Como escolher o software de gerenciamento de projetos para sua equipe

Se sua equipe já teve problemas para obter um projeto fora do chão, ou obter uma atualização de status oportuno, ou obter trabalho feito por prazo, ou todos os itens acima, tome o coração. Você não está sozinho. Gerenciando projetos é um trabalho árduo. Muito difícil. Mas também é um trabalho crítico que pode fazer ou quebrar a capacidade de sua equipe de atingir metas.

Digite o software de gerenciamento de projetos. Claro, qualquer ferramenta provavelmente irá ajudá-lo, mas assumir o tempo para encontrar a ferramenta certa para sua equipe permitirá que você acerte consistentemente suas metas e alcance maior sucesso.

Se você está olhandoSoftware de gerenciamento de projetosPela primeira vez, escolher uma ferramenta pode se sentir bem esmagadora. Na verdade, você ainda pode se perguntar por que até precisa de software de gerenciamento de projetos, muito menos entender o que precisa. Além disso, você tem centenas de opções e recursos a considerar, o que torna difícil saber onde começar. É por isso que nós Gerenciador de tarefas UDN. escreveu este guia. Com isso, você aprenderá a:

Desenhe uma imagem mais completa dos desafios que sua equipe enfrenta - para que você possa descrever melhor suas necessidades

Entender como o software de gerenciamento de projetos pode ajudar - então você não desperdiça seu tempo experimentando ferramentas que são uma partida ruim

Defina os critérios que você deve pensar enquanto avalia as ferramentas - então você sabe quais recursos são mais críticos para sua equipe

Por que preciso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos?

Como você se certifica de que sua equipe conhece o que o trabalho precisa ser feito? Quem é responsável por fazer isso? E quando é devido? Planejando e organizando todos esses componentes e detalhes fundamentais é uma obrigação para o trabalho baseado em projetos - e crítico para o sucesso da sua equipe. No entanto, ainda é um dos maiores desafios e as empresas enfrentam.

Então, como você pode dizer se vocêBeneficie-se do gerenciamento de projetosProgramas? Aqui estão quatro razões pelas quais sua equipe pode precisar de uma ferramenta:

Todos em sua equipe usam um sistema diferente para gerenciar seu trabalho, para que os projetos, tarefas, arquivos e comunicação da sua equipe sejam espalhados entre as ferramentas.

Os membros da equipe não sabem o que trabalhar, quais são suas prioridades, ou como descobrir, então eles desperdiçam muito o seu tempo (e provavelmente o seu também) perguntando e procurando respostas.

Seu processo para comunicar prioridades e solicitaratualizações de statusprincipalmente envolve segurar reuniões, enviando e-mails ou revisando manualmente as planilhas complicadas.

Os membros da equipe rotineiramente sentem falta de prazos. Porque todos os itens acima.

Noções básicas de gerenciamento de projetos: organizar o trabalho e estabelecer a responsabilidade

Para qualquer projeto ser um sucesso, cada membro da equipe precisa apoiá-lo. Mas como eles podem se eles não sabem o que é esperado deles, que prazos e marcos eles precisam para conhecer, ou onde encontrar informações de que precisam?

Você precisa organizar seu trabalho em um só lugar

O software de gerenciamento de projetos é um contêiner para todo o trabalho de sua equipe que permite que você organize tudo em um só lugar. Pense nisso como um sistema de Cubby no qual todas as informações essenciais que sua equipe precisa ser bem-sucedida - os projetos e tarefas que precisam ser feito, cessionais, datas de vencimento, prioridades, arquivos - todos têm seu lugar.

Dessa forma, os membros da equipe sabem exatamente onde encontrar o que precisam, e todos são claros sobre as responsabilidades que precisam para cumprir. Como você considera ferramentas, avalie o seguinte:

Projeto e estrutura de tarefas. Como cada ferramenta quebra projetos em seus componentes? Isso não é sobre como vocêvisualize o trabalho; é sobre a hierarquia de informações. Por exemplo, você pode quebrar grandes tarefas em tarefas menores (isto é, subtarefas)?

Informações da tarefa.. Quais informações cada tarefa inclui? A estrutura das tarefas é consistente do projeto ao projeto?

