Kuinka valita projektinhallintaohjelmisto tiimisi

Jos tiimisi on koskaan ollut vaikeuksia saada hanke pois maasta tai saada ajankohtaisen tilapäivityksen tai saada työtä määräajassa tai kaikki edellä mainitut, ota sydän. Et ole yksin. Hankkeiden hallinta on kovaa työtä. Todella vaikeaa. Mutta se on myös kriittinen työ, joka voi joko tehdä tai rikkoa tiimisi kykyä lyödä tavoitteita.

Anna projektinhallintaohjelmisto. Toki, jokainen työkalu todennäköisesti auttaa sinua, mutta ottaa aikaa löytää oikea työkalu tiimisi, jonka avulla voit jatkuvasti lyödä tavoitteesi ja saavuttaa suuremman menestyksen.

Jos katsotProjektinhallintaohjelmistoEnsimmäistä kertaa yhden työkalun valitseminen voi tuntea melko ylivoimainen. Itse asiassa voit silti ihmetellä, miksi tarvitset jopa projektinhallintaohjelmistoa, puhumattakaan ymmärtämään mitä tarvitset. Lisäksi sinulla on satoja vaihtoehtoja ja ominaisuuksia, jotka harkittavat, mikä tekee siitä vaikeaa tietää, mistä aloittaa. Siksi me UDN-tehtävähallinta kirjoitti tämän oppaan. Sen avulla voit oppia:

Piirrä täydellisempi kuva haasteista Teemin kasvot-joten voit paremmin kuvata tarpeitasi

Ymmärrä, miten projektinhallintaohjelmisto voi auttaa - joten et tuhlaa aikaa kokeilemaan työkaluja, jotka ovat huono ottelu

Määritä kriteerit, jotka sinun pitäisi ajatella, kun arvioit työkaluja - niin tiedät, mitkä ominaisuudet ovat kriittisimmät joukkueellesi

Miksi tarvitsen projektinhallintatyökalua?

Miten varmistat, että joukkue tietää, mitä työtä tarvitsee tehdä? Kuka on vastuussa siitä? Ja kun se on erääntynyt? Kaikkien näiden peruskomponenttien ja yksityiskohdan suunnitteleminen ja järjestäminen on välttämätön projektipohjaiseen työhön ja kriittiseen tiimisi menestykseen. Silti se on edelleen yksi suurimmista haasteista ja yritysten kasvot.

Joten miten voit kertoa, joshyötyä projektinhallinnastaohjelmisto? Tässä on neljä syytä, miksi tiimisi saattaa tarvita työkalua:

Jokainen tiimissänne käyttää eri järjestelmää heidän työnsä hallinnoimiseksi, joten tiimisi hankkeet, tehtävät, tiedostot ja viestintä ovat hajallaan koko työkaluja.

Tiimin jäsenet eivät tiedä mitä työskennellä, mitä heidän painopistealueet ovat tai miten selvittää, joten he tuhlaavat paljon aikaa (ja todennäköisesti sinun myös) ja etsivät vastauksia.

Prosessi ensisijaisten tavoitteiden ja pyynnönTilapäivityksetUseimmiten kuuluu kokouksia, lähettämällä sähköpostia tai tarkistamaan monimutkaisia ​​laskentataulukoita manuaalisesti.

Joukkueen jäsenet ohittivat säännöllisesti määräaikoja. Koska kaikki edellä mainitut.

Projektinhallinta Perusteet: Työn järjestäminen ja vastuuvelvollisuus

Jokaisesta menestyksestä, joka on menestys, jokainen tiimin jäsenen on tuettava sitä. Mutta miten he voivat, jos he eivät tiedä, mitä heistä odotetaan, mitkä määräajat ja virstanpylväät tarvitsevat tavata tai mistä löytää tarvittavat tiedot?

Sinun täytyy järjestää työsi yhdessä paikassa

Projektinhallintaohjelmisto on kontti kaikille tiimisi työlle, jonka avulla voit järjestää kaiken yhdessä paikassa. Ajattele sitä kuin Cubby-järjestelmä, jossa kaikki olennaiset tiedot tiimisi on onnistuttava - hankkeita ja tehtäviä, jotka tarvitsevat tehdä, toimittajat, erääntymispäivämäärät, painopisteet, tiedostot - kaikki ovat paikkansa.

