Πώς να δημιουργήσετε ένα οργανωτικό διάγραμμα (με δωρεάν πρότυπα)

Περίληψη

Ένα οργανωτικό διάγραμμα περιγράφει τον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας σας σε πραγματικό χρόνο. Αυτό το διάγραμμα δείχνει τις σχέσεις αναφοράς μεταξύ τίτλων εργασίας και των ρόλων στον οργανισμό σας. Θα εξηγήσουμε τους διαφορετικούς τύπους οργανωτικών διαγραμμάτων και θα δώσουμε δωρεάν πρότυπα για να προσαρμόσετε τη δική σας.

Έχετε ένα οικογενειακό δείπνο όταν η γιαγιά σας βγάζει το οικογενειακό δέντρο. Απελευθερώνει το κομμάτι χαρτί και εντοπίζει το όνομά της κάτω από τη γραμμή. Καθώς ψάχνει, το δάχτυλό της προσγειώνεται σε ένα όνομα. "Βλέπω! Εκεί, ακριβώς δίπλα στον ξάδελφό σας Charles! " Επισημαίνει το όνομα του τρίτου ξαδέλφου σας, αποδεικνύοντας ότι αυτό το όνομα ταιριάζει με αυτό ενός διάσημου ποιητή.

Όπως τα οικογενειακά δέντρα, οι οργανωτικές διαγράμματα βοηθούν να απεικονίσουν πού βρίσκεστε και τα μέλη της ομάδας σας πέφτουν σε σχέση μεταξύ τους. Ένας οργανωτικός διάγραμμα, γνωστός και ως οργανόγραμμα, είναι ένα διάγραμμα που περιγράφει τη δομή της ομάδας σας και δείχνει τις σχέσεις αναφοράς μεταξύΟμοίδες ρόλους .

Σε αυτόν τον οδηγό, θα εξηγήσουμε πώς να φτιάξουμε ένα γράφημα ORG, τους διαφορετικούς τύπους οργανωτικών διαγραμμάτων και να παρέχουμεΔωρεάν πρότυπαΈτσι μπορείτε να προσαρμόσετε και να χτίσετε το δικό σας.

Πώς να κάνετε ένα οργανωτικό διάγραμμα

Ένας οργανωτικός χάρτης είναι ένας τρόπος για να απεικονίσετε τη δομή της εταιρείας σας. Για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ORG, θα χρειαστεί να συγκεντρώσετε πληροφορίες μέλους της ομάδας και να αποφασίσετε πώς θέλετε να χτίσετε το διάγραμμα.

Καθώς εξετάζετε τις σχέσεις αναφοράς στον οργανισμό σας, μπορείτε να σχεδιάσετε το γράφημά σας από πάνω προς τα κάτω.

1. Καθορίστε το πεδίο

Μπορείτε να αντιμετωπίσετε το οργανωτικό σας διάγραμμα όπως οποιοδήποτε άλλο νέο έργο που εργάζεστε. Ο καθορισμός του πεδίου εφαρμογής του γραφήματος ORG μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι αντιπροσωπεύει σαφώς το δικό σαςδομή ομάδας. Το πεδίο εφαρμογής θα καθορίσει τον γενικό σκοπό του οργανωτικού μας γραφήματος.

Εξετάστε αυτές τις ερωτήσεις για να ξεκινήσετε:

Το γράφημα ORG θα λειτουργήσει ως πόρος για τα μέλη της ομάδας να γνωρίζουν ποιος είναι ποιος στην εταιρεία;

Θα μοιραστείτε το οργανωτικό σας διάγραμμα με εξωτερικούς φορείς ή συνεργάτες;

Θα χρειαστείτε πολλαπλά διαγράμματα για διαφορετικά επίπεδα της εταιρείας;

Ζητώντας αυτές τις ερωτήσεις από την αρχή μπορεί να σας βοηθήσει να συγκεντρώσετε τις σωστές πληροφορίες και να χαρτογραφήσετε το γράφημά σας.

2. Συγκεντρώστε πληροφορίες

Η συλλογή πληροφοριών είναι το πιο σημαντικό βήμα της δημιουργίας ενός οργανωτικού γράφου, διότι χωρίς τις σωστές πληροφορίες, δεν θα μπορέσετε να προχωρήσετε. Μπορείτε να συγκεντρώσετε πληροφορίες με την τοποθέτηση μεμονωμένων μελών της ομάδας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συνεργάζεστε με το τμήμα HR σας.

Θα χρειαστείτε ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με τους ανθρώπους της εταιρείας σας, συμπεριλαμβανομένων των τελευταίων τίτλων εργασίας τους. Θα πρέπει επίσης να καταλάβετε τις σχέσεις αναφοράς σε όλη την εταιρεία σας. Σκεφτείτε να συγκεντρώσετε headshots της ομάδας σας για πρόσθετη εξατομίκευση.