Você precisa estabelecer a responsabilidade clara e responsabilidade pelo trabalho

A solução de gerenciamento de projetos que você escolhe deve ajudá-lo e sua equipe a designar facilmente os responsáveis, mostrar como o trabalho está conectado e, quando está acontecendo. Recomendamos procurar estas capacidades:

Cessionário de tarefas.. Você pode atribuir facilmente um proprietário a cada tarefa? É claro quem é responsável por fazer o trabalho? Esta é uma obrigação se você quiser promover maior responsabilidade em toda a sua equipe e certifique-se de que todos se reúnem prazos.

Dependências de tarefa. Mostrar dependências entre tarefas permite que os membros da equipe vejam o que o trabalho que os outros precisam concluir primeiro (e onde encontrá-lo) antes que eles possam começar.

Iniciar datas e datas de vencimento. Claro que você precisa definir datas de vencimento claras, mas nem todas as tarefas são criadas iguais - algumas demoram mais do que outras. Você pode indicar as datas de início também. Isso dá à sua equipe maior clareza sobre quando o trabalho está acontecendo e quanto tempo levará. As datas de início também ajudam a todos mais facilmente a priorizar o trabalho.

Com um bom sistema para organizar informações fundamentais - o trabalho precisa ser feito, quem está fazendo isso, quando está acontecendo e quando é devido - todos terão maior sucesso mantendo o trabalho nos prazos de atletismo. E então você pode começar a melhorar o trabalho da sua equipe em outras áreas também.

Colaboração: Centralizando a comunicação e informações da equipe

As equipes hoje estão sob enorme pressão para fazer mais com menos, movem-se mais rápido do que nunca e melhore a qualidade de seu trabalho.Colaboração efetivaé imperativo, mas trabalhando juntos ainda é tão difícil. Por quê?

Uma razão é que muitas vezes as equipes não compartilham um espaço de trabalho - um lugar onde eles podem planejar, gerenciar e comunicar sobre seus objetivos, projetos, tarefas, arquivos e muito mais. Em vez disso, o trabalho deles é espalhado por várias ferramentas, o que dificulta a colaboração efetiva de várias maneiras.

Você precisa centralizar a comunicação da equipe

Usando e-mail ou outros aplicativos para compartilhar levados de trabalho a encadeamentos intermináveis ​​que só dão contexto aos destinatários - se eles podem até encontrar o que precisam. Os membros da equipe perdem tempo procurando por comunicações, feedback e outras informações que precisam para entender seu trabalho, muitas vezes apenas para descobrir que está escondido na caixa de entrada de outra pessoa.

Se você está dando feedback, compartilhando atualizações de status ou fazendo perguntas, sua ferramenta de gerenciamento de projetos deve reunir todas as suas comunicações em um lugar e amarrá-las diretamente para os projetos e tarefas que estão associadas. Algumas capacidades para procurar são:

Você pode se comunicar no contexto - onde o trabalho é?Certifique-se de que você pode comentar as tarefas, @mention outros membros da equipe e integrar com outros aplicativos de comunicação que você gosta de usar. Esses recursos ajudarão a simplificar o trabalho e manter a comunicação da equipe em um só lugar para que todos tenham o contexto que precisam sempre que precisarem.

Você pode colaborar de forma assíncrona?Como muitas empresas oferecem arranjos de trabalho mais flexíveis, é essencial que os membros da equipe e as partes interessadas possam permanecer atualizados sobre o trabalho, não importa onde estejam. Use uma ferramenta baseada em nuvem e procure recursos que permitam seguir e obter notificações sobre os projetos e tarefas que são importantes para você.

Você pode trabalhar em movimento?Além disso, verifique se a ferramenta escolhida tem um aplicativo para dispositivos móveis para que você possa acompanhar o trabalho a partir do seu telefone ou tablet também.

Você precisa de um espaço de trabalho para sua equipe

Quando planos, tarefas, arquivos e comunicação não são centralizados, eles se enquadram em silos. As equipes não têm uma única fonte de verdade, então elas não podem procurar conteúdo, conectar o trabalho entre as equipes e projetos, ouColaborar assíncronamente. Os membros da equipe se tornam isolados e acabam perdendo tempo duplicando o trabalho um do outro.

