[삼]팀이 땅에서 프로젝트를 꺼내거나 적시에 지급되거나 마감일로 일하거나 위의 모든 일을 해결하는 데 어려움을 겪은 적이 있다면, 심장을 섭취하십시오. 당신은 혼자가 아닙니다. 프로젝트 관리는 어려운 일입니다. 정말 열심히. 그러나 팀의 목표를 치는 능력을 만들거나 깰 수있는 중요한 일입니다.
[삼]프로젝트 관리 소프트웨어를 입력하십시오. 물론, 어떤 도구도 당신을 도울 것입니다. 그러나 팀에 적합한 도구를 찾을 수있는 시간을내어 당신이 목표를 일관되게 치고 더 큰 성공을 거둘 수 있습니다.
[삼]당신이보고 있다면
프로젝트 관리 소프트웨어
처음으로 하나의 도구를 선택하면 꽤 압도적으로 느낄 수 있습니다. 사실, 프로젝트 관리 소프트웨어가 필요한 이유를 궁금해 할 수 있습니다. 또한 고려해야 할 수있는 옵션과 기능이 있으며, 이는 어디에서 시작 해야할지 알 수 있습니다. 그래서 우리는 그 이유입니다
UDN 작업 관리자
이 가이드를 썼습니다. 그것으로 당신은 다음을 배웁니다.
[삼]팀이 얼굴에 대한 도전에 대한보다 완전한 그림을 그립니다. 그래서 당신의 필요를 더 잘 개요 할 수 있습니다.
[삼]프로젝트 관리 소프트웨어가 어떻게 도움을 줄 수있는 방법을 이해하십시오. 그래서 나쁜 일치하는 도구를 사용하는 시간을 낭비하지 마십시오.
[삼]도구를 평가할 때 생각해야 할 기준을 정의하십시오. 따라서 팀에 가장 중요한 기능이있는 기능을 알 수 있습니다.
[삼]팀이 어떤 일을해야 할 일이 필요한지 어떻게 알 수 있는지 어떻게 확인할 수 있습니까? 그것을하는 사람은 누구입니까? 그럴 때? 이러한 모든 기본 구성 요소와 세부 사항을 계획하고 정리하는 것은 프로젝트 기반 작업을 수행하고 팀의 성공에 비판적입니다. 그러나 여전히 가장 큰 도전 팀과 비즈니스가 직면 한 것 중 하나입니다.
[삼]그렇다면 어떻게해야합니까?
프로젝트 관리의 이점
소프트웨어? 다음은 팀이 도구가 필요할 수있는 네 가지 이유가 있습니다.
[삼]팀의 모든 사람들은 다른 시스템을 사용하여 작업을 관리하므로 팀 프로젝트, 작업, 파일 및 통신이 도구간에 흩어져 있습니다.
[삼]팀원은 무엇을 해야할지, 우선권이 무엇인지, 또는 알아내는 방법을 모르지만, 그들은 많은 시간을 낭비하고 답변을 요구하고 검색 할 것입니다.
[삼]우선 순위를 전달하고 요청하는 프로세스
상태 업데이트
주로 회의를 개최하고 이메일을 보내거나 복잡한 스프레드 시트를 수동으로 수정하는 것을 포함합니다.
[삼]팀 구성원은 일상적으로 마감일을 놓치지 않습니다. 위의 모든 것.
[삼]프로젝트 관리 소프트웨어는 모든 것을 한 곳에서 구성 할 수있는 모든 팀의 작업을위한 컨테이너입니다. 그것이 당신의 팀이 성공 해야하는 모든 필수 정보가 성공 해야하는 큐브 시스템처럼 생각합니다.
[삼]그런 식으로 팀원들은 그들이 필요한 것을 발견 할 곳을 정확히 알고 있으며, 모두가 충족해야 할 책임에 대해 모두 분명합니다. 도구를 고려할 때 다음을 평가하십시오.