3. Αποφασίστε πώς να δημιουργήσετε το γράφημά σας

Αποφασίστε πώς να οικοδομήσουμε το οργανωτικό μας διάγραμμα είναι ζωτικής σημασίας επειδή διαφορετικά εργαλεία μπορούν να κάνουν τη διαδικασία ευκολότερη. Η αποθήκευση του γραφήματος ORG σας με το χέρι δεν είναι ο χρόνος αποδοτικός και θα κάνει τα αποτελέσματα δύσκολα να μοιραστεί, οπότε σκεφτείτε να αξιοποιήσετε τη δύναμη ενός εργαλείου για αυτή τη διαδικασία.

Η χρήση ενός επεξεργάσιμου PDF μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο επειδή το πρότυπο είναι προ-ενσωματωμένο με τους κατοίκους κράτησης θέσης. Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα να μοιραστείτε το PDF με το υπόλοιπο της εταιρείας σας.

4. Σχέδιο για ενημερώσεις

Αφού δημιουργήσετε το διάγραμμα ORG, χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο ομάδας για να σχεδιάσετε τακτικές ενημερώσεις. Μετά από όλα, είναι πιθανό ότι η δομή της εταιρείας σας καιομαδική δυναμικήθα αλλάξει συχνά.

Οι άνθρωποι μεταβείτε και εκτός θέσεων και οι σχέσεις αναφοράς μπορεί επίσης να αλλάξουν. Με ένα ψηφιακό γράφημα Org, είναι εύκολο να ενημερώσετε τη δομή και να την αναδιανείμετε στα μέλη της ομάδας.

Πρότυπα οργανωτικού γραφήματος

Η δημιουργία ενός οργανωτικού γραφήματος μπορεί να είναι ευκολότερη όταν το κτίριο από ένα πρότυπο. Οι περισσότερες εταιρείες ακολουθούν παρόμοιες δομές, είτε πρόκειται για δομή από πάνω προς τα κάτω είτε μια δομή μήτρας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα του οργανωτικού γραφήματος παρακάτω ως σημεία jumping-off. Για να δημιουργήσετε το προσαρμοσμένο γράφημα ORG, ξεκινήστε με τη λήψη ενός από τα παρακάτω πρότυπα που αντιπροσωπεύει καλύτερα τη δομή της εταιρείας σας. Στη συνέχεια, συμπληρώστε τις ετικέτες για να ταιριάζει στις μοναδικές σας ανάγκες της ομάδας.

Τύποι οργανωτικών διαγραμμάτων

Υπάρχουν τέσσερις κοινές μορφές γραφίτη ORG και ο καθένας αντιπροσωπεύει διαφορετικό τρόπο ώστε να μπορεί να λειτουργήσει μια εταιρεία. Ένα οργανωτικό διάγραμμα είναι μια οπτική μετάφραση της εσωτερικής δομής της εταιρείας σας, οπότε ο τύπος γραφήματος που χρησιμοποιείτε θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τις σχέσεις αναφοράς και τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων του οργανισμού σας.

1. Λειτουργική από πάνω προς τα κάτω

Ένα λειτουργικό κορυφαίο γράφημα ORG είναι η πιο συνηθισμένη δομή, με την εταιρεία να λειτουργεί ως ιεραρχία. Στην κορυφή αυτής της οργανωτικής δομής υπάρχει ένα μέλος της ομάδας, ο οποίος συνήθως έχει τον τίτλο του Προέδρου ή του Διευθύνοντος Συμβούλου.

Διακλάκωση από αυτό το μέλος της ομάδας είναι οι ηγέτες που είναι οι επόμενοι υπεύθυνοι, όπως οι αντιπρόεδροι της εταιρείας. Η ιεραρχία εκτείνεται περαιτέρω σε τμήματα και τελικά υποκαταστήματα σε ομάδες.

2. Οργανόγραμμα Matrix

ο Οργανισμός Matrixείναι μια πιο περίπλοκη δομή από το παραδοσιακό σχεδιασμό από πάνω προς τα κάτω. Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί αυτή τη δομή αναφοράς, τα μέλη της ομάδας αναφέρουν σε πολλαπλούς διαχειριστές.

Ενώ οι υπάλληλοι πιθανώς έχουν πρωτογενή διευθυντή που αναφέρουν για το τμήμα τους, μπορούν επίσης να αναφέρουν σε έναΔιευθυντής έργου. Αυτοί οι δευτερεύοντες διαχειριστές έργων έχουν επίσης διαχειριστές του τμήματος αναφέρουν, γεγονός που κάνει το διάγραμμα Matrix Org να φαίνεται ορθογώνιο αντί για δέντρα.