O software de gerenciamento de projetos traz todos os projetos e tarefas da sua equipe em um só lugar para que você possa planejar, gerenciar eComunique-se sobre o seu trabalho. Ao avaliar opções, aqui estão algumas perguntas a serem feitas e capacidades para procurar:

Você pode fazer upload de arquivos digitais para seus projetos e tarefas associadas?Deve ser fácil para sua equipe gerenciar ativos digitais para que ninguém desperdite tempo pesquisando ou duplicando arquivos. Esta é uma chave fundamental para uma melhor colaboração, portanto, certifique-se de que as soluções que você considerar permitem fazer upload de arquivos do seu computador, além de oferecer espaço de armazenamento ilimitado.

Você pode integrar com as ferramentas que você já usa?Sua equipe também deve ser capaz deConecte-se perfeitamente com outras ferramentasEles usam todos os dias, como o Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive. Essas integrações são essenciais para gerenciar facilmente arquivos compartilhados e ajudar sua equipe a trabalhar mais produtivamente.

Você pode compartilhar, conectar facilmente e procurar trabalho?Para aumentar a transparência, sua equipe deve ser capaz de visualizar projetos e tarefas disponíveis publicamente para encontrar facilmente o que precisam. Isso elimina informações e silos de dados, permite que as equipes se alinhem mais facilmente em torno de metas e ajude os membros da equipe a evitar duplicar o trabalho um do outro.

Personalização e flexibilidade: adaptando uma ferramenta para atender às necessidades da sua equipe

Muitas empresas contratam gerentes de projetos profissionais e até mesmoGerenciamento de projetos corporativos.equipes para supervisionar o trabalho. E muitas vezes eles usam software elaborado projetado especificamente para suas necessidades individuais, não as necessidades de uma equipe.

Em organizações menores (e pequenas), às vezes todos têm que gerenciar projetos - sem o benefício do treinamento especializado. De fato, muitos membros da equipe hoje são "gerentes de projeto acidentais" que são confrontados com muitos desafios comuns:

As equipes trabalham em diferentes tipos de projetos que eles sentem necessidade de ferramentas diferentes para gerenciar.

Planos de projetomudança. Mas, revisando-os causa confusão, muitos incêndios e desviam o trabalho.

As equipes abordam repetidamente os mesmos tipos de projetos (um lançamento de produtos ou a integração de novos funcionários, por exemplo), mas não padronizaram seus processos para começar o solo mais rápido, então eles desperdiçam muito tempo repetindo as mesmas tarefas de rote.

Os membros da equipe geralmente têm diferentes estilos de trabalho e querem ferramentas que cumpram suas preferências individuais.

Você precisa de uma ferramenta que possa personalizar às necessidades da sua equipe

Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos ajuda sua equipe a se concentrartrabalho de alto valor que cresce o negócio. Deve fornecer a flexibilidade para gerenciar todos os projetos da sua equipe, adaptar-se a mudanças de forma rápida e fácil e economizar tempo no trabalho de rotina. Aqui estão algumas capacidades principais que você deve procurar:

Como você e sua equipe querem visualizar seu trabalho é um fator importante a considerar. Algumas ferramentas oferecem uma variedade de opções, e algumas não. Por exemplo, uma equipe focada nos projetos orientados por prazo pode querer visualizar o trabalho em umLinha do tempo ou calendárioPara ver e entender os passos envolvidos, quais tarefas são dependentes dos outros, e quando o trabalho está acontecendo.

Mas para um projeto acompanhar o trabalho contínuo, sua equipe pode sentir umBoard Kanban, lista ou outra visão é uma opção melhor.

Claro, ter mais de uma opção para visualizar o trabalho significa que sua equipe pode escolher o que melhor se adapta a cada projeto e suas próprias preferências individuais.

Com campos personalizados, você pode rastrear todos os tipos de informações de uma maneira que melhor se adapte à sua equipe e projetos individuais. Por exemplo, você pode querer usar um campo para indicar a prioridade de cada tarefa dentro de um projeto (alto, baixo, baixo) ou designar o trabalho do palco está dentro (em andamento, para aprovação, etc). Os campos personalizados dão às suas opções infinitas de equipe para gerenciar melhor e relatar o trabalho.

