Hogyan válasszuk ki a projektmenedzsment szoftverét a csapat számára

Ha a csapata valaha is bajba került a projektről, vagy időben történő állapotfrissítéssel, vagy a határidőig végzett munka megszerzése, vagy a fentiek mindegyike. Nem vagy egyedül. A projektek kezelése kemény munka. Nagyon nehéz. De az is nagyon fontos munka, amit akár tenni vagy megszakítani a csapat képes, hogy elérje céljait.

Adja meg a Project Management szoftvert. Persze, minden eszköz valószínűleg segít, de vette a fáradságot, hogy megtalálják a megfelelő eszközt a csapat lehetővé teszi, hogy folyamatosan elérje a céljait, és elérni nagyobb sikert.

Ha megnézedProjektmenedzsment szoftverElső alkalommal az egyik eszköz kiválasztása elég túlnyomónak érzi magát. Valójában még mindig csodálkozhatsz, hogy miért van szüksége projektmenedzsment szoftverre, nem beszélve arról, hogy mit kell. Plusz, akkor több száz lehetőségek és funkciók, hogy fontolja meg, ami megnehezíti, hogy hol kezdjem. Ezért vagyunk UDN feladatkezelő írta ezt az útmutatót. Ezzel megtanulod:

Rajzoljon egy teljesebb képet a kihívásokról a csapat arcáról - így jobban vázolja fel az Ön igényeit

Értsd meg, hogy a projektmenedzsment szoftver hogyan segíthet-e, így nem pazarolja az idejét, hogy megpróbálja kipróbálni olyan eszközöket, amelyek rossz mérkőzés

Határozza meg a kritériumokat, amelyeket az eszközök értékelésével kell gondolkodnia - így tudod, hogy milyen funkciók a legkritikusabbak a csapatod számára

Miért van szükségem egy projektmenedzsment eszközre?

Hogyan győződjön meg róla, hogy a csapat tudja, milyen munkát kell tennie? Ki felelős azért? És mikor esedékes? Az ilyen alapvető összetevők és részletek tervezése és szervezése a projekt alapú munkához és kritikus fontosságúnak kell lennie a csapat sikeréhez. Mégis még mindig az egyik legnagyobb kihívás csapat és vállalkozás arc.

Szóval hogyan tudja megmondani, haA projektmenedzsment előnyeszoftver? Itt van négy ok, amiért a csapatnak szüksége lehet egy eszközre:

Mindenki a csapatodban egy másik rendszert használ a munkájuk kezelésére, így a csapat projektjei, feladatait, fájljait és kommunikációját szétszórják az eszközökkel.

A csapat tagjai nem tudják, hogy mit kell dolgoznunk, mi a prioritásaik, vagy hogyan lehet kideríteni, hogy sok időt (és valószínűleg a tiéd is) megkérdezik és keressenek.

Az Ön folyamata a prioritások kommunikációjához és a kéréshezstátusz frissítésekLeginkább a találkozókat, az e-mail küldését, vagy a bonyolult táblázatok kézi módosítását.

A csapat tagjai rutinszerűen kihagyják a határidőket. Mert a fentiek mindegyike.

Projektmenedzsment alapjai: Munka szervezése és elszámoltathatóság létrehozása

Mert bármely projekt sikeres, minden csapat tagnak támogatnia kell. De hogyan lehet őket, ha nem tudjuk, mi várható tőlük, hogy mi a határidők és mérföldkövek ahhoz, hogy megfeleljen, vagy hogy hol találhatók a szükséges információkat?

Egy helyen kell megszerveznie a munkáját

A projektmenedzsment szoftver egy tartály az összes csapat munkájához, amely lehetővé teszi, hogy mindent egy helyen szervezzen. Gondolj úgy, mint egy Cubby System, amelyben az összes lényeges információnak sikeresnek kell lennie - olyan projektek és feladatok, amelyeknek meg kell tenniük, megbízók, esedékességi dátumok, prioritások, fájlok.

