Cara memilih perangkat lunak manajemen proyek untuk tim Anda
Jika tim Anda pernah kesulitan mendapatkan proyek dari tanah, atau mendapatkan pembaruan status tepat waktu, atau menyelesaikan pekerjaan dengan batas waktu, atau semua hal di atas, ambil hati. Kamu tidak sendiri. Mengelola proyek adalah kerja keras. Sangat sulit. Tetapi juga merupakan pekerjaan kritis yang dapat membuat atau menghancurkan kemampuan tim Anda untuk mencapai tujuan.
Masukkan perangkat lunak manajemen proyek. Tentu, alat apa pun mungkin akan membantu Anda, tetapi meluangkan waktu untuk menemukan alat yang tepat untuk tim Anda akan memungkinkan Anda untuk secara konsisten mengenai tujuan Anda dan mencapai kesuksesan yang lebih besar.
Jika Anda melihatperangkat lunak manajemen proyekUntuk pertama kalinya, memilih satu alat dapat merasa sangat luar biasa. Bahkan, Anda mungkin masih bertanya-tanya mengapa Anda bahkan membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek, apalagi memahami apa yang Anda butuhkan. Plus, Anda memiliki ratusan pilihan dan fitur yang perlu dipertimbangkan, yang membuatnya sulit untuk mengetahui ke mana harus memulai. Itu sebabnya kita di UDN Task Manager. menulis panduan ini. Dengan itu, Anda akan belajar:
Gambarlah tantangan yang lebih lengkap dari tantangan, wajah Anda - jadi Anda bisa menguraikan kebutuhan Anda dengan lebih baik
Pahami bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu - sehingga Anda tidak membuang waktu Anda untuk mencoba alat yang merupakan pertandingan yang buruk
Tentukan kriteria yang harus Anda pikirkan saat Anda mengevaluasi alat - sehingga Anda tahu fitur apa yang paling penting bagi tim Anda
Mengapa saya memerlukan alat manajemen proyek?
Bagaimana Anda memastikan tim Anda tahu apa yang harus dilakukan pekerjaan? Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukannya? Dan kapan itu jatuh tempo? Merencanakan dan mengorganisir semua komponen dan detail fundamental ini adalah suatu keharusan untuk pekerjaan berbasis proyek - dan penting bagi kesuksesan tim Anda. Namun itu masih salah satu tantangan terbesar tim dan bisnis menghadapi bisnis.
Jadi bagaimana Anda bisa tahu jika Anda mauManfaat dari Manajemen Proyekperangkat lunak? Berikut adalah empat alasan mengapa tim Anda mungkin memerlukan alat:
Semua orang di tim Anda menggunakan sistem yang berbeda untuk mengelola pekerjaan mereka, sehingga proyek, tugas, file, dan komunikasi tim Anda tersebar di seluruh alat.
Anggota tim tidak tahu harus bekerja apa, apa prioritas mereka, atau bagaimana cara mengetahui, sehingga mereka membuang banyak waktu mereka (dan kemungkinan Anda juga) bertanya dan mencari jawaban.
Proses Anda untuk mengkomunikasikan prioritas dan memintaPembaruan StatusSebagian besar melibatkan mengadakan pertemuan, mengirim email, atau merevisi spreadsheet yang rumit secara manual.
Anggota tim secara rutin melewatkan tenggat waktu. Karena semua hal di atas.
Dasar-Dasar Manajemen Proyek: Mengatur pekerjaan dan menetapkan akuntabilitas
Untuk proyek apa pun untuk sukses, setiap anggota tim perlu mendukungnya. Tetapi bagaimana mereka bisa jika mereka tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka, tenggat waktu dan tonggak apa yang perlu mereka temui, atau di mana menemukan informasi yang mereka butuhkan?
Anda perlu mengatur pekerjaan Anda di satu tempat
Perangkat lunak manajemen proyek adalah wadah untuk semua pekerjaan tim Anda yang memungkinkan Anda mengatur semuanya di satu tempat. Pikirkan itu seperti sistem cubby di mana semua informasi penting tim Anda harus berhasil - proyek dan tugas-tugas yang perlu dilakukan, penugasan, tanggal jatuh tempo, prioritas, file-semua memiliki tempat mereka.