Muitas ferramentas oferecem umBiblioteca de modelos de projetoPara ajudá-lo a começar, mas certifique-se de personalizá-los em suas necessidades específicas e economizar seu próprio, também. Dessa forma, você pode padronizar e refinar os processos para os projetos e tarefas que sua equipe rotineiramente aborda.

ADOPÇÃO: Garantir toda a sua equipe usa sua ferramenta de gerenciamento de projetos

Em um mundo ideal, sua equipe adotará rapidamente e facilmente a ferramenta de gerenciamento de projetos que você escolher. Infelizmente, a implementação de novos softwares é muitas vezes complexa e desafiadora, então você deve ter tempo para entender o que adotar a ferramenta envolverá - para você e sua equipe.

Teste grátis

Você pode experimentar o produto com sua equipe por algumas semanas ou mais para que todos possam mergulhar e testemunsidade? Certifique-se de que você pode chutar os pneus e até mesmo gerenciar um projeto importante do início para terminar como parte da sua experiência experimental. Uma vez que seu teste termina, você vai querer avaliar se você tiver o know-how para usar o produto com êxito para o longo prazo.

Ferramentas e suporte educacionais

Avalie o quão fácil será a ferramenta para aprender, para que você possa determinar a rapidez com que todos possam receber a cadaboção. A empresa oferece tutoriais,demos, cursos e guias que os colegas de equipe podem usar sob demanda? Você pode obter apoio de uma equipe de sucesso do cliente? Certifique-se de usar alguns desses recursos durante sua avaliação para garantir que eles ajudem você a aprender o produto.

Facilidade de implementação

Quanto tempo demora para configurar a ferramenta? Quanto tempo para configurar projetos? Você podeTrabalho de importação de planilhasou docs ou use um modelo para começar imediatamente? Enquanto esses recursos não são uma garantia, sua equipe adotará, eles podem tornar muito mais fácil para você começar a usar e testar ferramentas rapidamente.

Experiência amigável

A interface é simples e intuitiva? Todos os membros do seu time podem (não apenas gerentes de projeto com treinamento especializado) usá-lo? O design antecipa quais usuários podem precisar fazer e facilitar a agir? Certifique-se de observar as ações que você pega com mais frequência e como eles são fáceis de encontrar, entender e usar.

Modelos

O software inclui modelos para fluxos de trabalho e processos comuns para que sua equipe possa configurar rapidamente novos projetos e executar tarefas de rotina? Você pode personalizá-los nas necessidades específicas da sua equipe? Certifique-se de usar um modelo ou dois para determinar se eles ajudarão sua equipe a ser mais produtivo e passar mais tempo no trabalho de alto valor.

Escala e Preços: Encontrando uma ferramenta que cresce com sua equipe

Ok, tempo para quase todo mundo tema o tópico favorito: dinheiro. Como a maioria das equipes, você provavelmente tem um orçamento, então você vai querer entender os custos. Você também deve certificar-se de que a ferramenta escolhida pode escalar com sua equipe à medida que cresce. Você não quer escolher uma solução apenas para descobrir alguns anos depois, você precisa de algo diferente porque sua equipe dobrou de tamanho ou o preço tornou-se muito caro.

Preços flexíveis

Uma pequena equipe começando com o software de gerenciamento de projetos tem necessidades muito diferentes do que uma equipe maior de usuários experientes. Muitos fornecedores oferecemplanosCom base nos mesmos fatores ou semelhantes, como o tamanho da sua equipe ou recursos disponíveis, para que você possa escolher o plano que lhe dará mais valor para o seu dinheiro. Certifique-se também de atualizar facilmente quando chegar a hora.

Planos de precificação previsíveis

Você entende como o preço do plano que você escolher é determinado - é pelo assento (pessoa)? Uma taxa fixa? Taxa mensal? Algo mais? Isso ajudará você a descobrir quais ferramentas poderiam ser proibitivas quanto sua equipe crescer.