Így a csapattagok pontosan tudják, hogy hol találják meg, amire szükségük van, és mindenki világossá válik a teljesítendő feladatokról. Ahogy az eszközöket fontolja meg, értékelje a következőket:

Projekt és feladatszerkezet. Hogyan szakítja meg az egyes szerszámokat az összetevőkbe? Ez nem arról szól, hogy teábrázolja a munkát; Ez az információ hierarchiájáról szól. Például megszakíthatja a nagy feladatokat kisebb feladatokba (vagyis alcsoportok)?

Feladatadatok. Milyen információkat tartalmaz minden információ? A projektekből álló feladatok szerkezete a projekthez?

Egyértelmű tulajdonjogot és elszámoltathatóságot kell létrehoznia a munkához

A projekt menedzsment megoldás választja meg segít, és a csapat egyszerűen kijelöli megbízottak, hogyan működik csatlakoztatva van, és amikor ez történik. Javasoljuk, hogy ezeket a képességeket keressük:

Feladat megbízottja. Könnyedén hozzárendelhet egy tulajdonost minden feladathoz? Világos, hogy ki felelős a munkáért? Ez elengedhetetlen, ha azt szeretné elősegíteni a nagyobb elszámoltathatóság az egész csapat és, hogy mindenki találkozik határidőket.

Feladatfüggegségek. A feladatok közötti függőségek megteremtése lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy lássák, milyen munkát kell végeznie először (és hol találja meg), mielőtt elkezdenék.

Indítsa el a dátumokat és a dátumokat. Természetesen világos dátumokat kell beállítani, de nem minden feladat létrejön egyenlő - néhány időt vesz igénybe, mint mások. Lehet, hogy jelzi a kezdő dátumokat is. Ez a csapat nagyobb tisztaságát adja, amikor a munka történik, és mennyi ideig tart. A kezdő dátumok segítenek mindenki számára könnyebben prioritásként.

Jó rendszerrel az alapvető információk megszervezéséhez - milyen munkát kell végeznie, ki csinálja azt, hogy mikor történik, amikor ez történik, és amikor az esedékessége - mindenki nagyobb sikert fog tartani a pályák és a találkozás határideje. És akkor elkezdheti javítani a csapat munkáját más területeken is.

Együttműködés: A csapat kommunikációjának és információinak központosítása

A mai csapatok óriási nyomás alatt állnak, hogy többet tegyenek kevesebbet, gyorsabban mozogjanak, mint valaha, és javítsák munkájuk minőségét.Hatékony együttműködésElengedhetetlen, mégis együtt dolgoznak, még mindig nehéz. Miért?

Az egyik oka az, hogy túl gyakran a csapatok nem osztják meg a munkaterületet - egy helyet, ahol képesek, kezelni és kommunikálni céljaikról, projektjeikről, feladatokról, fájlokról és még sok másról. Ehelyett a munkájukat számos eszközre terjesztik, amelyek megakadályozzák a hatékony együttműködést számos módon.

A csapatkommunikáció központosítása

Az e-mail vagy más alkalmazások használata a munka megosztására a soha véget nem érő szálakhoz vezet, amelyek csak a címzetteknek szólnak-e, ha azt is megtalálják, amit szükségük van. A csoport tagjai pazarolja az idejét keresést az ehhez kapcsolódó kommunikáció, visszacsatolás, és egyéb szükséges információkat, hogy megértsék a munka, gyakran csak felfedezni elrejtett valaki más postaládájába.

Függetlenül attól, hogy visszajelzést ad, megosztja az állapotfrissítéseket, vagy kérdéseket tesz fel, a projektmenedzsment eszköze egy helyen együtt kell hoznia az összes kommunikációt egy helyen, és közvetlenül összekapcsolja azokat a projektekhez és feladatokhoz. Néhány képesség a következő:

Tudsz kommunikálni a kontextusban - ahol a munka?Győződjön meg róla, hogy megjegyzi a feladatokat, @mention más csapattagokat, és integrálhatja más kommunikációs alkalmazásokkal, amelyeket szeretne használni. Ezek a funkciók segítenek a munka egyszerűsítésében és a csapatkommunikáció egy helyen tartani, így mindenkinek szüksége van a szükségük van, amikor szükségük van rá.