Dengan begitu, anggota tim tahu persis di mana menemukan apa yang mereka butuhkan, dan semua orang jelas tentang tanggung jawab yang perlu mereka penuhi. Saat Anda mempertimbangkan alat, evaluasi yang berikut ini:
Struktur proyek dan tugas. Bagaimana setiap alat memecah proyek ke dalam komponen mereka? Ini bukan tentang bagaimana Andamemvisualisasikan pekerjaan; Ini tentang hierarki informasi. Misalnya, dapatkah Anda merusak tugas besar menjadi tugas-tugas kecil (yaitu, subtugas)?
Informasi tugas. Informasi apa yang dimasukkan setiap tugas? Apakah struktur tugas yang konsisten dari proyek ke proyek?
Anda perlu membangun kepemilikan yang jelas dan akuntabilitas untuk pekerjaan
Solusi manajemen proyek yang Anda pilih harus membantu Anda dan tim Anda dengan mudah menunjuk penugasan, menunjukkan bagaimana pekerjaan terhubung, dan ketika sedang terjadi. Kami merekomendasikan mencari kemampuan ini:
Tugas Penugasan. Bisakah Anda dengan mudah menugaskan pemilik untuk setiap tugas? Apakah jelas siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan? Ini adalah suatu keharusan jika Anda ingin menumbuhkan akuntabilitas yang lebih besar di seluruh tim Anda dan memastikan semua orang bertemu tenggat waktu.
Ketergantungan tugas. Menunjukkan ketergantungan antara tugas memungkinkan anggota tim untuk melihat pekerjaan apa yang lain perlu diselesaikan pertama (dan di mana menemukannya) sebelum mereka mulai.
Mulai tanggal dan tanggal jatuh tempo. Tentu saja Anda perlu menetapkan tanggal jatuh tempo, tetapi tidak semua tugas dibuat sama - beberapa membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang lain. Anda mungkin ingin menunjukkan tanggal mulai juga. Ini memberi tim Anda kejelasan yang lebih besar ketika pekerjaan sedang terjadi dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Tanggal mulai juga membantu semua orang dengan lebih mudah memprioritaskan pekerjaan.
Dengan sistem yang baik untuk mengatur informasi mendasar - pekerjaan apa yang perlu dilakukan, siapa yang melakukannya, ketika itu terjadi dan ketika itu jatuh tempo - setiap orang akan memiliki kesuksesan yang lebih besar menjaga pekerjaan di jalur dan tenggat waktu. Dan kemudian Anda dapat mulai meningkatkan pekerjaan tim Anda di area lain juga.
Kolaborasi: Komunikasi dan Informasi Tim Sentralisasi
Tim hari ini berada di bawah tekanan yang sangat besar untuk melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit, bergerak lebih cepat dari sebelumnya, dan meningkatkan kualitas pekerjaan mereka.Kolaborasi yang efektifImperatif, namun bekerja bersama masih begitu sulit. Mengapa?
Salah satu alasannya adalah bahwa tim yang terlalu sering tidak berbagi ruang kerja - satu tempat di mana mereka dapat merencanakan, mengelola, dan berkomunikasi tentang tujuan, proyek, tugas, file, dan lainnya. Sebaliknya, pekerjaan mereka tersebar di berbagai alat, yang menghambat kolaborasi yang efektif dalam beberapa cara.
Anda perlu memusatkan komunikasi tim
Menggunakan email atau aplikasi lain untuk berbagi pekerjaan mengarah ke utas yang tidak pernah berakhir yang hanya memberikan konteks kepada penerima - jika mereka bahkan dapat menemukan apa yang mereka butuhkan. Anggota tim membuang-buang waktu mencari komunikasi terkait, umpan balik, dan informasi lain yang mereka butuhkan untuk memahami pekerjaan mereka, seringkali hanya untuk menemukannya tersembunyi di kotak masuk orang lain.