[삼]
프로젝트 및 작업 구조
...에 각 도구는 프로젝트가 구성 요소로 어떻게 분해됩니까? 이것은 당신에 관한 것이 아닙니다
시각화 작업을 시각화하십시오
...에 그것은 정보의 계층 구조에 관한 것입니다. 예를 들어 큰 작업을 더 작은 작업 (즉, 하위 작업)으로 끊을 수 있습니까?
[삼]
작업 정보
...에 각 작업에는 어떤 정보가 포함됩니까? 프로젝트에서 프로젝트로 일관되게 일관된 작업의 구조입니까?
[삼]선택한 프로젝트 관리 솔루션은 귀하와 귀하의 팀이 양수인을 쉽게 지정하고, 직원이 연결되는 방법 및 일어나는 일이 발생하는 방법을 쉽게 지정할 수 있도록 도와줍니다. 이러한 기능을 찾는 것이 좋습니다.
[삼]
태스크 지정
...에 각 작업에 소유자를 쉽게 할 수 있습니까? 그 일을하는 사람이 누구인지 분명합니까? 이것은 팀 전반에 걸쳐 더 큰 책임 성을 촉진하고 모두가 마감일을 충족 시키는지 확인해야합니다.
[삼]
작업 종속성
...에 작업 간의 종속성을 보여주는 것은 팀 구성원이 시작되기 전에 다른 사람들이 처음 (그리고 어디에서 찾을 곳)을 완료 해야하는 작업을 볼 수 있습니다.
[삼]
날짜와 마감일을 시작하십시오
...에 물론 당신은 맑은 날짜를 정리해야하지만 모든 작업이 동등하게 생성되는 것은 아닙니다. 시작 날짜도 표시 할 수 있습니다. 이것은 당신의 팀이 일이 일어나고 있는지 그리고 얼마나 오래 걸릴지에 대한 팀을 더욱 선명하게합니다. 시작 날짜도 작업을보다 쉽게 우선 순위 지정할 수 있도록 도와줍니다.
[삼]근본적인 정보를 조직하기위한 좋은 시스템으로 - 일이 일어나고있을 때, 일이 일어나는 일이 일어나는 일이 일어나는 일이 일어나는 일이 일어나는 일이 일어나는 일이 생길 수있는 일이 생길 수 있습니다. 그런 다음 다른 지역에서 팀의 작업을 개선하기 시작할 수 있습니다.
[삼]팀은 오늘날 더 많은 일을 할 수있는 엄청난 압박하에 있으며, 이전보다 더 빨리 움직이고 작업의 질을 향상시킵니다.
효과적인 협력
그러나 함께 일하는 것이 필수적이지만, 여전히 어렵습니다. 왜요?
[삼]한 가지 이유는 너무 자주 팀이 목표, 프로젝트, 작업, 파일 등을 계획, 관리 및 통신 할 수있는 작업 공간을 공유하지 않기 때문입니다. 대신, 그들의 작품은 여러 가지 도구에 펼쳐져 있으며, 여러 가지 방법으로 효과적인 협력을 방해합니다.
[삼]전자 메일 또는 다른 앱을 사용하여 작업을 공유하여 수신자에게 컨텍스트를 제공 할 수없는 작업을 수행하지 않으면 필요한 것을 찾을 수 있습니다. 팀원들은 관련된 커뮤니케이션, 피드백 및 기타 정보를 검색하는 데 시간을 낭비하는 데 시간을 낭비합니다. 종종 다른 사람의받은 편지함에 숨겨진 것을 발견해야합니다.
[삼]피드백, 상태 업데이트 공유 또는 질문을하는 경우 프로젝트 관리 도구가 한 곳에서 모든 커뮤니케이션을 함께 가져오고 프로젝트와 관련 작업에 직접 묶어야합니다. 찾을 수있는 일부 기능은 다음과 같습니다.
[삼]
작업이 일하는 곳에서 의사 소통을 할 수 있습니까?
