¿Qué es la gestión de cambios? 6 pasos para construir un proceso de gestión de cambios exitoso
Resumen
La administración de cambios le brinda un proceso paso a paso para manejar grandes transiciones, por ejemplo, cuando adopta una nueva herramienta de toda la empresa o trae un nuevo liderazgo a bordo. Con un proceso de gestión de cambios sólidos, puede ayudar a su equipo a ajustar y tomar la transición en su paso. En este artículo, describimos diferentes modelos de gestión de cambios y cuándo usarlos, más seis pasos para implementar efectivamente una nueva tecnología o herramienta.
El cambio es un ingrediente esencial para ayudar a su organización a tener éxito. A medida que crece, invariablemente necesitará implementar nuevas herramientas, probar nuevas estrategias o entrar en nuevos mercados, solo para nombrar algunos. Los pequeños cambios o los que no afectan a muchas personas son fáciles de implementar, pero ¿qué hace cuando necesita implementar un cambio de organización y barrido?
Sin la planificación adecuada, tratar de implementar el cambio organizacional puede llevar a caos, confusión y reducir la velocidad de la empresa. En su lugar, debe rodar los cambios cuidadosamente, con la planificación y el soporte en su lugar antes de que el cambio se convierta en vivo, para que la transición sea lo más transparente posible.
En pocas palabras, necesita administración de cambios.
Si alguna vez has luchado para desplegar un cambio organizacional O está acercando a un cambio e intenta pensar en la mejor manera de llevar a su empresa a bordo, este artículo es para usted.
¿Qué es la gestión de cambios?
La gestión del cambio es el proceso de preparación y la gestión de cualquier nuevo cambio organizativo. Normalmente, durante el proceso de administración de cambios, se preparará para la transición a un nuevo cambio, obtener un soporte organizativo para lo que sea el cambio, e implementar el cambio cuidadosamente con el tiempo.
Lo más importante para la gestión del cambio es acercarse al cambio deliberadamente y desde varios ángulos. Antes de realizar un cambio organizativo, piense en cómo ese cambio afectará a los miembros de su organización en diferentes niveles y en diferentes equipos. Por ese motivo, las metodologías de gestión de cambios a menudo incluyen estrategias para ayudar a los equipos, introducir un cambio organizativo lentamente a lo largo del tiempo, piloto el cambio con un subconjunto de la compañía, o garantiza la compra de las partes interesadas correctas antes de desplegar una nueva iniciativa.
La gestión de cambios es un proceso, así como una metodología. Es posible que nunca haya pasado tanto tiempo pensando en cómo desplegar una iniciativa de cambio. Está bien. Al seguir un proceso de administración de cambios, puede equipar mejor a su equipo y su empresa para beneficiarse de un nuevo cambio.
Los beneficios de la gestión del cambio.
Con una gestión de cambios efectiva, puede introducir nuevos procesos sin interrumpir su equipo u organización. Tendemos a estar bastante apegados a la "manera antigua" de hacer las cosas, incluso si la nueva forma es, objetivamente, mejor. Un plan de gestión de cambios ayuda a su equipo a darse cuenta del valor del nuevo cambio, lo que lo hace lo más mínimamente perturbador posible.
Los procesos de gestión de cambios efectivos pueden ayudarlo a:
Construye impulso en su empresa
Reducir la resistencia al cambio.
Aumentar la probabilidad de cambio exitoso
Reducir cualquier impacto negativo potencial del cambio.
Modelos de gestión de cambios tradicionales.
Los procesos de gestión de cambios vuelven a principios de la década de 1960, y ha habido varios modelos de gestión de cambios a lo largo de los años. En este artículo, cubriremos tres modelos tradicionales para la gestión general del cambio.
Modelo de cambio de lewin
Kurt Lewin , un psicólogo alemán-estadounidense, es mejor conocido por sus contribuciones de investigación aplicada a las prácticas de comunicación. Modelo de cambio de lewin rompe la gestión del cambio en un proceso de tres etapas:
Descongelar. Durante la fase de desprevenido, ayudará a su equipo o a la compañía a superar su aversión de cambio inicial. No solo analizará ninguna aversión al cambio, sino que también comenzará a convencer a su equipo por qué necesita el cambio. En este punto, en el modelo de cambio de Lewin, su enfoque es preparar a su equipo por algo nuevo.