Apakah Anda memberikan umpan balik, berbagi pembaruan status, atau mengajukan pertanyaan, alat manajemen proyek Anda harus menyatukan semua komunikasi Anda di satu tempat dan mengikatnya langsung ke proyek dan tugas yang mereka dikaitkan dengan. Beberapa kemampuan untuk mencari adalah:
Bisakah Anda berkomunikasi dalam konteks - di mana pekerjaannya?Pastikan Anda dapat mengomentari tugas, @mention anggota tim lain, dan berintegrasi dengan aplikasi komunikasi lain yang ingin Anda gunakan. Fitur-fitur ini akan membantu merampingkan pekerjaan dan menjaga komunikasi tim di satu tempat sehingga setiap orang memiliki konteks yang mereka butuhkan kapan pun mereka membutuhkannya.
Bisakah Anda berkolaborasi secara asinkron?Karena banyak bisnis menawarkan pengaturan kerja yang lebih fleksibel, penting bahwa anggota tim dan pemangku kepentingan dapat tetap up to date pada pekerjaan di mana pun mereka berada. Gunakan alat berbasis cloud dan cari fitur yang memungkinkan Anda mengikuti dan mendapatkan pemberitahuan tentang proyek dan tugas yang penting bagi Anda.
Bisakah Anda bekerja saat bepergian?Juga, pastikan alat yang Anda pilih memiliki aplikasi seluler sehingga Anda dapat mengikuti pekerjaan dari ponsel atau tablet Anda juga.
Anda membutuhkan satu ruang kerja untuk tim Anda
Ketika rencana, tugas, file, dan komunikasi tidak terpusat, mereka jatuh ke silo. Tim tidak memiliki satu sumber kebenaran, sehingga mereka tidak dapat mencari konten, menghubungkan pekerjaan di seluruh tim dan proyek, atauberkolaborasi secara asinkron.. Anggota tim menjadi terisolasi dan berakhir membuang-buang waktu menduplikasi pekerjaan masing-masing.
Perangkat lunak manajemen proyek membawa semua proyek dan tugas tim Anda bersama-sama di satu tempat sehingga Anda dapat merencanakan, mengelola, danBerkomunikasi tentang pekerjaan Anda. Saat Anda mengevaluasi opsi, berikut adalah beberapa pertanyaan untuk diajukan dan kemampuan untuk mencari:
Bisakah Anda mengunggah file digital ke proyek dan tugas yang terkait?Seharusnya mudah bagi tim Anda untuk mengelola aset digital sehingga tidak ada yang menghabiskan waktu untuk mencari atau menduplikasi file. Ini adalah kunci fundamental untuk kolaborasi yang lebih baik, jadi pastikan solusi yang Anda pertimbangkan memungkinkan Anda untuk mengunggah file dari komputer Anda, selain menawarkan ruang penyimpanan tanpa batas.
Bisakah Anda mengintegrasikan dengan alat yang sudah Anda gunakan?Tim Anda juga harus bisaterhubung dengan alat lainMereka menggunakan setiap hari, seperti Google Drive, Dropbox, Box, dan OneDrive. Integrasi ini sangat penting untuk mengelola file bersama dengan mudah dan membantu tim Anda bekerja lebih produktif.
Bisakah Anda dengan mudah berbagi, menghubungkan, dan mencari pekerjaan?Untuk meningkatkan transparansi, tim Anda harus dapat melihat proyek dan tugas yang tersedia untuk dengan mudah menemukan apa yang mereka butuhkan. Ini menghilangkan informasi dan silo data, memungkinkan tim untuk lebih mudah menyelaraskan sasaran, dan membantu anggota tim menghindari duplikasi pekerjaan masing-masing.
Kustomisasi dan Fleksibilitas: Menyesuaikan alat untuk memenuhi kebutuhan tim Anda
Banyak perusahaan mempekerjakan manajer proyek profesional dan bahkanManajemen Proyek PerusahaanTim untuk mengawasi pekerjaan. Dan seringkali mereka menggunakan perangkat lunak rumit yang dirancang khusus untuk kebutuhan individu mereka, bukan kebutuhan tim.
Dalam organisasi yang lebih kecil (dan kecil), kadang-kadang setiap orang harus mengelola proyek-tanpa manfaat pelatihan khusus. Bahkan, banyak anggota tim saat ini adalah "manajer proyek yang tidak disengaja" yang dihadapkan dengan banyak tantangan umum:
Tim bekerja pada berbagai jenis proyek yang mereka rasakan membutuhkan alat yang berbeda untuk dikelola.