Näin tiimin jäsenet tietävät tarkalleen, minne löytää, mitä he tarvitsevat, ja kaikki ovat selvää velvollisuuksista, joita he tarvitsevat täyttämään. Kun harkitset työkaluja, arvioi seuraavat tiedot:

Hanke ja tehtävärakenne. Kuinka jokainen työkalu hajottaa hankkeita niiden komponentteihin? Tämä ei koske miten sinävisualisoida työtä; Kyse on tietokoneen hierarkista. Voit esimerkiksi rikkoa suuria tehtäviä pienempiin tehtäviin (eli subasigit)?

Tehtävätiedot. Mitä tietoja kukin tehtävä sisältää? Onko projektin mukaisten tehtävien rakenne?

Sinun on luotava selkeä omistus ja vastuu työhön

Valitse haluamasi projektinhallintaratkaisu, jonka pitäisi auttaa sinua ja tiimisi nimeää helposti nimettömiä, näyttää, miten työ on liitetty ja kun se tapahtuu. Suosittelemme etsiä näitä valmiuksia:

Tehtävän haltija. Voitteko helposti antaa omistajan jokaiseen tehtävään? Onko selvää, kuka on vastuussa työn tekemisestä? Tämä on välttämätöntä, jos haluat edistää suurempaa vastuuvelvollisuutta koko tiimissäsi ja varmistaa, että kaikki täyttävät määräajat.

Tehtävän riippuvuudet. Näytetään riippuvuuksia tehtävien välillä mahdollistaa tiimin jäsenten nähdä, mitä työtä muut tarvitsevat ensin (ja mistä löytää se) ennen kuin he voivat aloittaa.

Aloita päivämäärät ja päivämäärät. Tietenkin sinun on asetettava selkeät päivämäärät, mutta kaikki tehtävät eivät ole yhtä suuria - jotkut vievät enemmän aikaa kuin toiset. Haluat ehkä ilmoittaa myös aloituspäivämäärät. Tämä antaa tiimisi selkeää, kun työtä tapahtuu ja kuinka kauan se kestää. Aloituspäivämäärät auttavat myös kaikkia helpommin priorisoi työtä.

Hyvä järjestelmä perustavanlaatuisten tietojen järjestämiseksi - mitä työtä tarvitsee tehdä, kuka tekee sen, kun se tapahtuu ja kun se on erääntynyt - jokaisella on suurempi menestys jatkuvan työn ja määräaikojen mukaan. Ja sitten voit aloittaa tiimin työn parantamisen myös muilla alueilla.

Yhteistyö: Tiimiviestinnän ja tietojen keskittäminen

Joukkueet ovat nykyään valtava paineita enemmän vähemmän, liikkua nopeammin kuin koskaan ennen ja parantaa työnsä laatua.Tehokas yhteistyöon välttämätöntä, mutta työskentely on edelleen niin vaikeaa. Miksi?

Yksi syy on, että liian usein joukkueet eivät jaa työtilaa - yksi paikka, jossa he voivat suunnitella, hallita ja kommunikoida niiden tavoitteista, projekteista, tehtävistä, tiedostoistaan ​​ja paljon muuta. Sen sijaan heidän työnsä levitetään lukuisiin työkaluihin, jotka haittaavat tehokasta yhteistyötä useilla tavoilla.

Sinun on keskitettävä tiimiviestintä

Sähköpostin tai muiden sovellusten käyttöä, joka jakaa työhön, johtaa loputtomiin kierteisiin, jotka antavat vain kontekstiä vastaanottajille - jos he voivat jopa löytää mitä he tarvitsevat. Joukkueen jäsenet tuhlaavat aikaa etsimään liittyviä viestintää, palautetta ja muita tietoja, joita heidän on ymmärrettävä heidän työnsä, usein vain löytää se piilotettu jonkun toisen postilaatikkoon.

