Ο οριστικός οδηγός για το σύστημα διαχείρισης έργων για ευέλικτες ομάδες
Το όμορφο πράγμα για την ανθρώπινη εξέλιξη είναι ότι μετά από κάθε λίγα χρόνια, καταλαβαίνουμε με καλύτερους τρόπους να κάνουμε πράγματα. Το σύστημα διαχείρισης έργων είναι ένα από τα δώρα αυτής της εξέλιξης.
Πριν ξεκινήσουμε, αισθάνομαι υποχρεωμένος να διευκρινίσω ότι η έννοια του συστήματος διαχείρισης έργων δεν περιορίζεται σεΔιαχείριση έργωνστο χώρο εργασίας μόνο. Μπορείτε να εφαρμόσετε την ιδέα πίσω από το σύστημα διαχείρισης έργου όταν σχεδιάζετε διακοπές ή διαχειρίζεστε την ομάδα σας.
Για να γνωρίζετε πραγματικά το σύστημα διαχείρισης έργου, πρέπει να ξεκινήσουμε από την αρχή:
Ένα σύντομο ιστορικό διαχείρισης έργου
Εάν δεν είστε νέοι στη διαχείριση έργων, εδώ είναι μια συμβουλή PRO για εσάς: Αυτή η εποχή απαιτεί τη χρήση τουΚαλύτερο λογισμικό διαχείρισης έργουνα αποκτήσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Προσπαθήστε UDN Task Manager Για να κάνετε τη διαχείριση του έργου στην εταιρεία σας σε άλλο επίπεδο.
Επιστρέφομαι στο θέμα, ξέρω ότι οι περισσότεροι από εσάς μπορεί να νομίζετε ότι είναι μια μάλλον νέα έννοια. Αλλά ήταν γύρω από την ανθρωπότητα εδώ και αρκετό καιρό τώρα.
Σκεφτείτε το, οι μεγάλες ιστορικές δομές όπως οι πυραμίδες της Γκίζας ή το Σινικό Τείχος της Κίνας δεν θα μπορούσαν να έχουν ολοκληρωθεί χωρίς σωστό σχεδιασμό. Πρέπει να υπάρχουν χρονοδιαγράμματα,προϋπολογισμός, Αντιπροσωπεία εργασιών - Σε σύντομο ό, τι κάνουμε στη διαχείριση έργων.
Με την πάροδο του χρόνου, το σύστημα διαχείρισης είδε τις βελτιώσεις και τις προσθήκες. Τα πιο αξιοσημείωτα είναιΟ Henry GanttGantt charts και τοΜέθοδος κρίσιμης διαδρομήςαπό την Dupont Corporation. Και τα δύο αυτά εισήχθησαν πριν από δεκαετίες, αλλά εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται.
Το πεδίο διαχείρισης του έργου είδε τις τυποποιημένες μεθόδους και ένα κέντρο γνώσης με τη μορφήΤο Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων (PMI)το 1969.
Πίσω το 2016, το PMI αποφάσισε να επάνω το παιχνίδι εισάγοντας τοΤρίγωνο ταλέντου. Αυτό απαιτούσε από τους διαχειριστές του έργου να ενεργούν περισσότερο σαν mini-ceb και να βελτιώσουν τις δυνατότητές τους.
Εκτός από την ύπαρξη εξαιρετικών διαχειριστών έργων, τώρα υποχρεούνται να αποδείξουν επαρκή γνώση των επιχειρηματικών συστημάτων, των πελατών, της συναισθηματικής νοημοσύνης και της τακτικής σκέψης.
Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης έργου;
Όλοι έχουμε θέσει να γνωρίζουμε ποιο σύστημα διαχείρισης έργου είναι.
Ας ξεκινήσουμε με την πρώτη λέξη του όρου. έργο. Ένα έργο είναι απλά οποιαδήποτε εργασία που έχει έναξεκινήστε, φινίρισμα και παράγει παραγωγήή παραδοτέα.
Πηγαίνοντας από αυτόν τον ορισμό, η διαχείριση των έργων σημαίνεισχέδιο , οθόνη, και Ελέγξτε ένα έργο . Όροι όπωςδιαχείριση κινδύνου, προγραμματισμός,διαχείριση εργασιών, κλπ. Όλα εμπίπτουν στο σύστημα διαχείρισης έργου.