Rencana proyekmengubah. Tetapi merevisi mereka menyebabkan kebingungan, banyak kebakaran, dan menggagalkan pekerjaan.
Tim berulang kali menangani jenis proyek yang sama (peluncuran produk atau onboarding karyawan baru, misalnya), tetapi belum menstandarisasi proses mereka untuk mendapatkan pekerjaan dari tanah lebih cepat, sehingga mereka membuang banyak waktu yang sama mengulangi tugas menghancurkan yang sama.
Anggota tim sering memiliki gaya kerja yang berbeda dan menginginkan alat yang memenuhi preferensi individu mereka.
Anda memerlukan alat yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan tim Anda
Alat manajemen proyek yang baik membantu tim Anda fokuspekerjaan bernilai tinggi yang tumbuh bisnis. Ini harus memberikan fleksibilitas untuk mengelola semua proyek tim Anda, beradaptasi dengan perubahan dengan cepat dan mudah, dan menghemat waktu pada pekerjaan rutin. Berikut adalah beberapa kemampuan inti yang harus Anda cari:
Bagaimana Anda dan tim Anda ingin memvisualisasikan pekerjaan Anda adalah faktor penting untuk dipertimbangkan. Beberapa alat menawarkan berbagai pilihan, dan beberapa tidak. Misalnya, sebuah tim yang berfokus pada proyek yang digerakkan tenggat waktu mungkin ingin memvisualisasikan pekerjaan pada alinimasaataukalenderUntuk melihat dan memahami langkah-langkah yang terlibat, tugas apa yang bergantung pada orang lain, dan kapan pekerjaan terjadi.
Tetapi untuk sebuah proyek untuk melacak pekerjaan yang sedang berlangsung, tim Anda mungkin merasa aPapan Kanban, daftar, atau tampilan lain adalah pilihan yang lebih baik.
Tentu saja, memiliki lebih dari satu opsi untuk memvisualisasikan pekerjaan berarti tim Anda dapat memilih yang paling cocok dengan setiap proyek dan preferensi masing-masing.
Dengan bidang khusus, Anda dapat melacak semua jenis informasi dengan cara yang paling sesuai dengan tim Anda dan masing-masing proyek. Misalnya, Anda mungkin ingin menggunakan bidang untuk menunjukkan prioritas setiap tugas dalam suatu proyek (tinggi, sedang, rendah) atau menunjuk tahap kerja dalam (dalam proses, keluar untuk persetujuan, dll). Bidang khusus memberikan opsi tim Anda tanpa akhir untuk mengelola dan melaporkan dengan lebih baik.
Banyak alat menawarkan aPerpustakaan Template ProyekUntuk membantu Anda memulai, tetapi pastikan Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik Anda dan menghemat juga. Dengan begitu Anda dapat menstandarkan dan memperbaiki proses untuk proyek dan tugas-tugas bahwa tim Anda secara rutin menangani.
Adopsi: Memastikan seluruh tim Anda menggunakan alat manajemen proyek Anda
Di dunia yang ideal, tim Anda akan dengan cepat dan mudah mengadopsi alat manajemen proyek yang Anda pilih. Sayangnya, penerapan perangkat lunak baru seringkali kompleks dan menantang, jadi Anda harus meluangkan waktu untuk memahami apa yang mengadopsi alat akan melibatkan - untuk Anda dan tim Anda.
Percobaan gratis
Bisakah Anda mencoba produk dengan tim Anda selama beberapa minggu atau lebih sehingga semua orang dapat menyelam dan menguji fungsionalitas? Pastikan Anda dapat menendang ban dan bahkan mengelola proyek penting dari awal hingga selesai sebagai bagian dari pengalaman uji coba Anda. Setelah uji coba Anda berakhir, Anda akan ingin menilai apakah Anda memiliki pengetahuan untuk menggunakan produk dengan sukses untuk jangka panjang.