Tudsz összegyűjteni aszinkron módon?Amennyiben sok vállalkozás rugalmasabb munkamódszereket kínál, elengedhetetlen, hogy a csapattagok és az érdekeltek naprakészen maradjanak a munkahelyen, függetlenül attól, hogy hol vannak. Használjon felhőalapú eszközt, és keressen olyan funkciókat, amelyek lehetővé teszik az Ön számára fontos projektekről és feladatokról szóló értesítéseket.

Tudsz menni?Is, győződjön meg róla, a szerszám választhat egy mobil alkalmazást, hogy lépést tartson a munka a telefon vagy tabletta is.

Szüksége van egy munkaterületre a csapat számára

A tervek, feladatok, a fájlok és a kommunikáció nem központosított, silókba esnek. A csapatoknak nincs egyetlen igazság forrása, így nem kereshetnek tartalmat, összekapcsolják a munkát a csapatok és a projektek között, vagyaz aszinkron együttes együttműködése. A csapat tagjai elkülönülnek, és elvégeznek az egymás munkájának megduplázásával.

A Project Management Software hozza az összes csapat projektjeit és feladatait egy helyen, így zökkenőmentesen tervezheti, kezelheti éskommunikáljon a munkájáról. Ahogy értékeli az opciókat, itt vannak olyan kérdések, amelyek megkérdezhetik és lehetőségeket keresnek:

Lehet-e feltölteni a digitális fájlokat a kapcsolódó projektekhez és feladatokhoz?Könnyen kell lennie a csapat számára a digitális eszközök kezelésére, így senki sem veszi az időkeresést vagy a fájlokat. Ez egy alapvető kulcs a jobb együttműködéshez, ezért győződjön meg róla, hogy az Ön által megfontolt megoldások lehetővé teszik a fájlok feltöltését a számítógépről, a korlátlan tárhely felajánlása mellett.

Be tudsz integrálni a már használt eszközöket?A csapatnak is képesnek kell lennieZökkenőmentesen csatlakozik más eszközökkelMinden nap használnak, mint például a Google Drive, Dropbox, Box és Onedrive. Ezek az integráció elengedhetetlenek a megosztott fájlok egyszerű kezeléséhez, és segítenek a csapatunk számára.

Tudod könnyen megosztani, csatlakozni és keresni a munkát?Az átláthatóság növelése érdekében a csapatnak képesnek kell lennie arra, hogy megtekinthesse a nyilvánosan elérhető projekteket és feladatokat, hogy könnyen megtalálja azokat, amire szükségük van. Ez kiküszöböli információk és adatok silók, lehetővé teszi a csapatok számára, hogy könnyebben align körül célokat, és segít a csapat tagjai ne legyenek átfedések egymás munkáját.

Testreszabás és rugalmasság: Szerszámot szab ki a csapat igényeinek kielégítésére

Sok vállalat felveszi a szakmai projektvezetőket és mégVállalati projektmenedzsmentcsapatok felügyeletére. És gyakran használják bonyolult szoftver kifejezetten az egyéni igényeket, nem egy csapat igényeit.

A kisebb (és kicsi) szervezetekben néha mindenkinek kezelnie kell a projekteket - a szakosodott képzés előnye nélkül. Tény, hogy sok csapat tagja ma "véletlen projektmenedzserek", akik sok közös kihívással szembesülnek:

A csapatok különböző típusú projekteken dolgoznak, amelyek úgy érzik, hogy különböző eszközöket igényelnek.

Projekttervekváltozás. De ezeket felülvizsgálja zavart okoz, sok tüzet, és derails munkát.