Olitpa antanut palautetta, jakaa tilapäivitykset tai kysymykset, projektinhallintatyökalun pitäisi tuoda kaikki viestinnän yhteen paikkaan ja sitoa ne suoraan hankkeisiin ja tehtäviin. Jotkut kyvyt etsiä ovat:

Voitko kommunikoida kontekstissa - missä työ on?Varmista, että voit kommentoida tehtäviä, @mension muita tiimijäseniä ja integroida muihin viestintäsovelluksiin, joita haluat käyttää. Nämä ominaisuudet auttavat virtaviivaistamista ja pitämään tiimiviestintä yhdessä paikassa, joten jokaisella on asiayhteys, jota he tarvitsevat aina, kun he tarvitsevat sitä.

Voitko tehdä yhteistyötä asynkronisesti?Koska monet yritykset tarjoavat joustavampia työjärjestelyjä, on tärkeää, että tiimin jäsenet ja sidosryhmät voivat pysyä ajan tasalla töistä riippumatta siitä, missä he ovat. Käytä pilvipohjaista työkalua ja etsi ominaisuuksia, joiden avulla voit seurata ja saada ilmoituksia projekteista ja tehtävistä, jotka ovat tärkeitä sinulle.

Voitko työskennellä liikkeellä?Varmista myös, että valitsemasi työkalulla on mobiilisovellus, jotta voit jatkaa työtä puhelimesta tai tabletista.

Tarvitset yhden työtilan tiimillesi

Kun suunnitelmia, tehtäviä, tiedostoja ja viestintää ei ole keskitetty, ne kuuluvat siiloihin. Joukkueilla ei ole yhtä totuuden lähdettä, joten he eivät voi etsiä sisältöä, yhdistää työtä tiimien ja projekteihin taiYhteistyö asynkronisesti. Joukkueen jäsenet eristäytyvät ja päätyvät tuhlaamaan aikaa päällekkäin toistensa työtä.

Projektinhallintaohjelmisto tuo kaikki tiimisi projektit ja tehtävät yhdessä paikassa, jotta voit saumattomasti suunnitella, hallita jakommunikoida työstäsi. Kun arvioit vaihtoehtoja, tässä on muutamia kysymyksiä kysyttävää ja valmiuksia etsiä:

Voitteko ladata digitaalisia tiedostoja niihin liittyviin projekteihin ja tehtäviin?Joukkueen pitäisi olla helppoa hallita digitaalisia varoja, joten kukaan ei tuhlaa aikaa etsiä tai kopioida tiedostoja. Tämä on olennainen avain parempaan yhteistyöhön, joten varmista, että ratkaisut, joiden avulla voit ladata tiedostoja tietokoneesta, lisäksi tarjota rajoittamaton säilytystila.

Voitko integroida jo käyttämäsi työkaluja?Tiimisi pitäisi myös pystyäYhdistä saumattomasti muihin työkaluihinHe käyttävät joka päivä, kuten Google Drive, Dropbox, Box ja Onedrive. Nämä integraatiot ovat välttämättömiä jaettujen tiedostojen helppokäyttöisyyden helpottamiseksi ja tiimisi toimivuuden lisäämiseksi tuottavasti.

Voitteko helposti jakaa, muodostaa yhteyden ja etsiä työtä?Avoimuuden lisäämiseksi tiimisi pitäisi pystyä tarkastelemaan julkisesti saatavilla olevia hankkeita ja tehtäviä, jotta he tarvitsevat helposti. Tämä poistaa tiedot ja tietosilot, mahdollistaa joukkueet helpottamaan tavoitteita ja auttaa tiimin jäseniä välttämään toistensa työtä.

Räätälöinti ja joustavuus: Räätälöintityökalu joukkueen tarpeisiin

Monet yritykset palkkaavat ammatillisia projektipäälliköitä ja jopaEnterprise ProjektinhallintaJoukkueet valvoo työtä. Ja usein he käyttävät yksityiskohtaisia ​​tarpeita, ei tiimin tarpeita.

Pienemmissä (ja pienissä) järjestöissä, joskus kaikkien on hallittava hankkeita - ilman erikoistumiskoulutusta. Itse asiassa monet tiimin jäsenet ovat tänään "vahingossa tapahtuneita projektipäälliköitä", jotka joutuvat paljon yleisiä haasteita:

Joukkueet työskentelevät erilaisilla projekteilla, joita he tuntevat, että eri työkaluja hallitsee.