Alat dan dukungan pendidikan
Evaluasi seberapa mudah alat akan belajar sehingga Anda dapat menentukan seberapa cepat semua orang dapat naik. Apakah perusahaan menawarkan tutorial,demos, kursus, dan panduan bahwa rekan tim dapat digunakan sesuai permintaan? Bisakah Anda mendapatkan dukungan dari tim sukses pelanggan? Pastikan untuk menggunakan beberapa sumber daya ini selama uji coba Anda untuk memastikan mereka akan membantu Anda mempelajari produk.
Kemudahan implementasi
Berapa lama untuk mengatur alat? Berapa lama untuk mengatur proyek? Bisakah kamuImpor pekerjaan dari spreadsheetatau dokumen atau gunakan template untuk memulai segera? Sementara fitur-fitur ini bukan jaminan, tim Anda akan mengadopsi, mereka dapat membuatnya lebih mudah bagi Anda untuk mulai menggunakan dan menguji alat dengan cepat.
Pengalaman yang mudah digunakan
Apakah antarmuka sederhana dan intuitif? Bisakah semua anggota tim Anda (bukan hanya manajer proyek dengan pelatihan khusus) menggunakannya? Apakah desain mengantisipasi apa yang mungkin perlu dilakukan pengguna dan memudahkan mereka untuk mengambil tindakan? Pastikan untuk mencatat tindakan yang paling sering Anda lakukan dan seberapa mudah mereka menemukan, memahami, dan menggunakan.
Template
Apakah perangkat lunak meliputi template untuk alur kerja dan proses umum sehingga tim Anda dapat dengan cepat mengatur proyek baru dan menjalankan tugas rutin? Bisakah Anda menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik tim Anda? Pastikan untuk menggunakan satu atau dua templat untuk menentukan apakah mereka akan membantu tim Anda menjadi lebih produktif dan menghabiskan lebih banyak waktu pada pekerjaan bernilai tinggi.
Penskalaan dan harga: Menemukan alat yang tumbuh dengan tim Anda
Oke, waktu untuk hampir semua orang topik favorit semua orang: uang. Seperti kebanyakan tim, Anda mungkin memiliki anggaran, sehingga Anda ingin memahami biaya. Anda juga harus memastikan alat yang Anda pilih dapat berskala dengan tim Anda saat tumbuh. Anda tidak ingin memilih satu solusi hanya untuk menemukan beberapa tahun kemudian Anda membutuhkan sesuatu yang berbeda karena tim Anda berlipat ganda atau harganya menjadi terlalu mahal.
Harga Fleksibel
Sebuah tim kecil yang baru memulai dengan perangkat lunak manajemen proyek memiliki kebutuhan yang jauh berbeda dari tim pengguna berpengalaman yang lebih besar. Banyak vendor menawarkanrencanaBerdasarkan faktor yang sama atau serupa, seperti ukuran tim Anda atau fitur yang tersedia, sehingga Anda dapat memilih paket yang akan memberi Anda nilai terbaik untuk uang Anda. Pastikan juga Anda dapat dengan mudah meningkatkan ketika saatnya tiba.
Rencana harga yang dapat diprediksi
Apakah Anda mengerti bagaimana harga untuk paket yang Anda pilih ditentukan - apakah itu dengan kursi (orang)? Tarif tetap? Biaya bulanan? Sesuatu yang lain? Ini akan membantu Anda mengetahui alat mana yang bisa menjadi mahal karena tim Anda tumbuh.
Pelaporan: Berbagi Kemajuan dan Hasil dengan Anggota Tim dan Stakeholder
Sebagian besar dari mengelola proyek adalahmelaporkan kemajuan. Anda perlu tahu bagaimana proyek berjalan sehingga Anda dapat menyesuaikan rencana dan sumber daya Anda sesuai kebutuhan. Kepemimpinan akan ingin tahu apakah proyek Anda akan dikirimkan tepat waktu karena mereka cenderung mengandalkannya untuk mencapai tujuan tertentu. Dan begitu proyek Anda selesai, Anda dan orang lain tentu saja akan juga ingin mengetahui hasilnya.
Untuk dengan mudah menghasilkan laporan yang bermanfaat yang dapat Anda gunakan dan bagikan dengan kepemimpinan dan rekan satu tim, alat yang Anda pilih perlu melacak informasi proyek yang Anda pedulikan. Seperti yang kami sebutkan, Anda akan ingin melacak setiap karya, ketika itu jatuh tempo, dan siapa yang bertanggung jawab untuk itu. Dari sana, Anda mungkin juga ingin melacak informasi seperti prioritas, panggung, dan saluran sehingga Anda dapat membuat laporan spesifik tentang kriteria itu.