Στη συνέχεια, το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο να πραγματοποιήσει ολόκληρο το έργο ονομάζεταιΔιευθυντής έργου. Έχει μια ομάδα που ονομάζεται ομάδα έργου και δουλεύουν συλλογικά για να επιτύχουν ένακοινός στόχος .
Ως εκ τούτου, το σύστημα διαχείρισης έργων είναι όλα τα εργαλεία που σας βοηθούν να ολοκληρώσετε διάφορα καθήκοντα και δραστηριότητες ενός έργου. Από δραστηριότητες εννοούμε:
Καθώς ζούμε στην ψηφιακή εποχή, αΛογισμικό διαχείρισης έργουχρησιμοποιείται για να βοηθήσει και να απλοποιήσει τη ροή εργασίας της ομάδας έργου. Υπάρχουν εκατοντάδες εργαλεία για να επιλέξετε από.
Έχω ήδη αναφέρει μια από τις καλύτερες λύσεις PM. UDN Task Manager .
Ένα σημαντικό πράγμα που πρέπει να αναφέρω εδώ είναι ότι "Σύστημα διαχείρισης έργου«Έχει δύο έννοιες. Πρώτα είναι τα εργαλεία και το λογισμικό που χρησιμοποιούνται για να βοηθήσουν στην εκτέλεση ενός έργου. Η δεύτερη είναι οι συνολικές αρχές και τα χαρακτηριστικά διαχείρισης έργων.
Μπόνους: Από τότε που φροντίζουμε όλους τους τύπους αναγνώστες, έχουμε παράσχει λεπτομέρειες και στις δύο αυτές εγγραφές.
Θα καλύψουμε το συνολικό σύστημα διαχείρισης έργου πρώτα δηλ. Τα πράγματα που η διαχείριση του έργου μακιγιάζ.
Μεθοδολογίες διαχείρισης έργων
Υπάρχουν αρκετές μεθοδολογίες για την ολοκλήρωση ενός έργου. Θα ήταν χάσιμο χρόνου για να περάσετε όλα αυτά.
Έχουμε στρογγυλοποιήσει το πιο δημοφιλές για εσάς:
Όπως υποδηλώνει το όνομα, είναι περισσότερο μια μοναδική προσέγγιση απέναντι στη διαχείριση του έργου. Εάν δεν χρειάζεστε ή περιμένετε συχνές αλλαγές σε μια εργασία ή μια δραστηριότητα μετά την ολοκλήρωση, αυτό το μοντέλο λειτουργεί καλύτερα για εσάς.
Υδατόπτωσηείναι σαν μια κλασική μέθοδος να κάνουμε πράγματα.
Ωστόσο, αν δεν είστε σαφείς για τα πάντα σε ένα έργο όπωςπροθεσμία, τη διαθεσιμότητα των πόρων κ.λπ., το καλύτερο να κατευθύνει σαφείς από αυτή τη μέθοδο.
Είναι μια σύγχρονη προσέγγιση της διαχείρισης έργων. οΈννοια του άπαχου εργασίαςέγινε διάσημος από τους ιαπωνικούς εργαζόμενους.
Το Lean τείνει να φέρει τελικούς χρήστεςνωρίς στα στάδια ανάπτυξης προϊόντων για να λάβετε ανατροφοδότηση και στη συνέχεια να κινηθεί ανάλογα.
Η βασική λογική πίσω από αυτό είναι να μειωθούν τα απόβλητα και να παρέχουν προϊόντα / υπηρεσίες των καταναλωτών.
Ενθαρρύνει την εργασία σε ένα έργο και ένα έργο εντός ενός έργου, σε μία φορά. Η λιπαρή μεθοδολογία εξοικονομεί χρόνο, κόστος και μειώνει τα σφάλματα.
Το Agile είναι η πιο ευρέως χρησιμοποιούμενη μεθοδολογία στον επιχειρηματικό κόσμο. Από την εισαγωγή της στην αγορά, οι χρήστες ερωτεύονται με την εργασία του.
Αρχικά θεωρήθηκε ότι είναι καλό για έργα λογισμικού λόγω της επαναληπτικής εργασίας του, επειδή το λογισμικό απαιτεί σταθερή στερέωση σφαλμάτων με την επανεξέταση συγκεκριμένων εργασιών.