A csapatok ismételten kezelik ugyanazokat a típusú projekteket (például a termék elindítása vagy a fedélzeten új munkavállalók), de nem szabványosították folyamataikat, hogy gyorsabban működjenek a földről, ezért sok időt pazarolnak ugyanazon a rote feladatokat.

A csapat tagjai gyakran különböző munkatervekkel rendelkeznek, és olyan eszközöket szeretnék, amelyek teljesítik az egyéni preferenciákat.

Szüksége van egy eszközre, amelyet testreszabhat a csapat igényeihez

A jó projektmenedzsment eszköz segít a csapatnak összpontosítaniNagy értékű munka, amely az üzletet növeli. Lehetővé kell tennie a rugalmasságot, hogy kezelje az összes csapat projektjeit, alkalmazkodjon a gyors és egyszerű változásokhoz, és időt takarítson meg a rutinmunkákon. Íme néhány fő képesség, amit meg kell keresnie:

HOGYAN KELL SZÜKSÉGES TÁMOGATÁSA A MŰKÖDÉS MEGHATÁROZÁSÁNAK, FONTOS FELHASZNÁLÁS. Egyes eszközök számos lehetőséget kínálnak, és néhányan nem. Például egy csapat, amely a határidős projektekre összpontosított, aIdővonalvagynaptárAhhoz, hogy megismerje és megértse az érintett lépéseket, milyen feladatok függnek másoktól, és amikor a munka történik.

De egy projekt, amely nyomon követi a folyamatos munkát, a csapatod érezheti aKanban tábla, Lista vagy más nézet jobb lehetőség.

Persze, több mint egy lehetőség, hogy szemléltesse a munka azt jelenti, hogy a csapat dönti el, mit illik legjobban az egyes projektek és a saját egyéni preferenciák.

Az egyéni mezők, nyomon követheti mindenféle információt oly módon, hogy a legjobban illik a csapat és az egyes projektek. Például, akkor érdemes használni, egy olyan területen, hogy jelezze a kiemelt az egyes feladatok egy projekten belül (magas, közepes, alacsony), vagy kijelöli a szakaszában a munka van (folyamatban ki jóváhagyást, stb.) Egyedi mezők A csapat végtelen lehetőségei a munka jobb kezelésére és jelentésére.

Sok eszköz kínál aA projekt sablonok könyvtáraAz induláshoz, de győződjön meg róla, hogy testreszabhatja őket az Ön sajátos igényeihez, és megmentheti sajátját is. Így lehet szabványosítani és finomítani a folyamatokat a projektek és feladatok, amelyeket a csapat rutinszerűen kezel.

Elfogadás: Az egész csapat biztosítása a projektmenedzsment eszközzel

Egy ideális világban a csapat gyorsan és egyszerűen elfogadja a választott projektmenedzsment eszközt. Sajnos az új szoftverek megvalósítása gyakran összetett és kihívást jelent, ezért időt kell tennie ahhoz, hogy megértsük, mi az eszköz elfogadása - az Ön és a csapatod számára.

Ingyenes próbaverzió

Megpróbálhatja kipróbálni a terméket a csapatával néhány hétig vagy annál hosszabb ideig, így mindenki merülhet és tesztelhet a funkcionalitásban? Győződjön meg róla, hogy meg tudja rúgni a gumiabroncsokat, és még fontos projektet is kezelhet, hogy a próbaélmény részeként befejezze. Miután a próba befejeződik, meg szeretné értékelni, hogy megvizsgálja-e, ha hosszú távon sikeresen használhatja a terméket.

Oktatási eszközök és támogatás

Értékelje, mennyire könnyű az eszköz megtanulni, hogy meg tudja határozni, hogy milyen gyorsan lehet mindenki fedélzeten. A vállalat bemutatja az oktatóanyagokat,demók, Tanfolyamok, és útmutatók, hogy a csapattársak igény szerint használhatók? Kaphat támogatást egy ügyfél-sikert csapatból? Győződjön meg róla, hogy ezeket az erőforrást használja a próba során, hogy megbizonyosodjon arról, hogy segítséget nyújtanak a termék megtanulásában.