태스크, @mention 다른 팀 구성원에 대한 의견을 말하고 사용하고자하는 다른 통신 앱과 통합 할 수 있는지 확인하십시오. 이러한 기능은 작업을 간소화하고 한 곳에서 팀 커뮤니케이션을 유지하는 데 도움이되므로 모든 사람이 필요할 때마다 필요한 컨텍스트가 필요합니다.
[삼]
비동기 적으로 공동 작업 할 수 있습니까?
많은 기업들이보다 유연한 업무 협약을 제공하기 때문에 팀원과 이해 관계자가 그들이 어디에 있든 상관없이 일에 최신 정보를 유지할 수 있습니다. 클라우드 기반 도구를 사용하고 중요한 프로젝트 및 작업에 대한 알림을 따르고 알릴 수있는 기능을 찾아야합니다.
[삼]
이동 중에도 일할 수 있습니까?
또한 선택한 도구가 모바일 앱이 있으므로 휴대 전화 나 태블릿에서 작업을 유지할 수 있습니다.
[삼]계획, 작업, 파일 및 통신이 중앙 집중식이 아니면 실리콘으로 떨어집니다. 팀은 단일 진리의 원천이 없으므로 콘텐츠를 검색하고 팀 및 프로젝트를 통해 작업을 연결하거나
비동기 적으로 공동 작업
...에 팀원들은 격리되어 서로의 일을 복제하는 시간을 낭비하게됩니다.
[삼]프로젝트 관리 소프트웨어는 모든 팀의 프로젝트와 작업을 한 곳에서 함께 모여 원활하게 계획, 관리 및
당신의 일에 대해 의사 소통하십시오
...에 옵션을 평가할 때 다음과 같은 몇 가지 질문이 있습니다.
[삼]
디지털 파일을 관련 프로젝트 및 작업에 업로드 할 수 있습니까?
팀이 디지털 자산을 관리하거나 파일을 복사하거나 복제하는 시간을 낭비하지 않도록 쉽게해야합니다. 이것은 더 나은 공동 작업을위한 기본 키이므로 무제한 저장 공간을 제공하는 것 외에도 컴퓨터에서 파일을 업로드 할 수있는 솔루션을 확인하십시오.
[삼]
이미 사용하는 도구와 통합 할 수 있습니까?
팀도 할 수 있어야합니다
다른 도구와 원활하게 연결됩니다
그들은 Google 드라이브, Dropbox, Box 및 OneDrive와 같은 매일 사용됩니다. 이러한 통합은 공유 파일을 쉽게 관리하고 팀이보다 생산적으로 작동하는 데 필수적입니다.
[삼]
작업을 쉽게 공유, 연결 및 검색 할 수 있습니까?
투명성을 높이려면 팀은 공개적으로 사용 가능한 프로젝트와 업무를 볼 수 있어야 할 것을 쉽게 찾을 수 있어야합니다. 이렇게하면 정보 및 데이터 사일로가 제거되므로 팀은 목표를보다 쉽게 정렬 할 수 있으며 팀 구성원이 서로의 작업을 복제하지 않도록 도와줍니다.
[삼]많은 회사들이 전문 프로젝트 관리자를 고용하고 있습니다
엔터프라이즈 프로젝트 관리
팀이 작업을 감독합니다. 그리고 종종 팀의 요구가 아닌 개인의 요구를 위해 특별히 고안된 정교한 소프트웨어를 사용합니다.
[삼]더 작거나 (소규모) 조직에서는 모든 사람이 전문 교육의 이점없이 프로젝트를 관리해야합니다. 실제로 많은 팀 구성원은 많은 공통된 도전에 직면 한 "우발적 인 프로젝트 관리자"입니다.
[삼]팀은 다양한 유형의 프로젝트를 관리 할 수있는 다른 유형의 프로젝트를 수행합니다.