Ευκίνητη μεθοδολογίαεπικεντρώνεται σε ρεαλιστικούς στόχους για εργασία σε διαδικασία. Επιπλέον, οι επαναλαμβανόμενες βελτιώσεις σε κάθε εργασία εξασφαλίζουν την τελειότητα στο τελικό αποτέλεσμα.
Σήμερα είναι το πράγμα στη διαχείριση έργων.
Ο κύκλος ζωής της διαχείρισης του έργου
Υπάρχουν συνολικά 4 στάδια κύκλου ζωής ενός τακτικού έργου:
Είναι το στάδιο όταν γεννιέται η ιδέα ενός έργου. Ένα έγγραφο που ονομάζεταιΧάρτης έργουαναπτύσσεται η οποία καθορίζει γιατί το έργο γίνεται και αυτό που ελπίζει να επιτύχει.
Αυτό είναι το πιο ζωτικό στάδιο του έργου. Είναι όπου σχεδιάζετε πώς να εκτελέσετε έναέργο με τη διάσπαση των καθηκόντωνσε περαιτέρω υποδιαιρέσεις και να αναθέτουν κάθε εργασία στους ανθρώπους.
Αναπτύσσετε έναΧάρτης πορείας για το έργο. Μπορείτε να ορίσετε τις προσδοκίες και να κάνετε εκτιμήσεις σχετικά με τις προθεσμίες, την παραγωγή και τους πόρους.
Αν το καρφώσετε, είστε λίγο πολύ στο δρόμο σας προς την επιτυχία.
Αυτό είναι όπου τα πράγματα κατεβαίνουν. Τα πράγματα φαίνονται διαφορετικά σε χαρτί και στην πραγματικότητα. Η δουλειά σας, ως διαχειριστής έργου, πρόκειται να προχωρήσει σε αυτή τη δήλωση.
Με άλλα λόγια, πρέπει να επιτύχετε αυτό που έχετε προγραμματίσει. Είναι δυνατή μόνο αν ακολουθήσετε τοΣχεδιάστε με ακρίβεια .
Πολλές ομάδες έργων αποτυγχάνουν σε αυτό το στάδιο. Βεβαιωθείτε ότι η δική σας δεν είναι ένα από αυτά.
Στο στάδιο κλεισίματος, εσείςΤελειώστε τα παραδοτέα, λάβετε σχόλια και το πιο σημαντικό, μάθετε από την πρόοδο.
Επίσης, επιστρέψτε καιΕφαρμογή τυχόν αλλαγών/ βελτιώσεις που απαιτούνται από τον πελάτη ή τον τελικό χρήστη.
Για να ολοκληρωθεί σωστά ένα έργο, πρέπει να υπάρξει κάποια τεκμηρίωση που πρέπει να γίνει. Επιπλέον, πρέπει να σημειώσετε τα καλά και τα κακά μέρη του ταξιδιού του έργου. Αυτό θα σας βοηθήσει σε μελλοντικά έργα.
Ρόλοι διαχείρισης έργων
Υπάρχουν πολλά άτομα που συμμετέχουν σε ένα έργο. ανεξάρτητα από το μέγεθος και το πεδίο εφαρμογής του. Οι πιο αξιοσημείωτοι είναι:
Αυτό είναι το πρόσωπο που ήρθε με την ιδέα του έργου. Αυτό σημαίνει ότι θα είναι υπεύθυνες για το αποτέλεσμα και θα απολαμβάνουν και τα οφέλη της.
Αυτός είναι ο υπεύθυνος που είναι υπεύθυνος για την οδήγηση της ομάδας και την οργάνωση του έργου. Σε πιο επίσημη,Δομημένες οργανώσειςκαι σε μεγαλύτερο, περισσότεροσύνθετα έργα, ο διαχειριστής του έργου είναι συνήθως πιστοποιημένος.
Είναι η πιο σπονδυλική στήλη ενός έργου. Κανονικά ένας πιστοποιημένος επαγγελματίας, οι διαχειριστές έργων είναιυπεύθυνος να διαχειριστεί την ομάδα του έργου. Οργανώστε το έργο και φροντίστε την εκτέλεση του έργου.