Cambiar. El paso de cambio es cuando despliega el cambio organizativo. Tenga en cuenta que el cambio puede ser un proceso de varios pasos a medida que se encuentra en obstáculos imprevistos y trabaje para a bordo lentamente a todos en el nuevo sistema, sea lo que sea.
Congelar. Has implementado el cambio: ahora es el momento de congelarlo en su lugar para que la "nueva" forma de hacer las cosas se convierta en la norma.
El modelo adkar
los Modelo de adkar Fue creado por Jeff Hiatt. Adkar es un acrónimo, que significa:
Conciencia de la necesidad de cambio
Deseo Para participar y apoyar el cambio.
Conocimiento de qué hacer para garantizar un cambio exitoso
Capacidad para implementar el cambio
Reforzamiento Para garantizar que el cambio continúa implementando a largo plazo.
El proceso de 8 pasos para el cambio líder.
El Dr. John Kotter inventó este método, que se describió en su libro, . Según Kotter, el ocho pasos están:
Crear un sentido de urgencia Para enfatizar la importancia de actuar de inmediato.
Construir una coalición guía Para guiar, coordinar y comunicar el cambio organizacional.
Forma una visión e iniciativas estratégicas. Para aclarar cómo el futuro será diferente del pasado.
Alistar un ejército voluntario Rally alrededor del cambio.
Habilitar la acción eliminando las barreras Para proporcionar la libertad, su organización necesita generar un impacto real.
Generar victorias a corto plazo Energizar a la organización para persistir.
Mantener la aceleración y tenga implacable acerca de iniciar el cambio hasta que su visión sea una realidad
Cambio del instituto Hasta que sea lo suficientemente fuerte como para reemplazar los viejos hábitos.
Cuándo usar la gestión de cambios
No debe desplegar el proceso de gestión de cambio completo para cada cambio organizacional. La gestión de cambios solo es importante cuando el empuje potencial va a ser grande o de toda la empresa. Recuerda que, como humanos, podemos ser Aversión a cambiar -Temos a gustarnos el sistema actual (incluso si no es el mejor proceso), y puede ser difícil para las personas o equipos imaginar trabajar de una manera nueva.
Aquí hay algunos ejemplos de cambios organizativos que desplegará con un proceso de administración de cambios:
Nueva herramienta o tecnología de toda la empresa.
Cambio en el liderazgo u estructura organizativa.
Actualizaciones de cultura o valores de trabajo.
Políticas actualizadas de la empresa, programas de recursos humanos o beneficios.
Fusión o adquisición
Lo más importante que debe tener en cuenta al implementar un proceso de administración de cambios debe ser reflexivo sobre cuándo y cómo está desplegando este cambio a su organización.
En Gestor de tareas UDN , nuestros servicios profesionales y los equipos de éxito de los clientes con frecuencia ayudan a los equipos a construir una estrategia de gestión de cambios para implementar una nueva herramienta o tecnología de toda la compañía. Con Gestor de tareas UDN , los equipos no solo tienen una herramienta para organizar y ejecutar el trabajo, también están desplegando un nuevo enfoque para la colaboración del equipo a través de gestión del trabajo . El uso de un proceso de administración de cambios puede ayudar a garantizar el éxito y la adopción.
los Gestor de tareas UDN Manera de cambio: 6 pasos para desplegar una nueva herramienta o tecnología con administración de cambios
Para ayudar a los nuevos equipos a adoptar Gestor de tareas UDN , nuestros servicios profesionales y Equipos de éxito del cliente construyó un proceso de administración de cambios inspirado en el proceso de 8 pasos del Dr. Kotter para el cambio líder e informado por las mejores prácticas de los clientes que implementó con éxito Gestor de tareas UDN en sus organizaciones. La metodología resultante, la Gestor de tareas UDN Forma de cambio , ayuda a los equipos a implementar nuevas herramientas o tecnologías a nivel organizativo.