[삼]
프로젝트 계획
변화. 그러나 그들을 개정하면서 혼란 스러움, 많은 화재, 그리고 탈선을 일으킨다.
[삼]팀은 동일한 유형의 프로젝트 (예 : 제품 출시 또는 온보드 신입 사원)를 반복적으로 다루지 만, 프로세스를 표준화하여 더 빨리 지상에서 일을 시작하지 않으므로 동일한 로테 작업을 반복하는 많은 시간을 낭비하지 않았습니다.
[삼]팀 구성원은 종종 다른 작업 스타일을 가지고 있으며 개별 선호도를 충족시키는 도구를 원합니다.
[삼]좋은 프로젝트 관리 도구는 팀이 초점을 맞추는 데 도움이됩니다.
사업을 자라는 고 가치있는 작업
...에 모든 팀 프로젝트를 관리하고 변경되도록 적응하고 일상적인 작업에 시간을 절약 할 수있는 유연성을 제공해야합니다. 다음은 당신이 찾아야 할 몇 가지 핵심 역량입니다.
[삼]귀하와 귀하의 팀이 귀하의 작업을 시각화하고 싶은 것은 고려해야 할 중요한 요소입니다. 일부 도구는 다양한 옵션을 제공하며 일부는하지 않습니다. 예를 들어, 기한 기준 프로젝트에 중점을 둔 팀이 작업을 시각화하고 싶을 수 있습니다.
타임 라인
또는
달력
관련된 단계를보고 이해하고 이해하는 작업은 다른 작업과 일이 일어나는 일이 일어나는 일입니다.
[삼]그러나 지속적인 작업을 추적하는 프로젝트의 경우 팀은
Kanban 이사회
, 목록 또는 기타보기가 더 나은 옵션입니다.
[삼]물론 작업을 시각화하는 옵션이 두 개 이상의 옵션을 사용하면 팀이 각 프로젝트와 개별 환경 설정에 가장 적합한 것을 선택할 수 있음을 의미합니다.
[삼]사용자 정의 필드를 사용하면 팀 및 개별 프로젝트에 가장 적합한 방식으로 모든 종류의 정보를 추적 할 수 있습니다. 예를 들어 필드를 사용하여 프로젝트 (높음, 중간, 낮음) 내의 각 작업의 우선 순위를 나타내거나 스테이지 작업이 (진행중인 경우, 승인을 위해 출력)됩니다. 사용자 정의 필드는 작업에 더 잘 관리하고보고 할 팀이 끝없는 옵션을 제공합니다.
[삼]많은 도구가 제공합니다
프로젝트 템플릿 라이브러리
시작을 돕기 위해서는 특정 요구 사항에 맞게 사용자 정의하고 자신만을 저장할 수 있는지 확인하십시오. 그렇게하면 팀이 일상적으로 태클하는 프로젝트 및 작업에 대한 프로세스를 표준화하고 세분화 할 수 있습니다.
[삼]몇 주 이상 팀과 함께 제품을 시험해 볼 수 있으므로 모든 사람들이 다이빙 및 테스트 기능을 테스트 할 수 있습니까? 타이어를 시작하고 시험 경험의 일환으로 시작부터 끝까지 중요한 프로젝트를 관리 할 수 있는지 확인하십시오. 재판이 끝나면 장기간 제품을 성공적으로 사용하는 방법이 있는지 평가하고 싶습니다.
[삼]도구가 배우는 데 얼마나 쉬운지를 평가할 수 있으므로 모든 사람이 얼마나 빨리 보딩되는지를 결정할 수 있습니다. 회사는 자습서를 제공합니까?
시민
, 팀원이 수요에 사용할 수있는 코스 및 가이드는 무엇입니까? 고객 성공 팀에서 지원할 수 있습니까? 재판 중에이 리소스 중 일부를 사용하여 제품을 배우는 데 도움이되는지 확인하십시오.