Ένας καλός διευθυντής έργου αυξάνει μαζικά τη δυνατότητα επιτυχίας ενός έργου.
Αυτό είναι ένα άτομο που έχει επιφορτιστεί με την ολοκλήρωση ενός μέρους του έργου. Τα μέλη της ομάδας είναι ειδικευμένοι επαγγελματίες, οι οποίοι εργάζονται για να συμβάλουν στον στόχο του έργου.
Όποιος σχετίζεται με το έργο (άμεσα ή έμμεσα) είναι ο ενδιαφερόμενος του έργου αυτού. Περιλαμβάνει συνήθως οποιοδήποτε οργανισμό, οργάνωση ή άτομα όπως πελάτες, υπάλληλοι κλπ.
Είναι ενεργητικό για τον διαχειριστή του έργου να διατηρεί τους ενδιαφερόμενους που ενημερώνονται για τοΠρόοδος του έργου .
Καθώς κάθε ενδιαφερόμενος έχει το δικό του «συμμετέχοντα» στο έργο, η ανατροφοδότηση και οι προτάσεις τους γίνονται σημαντικές για την ομάδα του έργου.
Αυτή είναι μια ομάδα ή ένα άτομο για το οποίο παραδίδεται το έργο ή ένα βασικό στοιχείο του έργου.
Ο πελάτης μπορεί να είναι ένα άτομο ή ένας οργανισμός που λαμβάνει τα παραδοτέα του έργου. Τα έργα έχουν σχεδιαστεί ώστε να ταιριάζουν στις ανάγκες και τις απαιτήσεις των πελατών.
Έτσι, είναι καλύτερο να ενσωματώσετε τα σχόλιά τους στη ροή εργασίας σας καθώς περνάτε μέσω του κύκλου ζωής του έργου.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα διαχείρισης έργου;
Με μία λέξη, η απάντηση θα ήταν:Αυτοματοποίηση .
Ο κόσμος γρήγορου ρυθμού δεν έχει χρόνο για χειροκίνητες λειτουργίες. Είναι μια ατελείωτη φυλή εκεί έξω. Εάν η εταιρεία σας επιβραδύνει, θα είναι δύσκολο να καλύψετε τον ανταγωνισμό.
Τα συστήματα διαχείρισης έργων βοηθούν στην εξορθολογισμό των διαδικασιών ενός έργου. ΑπίστευταΤο έξυπνο λογισμικό εξοικονομεί χρόνο, κόστος και προσπάθεια να παράγει καλύτερα, ταχύτερα αποτελέσματα.
Καμία επιχείρηση σήμερα μπορεί να ονειρευτεί ακόμη και να επιβιώσει χωρίς να έχει έναΙσχυρό εργαλείο PMστη διάθεσή τους.
Εδώ είναι ένα διασκεδαστικό πράγμα που πρέπει να κάνετε. Σκέφτεστε όλους τους λόγους για να μην χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα διαχείρισης έργου και θα προσπαθήσω να δώσω τους λόγους να χρησιμοποιήσουν ένα.
Πάμε!
Η πρόοδος στην τεχνολογία έχει δει εκατοντάδες παίκτες που εισέρχονται στο παιχνίδι του συστήματος διαχείρισης έργων. Είναι σχεδόν αδύνατο να περάσετε από κάθε λογισμικό πριν αποφασίσετε για την τέλεια εφαρμογή
Παρατηρημένες παρακάτω είναι μερικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη σε ένα λογισμικό διαχείρισης έργου:
Σε σας!
Έχουμε κάνει το κομμάτι μας, τώρα ήρθε η ώρα να κάνουμε τη δική σας.
Το γεγονός ότι έχετε περάσει από όλα όσα υπάρχει να γνωρίζετε για τη διαχείριση του έργου θα σας βοηθήσει να επιλέξετε εξαιρετικά το σωστό σύστημα διαχείρισης έργου για εσάς.
Πρέπει πρώτα να γνωρίζετε την επιχείρησή σας. Θα κάνει τα πράγματα ευκολότερα.
Μια τελική σύσταση θα ήταν να πάτε για ένα εργαλείο PM που συνδυάζει τους παράγοντες ή την παραγωγικότητα, την οικονομική προσιτότητα και την ευκολία χρήσης.