Hay seis pasos para el Gestor de tareas UDN Manera de cambio:
Definir tu por qué
Descubre tu ahora
Diseña tu primer flujo de trabajo
Habilita tu equipo y celebra las victorias.
Obtener la instalación para el éxito futuro
Medir y ampliar tu uso.
Si estas adoptando Gestor de tareas UDN o despliegue una nueva herramienta nueva, aquí es como puede usar el Gestor de tareas UDN Manera de cambio para implementar una nueva herramienta o tecnología en su empresa.
Utilizando el Gestor de tareas UDN Manera de cambio: un estudio de caso
Digamos que su equipo va a pasar a una transición a un centralizado. Plataforma de gestión de trabajo Para trabajar de manera más efectiva y colaborativamente . Así es como usarías el Gestor de tareas UDN Manera de cambio para implementar ese cambio organizacional:
1. Defina tu por qué
Antes de implementar este cambio a su organización, primero debe saber: ¿Por qué está haciendo esto? ¿Qué puntos de dolor es este cambio de solucionamiento? Aunque no todos los miembros de su organización estarán encantados con el cambio, porque todos estamos bastante alojados, teniendo una razón concreta por la que está haciendo esto lo ayudará.
Hay tres elementos diferentes para definir tu "por qué:"
Para comenzar, documente por qué está implementando este cambio organizacional. Esta "¿Por qué la declaración" será su brújula por venir todo el trabajo?
"[Nombre del equipo / organización]está implementando esta nueva herramienta de gestión de trabajo para[Administrar estos proyectos y procesos]. Al hacerlo, esperamos [aliviar estos puntos de dolor] y [cumplir estos objetivos] ".
Por ejemplo, si está implementando una herramienta de gestión de trabajo, podría escribir:
"Nuestra compañía está implementando esta nueva herramienta de gestión de trabajo para mejorar la colaboración y la visibilidad multifuncional. Al hacerlo, esperamos aumentar la productividad de la empresa y completar más proyectos a tiempo ".
También querrá definir lo que parece el éxito para su proceso de administración de cambios. Siéntate con el equipo que lleva el cambio a establecer las métricas. Algunas métricas incluyen:
Por cuando este cambio debe ser implementado
Ejerccion o porcentajes de capacitación en toda la empresa.
Tasa de uso a través de la compañía por una fecha determinada
Por ejemplo, para implementar una herramienta de gestión de trabajo, es posible que tenga algunas de las siguientes métricas:
Comenzaremos a desplegar esta herramienta a un grupo pequeño el 3 de marzo. Los empleados tendrán la oportunidad de optar por participar a mediados de junio. Luego, todos en nuestra compañía deben estar a través y familiarizados con la herramienta antes del 17 de julio.
Los equipos deben enviar semanalmente Informes de estado del proyecto En la herramienta de gestión de trabajo, y el trabajo debe gestionarse exclusivamente en la herramienta.
El 100% de los empleados deben estar activos en la herramienta antes del 30 de julio.
Desplegar un cambio organizativo no es un trabajo de una persona. Necesita un equipo de personas, y su alianza de adopción es ese equipo. Hay tres tipos de miembros de la Alianza de Adopción:
El programa de Convenciones. Este es un influyendo en el lugar de trabajo. Su conjunto de Convenciones o Solicadores lo ayudará a definir cómo usará su nueva herramienta de administración de trabajo en toda la compañía. Podrían dirigir capacitaciones o responder a las preguntas que los miembros del equipo tienen en el camino.
El constructor de la conciencia. Este es miembro (o miembros) del equipo de liderazgo. Es posible que sus constructores de sensibilización no estén tan cerca del cambio que se está implementando, pero serán la voz del apoyo. El constructor de la conciencia debe comunicar su "¿Por qué declaración" para aumentar la compra del equipo?
El defensor del producto. Estos son contribuyentes individuales o adoptantes tempranos que están emocionados de ayudar a construir un impulso para este cambio.