Könnyű végrehajtás

Mennyi ideig tart az eszköz beállításához? Mennyi ideig állítható be projektek? TudszImportálás a táblázatokbólvagy Dokumentumok vagy sablon használata, hogy azonnal elinduljon? Miközben ezek a funkciók nem garantálják, a csapat elfogadja, sokkal könnyebbé teheti, hogy gyorsan elinduljon és tesztelje az eszközöket.

Felhasználóbarát élmény

Az interfész egyszerű és intuitív? Lehet-e az összes csapat tagjainak (nem csak a speciális képzéssel rendelkező projektmenedzserek)? A tervezés előrejelzi, hogy mit kell tennie a felhasználóknak, és megkönnyítik őket, hogy cselekedjenek? Jegyezze meg, hogy az intézkedések szedése leggyakrabban, és hogyan könnyű őket megtalálni, megérteni és használni.

Sablonok

Vajon a szoftver tartalmazza sablonokat közös munkafolyamatok és eljárások, így a csapat gyorsan beállítható az új projektek és végre rutinfeladatokat? Testreszabhatja őket a csapat sajátos igényeihez? Ügyeljen arra, hogy egy sablont vagy kettőt használjon annak megállapításához, hogy segítenek-e a csapatod számára, hogy produktívabbá váljon, és több időt töltsön a nagy értéken.

Méretezés és árképzés: olyan eszköz megtalálása, amely a csapatával nő

Oké, idő szinte mindenkinek a legkevésbé kedvelt témájához: pénz. Mint a legtöbb csapat, valószínűleg költségvetésed van, így meg akarod érteni a költségeket. Meg kell győződnie arról, hogy a választott eszköz skálázhat a csapatával, ahogy nő. Nem akarsz választani egy megoldást csak néhány évvel később felfedezni, hogy valami másra van szükséged, mert a csapatod megduplázódott, vagy az ár túl drága volt.

Rugalmas árképzés

Egy kis csapat, amely csak a projektmenedzsment szoftverrel kezdődik, sok más szükségletű, mint egy nagyobb tapasztalt felhasználó. Sok szállító ajánlattervekugyanazon vagy hasonló tényezőkön alapulva, például a csapat méretének vagy a rendelkezésre álló funkciók alapján, így kiválaszthatja azt a tervet, amely megadja neked a legtöbb értéket a pénzért. Győződjön meg róla, hogy könnyen frissítheti, ha az idő jön.

Kiszámítható árképzési tervek

Megértette, hogyan határozza meg az Ön által választott terv árát - az ülésen (személy)? Átalánydíjat? Havi díj? Valami más? Ez segít abban, hogy kitalálhassák, hogy mely eszközök lehetnek költségcsökkentő, mivel a csapat növekszik.

Jelentés: A haladás és az eredmények megosztása a csapattagokkal és az érdekeltekkel

A projektek kezelésének nagy részeJelentés a haladásról. Tudnia kell, hogy a projektek továbbfejlődnek, így szükség szerint módosíthatja terveit és erőforrásait. A vezetés azt szeretné tudni, hogy a projekted időben kerül-e, mivel valószínűleg számítanak rá, hogy elérje a konkrét célokat. És ha a projekted megtörtént, akkor Ön és mások természetesen meg akarják tudni az eredményeket.

Ahhoz, hogy könnyedén hozzon létre hasznos jelentéseket, használhatja és megoszthatja vezetéssel és csapattársakkal, az Ön által választott eszköz, hogy nyomon követhesse a törődési információkat. Amint említettük, meg akarjuk nyomon követni az egyes munkát, amikor esedékes, és ki felelős. Innen is szeretné nyomon követni az információkat, mint a prioritás, a szakasz és a csatorna, így konkrét jelentéseket hozhat e kritériumokról.

