seite des Bettes aufgewacht sind, berücksichtigen Sie dies: E-Mail-Abhängigkeit ruiniert tatsächlich Ihre Stimmung. Sie überprüfen es immer wieder und über (und über), warten auf ein bisschen gute Nachrichten. Aber es kommt nie. Oder es kommt so unregelmäßig, dass Sie Hunderte von Male niederlassen. Nancy Colier ruft es " Lotterie-Gehirn " in Psychologie heute. . Es ist ein adaptiver Teil unseres Gehirns, der "Hoffnung und ein Gefühl der Möglichkeit inspiriert, solange diese Hoffnung auch von der proaktiven Agentur in unserem Verhalten unterstützt wird." Unsere gewohnheitsmäßige Überprüfung inspiriert Hoffnung - und enttäuscht kontinuierlich, wenn diese tolle Botschaft nicht kommt.

Außerdem betonte es uns. In einem Studie von der University of British Columbia Sie fanden heraus, dass die Studiengruppe, die ihre E-Mail so oft wie möglich überprüfte, weit mehr Stress erfahren als die Gruppe, die nur dreimal täglich ihre E-Mails überprüfen durfte, und sie fühlten sich aufgrund davon nicht mehr produktiver. E-Mails Süchtige ruinieren ihre Stimmungen ohne Grund.

4. Wenn Sie die E-Mail ständig überprüfen, blockieren Sie Ihren Fluss

Sie und ich nennen es auch "einsteigen in die Zone". Die Forscher haben festgestellt, dass das Erreichen eines Strömungszustands die Arbeitsleistung verbessern kann - es ist der beste Weg, um Aufgaben effizient zu beenden. Psychologe Mihály Csíkszentmihályi sagt :

Leider ist es schwierig zu sehen, wie jemand den notwendigen Strömungszustand erreicht, um komplexe Arbeit erledigen zu können. Wir werden von unseren Posteingänge weit öfter abgelenkt, als wir erkennen. Teilnehmer in A. Renaud et al. Studie (2006) berichtete, dass sie dachten, sie haben nur einmal pro Stunde ihre E-Mail überprüft. Als die Forscher jedoch auf sie ausspionierten, sahen sie, dass die Teilnehmer ihre E-Mails tatsächlich fast alle fünf Minuten überprüften. Dieses Springen von der Aufgabe bis zum ganzen Tag über den Posteingang erfordert das Gehirn, um immer wieder auf den neuen Fokus zu lesen.

Wir stören regelmäßig unsere eigene Arbeit - ohne es zu erkennen!

Die Psychologie dahinter warum wir süchtig sind

Um das Problem zu beheben, müssen wir verstehen, was in unserem Gehirn los ist. Warum sind wir so besessen von unseren Po-Boxen? Es gibt ein paar Theorien da draußen:

1. Operative Konditionierung

Die vorherrschendste Theorie dahinter, warum wir unseren Posteingang ständig besuchen, auch wenn wir wissen, dass wir unwahrscheinlich sind, dass wir unwahrscheinlich sind, dass wir etwas Neues haben, ist operantes Konditionieren. Genauer, Variable Intervall Termine der Verstärkung . Die operative Konditionierung ist ein bekannter Psychologiekonzept, das als Art von Lernen definiert ist, die Ihr Verhalten, das Ihr Verhalten topft, mit dem Training, um Sie nach bestimmten Maßnahmen zu erwarten, definiert. Variable Intervall Termine der Verstärkung bedeuten, dass die Aktion belohnt wird, wenn Sie dies tun, aber nicht jedes Mal und in inkonsistenten Intervallen. Es ist ein absolut normaler Weg, den Menschen zu lernen; Es wird nur ein Problem, wenn das gelernte Verhalten unserer Arbeit kontraproduktiv ist.

In Bezug auf E-Mail spielt der achter Intervallintervall-Bedingung so aus: Wenn Sie Ihre E-Mail überprüfen, erwarten Sie, dass Sie eine neue Nachricht erhalten. Sie bekommen nicht jedes Mal einen, sodass Sie immer wieder kommen, unbewusst hofft, dass "diesmal eine neue E-Mail-Adresse!" Und dann treffen Sie die Aktualisierung, sogar wiederholt innerhalb der Spanne von nur wenigen Sekunden, und warten auf Ihr Verhalten (der Prüfakt), um belohnt zu werden (eine neue E-Mail).