Hankesuunnitelmatmuuttaa. Mutta niiden tarkistaminen aiheuttaa sekaannusta, paljon tulipaloja ja lähtee työtä.

Joukkueet toistuvasti käsittelemään samantyyppisiä hankkeita (esimerkiksi tuotteen käynnistäminen tai ulkopuoliset uudet työntekijät), mutta eivät ole standardoineet prosessinsa saadakseen töitä maasta nopeammin, joten he tuhlaavat paljon aikaa toistaa samat rote-tehtävät.

Joukkueen jäsenillä on usein erilaisia ​​työtyyppejä ja haluavat työkaluja, jotka täyttävät yksittäiset mieltymyksensä.

Tarvitset työkalun, jonka voit muokata tiimisi tarpeisiin

Hyvä projektinhallintatyökalu auttaa tiimisi keskittymäänkorkean arvon työ, joka kasvaa liiketoiminnasta. Sen pitäisi antaa joustavuus hallita kaikkia tiimisi hankkeita, sopeutua muutoksiin nopeasti ja helposti ja säästää aikaa rutiinityöhön. Tässä on joitain ydinominaisuuksia, sinun pitäisi etsiä:

Kuinka ja tiimi haluaa visualisoida työsi on tärkeä tekijä harkita. Jotkut työkalut tarjoavat erilaisia ​​vaihtoehtoja, ja jotkut eivät. Esimerkiksi joukkue keskittyi määräajoihin suuntautuviin projekteihin, voivat haluta visualisoida työtä aaikajanataikalenteriNähdä ja ymmärtää asianomaiset vaiheet, mitkä tehtävät ovat riippuvaisia ​​muista ja kun työtä tapahtuu.

Mutta hankkeen seurata jatkuvaa työtä, tiimi voi tunteaKanbanin hallitus, List tai muu näkymä on parempi vaihtoehto.

Tietenkin, jolla on useampi kuin yksi vaihtoehto visualisoida työn tarkoittaa, että tiimisi voi valita, mikä sopii parhaiten jokaiseen hankkeen ja omien yksittäisten mieltymyksensä.

Mukautetuilla kentillä voit seurata kaikenlaisia ​​tietoja tavalla, joka parhaiten sopii tiimisi ja yksittäiset hankkeet. Voit esimerkiksi käyttää kenttää osoittamaan kunkin tehtävän prioriteetin projektissa (korkea, keskisuuri, matala) tai määrittää vaiheen työ on (käynnissä, hyväksyntä jne.). Mukautetut kentät antavat tiimisi loputtomista vaihtoehdoista paremmin hallita ja raportoida työstä.

Monet työkalut tarjoavat aProjektipohjien kirjastoVoit auttaa sinua aloittamaan, mutta varmista, että voit muokata niitä erityistarpeisiin ja tallentaa oman. Näin voit standardoida ja tarkentaa prosesseja projekteille ja tehtäville, että tiimi rutiininomaisesti käsitellään.

Hyväksyminen: Koko tiimin varmistaminen käyttää projektinhallintatyökalua

Ihanteellisessa maailmassa joukkueesi nopeasti ja helposti hyväksyy valitsemasi projektinhallintatyökalun. Valitettavasti uuden ohjelmiston toteuttaminen on usein monimutkainen ja haastava, joten sinun pitäisi ottaa aikaa ymmärtää, mitä työkalun hyväksyminen edellyttää sinua ja tiimisi.

Ilmainen kokeilu

Voitko kokeilla tuotteen tiimisi kanssa muutaman viikon tai enemmän, jotta kaikki voivat sukeltaa ja testata toimintoja? Varmista, että voit potkia renkaat ja jopa hallita tärkeitä projekteja alusta loppuun osana kokeilukokemustasi. Kun koe päättyy, sinun on arvioitava, jos sinulla on osaaminen käyttää tuotetta menestyksekkäästi pitkällä aikavälillä.

Koulutustyökalut ja tuki

Arvioi, kuinka helppoa työkalu on oppia, jotta voit määrittää, kuinka nopeasti kaikki voivat saada laivalla. Tarjoaako yritykselle opetusohjelmia,demot, kurssit ja oppaat, jotka joukkuetoverit voivat käyttää kysyntää? Saatko tukea asiakkaiden menestysryhmästä? Muista käyttää joitain näistä resursseista oikeudenkäynnin aikana varmistaaksesi, että he auttavat sinua oppimaan tuotteen.