2. Descubre tu ahora
Para implementar un cambio en la amplia escala, primero debe comenzar a comenzar. Elija un flujo de trabajo para implementar en el nuevo sistema primero, por lo que su alianza de adopción pueda crear prácticas y ejemplos antes de que lo envíe por completo. Idealmente, elija un flujo de trabajo que sea colaborativo y amplio, para que pueda resolver cualquier torcedura antes de implementar el cambio.
Por ejemplo, para implementar una nueva herramienta de administración de trabajo, puede seleccionar un equipo o departamento, como el departamento de marketing. Antes de introducir el departamento de marketing a su nueva herramienta, considere construir entornos de demostración de cómo podrían usarlo. Por ejemplo, puede mostrarles cómo pueden correr más colaborativos. campañas de marketing Con la nueva herramienta.
3. Diseña tu primer flujo de trabajo
Esta es su oportunidad de probar su nuevo cambio en un flujo de trabajo o un proceso. Su programa de convenio debe tener una capacitación para el equipo seleccionado o el flujo de trabajo. Asegúrese de que su defensor del producto también esté disponible para ayudar a celebrar las victorias y documentar el proceso que funciona de manera efectiva.
En este punto, probablemente se encontrará con las preguntas que no haya pensado antes. Asegúrese de documentar las preguntas frecuentes (y sus respuestas) para que pueda implementarlas en su documentación cuando llegue a este cambio de manera más amplia.
Por ejemplo, en el despliegue de su nueva herramienta de gestión de trabajo, ya ha construido entornos de demostración para el equipo de marketing . Todo lo que queda es mantener sesiones de capacitación con el equipo para mostrarles cómo funciona la herramienta. Anímelos a planificar iniciativas multifuncionales, como la campaña de marketing que ha demostrado, en esta herramienta. Compruebe con frecuencia para ver cómo el despliegue va y responderá cualquier pregunta que el equipo pueda tener. En todo momento, también documenta sus éxitos, por lo que puede usar estos momentos para inspirar a otros equipos a adoptar la herramienta.
4. Habilita tu equipo y celebra las victorias.
Su equipo se está configurando en su flujo de trabajo elegido. Asegúrese de registrarse con ellos con frecuencia sobre cómo va, y celebrar cualquier WINS, incluso a los pequeños. Obtener este impulso por adelantado no solo ayudará a su cambio a obtener vapor: también construirá una cohorte completa de personas pro-cambio que pueden convertirse en defensores de los productos por su propio derecho cuando salga, esto cambie más ampliamente.
5. Ponerse en marcha para el éxito futuro.
En este punto, su equipo debe estar funcionando en la nueva forma de operar. Use este tiempo para celebrar las primeras victorias de su equipo, recolectar comentarios regulares, monitorear la adopción de herramientas y aprovechar las mejores prácticas. Incluyendo la documentación de Preguntas Frecuentes, las sesiones de ayuda y un plan para la ontingontal continua de nuevos compañeros de equipo en un lugar central asegurarán el éxito a largo plazo.
6. Medir y ampliar el uso.
Una vez que sienta que ha resuelto los problemas en el primer cambio, es hora de eliminarlo con mayor amplia. Use las sesiones de capacitación, la documentación de Preguntas frecuentes y la preparación que ha realizado con su primer flujo de trabajo para ayudar a guiar a otros equipos. Dependiendo del tamaño de su empresa, planee realizar horas de oficina con su alianza de adopción para responder a cualquier pregunta. Anime a los abogados de su producto para registrarse y celebrar las victorias con frecuencia, para ayudar a su nuevo Herramienta de gestión de trabajo ganar momento.
¡Antes de saberlo, ha completado con éxito un plan de administración de cambios!
La clave del cambio organizacional es la gestión de cambios.
No importa qué cambio organizacional está desplegando o qué metodología de administración de cambio use, una implementación reflexiva y medida es la clave para cambiar la administración. Ayude a su equipo a adaptarse con éxito a cualquier cambio utilizando la administración de cambios.
Si estás implementando una nueva tecnología o herramienta, prueba el Gestor de tareas UDN Forma de cambio. Para obtener más información, lea nuestra guía sobre cómo puede usar este proceso de administración de cambios para Ayuda a su equipo a adoptar Gestor de tareas UDN .