Was ist mehr, Nir Eyal, der Autor von Haken: So bauen Sie annullierende Produkte auf und langjähriger Student der Kreuzung zwischen Psychologie, Technologie und Geschäft, sagt, dass nur der einfache Tat, auf eine E-Mail zu reagieren, unser Verhalten stärkt, um wieder zurückzukommen und erneut zu überprüfen:

Wenn Sie auf lange Sicht mehr als periodischer E-Mails verlangen, ist Ihr Verhalten verstärkt, und Sie überprüfen das Ad-Infinitum.

2. Wichtige E-Mail zu erhalten, beruhigt unser Ego

Eine andere Theorie weist auf die Ursache unserer E-Mail-Süchte auf das Wichtigkeit des Individuums hin. Obwohl wir behaupten, eine E-Mail zu hassen, einige von uns Liebe das Gefühl E-Mail erhalten. . Linda Stone, Writer, Consultant und Tech Researcher, sagt, dass die Registerkarten auf unserer E-Mail bleiben fühlt sich wie eine gute Sache an Weil wichtige Arbeits-E-Mails uns dürfen. Um nach unserer Meinung zu verlangen oder unsere Anstrengungen zu bestätigen, ist unsere Rolle und wie wir unsere Zeit ausgeben. Dies macht es doppelt schwer, die eingehende E-Mail-Adresse zu ignorieren - durch die menschliche Natur, wir sehnen sich durch diese Validierung. Nir Eyal. , Autor von Haken: So bauen Sie an Gewohnheitszeugnissprodukte auf, sagt:

Die ständige Überprüfung und Unterbrechung steigt jedoch aus der Kontrolle. Die Herausforderung, die wir mit E-Mail mitmachen, ist, dass er uns nicht zu extremen Ziehen

3. Wir lieben diese einfachen, kleinen Gewinne

Eine letzte Theorie. EIN Studie von Theresa Amabile der Harvard Business School So motivieren Sie die Belegschaft, die diese Schlussfolgerung gemacht hat: Die Leute lieben es, Fortschritte zu machen. Wenn Mitarbeiter der Meinung sind, dass Fortschritte gemacht wurden, katalysiert sie ihre Motivation, weiter zu arbeiten, um das Endziel zu erreichen. Fortschritt - sogar nur ein kleiner Schritt nach vorne - trat auf vielen Tagen auf, an denen die Menschen berichteten, die berichteten, dass sie während der Studie in guter Laune waren. Amabile und ihr Team deuten in ihrem Bericht darauf hin, dass Manager große Projekte in mehrere kleine, leichtere Ziele aufteilen sollten, damit Teams mehrere "kleine Siege" erleben können, anstatt nur den großen Sieg am Ende eines Projekt .

Die Verwaltung unserer E-Mails gibt uns das stärkende Gefühl der Errungenschaft. Jedes Mal, wenn wir auf eine Nachricht antworten, ist das ein kleiner Schritt nach vorne. Jedes Mal erreichen wir Inbox Zero. Wir haben die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen, die wir zu tun haben. Es lässt uns wohl fühlen, dass wir es getan haben etwas fertig. Also kommen wir immer wieder zurück, um es immer wieder zu tun - selbst wenn es bedeutet, auf echte Arbeit zu zögern; Auch wenn es bedeutet, dass wir jeden Tag Stunden verschwenden versuchen, wieder in die Zone zu kommen.

So entgiften Sie von Ihrem Posteingang

Die E-Mail-Adresse des ganzen Tages ist ein konditioniertes Verhalten, das unsere Energie, das Glück und die Produktivität bei der Arbeit entwässert. Hier sind ein paar Vorschläge, um Ihnen beim Tritt der Gewohnheit zu helfen:

1. Halten Sie Ihren Posteingang geschlossen und seien Sie sich bewusst, wie oft Sie es öffnen

Halten Sie Ihren Posteingang nicht auf Ihrer Registerkarte auf Ihrem Bildschirm auf einer anderen Registerkarte geöffnet und versuchen Sie, die Anzahl der Male zu begrenzen, die Sie einchecken. Wenn Sie das Gefühl haben, Ihre E-Mail-Adresse pervertieren müssen, können Sie Ihren Posteingang in diesem Moment öffnen. Im gleichen E-Mail-Stress-Studie an der University of British Columbia Vorstehend erwähnt, schlossen sich die Forscher damit ab:

2. Verschieben Sie mehr Arbeitskommunikation außerhalb der E-Mail

Besorgt über das Loslassen der E-Mail, wenn es der einzige Weg ist, um wichtige Nachrichten zu erhalten? Ersetzen Sie Ihre E-Mails durch ein neues Werkzeug, das Sie nicht mit Spam und unwichtigen Pings boen. Verschieben Sie mehr Ihrer Arbeit auf a Arbeitsmanagement-Tool wie UDN-Task-Manager (oder die anderen da draußen), sodass Sie weniger davon abhängig sind, E-Mail zur Kommunikation über Projekte oder Aufgaben, um Informationen zu übermitteln, um Informationen zu speichern und Updates von anderen Personen zu erhalten.

3. Stellen Sie ein Ziel ein, um die E-Mails zu begrenzen (und schreibt)

Wussten Sie, dass, wenn Sie Ihr Ziel aufschreiben und mit einem Freund teilen, Sie sind? 33% eher dieses Ziel erreichen ? Schnapp dir einen Stift und einen Notizblock. Jetzt aufschreiben Sie Ihren Spielplan Slap vielleicht eine Erinnerung, die klebrige Note auf Ihrem Laptop ist. Schreiben Sie auch eine Liste (auf Tatsächliches Papier!) Aus den Gründen, die Sie aufhören möchten, Ihre E-Mail so oft zu überprüfen: "Ich möchte Stunden meines Arbeitstages wiedererlangt" oder, "ich möchte effizienter arbeiten."

Sobald Sie das getan haben, lassen Sie Ihren Chef und Ihre Kollegen wissen, dass Sie dieses Ziel für sich selbst erstellt haben. Daher sind sie sich dessen bewusst, dass E-Mail nicht der beste Weg ist, um Sie mit dringenden Problemen zu erreichen. (Wer weiß, Sie können sie sogar inspirieren, um ihren eigenen Entgiftungsplan zu beginnen.)

4. Nehmen Sie es zur Extreme: Blockieren Sie Ihren Posteingang

Willst du wirklich deine neue Gewohnheit verstärken? Laden Sie eine Browser-Erweiterung herunter StayFocusd für den Chrome-Browser um es buchstäblich unmöglich zu machen, jeden Tag mehr als eine eingestellte Zeit in Ihrem Posteingang zu verschwenden. Sie bestimmen, wie viele Minuten Sie in Ihrem E-Mail-Client in Ihrem Browser ausgeben dürfen, und danach werden Sie nach diesem Zeitpunkt bis morgen gesperrt. Dies funktioniert natürlich nur für Personen ohne Zugang zu ihrer E-Mail in Desktop-Apps wie Outlook oder Apple Mail.

5. Gib nicht auf

Erstellen einer neuen Gewohnheit kann nehmen Mehr als zwei Monate nach Ingrain und sogar bis zu Zwei Drittel eines Jahres Schnitte In unserem Fall ist die neue Gewohnheit, die Sie bauen möchten, ist zu brechen Eine alte Angewohnheit, die deutlich schwieriger ist. Aber lassen Sie sich nicht aufhalten. Wenn Sie nur ein paar Mal, wenn Sie Ihre E-Mails ein paar Mal überprüfen, ängstlich, dass Sie noch einen Monat besorgt sind, halten Sie es an der Stelle. Betrachten Sie Ihre Liste der Gründe, warum Sie aufhören müssen, die E-Mails so oft zu überprüfen, und bestätigen Sie Ihre Ziele. Neue Gewohnheit zu schaffen ist meistens Willenskraft, also auch wenn Sie heute rutschen, versuchen Sie es morgen erneut.

Sie können die E-Mail-Angewohnheit brechen

Überprüft Ihre E-Mail eine Sucht? Haben Sie irgendwelche Schritte unternommen, um den Posteingang gewöhnlich erfolgreich einzudämmen? Teilen Sie Ihre Geheimnisse in den Kommentaren, damit wir von Ihnen lernen können.