[삼]도구를 설정하는 데 얼마나 걸리나요? 프로젝트를 설정하는 데 얼마나 걸립니까? 너는 할수 있니
스프레드 시트에서 작업을 가져옵니다
또는 문서를 사용하거나 템플릿을 사용하여 바로 시작하십시오. 이러한 기능은 팀이 채택 할 보증이 아니지만 도구를 빠르게 사용하고 테스트 할 수 있도록 훨씬 쉽게 할 수 있습니다.
[삼]인터페이스가 간단하고 직관적입니까? 모든 팀원 (전문 교육을받은 프로젝트 관리자가 아닌 프로젝트 관리자가 아닌)을 사용할 수 있습니까? 디자인은 사용자가해야 할 일을 예상하고 쉽게 행동을 취할 수 있습니까? 가장 자주 사용하는 조치와 그들이 찾고 이해하고, 사용하는 것이 얼마나 쉬운 작업을 확인하십시오.
[삼]소프트웨어에는 공통 워크 플로 및 프로세스의 템플릿이 포함되어 있으므로 팀이 새 프로젝트를 신속하게 설정하고 루틴 작업을 실행할 수 있습니까? 팀의 특정 요구에 맞게 사용자 정의 할 수 있습니까? 템플릿이나 두 가지를 사용하여 팀이 더 생산적이어서 높은 가치 작업에 더 많은 시간을 보낼 수 있는지 확인하십시오.
[삼]좋아, 거의 모든 사람이 가장 좋아하는 주제를위한 시간 : 돈. 대부분의 팀과 마찬가지로 예산을 가질 것입니다. 따라서 비용을 이해하고 싶습니다. 또한 선택한 도구가 팀과 함께 확장 될 수 있는지 확인해야합니다. 몇 년 후 팀이 두 배가되지 않거나 가격이 너무 비싸기 때문에 하나의 해결책을 선택하기 만하면됩니다.
[삼]프로젝트 관리 소프트웨어를 시작하는 작은 팀은 숙련 된 사용자의 더 큰 팀보다 다양한 요구 사항을 가지고 있습니다. 많은 공급 업체가 제공합니다
계획
팀 또는 사용 가능한 기능의 크기와 같은 동일하거나 유사한 요소를 기반으로 돈을 위해 가장 가치가있는 계획을 선택할 수있는 계획을 선택할 수 있습니다. 또한 시간이 올 때 쉽게 업그레이드 할 수 있는지 확인하십시오.
[삼]당신이 선택한 계획의 가격이 결정되는지 이해합니까 - 좌석 (사람)은 좌석이 있습니까? 평탄한 요금? 월 사용료? 다른 것? 이렇게하면 팀이 성장함에 따라 어떤 도구가 비용이 될 수 있는지 알아낼 수 있습니다.
보고 : 팀원 및 이해 관계자로 진행 상황 및 결과 공유
[삼]프로젝트 관리의 큰 부분은입니다
진행 상황에 관한보고
...에 필요에 따라 계획과 자원을 조정할 수 있도록 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 알아야합니다. 리더십은 귀하의 프로젝트가 특정 목표를 달성하기 위해 계산할 가능성이 높기 때문에 프로젝트가 제 시간에 배달되는지 여부를 알고 싶습니다. 그리고 일단 프로젝트가 완료되면, 당신과 다른 사람들은 물론 결과를 알고 싶습니다.
[삼]리더십 및 팀원과 함께 사용할 수 있고 공유 할 수있는 유용한 보고서를 쉽게 생성하려면 선택한 프로젝트 정보를 추적 해야하는 도구가 필요합니다. 언급 한 바와 같이, 당신은 마감일 때, 만기가 될 때, 당신은 작품을 추적하고자합니다. 거기에서 Priority, Stage 및 Channel과 같은 정보를 추적하여 해당 기준에 대한 특정 보고서를 작성할 수 있습니다.
[삼]다음은 프로젝트 관리 도구에서 찾을 수있는 일부 기능입니다.