Täytäntöönpano

Kuinka kauan työkalun perustaminen on? Kuinka kauan perustaa hankkeita? VoitkoTuontityöt laskentataulukoistatai docs tai käytä mallia aloittaa heti? Vaikka nämä ominaisuudet eivät ole takuu, joukkue hyväksyy, ne voivat tehdä paljon helpompaa aloittaa käyttämällä ja testaamalla työkaluja nopeasti.

Käyttäjäystävällinen kokemus

Onko käyttöliittymä yksinkertainen ja intuitiivinen? Voiko kaikki tiimisi jäsenet (ei vain projektipäälliköitä erikoistuneilla koulutuksella) käyttää sitä? Onko muotoilu ennakoida, mitä käyttäjiä tarvitsee tehdä ja helpottaa niitä toimia? Varmista, että toiminnot, joita käytät useimmin ja kuinka helppoa he löytävät, ymmärrät ja käyttö.

Malleja

Sisältyykö ohjelmisto tavallisille työnkulkuille ja prosesseille, jotta tiimi voi nopeasti perustaa uusia projekteja ja suorittaa rutiinitehtäviä? Voitteko muokata niitä tiimisi erityistarpeisi? Varmista, että käytät mallia tai kaksi sen määrittämiseksi, auttavat, että he auttavat tiimisi tuottavampia ja viettävät enemmän aikaa korkean arvon työhön.

Skaalaus ja hinnoittelu: Työkalu, joka kasvaa tiimisi kanssa

Okei, aika lähes kaikkien vähiten suosikki aihe: rahaa. Kuten useimmat joukkueet, sinulla on todennäköisesti budjetti, joten sinun kannattaa ymmärtää kustannuksia. Sinun pitäisi myös varmistaa, että työkalu, jonka valitset, asentaa tiimisi kanssa, kun se kasvaa. Et halua valita yhtä ratkaisua vain muutaman vuoden kuluttua tarvitset jotain erilaista, koska tiimisi kaksinkertaistui kooltaan tai hinta muuttui liian kalliiksi.

Joustava hinnoittelu

Pieni joukkue juuri aloitettu projektinhallintaohjelmistolla on paljon erilaisia ​​tarpeita kuin suurempi kokeneiden käyttäjien tiimi. Monet toimittajat tarjoavatsuunnitelmatPerustuu samoihin tai vastaaviin tekijöihin, kuten tiimisi tai käytettävissä oleviin ominaisuuksiin, joten voit valita suunnitelman, joka antaa sinulle eniten arvoa rahasi. Varmista myös, että voit helposti päivittää, kun aika tulee.

Ennustettavissa olevat hinnoittelusuunnitelmat

Ymmärrätkö, miten valitsemasi suunnitelman hinta määritetään - onko se istuin (henkilö)? Kiinteämääräinen? Kuukausimaksu? Jotain muuta? Tämä auttaa sinua selvittämään, mitkä työkalut voisivat maksaa kustannuksiksi, koska tiimi kasvaa.

Raportointi: Edistyminen ja tulokset tiimin jäsenten ja sidosryhmien kanssa

Suuri osa hankkeiden hallinnasta onRaportointi edistymisestä. Sinun on tiedettävä, miten projektit etenevät, jotta voit säätää suunnitelmia ja resursseja tarpeen mukaan. Johtajuus haluaa tietää, onko projekti toimitettava ajoissa, koska he todennäköisesti luottavat siihen tiettyihin tavoitteisiin. Ja kun projekti on tehty, sinä ja muut haluavat tietenkin myös myös tuloksia.

Jotta voit helposti tuottaa hyödyllisiä raportteja, voit käyttää ja jakaa johtajuuden ja joukkuetoverin kanssa, työkalu, jonka haluat seurata projektitietoja, joita välität. Kuten mainitsimme, sinun kannattaa seurata kunkin työn, kun se on erääntynyt ja kuka on vastuussa siitä. Sieltä voi myös haluta seurata tietoja, kuten prioriteetti, vaihe ja kanava, jotta voit luoda tiettyjä raportteja kyseisistä kriteereistä.