Relatórios: Compartilhando o progresso e os resultados com membros da equipe e partes interessadas

Uma grande parte do gerenciamento de projetos érelatando sobre o progresso. Você precisa saber como os projetos estão progredindo para que você possa ajustar seus planos e recursos conforme necessário. Liderança vai querer saber se o seu projeto será entregue a tempo desde que eles provavelmente contam com isso para atingir metas específicas. E uma vez que seu projeto seja feito, você e os outros também querem saber os resultados.

Para gerar facilmente relatórios úteis, você pode usar e compartilhar com liderança e colegas de equipe, a ferramenta escolhida precisa rastrear as informações do projeto que você se importa. Como mencionamos, você vai querer rastrear cada trabalho, quando é devido, e quem é responsável por isso. A partir daí, você também pode rastrear informações como prioridade, palco e canal para criar relatórios específicos sobre esses critérios.

Aqui estão algumas capacidades para procurar em sua ferramenta de gerenciamento de projetos:

Atualizações de status: Seu projeto está no caminho certo, em risco ou bloqueado? Compartilhar atualizações regulares de status garante que os colegas de equipe saibam onde o projeto está em alto nível. Certifique-se de que a ferramenta escolhida tenha um local dedicado em cada projeto para compartilhar atualizações de status para que eles sejam fáceis de encontrar e referência.

Rastreamento de progresso em tempo real: Como o trabalho é concluído, sua ferramenta de gerenciamento de projetos deve rastrear automaticamente esse progresso para você. Dessa forma, você sabe quanto trabalho foi concluído, se alguma tarefa estiver bloqueando outra, e o que resta fazer a qualquer momento.

Relatórios compartilháveis: Obtenha insights de projeto significativos criando e compartilhando relatórios com liderança e colegas de equipe com base nos dados que você está rastreando. Além dos relatórios padrão, verifique se a ferramenta escolhida permite criar relatórios personalizados dos dados que você se importa.

Segurança: protegendo o trabalho da sua equipe

Desde que você gerencia os projetos da sua equipe nesta ferramenta, você precisa se sentir confiante de queSeu trabalho é seguro. Independentemente dos requisitos da sua empresa, há alguns recursos administrativos, dados e segurança que você deseja procurar em uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Controles de administração

Certifique-se de que a ferramenta escolhida tenha controles de administrador para que você possa adicionar, gerenciar e remover funcionários e convidados quando precisar. Você também pode desejar definir os requisitos de senha, como diretrizes de força, autenticação de 2 fatores, SSO ou SAML para manter seus dados seguros. Por fim, assegure-se das capacidades de gerenciamento de dados da ferramenta, como exportação e exclusão de dados conforme necessário, corresponde às suas necessidades.

Permissões de privacidade

Alguns projetos contêm trabalho que é mais sensível. Assegure-se de que sua ferramenta de gerenciamento de projetos permita que você defina permissões de privacidade, como pública ou privada, para projetos e peças específicas de trabalho, portanto, apenas as pessoas apropriadas podem vê-las.

Níveis de acesso variáveis.

Gerenciando seus projetos em umferramenta de colaboraçãoAumenta a visibilidade do trabalho sendo feito, mas também abre seus planos para edições acidentais se o acesso não for gerenciado com cuidado.

Escolha uma ferramenta que permita conceder diferentes níveis de acesso, como editar ou comentários somente, para membros com base em seu papel e envolvimento no projeto. Por exemplo, muitos membros só precisam ver informações do projeto e comentar as tarefas, mas não precisam editá-las.

Segurança geral do produto

Para garantir que os dados do projeto e do usuário estiverem seguros e seguros, existem alguns recursos de segurança gerais que você precisa. Certifique-se de que a transmissão de dados seja criptografada, testes de segurança regulares e digitalizações de rede são executadas, a ferramenta é compatível com frameworks comuns de privacidade e tem quaisquer certificações de segurança necessárias por sua equipe de TI.

Qual ferramenta sua equipe usará?

Sim, o processo de escolher a ferramenta certa de gerenciamento de projetos para sua equipe é um grande esforço. E não é uma decisão de fazer com rapidez ou levemente. Esperamos que este guia tenha ajudado você a entender melhor os desafios da sua equipe e delinear suas necessidades. Agora você pode restringir a lista de ferramentas para tentar com sua equipeGerenciador de tarefas UDN. .