3. Δομή διαίρεσης

Μια διατομική οργανωτική δομή είναι μια υψηλού επιπέδου έκδοση της παραδοσιακής ιεραρχικής δομής. Οι διαχωριστικές δομές έχουν νόημα για εταιρείες που διαθέτουν τμήματα που εργάζονται ανεξάρτητα το ένα από το άλλο.

Για παράδειγμα, οι εταιρείες με ξεχωριστές γραμμές προϊόντων μπορούν να λειτουργήσουν σε δομές διαίρεσης, επειδή κάθε γραμμή προϊόντων το διαχωρίζει, το μάρκετινγκ και τα τμήματα πωλήσεων.

4. Επίπεδη οργανωτική διάγραμμα

Το επίπεδο οργανωτικό διάγραμμα είναι μοναδικό επειδή παρουσιάζει λίγα ή καθόλου επίπεδα διαχείρισης. Αυτός ο τύπος οργανωτικής δομής μπορεί να υπάρχει σε μια μικρή επιχείρηση ή μια σύγχρονη επιχείρηση που πειραματίζεται χωρίς αλυσίδα διοίκησης.

Με αυτόν τον τύπο οργανωτικής δομής, η εταιρεία προωθεί την αυτο-διαχείριση του μέλους της ομάδας και τη λήψη αποφάσεων της ομάδας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα διάγραμμα ORG

Μπορείτε να ωφελήσετε την εταιρεία σας χρησιμοποιώντας μια οργανωτική δομή επειδή παρέχει μια οπτική αναπαράσταση διαφορετικών τμημάτων και τίτλων εργασίας σε δράση. Αυτό το διάγραμμα μπορεί να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας να κατανοήσουν πώς να συνεργαστούν μεταξύ τους και να αισθάνονται σίγουροι για το ρόλο και τις ευθύνες τους.

Οπτικοποιήστε τις σχέσεις αναφοράς

Ως διαχειριστής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα διάγραμμα ORG για να εμφανίσετε τις ευθύνες εργασίας και να αναφέρετε τις σχέσεις σε νέα μέλη της ομάδας. Όταν επάνω νέες προσλαμβάνει, το γράφημα Org βοηθά τα μέλη της ομάδας να γνωρίζουν τους συμπατριώτες τους και τι κάνουν. Βοηθά επίσης νέα μέλη της ομάδας να θυμούνται ποιοι είναι οι οποίοι στην εταιρεία.

Διαχειριστείτε την ανάπτυξη και την αλλαγή

Οι οργανωτικές διαγράμματα μπορούν επίσης να βοηθήσουν τοηγετικες ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣΗ ομάδα παραμένει οργανωμένη και διαχειρίζεται την ανάπτυξη ή την αλλαγή στην εταιρεία. Για παράδειγμα, εάν μια κεφαλή του τμήματος παρατηρεί ότι μια ομάδα έχει γίνει μεγαλύτερη από άλλες ομάδες, μπορούν να μετατοπιστούν ή να προσλάβουν νέα μέλη της ομάδας για να δημιουργήσουν ισορροπία.

Δείτε πού ταιριάζει ο καθένας

Ένα διάγραμμα Org δημιουργεί σαφήνεια, δείχνοντας όλους στην εταιρεία όπου ταιριάζουν στην οργανωτική δομή. Εάν ένα νέο μέλος προσχωρήσει στην ομάδα, μπορούν να μαζέψουν στο οργανωτικό διάγραμμα και να καταλάβουν ότι έχουν πέντε άλλα μέλη στην ομάδα τους, δύο βοηθοί κάτω από αυτά, και ένας διαχειριστής έργου πάνω από αυτούς. Μπορούν επίσης να δουν ότι ο διαχειριστής του έργου τους αναφέρει σε έναν διαχειριστή τμήματος.

Βελτίωση της επικοινωνίας

Έχοντας μια καθιερωμένη οργανωτική δομή για την εταιρεία σας μπορεί να βελτιώσει την επικοινωνία επειδή καθιστά σαφές τις σχέσεις αναφοράς. Χωρίς οργανωτικό διάγραμμα, τα μέλη της ομάδας μπορεί να μην γνωρίζουν ποιον να πάνε όταν έχουν ερωτήσεις. Το διάγραμμα Org καθιστά σαφές ποιος οδηγεί τι, έτσι τα μέλη της ομάδας μπορούν να αισθάνονται εξουσιοδοτημένα να κάνουν ερωτήσεις και να συνεργαστούν με άλλους.