Íme néhány képesség, hogy keresse meg a projektmenedzsment eszközét:

Státusz frissítések: A projekt a pályán, veszélyben van, vagy blokkolva van? A rendszeres állapotfrissítések megosztása biztosítja a csapattársak tudják, hogy a projekt magas szinten áll. Ellenőrizze, hogy a szerszám választhat egy dedikált belül az egyes projektek részesedése státusz frissítéseket, így ők könnyen megtalálja és referencia.

Progress nyomkövetés valós időben: Mivel a munka befejeződött, a projektmenedzsment eszközének automatikusan nyomon kell követnie ezt az előrehaladást. Így tudod, hogy mennyi munkát végeztek el, ha bármilyen feladat blokkolja a másikat, és mi maradt minden időpontban.

Megosztható jelentések: Get értelmes projekt betekintést létrehozásával és megosztásával jelentéseket a vezetés és a csapattársak adatok alapján az Ön által nyomon. Amellett, hogy a szokásos jelentéseket, ellenőrizze, hogy a szerszám úgy dönt lehetővé teszi, hogy építeni egyéni jelentéseit az adatok törődsz.

Biztonság: A csapat munkájának védelme

Mivel a csapat projektjeit ebben az eszközben kezeli, magabiztosnak kell lennieA munkád biztonságos. Függetlenül attól, hogy a vállalat igényeit, van néhány admin, adatok és biztonsági funkciók akkor szeretnénk keresni egy projekt menedzsment eszköz.

Adminisztrátori ellenőrzések

Ellenőrizze, hogy a szerszám választhat adminisztrátori ellenőrzést, így felveheti, kezelése és eltávolítás alkalmazottak és a vendégek, ha kell. Azt is szeretné állítani, hogy jelszavas követelményeket, például erősségi irányelveket, 2-faktori hitelesítést, SSO-t vagy SAML-t tartsa be, hogy az adatokat biztonságban tartsa. Végül biztosítsa az eszköz adatkezelési képességeit, mint például az adatok exportálása és törlése, szükség esetén megfelel az Ön igényeinek.

Adatvédelmi engedélyek

Egyes projektek érzékenyebb munkát tartalmaznak. Győződjön meg róla, hogy a Project Management eszköz lehetővé teszi az adatvédelmi engedélyek, például a nyilvánosság vagy a magánszféra, a projektek és a konkrét munkadarabok beállítását, így csak a megfelelő emberek láthatják őket.

Változó hozzáférési szintek

A projektek kezelése aEgyüttműködési eszköznöveli a láthatóságot a munkát végeznek, hanem megnyitja a tervek akár véletlen módosításokat, ha a hozzáférést nem sikerült alaposan.

Válasszon ki egy olyan eszközt, amely lehetővé teszi a különböző hozzáférési szintek megadását, például a szerkesztést vagy a megjegyzéseket, a tagok számára a projektben és részvétele alapján a projektben. Például sok tagnak csak a projektinformációkat és a feladatokat megjegyzést kell tennie, de nem kell szerkeszteni őket.

Általános termékbiztonság

Annak érdekében, hogy a projekt és a felhasználói adatok biztonságosak és biztonságosak legyenek, vannak olyan általános biztonsági funkciók, amelyekre szüksége van. Ellenőrizze, hogy az adatátvitel titkosított, a rendszeres biztonsági tesztek és hálózati letapogatást végezni, az eszköz megfelel az általános adatvédelmi keretrendszerek, és ez a biztonsági tanúsítványok által igényelt informatikai csapata.

Milyen eszközt használ a csapatod?

Igen, a csapat kiválasztásának folyamata a csapathoz nagy törekvés. És ez nem dönt a gyors vagy enyhén. Reméljük, hogy ez az útmutató segített abban, hogy jobban megértse a csapat kihívásait, és vázolja fel az Ön igényeit. Most szűkítheti az eszközök listáját, hogy megpróbálja a csapatoddalUDN feladatkezelő .