Berikut adalah beberapa kemampuan untuk mencari di alat manajemen proyek Anda:
Pembaruan Status: Apakah proyek Anda di jalur, berisiko, atau diblokir? Berbagi pembaruan status reguler memastikan rekan tim tahu di mana proyek berada pada tingkat tinggi. Pastikan alat yang Anda pilih memiliki tempat khusus dalam setiap proyek untuk berbagi pembaruan status sehingga mudah ditemukan dan referensi.
Pelacakan kemajuan secara real time: Karena pekerjaan selesai, alat manajemen proyek Anda harus secara otomatis melacak kemajuan ini untuk Anda. Dengan cara ini, Anda tahu berapa banyak pekerjaan yang telah selesai, jika ada tugas yang memblokir yang lain, dan apa yang tersisa untuk dilakukan pada waktu tertentu.
Laporan yang dapat dibagikan: Dapatkan wawasan proyek yang bermakna dengan membuat dan berbagi laporan dengan kepemimpinan dan rekan satu tim berdasarkan data yang Anda lacak. Selain laporan standar, pastikan alat yang Anda pilih memungkinkan Anda untuk membuat laporan khusus dari data yang Anda pedulikan.
Keamanan: Melindungi pekerjaan tim Anda
Karena Anda mengelola proyek tim Anda di alat ini, Anda perlu merasa yakin bahwaPekerjaan Anda aman. Terlepas dari persyaratan perusahaan Anda, ada beberapa admin, data, dan fitur keamanan yang ingin Anda cari dalam alat manajemen proyek.
Kontrol admin
Pastikan alat yang Anda pilih memiliki kontrol admin sehingga Anda dapat menambahkan, mengelola, dan menghapus karyawan dan tamu ketika Anda perlu. Anda mungkin juga ingin mengatur persyaratan kata sandi seperti pedoman kekuatan, otentikasi 2 faktor, SSO, atau SAML untuk menjaga keamanan data Anda. Terakhir, pastikan kemampuan manajemen data alat, seperti mengekspor dan menghapus data sesuai kebutuhan, cocok dengan kebutuhan Anda.
Permission Privasi.
Beberapa proyek berisi pekerjaan yang lebih sensitif. Pastikan bahwa alat manajemen proyek Anda memungkinkan Anda untuk menetapkan izin privasi, seperti publik atau pribadi, untuk proyek dan karya spesifik sehingga hanya orang yang tepat yang dapat melihatnya.
Berbagai level akses
Mengelola proyek Anda dalam aalat kolaborasi.Meningkatkan visibilitas ke dalam pekerjaan yang dilakukan, tetapi juga membuka rencana Anda hingga suntingan tidak disengaja jika akses tidak dikelola dengan hati-hati.
Pilih alat yang memungkinkan Anda untuk memberikan level akses yang berbeda, seperti pengeditan atau hanya komentar, kepada anggota berdasarkan peran dan keterlibatan mereka dalam proyek. Misalnya, banyak anggota hanya perlu melihat informasi proyek dan mengomentari tugas tetapi tidak perlu mengeditnya.
Keamanan Produk Umum
Untuk memastikan proyek proyek dan pengguna aman dan aman, ada beberapa fitur keamanan umum yang Anda butuhkan. Pastikan transmisi data dienkripsi, tes keamanan reguler dan pemindaian jaringan dilakukan, alat ini sesuai dengan kerangka kerja privasi umum, dan memiliki sertifikasi keamanan yang diperlukan oleh tim TI Anda.
Alat apa yang akan digunakan tim Anda?
Ya, proses memilih alat manajemen proyek yang tepat untuk tim Anda adalah usaha besar. Dan itu bukan keputusan untuk membuat dengan cepat atau ringan. Kami berharap panduan ini telah membantu Anda lebih memahami tantangan tim Anda dan menguraikan kebutuhan Anda. Sekarang Anda dapat mempersempit daftar alat untuk mencoba dengan suka tim AndaUDN Task Manager. .