Seuraavassa on joitain valmiuksia etsiä projektinhallintatyökalussa:

Tilapäivitykset: Onko projekti radalla, vaarassa tai estänyt? Säännöllisten tilapäivitysten jakaminen takaa joukkuetoverit tietävät, missä projekti on korkealla tasolla. Varmista, että valitsemassasi työkalulla on oma paikka jokaisessa projektissa, jotta voit jakaa tilapäivitykset, jotta ne ovat helposti löydettävissä ja viittaus.

Edistymisseuranta reaaliajassa: Koska työ on valmis, projektinhallintatyökalun pitäisi seurata tämän edistyksen automaattisesti. Näin tiedät, kuinka paljon työtä on valmistunut, jos mikä tahansa tehtävä estää toisen ja mitä on jäljellä milloin tahansa.

Jakavat raportit: Hanki mielekkäitä projektin näkemyksiä luomalla ja jakamalla raportteja johtajuudella ja joukkuetovereilla, jotka perustuvat seurantaan liittyviin tietoihin. Vakioraporttien lisäksi varmista, että valitsemasi työkalu, jonka avulla voit rakentaa mukautettuja raportteja tietoja, joista välität.

Turvallisuus: Tiimin työn suojaaminen

Koska olet hallinnassa tiimin hankkeita tässä työkalussa, sinun on tunnustettava vakuuttavaksiTyösi on turvallinen. Riippumatta yrityksesi vaatimuksista, on muutamia järjestelmänvalvoja, tietoja ja suojausominaisuuksia, jotka haluat etsiä projektinhallintatyökalussa.

Admin Controls

Varmista, että valitsemasi työkalun avulla voit lisätä, hallita ja poistaa työntekijöitä ja vieraita, kun tarvitset. Voit myös haluta asettaa salasanan vaatimukset, kuten vahvuusohjeet, 2-tekijän todennus, SSO tai SAML säilyttääksesi tietosi turvallisena. Lopuksi varmistaa välineen tietojenkäsittelyominaisuudet, kuten tarvittaessa tietojen vienti ja poistaminen, vastaa tarpeitasi.

Tietosuojaoikeudet

Jotkin hankkeet sisältävät arkaluonteisia työtä. Varmista, että projektinhallintatyökalun avulla voit asettaa yksityisyyden käyttöoikeuksia, kuten julkisia tai yksityisiä hankkeita ja tiettyjä työpaloja, joten vain asianmukaiset ihmiset näkevät ne.

Vaihtelevat käyttöoikeudet

Hankkeiden hallinta aYhteistyökaluLisää näkyvyyttä työhön, mutta se myös avaa suunnitelmasi vahingossa tapahtuviin muokkauksiin, jos pääsyä ei ole hoidettu huolellisesti.

Valitse työkalu, jonka avulla voit myöntää erilaisia ​​käyttöoikeuksia, kuten muokkaamista tai kommentteja, jäsenille niiden rooliin ja osallistumiseen hankkeeseen. Esimerkiksi monet jäsenet tarvitsevat vain hankkeen tietoja ja kommentoida tehtäviä, mutta ei tarvitse muokata niitä.

Yleinen tuoteturvallisuus

Hankkeen ja käyttäjätietojen varmistaminen on turvallinen ja turvallinen, tarvitset joitain yleisiä tietoturvaominaisuuksia. Varmista, että tietojen lähettäminen on salattu, suoritetaan säännölliset tietoturvakokeet ja verkko-skannaukset, työkalu on yleisten tietosuojajärjestelyjen mukainen, ja se on tietotekniikan edellyttämät turvallisuustodistukset.

Mikä työkalu käyttää tiimisi?

Kyllä, prosessi, jolla valitaan oikea projektinhallintatyökalu joukkueesi on iso pyrkimys. Ja se ei ole päätös tehdä nopeasti tai kevyesti. Toivomme, että tämä opas on auttanut sinua paremmin ymmärtämään tiimisi haasteita ja kuvaavat tarpeitasi. Nyt voit kattaa työkalujen luettelonUDN-tehtävähallinta .