[삼]
상태 업데이트
: 트랙에서 프로젝트가 위험에 처해 있거나 차단 되었습니까? 정기적 인 상태 업데이트를 공유하면 팀 구성원이 프로젝트가 높은 수준의 위치를 알 수 있습니다. 선택한 도구가 각 프로젝트 내의 전용 위치에 상태 업데이트를 공유하여 찾아 쉽고 참조 할 수 있도록하십시오.
[삼]
진행 상황을 실시간으로 추적합니다
: 작업이 완료되면 프로젝트 관리 도구가 자동 으로이 진행 상황을 추적해야합니다. 이렇게하면 모든 작업이 다른 작업을 차단하고있는 작업이 있고 주어진 시간에 무엇을 할 수 있는지 알고 있습니다.
[삼]
공유 가능한 보고서
: 추적 할 데이터를 기반으로 리더십 및 팀원으로 보고서를 작성하고 공유하여 의미있는 프로젝트 통찰력을 얻으십시오. 표준 보고서 외에도 선택한 도구가 사용자 정의 보고서를 빌드 할 수있는 도구가 사용자 정의 보고서를 작성할 수 있는지 확인하십시오.
보안 : 팀의 작품을 보호합니다
[삼]이 도구에서 팀의 프로젝트를 관리하기 때문에 자신감을 느껴야합니다.
당신의 일은 안전합니다
...에 귀하의 회사의 요구 사항에 관계없이 프로젝트 관리 도구에서 찾을 수있는 관리, 데이터 및 보안 기능이 몇 개 있습니다.
관리자 컨트롤
[삼]선택한 도구가 관리자 컨트롤이 있으므로 직원 및 손님을 추가, 관리 및 제거 할 수 있습니다. 또한 강도 지침, 2 요소 인증, SSO 또는 SAML과 같은 암호 요구 사항을 설정하여 데이터를 안전하게 유지할 수 있습니다. 마지막으로 필요에 따라 데이터를 내보내고 삭제하는 것과 같은 도구의 데이터 관리 기능을 확인하십시오.
개인 정보 보호 권한
[삼]일부 프로젝트에는 더 민감한 작업이 포함되어 있습니다. 프로젝트 관리 도구에서 프로젝트 및 특정 작업 조각에 대한 프로젝트 및 특정 작업과 같은 개인 정보 권한을 설정할 수 있는지 확인하십시오.
다양한 액세스 수준
[삼]A.에서 프로젝트 관리
공동 작업 도구
수행중인 작업에 대한 가시성을 높이므로 액세스가 신중하게 관리되지 않으면 실수로 편집 할 계획이 열립니다.
[삼]프로젝트의 역할 및 참여를 기반으로 회원에게 편집 또는 주석과 같은 다른 액세스 수준을 부여 할 수있는 도구를 선택하십시오. 예를 들어, 많은 회원은 프로젝트 정보와 작업에 대한 의견을보아야하지만 편집 할 필요가 없습니다.
일반 제품 보안
[삼]프로젝트 및 사용자 데이터가 안전하고 안전하게 보장하기 위해 필요한 몇 가지 일반적인 보안 기능이 있습니다. 데이터 전송이 암호화되고 정기적 인 보안 테스트 및 네트워크 스캔이 수행되었는지 확인하십시오. 공구는 공통 개인 정보 프레임 워크를 준수하며 IT 팀이 요구하는 보안 인증이 있습니다.
팀이 어떤 도구를 사용합니까?
[삼]예, 팀에 맞는 올바른 프로젝트 관리 도구를 선택하는 프로세스는 큰 노력입니다. 그리고 그것은 빨리 또는 가볍게 만들지 않는 것이 아닙니다. 이 가이드가 팀의 도전을 더 잘 이해하고 필요에 대한 개요를 더 잘 이해하는 데 도움이되기를 바랍니다. 이제 팀과 같은 도구 목록을 좁힐 수 있습니다.
UDN 작업 관리자
...에