Δημιουργία οπτικού καταλόγου

Ένα γράφημα Org είναι ουσιαστικά ένας οπτικός κατάλογος του οργανισμού σας. Μπορείτε να ενημερώσετε το διάγραμμα όταν τα μέλη της ομάδας προωθούν ή όταν φύγουν. Η διατήρηση ενός οπτικού καταλόγου μέχρι σήμερα διατηρεί όλους ενημερωμένους για το ποιος εργάζεται στην εταιρεία και ποια είναι η τρέχουσα θέση τους.

Περιορισμοί χρήσης ενός γράφου ORG

Ενώ οι οργανωτικές διαγράμματα μπορούν να αυξήσουν την επικοινωνία μεταξύ των ομάδων, υπάρχουν περιορισμοί της χρήσης τους. Η γνώση αυτών των περιορισμών μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε λύσεις σε τυχόν πιθανά προβλήματα πριν εμφανιστούν.

Μπορεί να ξεπεράσει γρήγορα

Τα γραφήματα Org μπορούν να ξεπερασθούν γρήγορα καθώς οι εταιρείες αναδιαρθρώνουν και μετατοπίζουν τους ρόλους της ομάδας. Τα μέλη της ομάδας πρέπει να είναι προσεκτικά και να διατηρούν το διάγραμμα ORG ενημερωμένο με την τρέχουσα δομή της εταιρείας και ονόματα προσωπικού.

Λύση:Αντιστοιχίστε κάποιον για να ενημερώσετε τακτικά και να αναδιανείμετε το οργανωτικό σας διάγραμμα για να διατηρήσετε αυτόν τον πολύτιμο πόρο.

Δείχνει μόνο επίσημες σχέσεις

Το οργανωτικό διάγραμμα είναι ένα μονοδιάστατο έγγραφο, οπότε δεν προσφέρει μεγάλη εξήγηση πέρα ​​από τη δομή αναφοράς που παρέχει. Ενώ είναι χρήσιμο στην απεικόνιση της βασικής δομής της εταιρείας, δείχνει μόνο επίσημες σχέσεις. Πολλές εταιρείες λειτουργούν και ευδοκιμούν σε διάφορες ανεπίσημες σχέσεις αναφοράς που δεν θα εμφανίστηκαν σε ένα παραδοσιακό γράφημα ORG.

Λύση:Χρησιμοποιήστε ένα γράφημα ORG ως σημείο εκκίνησης, αλλά λάβετε υπόψη ότι μπορεί να υπάρχουν άλλες εργασιακές σχέσεις που το διάγραμμα Org δεν καταγράφει.

Δεν εμφανίζει στυλ διαχείρισης

Ενώ το διάγραμμα Org δείχνει τους διαχειριστές και τα μέλη της ομάδας που τους αναφέρουν, δεν θα δείξει τι είναι ο κάθε διαχειριστής. Για παράδειγμα, το διάγραμμα Org μπορεί να δείξει ότι ένας διαχειριστής έχει δύο μέλη της ομάδας και ένας άλλος διευθυντής έχει πέντε μέλη της ομάδας. Οι υποθέσεις μπορούν να γίνουν ότι ο διαχειριστής με περισσότερα μέλη της ομάδας είναι ένας ισχυρότερος ηγέτης, αλλά το γράφημα Org δεν θα δείξει ότι ο διαχειριστής με λιγότερα μέλη της ομάδας έχει ένα πιο πρακτικόστυλ διοίκησης .

Λύση:Χρησιμοποιήστε το γράφημα ORG ως ένα πρώτο σημείο αναφοράς, αλλά προσέξτε ότι η επαφή με πρόσωπο με πρόσωπο είναι ο καλύτερος τρόπος για να κατανοήσετε τις σχέσεις αναφοράς μεταξύ των εσωτερικών ομάδων.

Βελτιώστε την οργανωτική σας δομή με ένα γράφημα

Ενώ υπάρχουν περιορισμοί στους οργανωτικούς χάρτες, αυτά τα διαγράμματα προσφέρουν έναν χρήσιμο τρόπο κατανοώντας τη δομή της εταιρείας σας. Μπορεί επίσης να βελτιώσει την επικοινωνία με την ανώτερη διοίκηση, διευκρινίζοντας τους ρόλους και τις ευθύνες. Για να δημιουργήσετε ένα οργανωτικό διάγραμμα για την εταιρεία σας, χρησιμοποιήστε μαςΔωρεάν επεξεργάσιμα PDFκαι να τα προσαρμόσετε όπως κρίνετε κατάλληλα.

Χρειάζεστε βοήθεια για την εξορθολογισμό της ομαδικής εργασίας; Μάθετε πώςUDN Task Managerβοηθά τις ομάδες να επικοινωνούν αποτελεσματικά.